Quy trình lu thông hàng hoá XK vận chuyển qua đờng hàng không tại Vietnam Airlines đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Hàng lạc tuyến, hàng
chuyển tiếp Lu kho
Hàng bị cắt lại Ô tô hàng của
khách MSHQ* MSAN* Cân,đo,đếm & ktra an ninh
Xếp lên
ULD áp tải ra A/C thẳng ra A/CKhách mang
Nguồn: Báo cáo công tác của chuyên viên thị trờng miền Bắc, Ban kế hoạch tiếp thị hàng hoá, Vietnam Airlines 10/2001
Ghi chú: MSHQ: Máy soi hải quan; MSAN: Máy soi an ninh; A/C: Máy bay
Hàng hoá đợc chở đến sân bay trên ô tô của khách hàng hoặc của công ty làm hàng nếu có dịch vụ thu gom hàng ngay từ kho của ngời gửi (pick-up trucking). Sau đó, hàng hoá sẽ đợc ngời gửi hàng đa vào cơ quan hải quan cửa khẩu để thông quan. Tiếp theo, để đảm bảo an toàn cho máy bay, hàng hoá phải đi qua máy soi chiếu an ninh của cụm cảng hàng không. Nếu hoàn thành 2 khâu quan trọng này, hàng hoá sẽ đến khâu làm hàng của các công ty làm hàng thuộc hãng hàng không gồm các hoạt động nh cân đo, đong, đếm để kiểm tra khối lợng và kích thớc. Nếu hàng hoá đáp ứng điều kiện chấp nhận chuyên chở của Vietnam Airlines thì chúng sẽ đợc xếp lên ULD để đa ngay lên máy bay. Ngợc lại nếu không đủ tiêu chuẩn để đợc chấp nhận nh cha đợc đóng gói hợp lý, cha đợc dán nhãn mác và đánh dấu theo quy định hoặc cha thể thông quan hoặc cha đáp ứng yêu cầu an toàn an ninh thì hàng hoá phải chuyển vào kho để xử lý tiếp. Hàng chuyển tiếp, hàng lạc tuyến, hàng bị cắt lại (off- load) đều đợc đa vào kho hàng để xử lý hoặc bảo quản.
Bên cạnh lu thông chính bản thân hàng hoá, tài liệu của chuyến bay nói chung và tài liệu hàng hoá nói riêng cũng đợc xử lý theo một quá trình nh sau:
Đặt chỗ SLI, PREMNF, Loading report CGO MNF,NOTOC TLCX A/C chuyến bayĐiện sau Lu AWB,
CGO MNF
Nguồn: Báo cáo công tác của chuyên viên thị trờng miền Bắc, Ban kế hoạch tiếp thị hàng hoá, Vietnam Airlines 10/2001
Ghi chú:
- SLI:Bản hớng dẫn gửi hàng - PREMNF: danh sách hàng hoá - AWB: Không vận đơn
- NOTOC: Thông báo cho cơ trởng khi có hàng đặc biệt - Loading report: bản báo cáo chất xếp
- A/C: máy bay
- TLCX: Bộ phận tài liệu hàng xuất.
Đầu tiên hàng hoá cần đợc đặt chỗ tại văn phòng bán tải của Vietnam Airlines. Khi đến sân bay và vào khu vực hành chính của ga hàng hoá, nhân viên hàng không sẽ đa chủ hàng một bản hớng dẫn gửi hàng (SLI) để ngời gửi hàng tự khai. Nhân viên tài liệu và nhân viên chấp nhận hàng sẽ lập bản danh sách hàng hoá tạm thời (PREMNF) và bản báo cáo chất xếp (Loading report) dựa trên những bản hớng dẫn gửi hàng của nhiều chủ hàng khác nhau. Sau khi chủ hàng thanh toán cớc phí và phí dịch vụ khác liên quan, nhân viên tài liệu của ga hàng hoá sẽ cấp cho ngời gửi hàng một bản không vận đơn do nhân viên đó đánh máy dựa trên thông tin ngời gửi hàng kê khai tại bản hớng dẫn gửi hàng. Dựa vào thông tin trên nhiều vận đơn khác nhau, nhân viên tài liệu sẽ phải lập một bản danh sách hàng hoá chính thức cho chuyến bay (CGO MNF) và thông báo cho cơ trởng nếu có hàng đặc biệt (NOTOC). Nhân viên tài liệu đồng thời phải lu trữ lại không vận đơn bản chính số 1 dành cho ngời vận chuyển, bản danh sách hàng hoá. Toàn bộ tài liệu hàng xuất khẩu gồm: không vận đơn dành cho ngời nhận, báo cáo chất xếp, bản danh sách hàng hoá, NOTOC, danh sách hàng bu kiện nếu có sẽ đợc đút vào một túi hồ sơ và giao cho cơ trởng giữ. Lúc đó, hàng hoá sẽ đợc áp tải ra máy bay để xếp vào khoang hàng dựa theo báo cáo chất xếp đã lập.
Sau khi xem xét khái quát toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hoá và tài liệu hàng hoá XK tại các sân bay của Vietnam Airlines, bây giờ ta sẽ đi sâu tìm hiểu dịch vụ hàng không của Vietnam Airlines.
Bớc 1: Đặt chỗ
Đặt chỗ cho lô hàng là việc gửi điện cho các điểm phục vụ nhằm thông báo những thông tin cần thiết về tình trạng của lô hàng để có thể phục vụ đợc tốt và tận dụng đợc trọng tải tối đa tránh đợc rủi ro mất mát.
Sau khi hãng chuyên chở nhận đợc yêu cầu của ngời gửi về lô hàng của họ hoặc sau khi đã nhận hàng tại các đại lí, ngời chuyên chở sẽ tiến hành đặt chỗ cho lô hàng nhằm đảm bảo cho lô hàng đợc vận chuyển và phục vụ từ đầu đến điểm cuối theo lộ trình mà khách hàng đã yêu cầu.
Ngày nay lợng hàng hoá đợc vận chuyển bằng đờng hàng không ngày càng tăng vì thế việc đặt chỗ trớc lại càng trở lên cần thiết. Lô hàng nếu không đợc đặt chỗ cho các chặng tiếp theo thì sẽ gặp nhiều trở ngại đặc biệt các điểm chuyển tiếp, có thể sẽ không đợc chuyển tiếp trên chặng sau.
Đối với hàng hoá có giá trị lớn, hàng hoá đặc biệt thì tuyệt đối không đợc nhận chuyên chở nếu không có ngời gửi kê khai với nhà chuyên chở.
Đối với hàng đặt chỗ trên tất cả các chặng của lộ trình thì ngoài việc đặt chỗ cho lô hàng nhất thiết phải có sự đồng ý tiếp nhận tại điểm đến để đảm bảo an toàn kho tàng, các trang thiết bị về an ninh và sự đồng ý của ngời nhận
Sau khi khách hàng đợc chấp nhận và đã chọn đợc tuyến đờng phù hợp, b- ớc tiếp theo là đặt chỗ trên chuyến bay đã chọn. Trên thực tế những lô hàng khác nhau đòi hỏi phải có sự phục vụ đặc biệt, chấp nhận tuyến đờng đều phụ thuộc vào việc đã đặt chỗ trớc với hãng vận chuyển
Để lo liệu việc này, khách hàng phải đến với các đại lí hoặc đến thẳng hãng hàng không, còn các đại lí hoặc tổng đại lí của hãng vận chuyển có ba cách đặt nh sau:
• Bằng điện thoại
• Bằng Fax (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đặt chỗ cho lô hàng phải cung cấp cho hãng vận chuyển các thông tin sau: • Số vận đơn • Số kiện • Số cân • Tên hàng • Kích cỡ và tỷ trọng hàng hóa
• Sân bay đi và sân bay đến
• Tuyến đờng yêu cầu
• Tên, địa chỉ và điện thoại của ngời đặt chỗ để hãng vận chuyển tiện liên hệ
Hiện nay Vietnam Airlines vẫn duy trì mạng bán thông qua 2 kênh: kênh bán đại lý và kênh bán trực tiếp tới forwarder, khách hàng lẻ do văn phòng khu vực Miền Bắc đảm nhiệm. Hệ thống bán hoạt động đã có những kết quả nhất định, ngày càng thuyết phục thêm đợc nhiều khách hàng có nguồn hàng ổn định.
Bớc 2: Lấy phiếu cân hàng tại các văn phòng làm thủ tục gửi hàng trực tiếp của các sân bay.
Bớc 3: Làm thủ tục hải quan
Theo Nghị định 101/2001/NĐ-CP (31/12/2001) và Quyết định 1494/2001/QĐ-TCHQ (26/12/2001) quy trình nghiệp vụ thủ tục hải quan (TTHQ) đối với hàng XK vận chuyển bằng đờng hàng không đợc quy định gồm các bớc sau:
Tiếp nhận, đăng ký TKHQ và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa (KTTTHH):
+ Ngời khai báo hải quan có trách nhiệm:
Chuẩn bị các chứng từ hợp lệ, hợp pháp của lô hàng theo đúng quy định và các điều kiện có liên quan khác để hoàn chỉnh việc khai báo hải quan trớc khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục XK hàng hóa;
Tự khai báo đầy đủ, chính xác hàng hóa thực tế theo các nội dung quy định tại phần dành cho ngời khai báo trong TKHQ;
Tự xác định mã số hàng hóa, thuế suất, giá tính thuế của từng mặt hàng XK, tự tính số thuế phải nộp của từng loại hàng thuế trên TKHQ;
Tự xếp hồ sơ vào nơi hải quan quy định, phân luồng hàng hóa theo tiêu chí; đăng ký thời gian xuất trình hàng hóa để hải quan kiểm tra khi đăng ký hồ sơ hải quan (HSHQ);
Việc khai báo hải quan có thể đợc thực hiện bằng đánh máy chữ, máy vi tính hoặc viết tay nhng phải đảm bảo cùng 1 loại mực (không dùng mực đỏ), cùng 1 kiểu chữ. Các chứng từ trong HSHQ nếu quy định là bản sao thì ngời đại diện hợp pháp (giám đốc hoặc phó giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền của giám đốc) phải xác nhận sao y bản chính, ký tên, đóng dấu lên các chứng từ và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính hợp pháp của các chứng từ đó;
Ký tên, đóng dấu vào tờ khai sau khi khai báo đầy đủ các tiêu chí trên tờ khai, nộp tờ khai cùng với các chứng từ khác theo quy định cho hải quan nơi làm thủ tục;
Phát hiện, phản ảnh kịp thời, trung thực những việc làm không đúng quy định, những tiêu cực của cán bộ, nhân viên hải quan. Ngời ký tên trên TKHQ là ngời đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp làm DVTTHQ hay chủ hàng. Ngời ký tên trên TKHQ phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật về những nội dung khai báo trong TKHQ do mình ký tên.
+ HSHQ nộp và xuất trình khi làm TTHQ
Chứng từ phải nộp:
` TKHQ hàng hóa XK: 02 bản chính;
` Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị tơng đơng hợp đồng: 01 bản sao;
` HĐTM (nếu hàng thuộc đối tợng chịu thuế): 01 bản chính
Đối với các trờng hợp sau đây thì phải nộp thêm:
` Hàng đóng gói không đồng nhất: 02 bản kê khai chi tiết hàng hóa; ` Hàng thuộc danh mục cấm XK hoặc XK có điều kiện: 01 bản chính văn bản cho phép XK của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền (nếu xuất khẩu 1
lần). Trờng hợp văn bản này đợc sử dụng XK nhiều lần thì nộp bản sao, xuất trình bản chính;
` Hàng XK uỷ thác: 01 bản sao hợp đồng uỷ thác XK
Chứng từ phải xuất trình:
` GCN đăng ký mã số kinh doanh XNK: 01 bản (bản sao hoặc bản chính)
+ Công chức hải quan tiếp nhận, đăng ký TKHQ có nhiệm vụ:
Kiểm tra sự đồng bộ, đầy đủ của HSHQ theo quy định. Trờng hợp không chấp nhận đăng ký HSHQ thì phải thông báo lý do cho ngời khai hải quan biết; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra việc kê khai theo nội dung yêu cầu trên tờ khai, chứng từ thuộc HSHQ, sự phù hợp của nội dung khai hải quan với chứng từ trong HSHQ;
Đối chiếu với chính sách quản lý XK, CS thuế, giá đối với lô hàng XK;
Nhập dữ liệu của TKHQ vào máy vi tính và đăng ký TKHQ;
Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục;
Lập biên bản vi phạm (nếu có) và:
` Đề xuất xử lý đối với hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền xử lý của Chi cục trởng; hoặc,
` Hoàn chỉnh hồ sơ để Lãnh đạo chi cục báo cáo cấp trên xử lý đối với trờng hợp vợt thẩm quyền của Chi cục trởng.
+ Khi nhận đợc hồ sơ, Lãnh đạo chi cục phụ trách thủ tục hàng XK sẽ:
Quyết định hình thức, tỷ lệ KTTTHH;
Ký xác nhận đã làm TTHQ và thông quan đối với lô hàng thuộc đối t- ợng miễn thuế, hàng có thuế suất 0% và đợc miễn kiểm tra thực tế hoặc chuyển hồ sơ cho bộ phận làm nhiệm vụ KTTTHH, tính thuế đối với hàng XK thuộc đối tợng chịu thuế và phải kiểm tra thực tế;
Giải quyết các vớng mắc vợt thẩm quyền của công chức hải quan cấp dới.
+ Việc kiểm tra hàng hóa phải tuân thủ 2 nguyên tắc sau:
Chỉ tiến hành KTTTHH sau khi tờ khai đã đợc đăng ký;
Việc KTTTHH đợc tiến hành tại các điểm kiểm tra hải quan theo quy định.
+ Đối với ngời làm DVTTHQ:
Xuất trình đầy đủ hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra theo thời gian và tại địa điểm quy định. Ngời đại diện hợp pháp của doanh nghiệp cung cấp DVTTHQ phải xuất trình và mở các Container/kiện hàng hóa để hải quan kiểm tra;
Bố trí phơng tiện, nhân công phục vụ việc kiểm tra hàng hóa của cơ quan hải quan;
Có mặt trong thời gian kiểm tra hàng hóa + Đối với cơ quan hải quan:
Bớc này do 01 lãnh đạo Đội phụ trách. Việc kiểm tra thực tế và kiểm tra tính thuế do 02 công chức hải quan cùng thực hiện với trách nhiệm hoàn thành các công việc sau:
Đối với lô hàng phải kiểm tra: KTTTHH theo quy định hiện hành và quyết định của Lãnh đạo chi cục và xác nhận kết quả KTTTHH vào TKHQ;
Đối với lô hàng thuộc đối tợng chịu thuế: Kiểm tra việc tự tính thuế của ngời khai hải quan với kết quả KTTTHH (nếu có) và ra thông báo thuế;
Chuyển HSHQ cho Lãnh đạo Đội trực tiếp điều hành khâu KTTTHH, kiểm tra tính thuế để ký xác nhận lô hàng đã làm TTHQ;
Đối với lô hàng bị lập biên bản vi phạm thì xử lý nh trong Bớc 1;
Nhập dữ liệu về kết quả KTTTHH và tính thuế vào máy vi tính;
Đóng dấu nghiệp vụ “ đã làm thủ tục hải quan ” vào tờ khai hàng hóa XK và trả cho chủ hàng.
Bớc 4: Tiếp nhận hàng hoá, thanh toán lệ phí bốc xếp, xuất không vận đơn
Phần lớn quy trình giao nhận đợc đảm nhiệm bởi các đại lý, công ty giao nhận. Do đó, với t cách là ngời chuyên chở, Vietnam Airlines chỉ tham gia vào quy trình này từ khâu tiếp nhận hàng hoá. Tiếp nhận hàng hoá tại Vietnam
Airlines bao gồm hai loại tiếp nhận: tiếp nhận trực tiếp hàng hoá và tiếp nhận tài liệu hàng hoá.
Tiếp nhận trực tiếp hàng hoá bắt đầu khi hàng hoá đợc đa vào cân tại bàn cân điện tử để kiểm tra khối lợng, đo để kiểm tra kích thớc, đếm số kiện hàng. Đồng thời nhân viên làm hàng cũng kết hợp kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng hoá để xác định xem hàng hoá đã đợc đóng gói hợp lý cha, nhãn mác kiện hàng đã thích hợp cha, dấu hiệu hớng dẫn chất xếp nhận dạng đã đúng cha. Nếu hàng hoá đã đợc làm hàng thích hợp chúng sẽ đợc đa vào kho quốc tế để chờ đa lên ULD và áp tải ra máy bay. Nếu cha đáp ứng những vấn đề trên, chủ hàng sẽ đợc thông báo lại và có thể yêu cầu Xí nghiệp phục vụ mặt đất của sân bay làm hàng cho thích hợp.
Tiếp nhận tài liệu bắt đầu khi nhân viên hàng không nhận bộ tài liệu hàng hoá của chủ hàng. Một lô hàng XK để chuyên chở đợc qua đờng hàng không cần có một bộ tài liệu đầy đủ theo quy định đối với từng loại hàng. Nhng nói chung, lô hàng XK cần các loại tài liệu sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hớng dẫn gửi hàng (SLI-Shipper’s letter of instruction), trong đó ngời gửi hàng phải khai một số nội dung nh tên và địa chỉ ngời gửi hàng, tên và địa chỉ ngời nhận hàng, tên hàng, số lợng kiện, khối lợng, giá trị hàng hoá nếu cần, tính chất hàng hoá, kích thớc hàng hoá v.v.. Bản hớng dẫn gửi hàng sẽ đi kèm một số tài liệu nh: bản kê khai của ngời gửi về hàng hoá nguy hiểm; giấy chứng nhận động vật sống; bản sao hoá đơn thơng mại của ngời mua theo quy định hải quan của nớc nhập cho lô hàng vận chuyển theo một tỷ lệ loại hàng nhất định giữa vùng IATA 1 & 2, và giữa vùng IATA 3 & 1; các tài liệu khác do hải quan nớc NK hoặc nớc XK yêu cầu; các tài liệu nhằm mục đích thanh toán.
- Không vận đơn do hãng hàng không phát hành gồm 3 bản chính và từ 6 đến 11 bản phụ. Không vận đơn đợc phát hành sau khi khách hàng mang phiếu cân hàng vào phòng làm việc của đội tiếp nhận hàng hoá. Sau khi thanh toán cớc phí, ngời gửi sẽ đợc nhận lại bản chính số 3 màu xanh biển dành cho ngời gửi. Đây là giấy tờ vô cùng quan trọng vì nó là bằng chứng