3. Giải pháp từ Tổng công ty Hàng không Việt Nam
3.1.Biện pháp trong khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Khâu chuẩn bị chứng từ là khâu rất quan trọng trong toàn bộ quy trình, bởi vì hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đờng không cần rất nhiều loại chứng từ khác nhau bao gồm chứng từ về hàng hoá, chứng từ về vận tải, các loại giấy tờ về hải quan, thuế...
Khâu này thờng mắc lỗi do không kiểm tra kỹ chứng từ và mất nhiều thời gian.
Có thể phân loại chứng từ thành từng loại riêng biệt và phân công mỗi ngời phụ trách về một loại chứng từ. Điều này sẽ giảm bớt sự chồng chéo công việc trong các ban, ngành của TCT. Cũng nh làm giảm tiến độ chuẩn bị và kiểm tra chứng từ do mỗi ngời sẽ phụ trách một loại chứng từ nên sẽ quen thuộc và có kinh nghiệm trong việc phát hiện những lỗi sai trong loại chứng từ đó. Tuy nhiên biện pháp này sẽ làm khâu chuẩn bị chứng từ bị phân tán, manh mún và nhiều khi bộ chứng từ có thể không khớp nhau làm cho tiến độ chuẩn bị chứng từ còn chậm hơn. Để khắc phục tình trạng đó có thể chia nhân viên thành từng nhóm cùng thực hiện công việc và sẽ chịu sự giám sát của một ng- ời là trởng nhóm.
Lu ý nhân viên về đặc điểm của các loại hàng hoá khác nhau cũng nh điều kiện xuất nhập khẩu khác nhau sẽ dẫn đến bộ chứng từ gồm nhiều loại chứng từ khác nhau, chẳng hạn nh hàng phục vụ cho công trình, máy móc, thiết bị, hàng viện trợ là máy móc...nên bộ chứng từ sẽ thờng phải có các chứng từ nh: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc
chứng từ giám định chất lợng cùng những giấy tờ cho phép xuất nhập khẩu hoặc những văn bản khác của Nhà nớc...
Sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ nhiều khi do khách hàng giao thiếu chứng từ, hoặc giao chứng từ làm nhiều lần. Vì thế, nhân viên tài liệu đã không kiểm tra kỹ chứng từ, không phát hiện ra những lỗi sai trong chứng từ hoặc bộ chứng từ không thống nhất với nhau. Do đó, cần kiểm tra kỹ chứng từ ngay khi khách hàng giao cho, nếu khách hàng giao thiếu thì phải yêu cầu khách hàng giao đủ chứng từ trong thời gian sớm nhất chỉ trong một lần. Tránh tình trạng giao nhiều lần sẽ dẫn đến sự phân tán, mất tập trung của nhân viên kiểm tra chứng từ.
Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho những nhân viên trẻ cha có kinh nghiệm nh: mở những lớp chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn về nghiệp vụ giao nhận; do chính những nhân viên có năng lực và kinh nghiệm trong TCT giảng dạy cho những nhân viên trẻ.
Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam cũng luôn mở những lớp đào tạo nghiệp vụ, TCT nên gửi nhân viên của mình tham gia học những lớp đó. Hiệp hội giao nhận cũng cấp giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ để làm việc trong lĩnh vực giao nhận. TCT có thể yêu cầu nhân viên của mình, đặc biệt là những nhân viên trẻ phải có hoặc khuyến khích họ nên có những chứng chỉ nh thế. Điều này không chỉ nâng cao chất lợng quy trình nghiệp vụ của TCT mà còn tạo lòng tin cho khách hàng vào đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của TCT.
Tuyển dụng thêm nhân viên mới có chuyên môn nghiệp vụ để thay thế những nhân viên đã có tuổi ở TCT khi những nhân viên này về hu. Tạo đuợc sự chuyển tiếp giữa thế hệ nhân viên này và thế hệ nhân viên tiếp theo trong TCT mà không tạo ra sự xáo trộn và ảnh hởng đến chất lợng dịch vụ của TCT là yếu tố quan trọng để gây dựng uy tín, niềm tin và một hình ảnh tốt đẹp về TCT với khách hàng
Phơng thức vận tải bằng đờng không cần rất nhiều loại chứng từ khác nhau nên trong khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ công ty cần tiến hành một cách
kỹ lỡng đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và thống nhất cũng nh đầy đủ, hoàn chỉnh của toàn bộ chứng từ.