2.2.1. Quản lý đối tượng hưởng và mức hưởng
Để trỏnh tỡnh trạng đối tượng chi trả khụng cũn tồn tại, “đối tượng ảo” hay “đối tượng ma” mà nguồn kinh phớ chi trả vẫn được cấp gõy ra sự tổn thất cho quỹ BHXH, dẫn đến tỡnh trạng trục lợi BHXH của cỏc đơn vị và cỏ nhõn, cụng tỏc tổ chức quản lý đối tượng hưởng BHXH được BHXH tỉnh Nghệ An hết sức chỳ trọng. Theo qui định, đối tượng được hưởng cỏc chế độ BHXH cú thể chớnh là bản thõn NLĐ và gia đỡnh họ, đối tượng được trợ cấp BHXH cú thể được hưởng một lần hay hàng thỏng, hàng kỳ; hưởng trợ cấp nhiều lần hay ớt tuỳ thuộc vào mức độ đúng gúp (thời gian đúng gúp và mức đúng gúp), cỏc điều kiện lao động và biến cố rủi ro mà người lao động gặp phải.
Tại BHXH tỉnh Nghệ An, việc quản lý đối tượng hưởng và mức hưởng được thực hiện thụng qua cụng tỏc quản lý hồ sơ đối tượng. Phũng Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh là đơn vị chịu trỏch nhiệm quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH hàng thỏng, hồ sơ hưởng BHXH một lần, hồ sơ hưởng chế độ BHTN.
Hiện nay, BHXH tỉnh Nghệ An đang quản lý trờn 6 vạn hồ sơ đối tượng tham gia và hưởng BHXH, BHYT. Cụng tỏc quản lý hồ sơ luụn được quan tõm, chỳ trọng và thực hiện tốt về cụng tỏc lưu trữ, sắp xếp hồ sơ đối tượng khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, khai thỏc, sử dụng. Năm 2013, đó tiếp nhận 8.954 hồ sơ giải quyết cỏc chế độ về BHXH, BHYT; trả cho đối tượng 7.132 hồ sơ; tiếp nhận 21.213 sổ BHXH; trả cho đối tượng 14.323 sổ; tiếp nhận 543.244 thẻ BHYT, trả cho đối tượng 498.178 thẻ.
Thực hiện tốt Nghị quyết 94/QĐ-BHXH ngày 7/5/2009 về quy định quy trỡnh tiếp nhận và trả kết quả tham gia, giải quyết chế độ BHXH, BHYT tại BHXH tỉnh Nghệ An. Cỏc thủ tục, hồ sơ, mẫu biểu và quy trỡnh thời hạn giải quyết hưởng cỏc chế độ BHXH đối với người lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc và tự nguyện được thực hiện niờm yết cụng khai theo quy định, đảm bảo giải quyết nhanh gọn, đỳng, đủ mọi quyền lợi cho người lao động.
Cỏn bộ phũng tiếp nhận và quản lý hồ sơ được tham dự đầy đủ cỏc lớp tập huấn để nõng cao nghiệp vụ, cú đầy đủ cỏc sổ sỏch theo dừi, thống kờ hàng ngày. Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào lưu trữ và quản lý hồ sơ được ỏp dụng triệt để đó phục vụ hiệu quả cho việc tra cứu, khai thỏc, sử dụng. Tuy nhiờn, việc cập nhật trờn mỏy vi tớnh chưa kịp thời, hoàn thiện. Trong cụng tỏc quản lý chiBHXH trờn mỏy vi tớnh, khi cú sự biến động về chế độ như tăng lương hưu, trợ cấp BHXH, việc tớnh lương hưu, trợ cấp BHXH theo mức mới cho đối tượng được nhanh chúng, chớnh xỏc. Vớ dụ, vào đợt điều chỉnh lương hưu, trợ cấp BHXH sau khi lập xong chương trỡnh tớnh toỏn theo phần mềm của BHXH Việt Nam, việc điều chỉnh lương hưu cho gần 40.000 người chỉ trong vũng một tuần. Việc in ấn danh sỏch chi trả được điều chỉnh theo mức mới cho toàn tỉnh chỉ trong vũng từ 4 đến 7 ngày. Hiện nay, BHXH tỉnh và tất cả cỏc đơn vị BHXH huyện, thành, thị đều thực hiện nghiệp vụ kế toỏn trờn mỏy vi tớnh, tiết kiệm được thời gian luõn chuyển chứng từ phỏt sinh, lặp đi, lặp lại nhiều lần.
Bờn cạnh đú, BHXH tỉnh Nghệ An luụn chỳ trọng đẩy mạnh cụng tỏc cải cỏch thủ tục hành chớnh trong khõu xột duyệt hồ sơ, đảm bảo giải quyết chế độ BHXH chớnh xỏc, kịp thời, đầy đủ; nõng cao chất lượng, hiệu quả cụng việc và ý thức trỏch nhiệm của mỗi cỏn bộ, cụng chức, viờn chức. Đồng thời, BHXH tỉnh cũng đó tiến hành xõy dựng kế hoạch triển khai phõn cấp cho BHXH cỏc huyện, thành phố giải quyết hưởng BHXH một lần theo Quyết định số 777/QĐ-BHXH ngày 17/5/2010 của BHXH Việt Nam trong việc ban hành quy định về hồ sơ và quy trỡnh giải quyết hưởng cỏc chế độ BHXH; thực hiện điều chỉnh lương hưu, trợ cấp BHXH theo Nghị định số 28,29/2010/NĐ-CP; hàng thỏng theo dừi danh sỏch tăng, giảm; lập danh sỏch chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH cho trờn 4 vạn đối tượng kịp thời; lập thủ tục chuyển đi, chuyển đến cho cỏc trường hợp đảm bảo kịp thời và đỳng quy định.
Nhằm bảo vệ quyền lợi về BHXH của người lao động được giải quyết cỏc chế độ được nhanh chúng, thuận lợi, đồng thời gắn trỏch nhiệm vật chất của cơ quan BHXH tỉnh trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mỡnh, nhằm nõng cao năng lực và hiệu quả giải quyết cụng việc của cấp tỉnh, những hồ sơ giải quyết khụng đỳng mà BHXH Việt Nam trả lại BHXH tỉnh phải tổ chức thu hồi phần giải quyết khụng đỳng, nếu khụng thu hồi được phải chịu trỏch nhiệm vật chất đối với phần giải quyết chế độ khụng đỳng quy định theo tỷ lệ Giỏm đốc BHXH tỉnh 20%, Trưởng phũng chức năng 30% và cỏn bộ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ 60%.
2.2.2. Tổ chức cụng tỏc quản lý chế độ chớnh sỏch
Từ 2010 - 2013, cụng tỏc quản lý chi trả cỏc chế độ, chớnh sỏch BHXH tại BHXH tỉnh Nghệ An luụn được thực hiện theo đỳng quy trỡnh, quy định của BHXH Việt Nam từ khõu xột duyệt, giỏm định, thẩm định đến việc lập phiếu chi trả và tiến hành chi trả đều được cỏn bộ phụ trỏch của BHXH tỉnh thực hiện cẩn trọng, nguyờn tắc, đảm bảo cho việc chi đỳng, chi đủ, kịp thời và an toàn số tiền chi trả cho đối tượng được hưởng. Đơn vị thực hiện quản lý chặt chẽ cỏc đối tượng hưởng BHXH hàng thỏng; triển khai, tổ chức tốt cụng tỏc lưu trữ hồ sơ đối tượng; tiến hành bỏo cỏo tổng hợp tỡnh hỡnh chi trả theo định kỳ thỏng, quý, năm theo đỳng quy định.
Đối với chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe tại BHXH tỉnh Nghệ An thực hiện nhất quỏn việc để người sử dụng lao động giữ lại 2% trờn tổng quỹ lương đơn vị thanh quyết toỏn chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức hàng quý với tổ chức BHXH.
Để thuận lợi cho cỏc đơn vị thực hiện việc thanh quyết toỏn, BHXH tỉnh hướng dẫn cỏc đơn vị sử dụng lao động lập và hoàn thiện hồ sơ liờn quan đến cỏc đối tượng thụ hưởng BHXH tại đơn vị hết sức chi tiết, cụ thể. Cỏc đơn vị sử dụng lao động sử dụng nguồn kinh phớ của quỹ BHXH bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đúng BHXH để chi trả kịp thời cho người lao động cú đủ điều kiện hưởng và lưu giữ hồ sơ, chứng từ theo qui định trờn cơ sở hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe của người lao động. Hàng thỏng, đơn vị sử dụng lao động lập danh sỏch theo mẫu số C66a-HD, C67a-HD, C68a-HD, C69a-HD, C70a-HD, kốm theo hồ sơ của từng người lao động, file dữ liệu gửi cho cơ quan BHXH để quyết toỏn kinh phớ ốm đau, thai sản, dưỡng sức [7].
Hàng quý, cơ quan BHXH sẽ tổng hợp số chi chế độ BHXH bắt buộccho người lao động đó được duyệt theo cỏc mẫu: C66b-HD, C67b-HD, C68b-HD, C69b-HD, C70b-HD, để lập thụng bỏo quyết toỏn chi cỏc chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động theo mẫu C71-DH gửi về đơn vị sử dụng lao động 01 bản để làm cơ sở thanh toỏn. Trường hợp số chi chế độ BHXH bắt buộccao hơn 2% giữ lại bao gồm cả tạm ứng (nếu cú) thỡ cơ quan BHXH sẽ chuyển trả cho đơn vị trong 30 ngày đầu của quý sau. Ngược lại, trong trường hợp số chi chế độ BHXH bắt buộcthấp hơn 2% giữ lại bao gồm cả tạm ứng (nếu cú) hoặc khụng sử dụng đơn vị phải nộp số chờnh lệch thừa
về cơ quan BHXH trong 30 ngày đầu của quý sau. Hết thời hạn này, nếu khụng nộp, đơn vị phải chịu lói chậm đúng theo quy định.
Trường hợp kinh phớ 2% để lại khụng đủ chi, đơn vị gửi văn bản đề nghị cơ quan BHXH tạm ứng kinh phớ bổ sung để chi trả kịp thời cho người lao động.
Cụng tỏc quản lý chế độ chớnh sỏch của BHXH tỉnh Nghệ An hiện nay vẫn cũn gặp phải những khú khăn nhất định mà chủ yếu là do ý thức chấp hành điều lệ về BHXH của chủ cỏc đơn vị sử dụng lao động, cỏc cơ quan chức năng trong tỉnh. Cụ thể một số trường hợp đó xảy ra như sau:
- Cỏc đơn vị kờ khai, thống kờ chưa đầy đủ số lao động làm việc trong cơ quan mỡnh, nhất là những lao động mới được tuyển vào làm việc hoặc những người trong thời gian thử việc bị kộo dài thời gian một cỏch bất hợp lý nhằm trốn trỏnh nghĩa vụ đúng BHXH làm ảnh hưởng tới quyền lợi của người lao động; đồng thời làm giảm số thu của BHXH, tăng thờm gỏnh nặng cho NSNN. Một số khỏc lại chưa kịp thời hoặc khụng bỏo cỏo với cơ quan BHXH cỏc trường hợp ảnh hưởng tới nguồn thu chi như: Đối tượng bị chết, mất việc làm do hết hợp đồng hoặc khụng cũn đủ trỡnh độ làm việc nữa.
- Đơn vị khụng đưa ra khoản phụ cấp khu vực của người lao động, khụng bỏo cỏo tăng mức nộp BHXH với cơ quan BHXH ngay khi người lao động được nõng bậc lương hoặc khụng tiến hành thi tay nghề nõng bậc lương cho người lao động một cỏch thường xuyờn như quy định. Cú người lao động hàng chục năm liền khụng được nõng bậc lương, khụng thay đổi mức đúng gúp BHXH.
- Một số đơn vị thực hiện hoạch toỏn thu chi sai so với quy định của điều lệ BHXH và cỏc văn bản phỏp quy về chế độ kế toỏn thống kờ: đơn vị thu 6% tiền lương của người lao động, nhưng khụng đưa những người đú vào danh sỏch đúng BHXH mà sử dụng số tiền này vào mục đớch khỏc, trong khi đú người lao động vẫn tưởng rằng mỡnh tham gia BHXH. Đối với lao động mang tớnh thời vụ, khụng đưa vào danh sỏch đúng BHXH, doanh nghiệp cũng khụng thanh toỏn trả 17% tiền lương của họ cựng với tiền lương theo quy định của Bộ Luật lao động.
- Đơn vị khụng bố trớ được việc làm cho người lao động, để người lao động nghỉ tự tỳc mà đơn vị vẫn thu tiền BHXH của những người lao động này.
- Một số doanh nghiệp trớch thừa phải nộp BHXH khi hạch toỏn kế toỏn và sử dụng phần chờnh lệch vào mục đớch khỏc.
- Số ớt cỏn bộ làm việc khụng thực sự nhiệt tỡnh, nờn việc chi trả BHXH đụi khi cũn bị chậm trễ, cú trường hợp phải vài thỏng mới lĩnh được tiền hưởng BHXH.
BHXH tỉnh Nghệ An đó và đang cố gắng khắc phục cỏc tỡnh trạng núi trờn bằng mọi cỏch, đảm bảo mức thu luụn ngày càng tăng lờn. Để thực hiện tốt chớnh sỏch BHXH khụng chỉ cần đến sự nỗ lực riờng của ngành BHXH , mà cỏc cấp, cỏc ngành và cỏc đơn vị cũng phải nhận thức đỳng đắn chớnh sỏch này.
2.2.3. Tổ chức cụng tỏc giải quyết đơn thư khiếu nại
Là một ngành trực tiếp thực hiện Luật BHXH, BHYT, việc bố trớ cụng tỏc tiếp dõn và giải quyết kịp thời những vướng mắc của cụng dõn được Đảng ủy và Ban lónh đạo BHXH tỉnh đặc biệt quan tõm và thực hiện nghiờm tỳc theo quy định của phỏp luật. Hàng năm, BHXH trực tiếp tiếp nhận và xử lý cỏc đơn thư đề nghị, khiếu nại về chế độ mất sức lao động bị cắt trợ cấp, về chế độ của cỏn bộ xó, phường chưa giải quyết hưởng BHXH, về chế độ phụ cấp thõm niờn.
Chẳng hạn, trong năm 2013, BHXH tỉnh Nghệ An đó tổ chức tiếp 187 lượt cụng dõn đến đề nghị, khiếu nại, tố cỏo, so với cựng kỳ năm trước tăng gần 60 lượt cụng dõn. Trong đú BHXH tỉnh tiếp 112 lượt; BHXH huyện, thành phố tiếp 75 lượt. Nội dung đơn thư chủ yếu cú liờn quan đến việc giải quyết chế độ BHXH của người lao động và những đối tượng đang nghỉ hưởng chế độ BHXH, BHYT. Mọi đơn thuộc thẩm quyền đều được giải quyết triệt để, thỏa đỏng, đỳng trỡnh tự, khụng để tồn đọng theo đỳng trỡnh tự quy định của Luật khiếu nại - tố cỏo; những đơn thư khụng thuộc thẩm quyền đó được chuyển cho cỏc cơ quan chức năng theo quy định của phỏp luật.
2.2.4. Tổ chức cụng tỏc kế hoạch tài chớnh và chi trả BHXH
Cũng như BHXH cỏc tỉnh trong cả nước, kinh phớ chi trả cho cỏc chế độ BHXH tại BHXH tỉnh Nghệ An hỡnh thành từ 2 nguồn: Nguồn kinh phớ cấp từ NSNN và nguồn từ quỹ BHXH bắt buộc.
Nguồn kinh phớ cấp từ NSNN được sử dụng để chi trả cho người nghỉ hưởng BHXH trước ngày 01 thỏng 01 năm 1995 và kinh phớ thực hiện chế độ hưu trớ đối với quõn nhõn trực tiếp tham gia khỏng chiến chống Mỹ cứu nước từ ngày 30 thỏng 4 năm 1975 trở về trước, cú 20 năm trở lờn phục vụ quõn đội đó phục viờn, xuất ngũ [3]. Đối
với nguồn này, BHXH tỉnh thực hiện lập dự toỏn sử dụng kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ theo quy định của Luật NSNN, Luật Kế toỏn và cỏc văn bản hướng dẫn hiện hành. Hàng thỏng, NSNN cấp kinh phớ vào Quỹ BHXH để BHXH Việt Nam trả đủ và kịp thời lương hưu, trợ cấp BHXH cho những đối tượng thụ hưởng ở trờn.
Đối với nguồn quỹ BHXH, hàng năm dựa trờn cơ sở kế hoạch tài chớnh được Thủ tướng Chớnh phủ giao, Tổng Giỏm đốc BHXH Việt Nam giao nhiệm vụ chi trả về cho BHXH tỉnh. BHXH tỉnh tiến hành lập dự toỏn, sử dụng kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ theo quy định của Luật Kế toỏn, cỏc văn bản hướng dẫn Luật Kế toỏn và chế độ kế toỏn BHXH do Bộ Tài chớnh ban hành.
Hiện nay, để quản lý cụng tỏc tài chớnh thống nhất BHXH Việt Nam, BHXH cỏc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, BHXH cỏc quận, huyện, thị xó, thành phố thuộc tỉnh; Văn phũng BHXH Việt Nam, cỏc đơn vị sự nghiệp trực thuộc đăng ký mở cỏc tài khoản tiền gửi tại chi nhỏnh Ngõn hàng Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn (NHNo&PTNT) cỏc cấp để quản lý và thanh toỏn tiền thu, chi cỏc quỹ BHXH, BHXH tự nguyện, BHTN, BHYT; kinh phớ quản lý bộ mỏy, cỏc quỹ cơ quan và cỏc nguồn kinh phớ hợp phỏp khỏc.
Tài khoản “Tiền gửi chi BHXH” dựng để thanh toỏn chi chế độ BHXH bắt buộcgiữa BHXH cấp tỉnh và BHXH cấp huyện, giữa BHXH tỉnh với cỏc đơn vị sử dụng lao động, cỏc cơ sở khỏm chữa bệnh do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý; chi trả trực tiếp cho những người được hưởng cỏc chế độ BHXH [9].
Kết cấu và nội dung phản ỏnh của tài khoản "Tiền gửi chi BHXH" như sau: - Bờn cú phản ỏnh:
+ Nhận kinh phớ chi chế độ BHXH bắt buộcdo BHXH Việt Nam chuyển về; + Nhận tiền do cỏc đơn vị sử dụng lao động, cỏc cơ sở khỏm chữa bệnh, cỏc đối tượng hưởng BHXH trả lại;
+ Nhận lói từ số dư trờn tài khoản tiền gửi chi chế độ BHXH bắt buộcdo chi nhỏnh NHNo&PTNT trả;
+ Nhận cỏc khoản chi hộ để chi cho cỏc đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH (nếu cú)
- Bờn nợ phản ỏnh:
+ Chuyển kinh phớ chi chế độ BHXH bắt buộccho cỏc đơn vị sử dụng lao động, cỏc cơ sở khỏm chữa bệnh do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý;
+ Chi trả trực tiếp cho những đối tượng hưởng BHXH qua tài khoản thẻ ATM; + Rỳt tiền mặt về quỹ để chi trả trực tiếp cho đối tượng hưởng BHXH; + Chuyển lói tiền gửi về BHXH Việt Nam;
+ Thanh toỏn cho cỏc đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH cỏc khoản nhận chi hộ (nếu cú)
+ Thanh toỏn cỏc khoản chi hộ cho cỏc đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH (nếu cú)
Số dư cú: Phản ỏnh số kinh phớ chi chế độ BHXH của BHXH tỉnh cũn gửi tại Chi nhỏnh NHNo&PTNT.
Chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hằng thỏng của BHXH tỉnh vẫn tồn tại một