- CPKD sử dụng vốn
3.2.2. Tổ chức lại công tác ghi chép ban đầu trong phạm vi toàn Công ty
Hiện nay, công tác tập hợp chi phí sản xuất của các công trình, HMCT chủ yếu được tiến hành tại phòng Tài vụ - Vật tư của Công ty. Do địa điểm sản xuất sản phẩm xây lắp luôn thay đổi theo các công trình vì vậy tại mỗi công trình Công ty bố trí 1 nhân viên kinh tế có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp các hóa đơn, chứng từ phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị; cuối tháng gửi các chứng từ, số liệu, báo cáo tại đơn vị về phòng Tài vụ - Vật tư Công ty. Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ, báo cáo khi nộp về phòng Tài vụ - Vật tư được chuyển cho các kế toán ghi sổ, hạch toán. Như vậy các số liệu về chi phí của các công trình chỉ được tập hợp ghi chép vào cuối tháng điều này gây khó khăn cho việc kiểm soát chi phí trong quá trình thi công các công trình (HMCT).
Khi triển khai tính CPKD Công ty cần tổ chức lại công tác ghi chép ban đầu bởi ghi chép ban đầu là khâu cơ bản trong kế toán nên cần phải được tiến hành có hệ thống và khoa học, đảm bảo chính xác, đầy đủ và kịp thời. Tổ chức lại công tác ghi chép ban đầu tại Công ty được thể hiện trong:
- Về kỹ thuật ghi chép ban đầu:
+ Để tài liệu ghi chép ban đầu làm cơ sở cung cấp thông tin cho cả kế toán tài chính và tính chi phí kinh doanh thì trong quá trình ghi chép phải tuân thủ nguyên tắc bảo toàn tài sản của tính CPKD và nguyên tắc bảo toàn tài sản về mặt giá trị của kế toán tài chính tức là khi vào sổ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ nhân viên ghi chép ban đầu phải ghi chép đơn vị hiện vật trước sau đó mới ghi chép đơn vị giá trị.
+ Để số liệu ghi chép ban đầu làm cơ sở cho kế toán tài chính tập hợp được ngay chi phí cho các đối tượng mà không phải tiến hành bước phân bổ chi phí và tính chi phí kinh doanh có thể thực hiện tập hợp chi phí kinh doanh theo loại đồng thời thực hiện tính chi phí kinh doanh theo điểm thì trong quá trình ghi chép ban đầu nhân viên ghi chép ngoài việc ghi chép theo đơn vị hiện vật và đơn vị giá trị phải ghi chép đến tận nơi sử dụng (công trình, HMCT hay tổ, đội…)
Để làm được điều này Công ty phải thiết kế hệ thống chứng từ nội bộ mang tính khoa học, chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cung cấp cho kế toán tài chính và tính chi phí kinh doanh. Hệ thống chứng từ nội bộ chủ yếu là các chứng từ nhập kho, xuất kho NVL.
+ Lập chứng từ xuất kho: khi xuất kho NVL nhân viên làm nhiệm vụ xuất kho phải lập hóa đơn xuất kho. Mỗi hóa đơn xuất kho đều ghi nhận việc xuất kho nhiều loại NVL khác nhau với đơn vị hiện vật và giá trị theo mẫu
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu
Mã hiệu hóa đơn: Ngày xuất:
TT Loại NVL Mã hiệu NVL Đơn vị tính Số lượng Thành tiền Đối tượng sử dụng 1 2 ……. Cộng
+ Tập hợp loại NVL sử dụng: Do Công ty tổ chức kho phân tán (kho tại Công ty và kho tại các công trình, HMCT). Nên NVL xuất kho Công ty cho các công trình, HMCT hóa đơn xuất kho sẽ chỉ xác định được số lượng NVL từng loại đã xuất khỏi kho Công ty, để biết được số lượng NVL từng loại cụ thể đưa vào sử dụng cho thi công công trình, HMCT phải có số liệu ghi chép ở kho bộ
phận mới xác định được. Nhân viên ghi chép ban đầu tập hợp NVL từng loại sử dụng trong kỳ theo mẫu
Tập hợp loại vật liệu i tháng năm
TT Mã hiệu hóa đơn Ngày xuất Đơn vị tính Số lượng sử dụng Tổng CT HMCT …
- Về tổ chức nhân viên ghi chép ban đầu:
+ Hiện nay tại mỗi công trình, HMCT Công ty bố trí một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ tập hợp các hóa đơn chứng từ cuối tháng gửi về Phòng Tài vụ - Vật tư Công ty để ghi chép, hạch toán. Khi triển khai mô hình tính CPKD tại Công ty nhân viên kinh tế sẽ làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu các chi phí phát sinh tại công trình, HMCT.
+ Phòng Tổ chức hành chính tại Công ty quản lý số lượng lao động, thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên tại trụ sở Công ty hàng tháng lập bảng chấm công làm cơ sở tính lương cho từng cán bộ, công nhân viên. Khi triển khai mô hình tính CPKD thì cán bộ phòng Tổ chức hành chính sẽ thực hiện công tác tính lương chung cho cán bộ công nhân viên tại trụ sở Công ty và ghi chép ban đầu về tiền lương chung.
+ Thủ kho Công ty sẽ làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu về công tác nhập, xuất NVL và tính chi phí NVL từng loại sử dụng vào thi công từng công trình, HMCT căn cứ vào số liệu ghi chép ban đầu của nhân viên kinh tế tại các kho bộ phận.
thiết phải cử nhân viên làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu mà nên đào tạo và tổ chức ghi kết hợp theo nhiệm vụ của các nhân viên.