c) Khả năng thanh toán nhanh:
a.4) Chứng từ, sổ sách sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ:
* Chứng từ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng. (Xem phụ lục)
- Các chứng từ liên quan: Phiếu báo khách, bảng tổng hợp hóa đơn ( tiền măt, cash, chuyển khoản), phiếu thu (tiền mặt, thẻ tín dụng), bảng kê chi tiết BATCH ( bảng thanh toán quốc tế) (Xem phụ lục)
* Sổ sách:
- Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền.
Sổ chi tiết 511A, sổ cái 511 và các tài khoản liên quan khác. * Luân chuyển chứng từ: ( Xem lưu đồ ở trang 52)
- Hằng ngày khách đến thuê phòng, bộ phận lễ tân tiếp khách, thông báo giá cả. Lễ tân lập phiếu báo khách 2 liên :
+ 1 liên gửi lên bộ phận buồng để lên sơ đồ phòng và theo dõi số lượng khách . + 1 liên lễ tân dùng để lên hóa đơn thanh toán.
Khi khách hàng thanh toán tiền phòng, lễ tân lên Hóa đơn GTGT và tập hợp các hóa đơn trong ngày để lên Bảng tổng hợp hóa đơn (tiền mặt, card, chuyển khoản) rồi nộp về phòng kế toán của khách sạn.
- Nếu khách du lịch thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng thì kế toán thanh toán lập phiếu thu ( tiền mặt, TTD) gồm 2 liên ( 1 liên kẹp vào bộ chứng từ gốc, 1 liên giao thủ quỹ). Riêng trường hợp thanh toán bằng TTD thì kế toán lập bảng kê chi tiết BATCH. Sau đó kế toán thanh toán ký vào phiếu thu và chuyển cho tổ trưởng kế toán. Đồng thời kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào các phần mềm liên quan và in sổ sách liên quan.
chuyển chừng từ lên cho công ty nhờ công ty thu hộ và kế toán khách sạn sẽ theo dõi công nợ trên TK 136( công ty).
- Tổ trưởng tổ kế toán ký vào phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ nhận phiếu thu và đối chiếu với bảng kê nộp tiền và thẻ tín dụng từ các quầy thì tiến hành thu tiền và thẻ tín dụng, ký vào phiếu thu và nhập liệu vào sổ quỹ, in sổ quỹ và lưu trữ theo số.
Ghi chú: Vì khách sạn Quê Hương là đơn vị trực thuộc Công ty Du lịch Khánh Hòa nên mọi khoản thu, chi tiền mặt, thẻ tín dụng đều chịu sự quản lý chặt chẽ của Công ty. Đồng thời nhằm tránh sự thất thoát và bảo đảm an toàn trong việc quản lý tiền mặt, thẻ tín dụng, thủ quỹ Khách sạn hàng ngày phải nộp toàn bộ số tiền và thẻ tín dụng thu được từ bán hàng và cung cấp dịch vụ lên Công ty.