Để tổ chức một buổi trỡnh diễn văn nghệ nhõn cỏc ngày Lễ, Hội đạt hiệu quả cao và gõy được ấn tượng cho người xem cũng như người được tham gia trỡnh diễn, cần phải cú sự chuẩn bị kỹ như sau:
1.1. Xỏc định chủđề của chương trỡnh
Chương trỡnh tổ chức để chào mừng ngày lễ gỡ (như cỏc ngày: 19/5, 27/7, 19/8, 2/9, 20/10, 20/11...). Với ngày nào thỡ chủđề chớnh phải rừ nột về ngày đú.
1.2. Lựa chọn tiết mục, thể loại
Để thực hiện tốt cụng việc, trước tiờn, cần phải lựa chọn những bài hỏt, điệu mỳa đảm bảo về chủđề, chất lượng nghệ thuật cũng như về nội dung lời ca. Chọn cỏc thể loại tương ứng với cỏc bài hỏt đó chọn (bài nào đồng ca, tốp ca, bài nào tam ca, đơn ca, bài nào mỳa...). Người trỡnh bày phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Cú giọng hỏt, phong cỏch tự nhiờn đỏp ứng được yờu cầu thể hiện tỏc phẩm. Sau đú, tựy theo yờu cầu của cỏc buổi trỡnh diễn mà chọn tiết mục sao cho phự hợp.
1.3. Sắp xếp chương trỡnh
Việc sắp xếp chương trỡnh cũng là vấn đề cần quan tõm. Nếu trỡnh diễn một chương trỡnh ca hỏt đơn thuần thỡ nờn sắp xếp xen kẽ cỏc hỡnh thức hỏt như đồng ca, đơn ca nữ, tốp nam, song ca nam nữ, đơn ca nam, song ca nữ... Mởđầu chương trỡnh nờn chọn tiết mục hay để gõy được ấn tượng ngay từ ban đầu đối với người thưởng thức.
Vớ dụ: Mởđầu chương trỡnh thường là tiết mục hỏt tập thể, cú thể thờm mỳa phụ họa thỡ càng tốt, đú là tiết mục dễ gõy được khụng khớ và ấn tượng. Tuy nhiờn tiết mục này phải được chuẩn bị kỹ, đểđảm bảo được tớnh nghệ thuật cũng như chất lượng thể hiện.
Nếu buổi trỡnh diễn là một chương trỡnh tổng hợp như: ca, mỳa, kịch, thơ... thỡ cỏc tiết mục hỏt nờn sắp xếp trỡnh diễn xen kẽ với cỏc tiết mục của loại hỡnh nghệ thuật khỏc.
Sau khi việc sắp xếp chương trỡnh đó hoàn tất, cần cú sự thụng bỏo bằng văn bản để mọi người biết được thứ tự tiết mục mỡnh và cứ theo thứ tựđú mà ra sõn khấu trỡnh diễn.
1.4. Lời giới thiệu chương trỡnh
Nội dung lời giới thiệu cần ngắn gọn, sỳc tớch, hấp dẫn đảm bảo tớnh văn học nhằm thu hỳt sự theo dừi của người thưởng thức.
1.5. Người giới thiệu chương trỡnh
Người giới thiệu chương trỡnh cần cú hỡnh thức hấp dẫn như: xinh đẹp, vúc dỏng tương đối, cú giọng núi truyền cảm, cú phong cỏch tự nhiờn, duyờn dỏng và linh hoạt, biết làm chủ sõn khấu.
1.6. Về húa trang, trang phục
Tất cả cỏc tiết mục được tham gia trỡnh diễn đều phải được húa trang (trang điểm) đảm bảo về thẩm mỹ, và cỏc yờu cầu của tỏc phẩm cần trỡnh diễn.
Đối với cỏc tiết mục hỏt tập thể cần được húa trang cho thống nhất, trang phục cần đồng đều, đẹp và nghiờm tỳc.
1.7. Ghộp với phần nhạc đệm
Cỏc tiết mục từ đơn ca đến hỏt tập thể đều phải được ghộp (rỏp) nhạc cẩn thận trước khi trỡnh diễn. Khụng nờn xem nhẹ việc rỏp nhạc. Cỏc tiết mục hỏt cần cú nhạc đệm, giỳp người hỏt được bỡnh tĩnh, tự tin, chớnh xỏc.