Công ty ABC là khách hàng thường xuyên của Deloitte VN nên KTV đã có những hiểu biết nhất định về HTKSNB của Công ty khách hàng qua cuộc kiểm toán năm trước. KT.V tiến hành phỏng vấn trự.c tiếp bà Lê Thị Hải – Trưởng phòng nhân sự và Ông Nguyễn Thanh Sơn – Kế toán trưởng về những thay đổi trong chính sách lương thưởng để tiến .hành cập nhật những thay đổi này vào GTLV 1530.
Bảng 1.7: GTLV số 1530 – Tìm hiểu về các hoạt động tiền lương và nhân viên của Công ty ABC. Tuyển dụng
Mỗi khi có nhu cầu về nhân viên.
Khi một bộ phận cần nhân viên cho một vị trí, Trưởng phòng bộ phận đó sẽ chuẩn bị 1 yêu cầu tuyển nhân viên, có xác nhận của bộ phận quản trị, Phó Tổng giám đốc phê duyệt.
Sau khi chấp thuận của Phó Tổng Giám đốc, bộ phận tuyển dụng công khai thông tin và thực hiện quy trình tuyển dụng.
Mỗi ứng viên phải kiểm tra và phỏng vấn bởi bộ phận quản trị.
Sau khi kiểm tra / phỏng vấn, người đứng đầu bộ phận quản trị và yêu cầu bộ phận tuyển dụng đưa ra quyết định người được thuê và gửi kết quả cho Tổng giám đốc phê duyệt.
Nhân viên được thuê đã ký hợp đồng thử việc trong 1 hoặc 2 tháng. Sau thời gian này, người đứng đầu sẽ tiến hành đã thực hiện đánh giá nhân viên, và quyết định ký hợp đồng chính thức và gửi cho Tổng giám đốc.
Tổng giám đốc sẽ quyết định thuể hay không, và ra quyết định kí hợp đồng.
Chấm dứt hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động có thể được chấm dứt khi:
1) Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc được giao 2) Công ty thay đổi công nghệ sản xuất hoặc cơ cấu
3) Người lao động bị kết án bị miễn nhiệm 4) Thời hạn hợp đồng kết thúc
Đối với hợp đồng xác định, khi thời hạn kết thúc hợp đồng, trưởng bộ phận đánh giá Công ty cần phải gia hạn hợp đồng hoặc không có mẫu của Công ty, có xác nhận của bộ phận quản trị, và gửi cho Tổng Giám đốc.
Tổng Giám đốc và bộ phận quản trị xem xét nhu cầu về nhân viên của Công ty (tại bộ phận hiện tại của nhân viên hoặc bộ phận khác) và quyết định chấm dứt hợp đồng gia hạn hợp đồng.
Nếu hợp đồng được chấm dứt, bộ phận quản trị thông báo cho nhân viên. Nhân viên thực hiện bàn giao công việc, thống nhất, các công cụ cho công ty.
Quản trị viên bộ phận tính lương, thưởng, trợ cấp thôi việc của người lao động và gửi cho phòng kế toán để giải ngân tiền.
Tính lương và Thanh toán lương cho người lao động.
ngày, bao gồm bà Yên và bà Vân Anh. Có một máy máy chấm công được sử dụng để ghi lại thời gian tính bằng cách thu thập dấu vân tay của nhân viên khi họ đi làm việc mỗi ngày. Các máy máy chấm công được kết nối với máy tính để tạo ra bảng chấm công vào cuối tháng
Cuối tháng, bộ phận quản trị gửi bảng chấm công của nhân viên bộ phận kế toán tiền lương để tính lương
Thẻ thời gian sẽ được ghi lại, phê duyệt Trưởng bộ phận và thêm vào bảng tính lương.
Thanh toán lương
Bộ phận kế toán tiền lương tính toán tiền lương và gửi cho ông Sơn, phòng kế toán trưởng, phê duyệt biên chế tính bảng. Biên chế tính bảng đã được hoàn thành vào tháng 24 mỗi.
Tất cả các hợp đồng được ký bằng tiền USD, vì vậy tiền lương được tính bằng tiền USD. Khi trả tiền cho nhân viên, Công ty sử dụng tỷ giá của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam.
Dựa trên thông tin từ tờ thanh toán tiền lương. Nếu có bất kỳ sự thay đổi trong tiền lương, bộ phận kế toán tiền lương chịu trách nhiệm thông báo cho bộ phận nhân sự.
Hàng tháng, lương sẽ được trả trực tiếp cho các tài khoản ngân hàng của người lao động hoặc bằng tiền mặt trong tay ở tháng thứ 25 mỗi. Bộ phận kế toán tiền lương chịu trách nhiệm liên lạc với ngân hàng để xử lý và kiểm tra thanh toán. Bộ phận kế toán sẽ đối chiếu giữa sổ cái và thanh toán.
Nếu người lao động sẽ được yêu cầu về tiền lương của họ, họ có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận kế toán tiền lương.
Duy trì quản lý hồ sơ.
Phòng quản trị sẽ có trách nhiệm giám sát thông tin nhân viên. Thông tin của người lao động đã được giám sát bởi các tập tin cứng một cho mỗi nhân viên và một file mềm cho nhân viên cả.
Thông tin về nhân viên được giám sát có những thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng (ngày bắt đầu và ngày kết thúc), làm việc, thông tin (nhân viên đánh giá) và các thông tin khác
THƯỞNG
Công ty có một chính sách tiền thưởng cho nhân viên.
Mỗi cuối năm, lãnh đạo các bộ phận thực hiện đánh giá nhân viên một hình thức của nhân viên và nhân viên xếp hạng là một sắp xếp, B, C hoặc D. nhân viên sẽ
Phân loại A; Nhận lương thưởng = 120% cơ bản
Phân loại B: Nhận tiền lương tiền thưởng = 105% cơ bản Phân loại C: Nhận tiền thưởng = 100% tiền lương.
Phân loại D: Nhận tiền thưởng = 75% lương. Tỷ lệ trên sẽ được thay đổi mỗi năm.
Lương sẽ được tăng một lần vào đầu năm theo kết quả hoạt động của Công ty và tỷ lệ lạm phát. Tổng giám đốc trực tiếp quyết định tăng tỷ lệ tiền lương và phân bổ cho từng bộ phận. Mỗi bộ phận thực hiện đánh giá nhân viên và trưởng bộ phận quyết định tăng tỷ lệ của từng nhân viên và gửi cho Tổng giám đốc phê duyệt. Tăng tỷ lệ nhân viên, Tổng giám đốc phê duyệt đã được gửi đến phòng kế toán để tính tiền lương mới của nhân viên.
(Nguồn: Công ty TNHH Deloitte Việt Nam)
Đồng thời, với những hiểu biết nhất định về HTKSNB cũng như các chính sách tiền lương và nhân viên của Công ty ABC qua cuộc kiểm toán năm trước bằng cách xem xét hồ sơ kiếm toán năm trướ.c, tiếp đến KTV tiến hành thu thập các tài liệu về chính sách nhân sự. của công ty (nếu thay đổi so với năm trước) và các tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm toán như:
Quy chế mới về việc tăng lương
Quy chế mới về tăng các khoản phụ cấp như phụ cấp ăn ca, phụ cấp đi lại, phụ cấp sản phẩm vượt, phụ cấp trách nhiệm.
Bảng chấm công, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của các tháng trong năm.
Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN.
Bảng kê nộp BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN trong năm 2010.
Sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết các TK 334, 338, 351 và 3335.
Danh sách người lao động của công ty qua các tháng.
Danh sách những người lao động nghỉ việc trong năm.
Các văn bản có liên quan khác.
Căn cứ vào kết quả kiểm toán năm trước (Deloitte VN đưa ra ý kiến Chấp nhận toàn phần cho BCTC năm 2009 của công ty ABC cũng như cho khoản mục tiền lương và các khoản mục có liên quan) .và các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán, KTV nhân định rằng Công. ty đã thực hiện chế độ lương, thưởng, hạch toán lương theo đúng quy chế lương của Công ty và theo chế độ kế toán hiện hành. Vì vậy,
KTV cho rằng HTKSNB với c.ác hoạt động tiền lương và nhân viên của Công ty là tương đối tốt.