chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty trách nhiệm hữu hạn Deloitte Việt Nam thực hiện.
Nhìn chung, những bằng chứng nội bộ được chuẩn bị bởi đơn vị kiếm toán là bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục nhất mà có sãn cho viêc kiếm tra các khoản mục tiền lương. Ch.o nên, thưởng thì kiếm toán vi.ên (KTV) chủ yếu dựa vào việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát trong các cuộc kiếm toán tiền lường hơn là dựa vào việc thực hiện thử nghiệm cơ bản.
Thử nghiệm kiểm soát thường được thực hiên trong chu trình tiền lương và nhân viên, gồm các khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, khảo sát tiền lương khống, khảo sát tiền lươn.g khống, khảo sát việc phân bổ chi phí về tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động, và khảo sá. câc khoản trích trên tiền lương.
1.3.5.1 Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên trong kiếm toán báo cáo tài chính.
Bảng tình lương của đơn vị được kiểm toán chính là cơ sở để thanh toán
tiền lương, ghi chép vào sổ sách. kế toán và phân bổ chi phí tiền lương, do đó nó thường là xuất phát điểm trong các cuộc khảo sát của kiếm toán viên về tiền lương và nhân viên. Đầu ti.ên KTV chọn ra bảng tín.h lương của một kỳ nào đó ( có thể một số kỳ ). Sau đó, KTV kiếm tra lại độ chính xác số học của việc tính toán. Tiếp theo, KTV chọn ra một bảng tông hợp thanh toán tiền lương có liên quan và một bản tổng hợp việc phân bổ chi .nh toán tiền lương và bảng tổng hợp phân bổ chi phí nhân công rồi đem so sánh với con số trên bả.ng tính lương. Đồng thời, con số tổng hợp này cũng được đối chiếu với sổ nhật ký tiền lương và sổ cái.
Tính chính xác của tiền lương và việc phân bổ vào các tài khoản hợp lý là mối quan tâm chủ yếu đối với KTV vì sự ảnh hưởng đáng kể của tiền lương tới rất nhiều các khoản mục, chi tiêu tr.ên báo cáo tài chính vì dụ như sản phẩm dở dang, thành phẩm, phải trả người la.o động, thuế thu nhập…
Bước tiếp theo là KTV chọn ra một số ngẫu nhiên gồm 1 vài nhân viên từ bảng tính lương và lấy ra các hồ sơ nhân sự của mỗ. nhân viên đã được chọn. Sau đó, kiếm toán viên kiếm tra sự hoàn hảo của các hồ sơ và rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự về sự phê duyệt xem có chính xác không. Đồng thời, KTV so sánh các mức lương, bậc lương., các khoản khấu trừ trên các sổ nhân sự với các thông tin như vậy trên bảng tính lương để xác định.xem chúng có khớp nhau hay không. Hơn nữa, KTV cũng cần đối chiều tiền lương của nhân viên đã được lựa chọn trên bảng tính lương kỳ trước với kỳ này và kiểm tra các báo cáo hoạt động nhân sự về việc tuyển mới hoặc mãn hạn hợp đồng.
1.3.5.2. Khảo sát tiền lương khống trong kiếm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cá.o tài chính.
Trong lĩnh vực tiền lương và nhân viên, có rất nhiều cách để nhân viên có thể thực hiện được hành vi gian lận. Tuy nhiên, hình thức phổ biến nhất vẫn là “ Lương khống ”. Lương khống được biểu hiệ.n dưới hình thái số là số nhân viên khống hoặc số giờ la.o động khống hoặc số lượng sản phẩm hoản thành khống.
Số nhân viên khống với việc viết phiếu chi cho nhân viên đã thôi việc hoặc đã mãn hạn hợp đồng hoặc không có thực. Công việc này thường được thực hiện bởi nhân phụ trách tiền. lương, quản đốc, đốc công, bạn đồng nghiệp. Tron.g trường hợp này, người theo dõi chấm công thờ.i gian lao động lại vừa là người phụ trách phát phiếu chi cho nhân viên thì có hội xẩy ra gian lận là rất cao. Ví dụ, đốc công có thể chấm công hàng ngày cho một . số nhân viên nào đso .đã thôi việc và đến khi phát phiếu chi thì đôc công sẽ lĩnh luôn phiếu chi lương của người nhân viên đã thôi việc.
Để kiếm soát hiện tượng này thì KTV có thể so sánh tên trên các phiếu chi hoặc các séc chi đã thanh toán v.ới các bảng chấm công và. các giấy tờ liên quan về chữ ký phê chuẩn và tính hợp lý của các chữ ký tắt ở mặt sau. Nếu phát hiện sự khác biệt thì đố chính là dấu hiệu cần được điều tra.
KTV có thể chọn ra một số hồ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm tìm hiểu các nhân viên đã thôi việc hoặc mã.n hạn hợp đồng trong năm hiện hành dể xác định các khoản thanh toán mãn hạn cho nhân viên xem có phù hợp với hợp đồng không.
Kiểm tra việc thanh toán lương cho nhân viên để bảo đảm việc chấm dứt thanh toán thanh toán cho những nhân viên đã kế.t thúc hợp đồng. Một nhược điểm của thủ tục này là nếu phòn.g .nhân sự không được báo cáo về việc mãn hạn hợp đồng thì thủ tục này sẽ không còn hiệu lực.
Một biện pháp khác là KTV cũng có thể tiến hành kiếm soát số nhân viên khống bằng cách yêu cầu trả lương đột xuất. Đây là hình thức rất tốn kém thời gian và công sức cho cả hai phía. Theo .cách này, mọi nhân viên đều phải trực tiếp ký vào phiếu chi hoặc séc chi của mình của mình .và được giám sát bởi KTV và một số nhân viên kiểm soát của khách hàng. KTV phải thận trọng trong việc quan sát để đảm bảo rằng mỗi nhân viên chỉ .được nhận một phiếu chi ho.ặc séc chi. Có nhiều nhân viên có thể có mặt hai lần để do đó KTV cần phải .xác định rõ từng nhân viên bằng cách xuất trình chứng mình thư nhân viên. Tất cả các phiếu chi hoặc séc chi thừa ra sẽ là đối tượng để điểu tra phát hiện các nhân viên khống. Cách này rất tốn kém nên hiếm khi được áp dụng.
Hình thức khai tăng số giở làm việc hoặc khai man số sản phẩm lao vụ hoản thành thường dễ bị xẩy ra trong trưởng hợp do việc theo dõi thời gian, giám sát và quản lý khong chặt chẽ hoặc do dự móc. nối giữa người giám sát và nhân viên của họ. Nhằm khảo sát hình thức gian lận này, KTV có thể c.ân đối tổng số giở công,
liệu được ghi chép độc lập và được kiểm tra thường xuyên của kiểm soát nội bộ tại từng bộ phận hoạt động. Hoặc kiếm t.oán có thể tiếp cận đơn vị điểu tra để giám sát việc chấm công của quản đốc và phỏng vấn người lao động về việc kiểm soát giờ giấc của quản đốc.
1.3.5.3. Khảo sát việc phân bổ chi phí ti.ền lương vào các đối tượng sử dụng lao động.
Việc tính toán phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động không đúng sẽ dẫn tới việc đánh giá sai lệch các tài khoản trên .bảng cân đối kế toán, sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo kết. quả hoạt động kinh doanh chẳng hạn như sẽ làm sai lệch giá trị tài sản của các số dư sản phảm dở dang, .thành phẩm, công trình xây dựng cơ bản, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý daonh nghiệp.
Chính vì thế mà việc khảo sát quá trình kiểm soát nội bộ về việc phân loại, phân bổ chi phí tiền lương vào đối tượn.g sử dụng lao động đóng vai trò quan trọng. Trong việc khảo sát, KTV cần chú ý tới tính nhất quán trong việc hạch toán chi phí giữa các kỳ kế toán đối với việc phân loại c.ác bộ phận chịu phí. Hơn nữa, KTV cũng cần phải kiểm tra sơ đồ hạch toán tiền lương xem có đúng theo quy định hiện hành và chính sách đã đề ra của công ty hay không. Hoặc KTV cũng có thể đối chiếu khối lượng công việc hoàn thành của một vài nhân viên xem có phù hợp hạch toán vào các tài khoản hay không.
1.3.5.4. Khảo sát các khoản trích theo lương trong kiếm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiếm to.án báo cáo tài chính.
Qũy bảo hiểm xã hội ( BHXH ), bảo hiểm y tế ( BHYT ), và kinh phí công đoàn ( KPCĐ ) là các khoản trích theo tiền lương. Như vậy tiền lương sẽ là căn cứ để tính ra các khoản BHXH, BHYT, .BHTN, KPCĐ theo quy định. Theo quy định hiện hành thì quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích 22% trên tổng quỹ lương cấp bậc và cac kh.oản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toàn ( quỹ lương cơ bản). Ngưởi sử dụng lao động phải nộp 16% trên tổng quỹ lương tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 5.% trên tổng quỹ lương di người lao động đóng trực tiếp đóng góp. Qũy BHYT được hình thành bằng cách trích 4,5 % trên tổng quỹ lương cơ bản trong đó ngưởi sử dụng lao động chịu 3% và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn người lao động trực tiếp nộp 1,5%. Qũy KPCĐ được trích theo tỷ .lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và người sử dụng lao động phải chịu .và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Qũy BHTN được hình thành bằng cách trích 2% trên tổng quỹ lương cơ bản, trong đó doanh nghiệp chịu 1% còn người lao động chịu 1%.
Đối với các khoản trích theo tiền lương này thì KTV cần phải xác định tính chính xác của quỹ lương để làm cơ sở tính toàn chính xác cho các khoản trích. Đồng thời kiếm toán phải so sá.nh chi tiết thông tin trên bảng kê khai các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, và BHTN phải nộp vói các thông tin trên sổ lương để đánh giá tính hợp lý của các khoản phải nộp. KTV cũng có thể so sánh các khoản đã thanh toán với các bảng kê khai các k.hoản phải nộp .để xác nhận doanh nghiệp có
kê khai đúng không hay không, cũng như xem xét thủ tục quyết toán các khoản đó giữa doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài xem đúng không.