2.1.2.1. Khái quát ngành nghề kinh doanh
Công ty Cổ phần may Hồ G−ơm hoạt động trong lĩnh vực may mặc. Công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc. Hiện nay công ty áp dụng hai hình thức kinh doanh chủ yếu là gia công và sản xuất hàng xuất khẩu.
Mặt hàng chủ yếu của Công ty là: Jacket, sơ mi, complex, áo véc, váy các loại, quần áo cho ng−ời lớn và trẻ em. Chính nhờ sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty mà sản l−ợng của Công ty đã đạt khá cao góp phần không nhỏ vào sản l−ợng dệt may trong toàn ngành dệt may Việt Nam.
Với chính sách thực hiện đổi mới công nghiệp, hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, công ty đảm bảo cung ứng một cách đầy đủ kịp thời nhanh chóng cho mọi đối t−ợng khách hàng theo đúng chủng loại yêu cầu với chất l−ợng tốt, số l−ợng chính xác, giá cả hợp lý. Mặt khác do quản lý chặt chẽ mạng l−ới phân phối, Công ty đ−ợc sự tín nhiệm của khách hàng nên mấy năm gần đây Công ty đã chiếm đ−ợc một phần thị tr−ờng lớn cụ thể là: Khu vực Châu á bao gồm: Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapo. Khu vực Châu Âu bao gồm: Canada, Thụy Điển, Tây Ban Nha... Ngoài ra còn có các bạn hàng ở Mỹ và ở các n−ớc Bắc Âu. Khách hàng là thế lực đầu tiên và quan trọng tác động đến sự tồn tại của Công ty. Chính vì vậy Công ty luôn quan tâm đến các vấn đề nh− chất l−ợng hàng hoá, giá cả, dịch vụ sau bán hàng, điều kiện giao hàng và đặc biệt là thời gian giao hàng. Cho đến nay có thể nói Công ty cổ phần may Hồ G−ơm đã và đang khẳng định vị trí của mình trên thị tr−ờng.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Đặc điểm sản xuất của Công ty cổ phần may Hồ G−ơm là sản xuất phức tạp theo kiểu chế biến liên tục kết hợp với sản xuất kiểu song song, sản phẩm của công ty là hàng may mặc do vậy có nhiều chủng loại hàng khác nhau.
Hiện nay Công ty có 5 xí nghiệp: Xí nghiệp 1 - Tr−ơng Định - Hà Nội; Xí nghiệp 2,3,4 - H−ng Yên; Xí nghiệp 5 - Hải Phòng. Mỗi xí nghiệp đều có 2 phân x−ởng thực hiện các chức năng khác nhau:
+ Phân x−ởng I
- Tổ may 1, tổ may 3, tổ may 5, tổ may 7, tổ may 9 chuyên may các áo váy cho trẻ em ng−ời lớn .
- Tổ thêu là, đóng gói thực hiện các chức năng hoàn thiện sản phẩm. + Phân x−ởng II
- Tổ may 2, tổ may 4, tổ may 6, tổ may 8, tổ may 10 chuyên may các loại quần, áo sơ mi, áo thun, áo vest kaki thêu túi, complex, jacket.
- Tổ cắt thực hiện công đoạn cắt vải theo đúng yêu cầu kỹ thuật mà phòng kỹ thuật đề ra.
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng các phân x−ởng có thể cùng kết hợp để sản xuất các loại sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
2.1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
May Hồ G−ơm là một Công ty công nghiệp chế biến, đối t−ợng chế biến là vải đ−ợc cắt và may thành rất nhiều loại mặt hàng khác nhau, kỹ thuật sản xuất các cỡ của mỗi chủng loại mặt hàng lại có mức độ phức tạp khác nhau, phụ thuộc vào mốt và số l−ợng chi tiết của loại hàng đó. Do mỗi mặt hàng kể cả các cỡ vóc của mỗi mặt hàng đó có yêu cầu kỹ thuật sản xuất riêng về loại vải cắt cho từng mặt hàng, nên tuy chủng loại của mặt hàng khác nhau nh−ng cùng đ−ợc tiến hành trên cùng một dây chuyền, không tiến hành đồng thời trong cùng một thời gian. Mỗi mặt hàng đ−ợc may từ nhiều loại vải khác nhau hoặc có nhiều mặt hàng đ−ợc may từ cùng một loại vải, do đó cơ cấu chi phí chế biến và định mức của mỗi loại chi phí cấu thành sản l−ợng sản phẩm của từng mặt hàng có sự khác nhau. Toàn bộ quy trình công nghệ thực hiện sản xuất theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Từ nguyên vật liệu chính là vải sẽ đ−ợc chuyển sang tổ cắt. Tổ cắt sẽ thực hiện công đoạn trải vải, cắt pha, cắt gọt, đánh số. Tại đây có nhân viên giám sát kỹ thuật trực tiếp h−ớng dẫn, giám sát thực hiện cắt trên vải theo đúng yêu cầu mà phòng kỹ thuật đề ra.
Nguyên vật liệu
Cắt
(Trải vải, cắt pha, cắt gọt, đánh số)
Thêu, giặt, mài May
(May cổ, may tay...ghép thành SP)
Nhập kho thành phẩm Là
Hoàn thiện sản phẩm Vật liệu phụ
Bán thành phẩm cắt chuyển sang tổ may. Các tổ may thực hiện các thao tác máy, lắp ráp các bộ phận. Tùy theo yêu cầu của sản phẩm mà có công đoạn thêu, giặt hay công đoạn in, mài. Sau đó may ghép các bộ phận riêng lẻ thành sản phẩm. Sản phẩm này đ−ợc chuyển sang tổ là, tổ hoàn thiện sản phẩm và chuyển qua tổ KCS (kiểm tra kỹ thuật).
Qua tất cả các khâu trên, nếu sản phẩm đạt yêu cầu thì đ−ợc chuyển về nhập kho thành phẩm hoàn thành.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty Cổ phần may Hồ G−ơm là đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, đ−ợc quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp mình. Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình quản lý trực tuyến chức năng. Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn Công ty đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của ban Giám đốc, cán bộ công nhân viên Công ty th−ờng xuyên kiện toàn bộ máy tổ chức sản xuất.
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
(
(Nguồn: Phòng tài chính- kế toán) Phó tổng giám đốc Giám đốc Phòng Kỹ thuật KCS Phòng Tổ chức Hành chính Phòng bảo vệ Phòng kinh doanh Phòng Tài chính- Kế toán Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 4 Tổ 1 Tổ 5 Tổ 7 Tổ 9 Tổ là thêu đóng gói Tổ cắt Tổ2 Tổ4 Tổ6 Tổ8 10 Tổ Tổ 3
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc
Phòng kế hoạch Phòng Xuất nhập khẩu
Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 3 Xí nghiệp 5
* Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty: Là ng−ời đại diện pháp nhân của Công ty, do hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm, là ng−ời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà n−ớc theo quy định hiện hành.
* Ban Giám đốc : Bao gồm 1 Phó tổng Giám đốc phụ trách kỹ thuật và sản xuất, các Giám đốc của các xí nghiệp thành viên.
* Các phòng ban chức năng của Công ty bao gồm:
+ Phòng Tài chính- Kế toán: Quản lý đồng thời huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả cao nhất. Phòng có trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất của công ty, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo tài chính. Ngoài ra còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho ng−ời quản lý để họ đ−a ra những ph−ơng án cólợi nhất cho Công ty.
+ Phòng kinh doanh:Có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế th−ơng mại trong n−ớc và ngoài n−ớc, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá, vật t− đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, điều chỉnh hoạt động kế hoạch sản xuất kinh doanh và cùng với các phòng chức năng thực hiện hợp đồng đã ký kết. Ngoài ra phòng kinh doanh còn tr−ng bày, giới thiệu sản phẩm của Công ty cũng nh− tham gia các hội chợ triển lãm.
+ Phòng kỹ thuật KCS (kiểm tra chất l−ợng sản phẩm): Xây dựng, quản lý và theo dõi các quy trình, quy phạm kỹ thuật trong quá trình sản xuất đảm bảo chất l−ợng của sản phẩm. Khi có kế hoạch thì triển khai giác mẫu, thử mẫu thông qua khách hàng duyệt sau đó gửi xuống các xí nghiệp tiến hành sản xuất hàng loạt, xác định mức hao phí nguyên liệu, h−ớng dẫn cách đóng gói cho các phân x−ởng sản xuất. Đồng thời kiểm tra chất l−ợng sản phẩm trên dây chuyền cũng nh− thành phẩm tr−ớc khi giao cho các khách hàng.
+ Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, điều động tiến độ sản xuất, bố trí tuyển dụng lao động và giải quyết các vấn đề tiền l−ơng đồng thời lập các kế hoạch đào tạo tiếp nhận nhân sự và nâng cao tay nghề công nhân.
+ Phòng xuất nhập khẩu: Phòng có nhiệm vụ theo dõi các đơn hàng từ khâu thiết kế đến khâu đóng hàng xuất đi xuất khẩu và khi hàng nhập về phải làm thủ tục nhập hàng.
+ Phòng kế hoạch:Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập ra kế hoạch sản xuất cho xí nghiệp sản xuất. Cân đối nguyên phụ liệu thừa thiếu và đặt hàng kịp thời cho các đơn hàng.
+ Phòng bảo vệ và ban xây dựng cơ bản: Có trách nhiệm bảo vệ tài sản và giữ gìn an ninh trật tự trong nội bộ trong Công ty. Quản lý giám sát quá trình xây dựng, chịu trách nhiệm với ban giám đốc về chất l−ợng kỹ thuật và tiến độ thi công nghiên cứu công trình.
Mỗi phòng ban của Công ty có nhiệm vụ, chức năng khác nhau song đều có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng phục vụ cho việc quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm của loại hình kinh doanh khá phức tạp các nghiệp vụ phát sinh với khối l−ợng lớn nên yêu cầu bộ máy kế toán của Công ty phải tổ chức theo mô hình tập trung và sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán. Toàn bộ công việc kế toán đ−ợc tập trung ở phòng tài chính kế toán. Kế toán ở các xí nghiệp tập hợp chứng từ gửi chứng từ về phòng tài chính kế toán để kiểm soát thanh toán và hạch toán. ở các xí nghiệp sản xuất không có tổ chức bộ máy riêng.
Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng của hệ thống quản lý sản xuất với nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm tra toàn bộ hệ thống các thông tin kinh tế, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Về nguyên tắc cơ cấu kinh tế tổ chức theo phần hành kế toán, mỗi nhân viên phụ trách một phần hành. Nh−ng do đặc điểm thực tế của Công ty, bộ máy kế toán đ−ợc tổ chức theo ph−ơng thức ghép việc, nghĩa là nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty cổ phần may Hồ G−ơm đ−ợc tổ chức nh− sau:
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng tài chính- kế toán)
Kế toán tr−ởng: Là ng−ời trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty, chỉ đạo chung tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ. Kế toán tr−ởng chịu trách nhiệm tr−ớc cơ quan tài chính cấp trên và Tổng giám đốc Công ty về các vấn đề có liên quan tới tình hình tài chính và công tác hạch toán kế toán của Công ty. Ngoài ra kế toán tr−ởng kiểm tra tình hình biến động vật t− tài sản, theo dõi các khoản thu chi và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà n−ớc.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và công nợ: Có nhiệm vụ làm các thủ tục thu, chi tiền mặt các khoản tiền tạm ứng của công nhân viên Công ty. Kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi các khoản tiền về và các khoản thanh toán. Kế toán công nợ có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả với khách hàng.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Thực hiện kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo đối t−ợng tập hợp chi phí sản xuất (thao tác kết chuyển cuối tháng). Thực hiện phân bổ chi phí cho các đối t−ợng và tính giá thành cho các sản phẩm.
Kế toán nguyên vật liệu và tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định, phối hợp với các phòng ban và các bộ phận có liên quan làm thủ tục thanh lý TSCĐ đã khấu hao hết, quyết toán các
Kế toán tr−ởng Kế toán chi phí sản xuất tính GT Kế toán nguyên vật liệu và TSCĐ Kế toán tiền l−ơng Kế toán tiền mặt TGNH và công nợ Thủ quỹ
Nhân viên hạch toán KT ở Xí nghiệp
Trung tâm máy tính tổng hợp
tr−ờng hợp mua bán vật t−, thiết bị máy móc. Kế toán nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu từ các nơi nhập về và xuất đi sản xuất.
Kế toán tiền l−ơng:Là kế toán chịu trách nhiệm về theo dõi tình hình tiền l−ơng, tiền th−ởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,... cho toàn bộ công nhân viên trong Công ty.
Thủ quỹ: Theo dõi sự biến động của các loại quỹ Công ty chịu trách nhiệm về quản lý tiền của công ty trong két. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi vào sổ vốn thu hoặc chi để làm căn cứ đối chiếu với sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền của kế toán tiền mặt.
Nhân viên hạch toán ở các Xí nghiệp:Toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán (nhập dữ liệu) cũng nh− việc phân tích, kiểm tra do phòng kế toán trung tâm thực hiện. ở các Xí nghiệp chỉ bố trí các nhân viên kinh tế thực hiện h−ớng dẫn lập chứng từ hạch toán ban đầu, thu thập, tổng hợp chứng từ; định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm xử lý.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán a. Chế độ kế toán áp dụng a. Chế độ kế toán áp dụng
Công ty Cổ phần may Hồ G−ơm thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Các chế độ kế toán đ−ợc áp dụng nh− sau:
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. + Kỳ kế toán là tháng.
+ Công ty hạch toán hàng tồn kho theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên. + Kế toán thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ.
+ Ph−ơng pháp tính giá trị vật t− xuất kho theo ph−ơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
+ Ph−ơng pháp tính khấu hao TSCĐ: khấu hao đ−ờng thẳng.
b. Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng
Xuất phát từ tình hình thực tế, Công ty tổ chức kế toán theo mô hình tập trung, khối l−ợng công việc nhiều, trình độ của các nhân viên t−ơng đối đồng đều nên từ năm 2004 công ty áp dụng kế toán trên máy nhằm giảm bớt khối l−ợng công việc kế toán. Công ty đ−ợc trang bị đầy đủ hệ thống máy tính và cài đặt phần mềm kế toán FPC do
Công ty Cổ phần năng lực trí tuệ t−ơng lai và Công ty Cổ phần may Hồ G−ơm phối hợp thực hiện.
Quá trình luân chuyển chứng từ và trình tự xử lý thông tin kế toán trên máy tại phòng tài chính kế toán nh− sau:
+ Công việc đầu tiên của kế toán khi sử dụng phần mềm kế toán là khai báo, đăng nhập hệ thống danh mục, mã hoá các đối t−ợng cần quản lý, cập nhật số d− ban đầu.
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kinh tế phát sinh đ−ợc gửi về phòng tài chính kế toán, kế toán tổng hợp thu nhận, phân loại chứng từ. Sau đó chuyển các loại