6. Kết cấu của luận văn
2.2.4 Thực trạng công tác quản lý và sử dụng tài sản của Viện NCNTTS1
* Nguyên tắc quản lý tài sản
Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X là phải quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản nhà nƣớc, Viện NCNTTS1 đã đƣa ra 3 nguyên tắc để quản lý tài sản:
1) Tài sản phải đƣợc quản lý, sử dụng hiệu quả, tránh tình trạng “cha chung không ai khóc”. Các Trung tâm, Phòng ban đƣợc giao quản lý, sử dụng tài sản có quyền sử dụng, khai thác tài sản đúng mục đích đƣợc giao, đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả đồng thời phải chịu trách nhiệm nếu có sai phạm trong quản lý, sử dụng tài sản.
2) Tài sản phải đƣợc hạch toán đầy đủ về hiện vật và giá trị theo quy định của pháp luật
3) Tài sản phải đƣợc bảo dƣỡng, sửa chữa thƣờng xuyên, mất phải bồi thƣờng. Tài sản của Viện đƣợc sử dụng một cách hợp lý. Ngoài nhiệm vụ nghiên cứu, các trang thiết bị của Viện còn đƣợc sử dụng cho việc đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, tập huấn kỹ thuật nâng cao trình độ cho cán bộ, ngƣ dân của các địa phƣơng, doanh nghiệp. Viện dành sự ƣu tiên trong việc sử dụng các tài sản và hạ tầng cho các đề tài nghiên cứu và chuyển giao công nghệ, dự án quốc tế. Hàng năm các đề tài nghiên cứu, chuyển giao công nghệ đã đƣợc phê duyệt lập danh sách thiết bị, phƣơng tiện nghiên cứu và hạ tầng trình lãnh đạo xem xét và ra quyết định phân phối, phân bổ các thiết bị đó theo yêu cầu. Các đề tài nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, các dự án quốc
tế có trách nhiệm tính toán hao mòn cho các phƣơng tiện thiết bị hạ tầng đƣợc giao, cũng nhƣ có phƣơng án nâng cấp sữa chữa nếu thấy cần thiết.
Những phƣơng tiện thiết bị hạ tầng chƣa đƣợc các đề tài, dự án sử dụng sẽ đƣợc giao cho lãnh đạo các phòng ban, các trung tâm… nghiên cứu để đƣa vào sử dụng cho các mục đích khác nhƣ sản xuất, dịch vụ. Các đơn vị, tập thể, cá nhân sử dụng các phƣơng tiện, hạ tầng này có trách nhiệm tính toán khấu hao cho các thiết bị và phƣơng tiện đƣợc sử dụng. Mức tính khấu hao đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn của Bộ Tài chính.
Những tài sản sử dụng cho nghiên cứu chƣa hết công suất, chuyển giao công nghệ, sản xuất kinh doanh có thể đƣợc sử dụng làm nguồn đối ứng trong các hoạt động liên doanh liên kết , hoặc đƣợc phép cho thuê khoán theo các quy định hiện hành của pháp luật. Tuy vậy, phƣơng tiện, thiết bị, hạ tầng đƣợc đóng góp cho liên doanh liên kết, hoặc cho thuê sẽ đƣợc thực hiện thông qua các hợp đồng và phải đƣợc tính toán để phƣơng tiện thiết bị đƣợc khấu hao trong thời hạn cho phép. Các phƣơng án đóng góp cho liên doanh, liên kết phải trình lãnh đạo phê duyệt trƣớc khi triển khai.
* Quy trình mua sắm, sổ sách theo dõi, kiểm kê tài sản
- Mua sắm tài sản: Mua sắm tài sản mới phải dựa trên nhu cầu cần thực tế và
chỉ khi các đơn vị trong các cơ quan không có hoặc có nhƣng đã sử dụng hết công suất. Khi mua tài sản, phải làm thủ tục nhập kho, hạch toán tăng giá trị trên sổ sách kế toán các đơn vị, BQL dự án rồi mới xuất kho sử dụng. Trong thời gian thực hiện đề tài, dự án phải có sổ theo dõi. Kết thúc đề tài, dự án thực hiện theo Thông tƣ 87/2010/TT- BTC ngày 15/06/2010 của Bộ Tài chính quy định việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn nhà nƣớc khi dự án kết thúc.
- Phân cấp về việc mua sắm tài sản:
+ Đối với các đơn vị dự toán cấp 3: Các dự án, đề tài đƣợc Viện giao dự toán, hoạt động sản xuất kinh doanh, Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp tại đơn vị : Thủ trƣởng Viện ủy quyền cho Giám đốc các đơn vị dự toán cấp III phê duyệt danh mục, thủ tục đầu tƣ mua sắm các gói tài sản, thiết bị có giá trị dƣới 500 triệu đồng.
+ Những trƣờng hợp khác: Viện trƣởng ủy quyền cho các Phó Viện trƣởng phê duyệt danh mục, thủ tục đầu tƣ, mua sắm các gói tài sản, thiết bị có giá trị dƣới 800 triệu đồng.
- Sửa chữa thường xuyên tài sản:
+ Các đề tài, dự án, đơn vị sử dụng TSCĐ, máy móc thiết bị phục vụ cho các hoạt động cần phải đƣa vào dự toán tiền sửa chữa, nâng cấp thiết bị phục vụ đề tài dự án đó.
+ Chứng từ thanh toán phải có: Biên bản xác nhận hiện trạng hƣ hỏng của tài sản; hoá đơn tài chính; 02 bộ hợp đồng, thanh lý hợp đồng; dự toán đƣợc duyệt.
- Quản lý TSCĐ từ các dự án XDCB, dự án viện trợ:
+ Quản lý Tài sản có từ các dự án XDCB: Khi dự án hoàn thành, tài sản đƣợc bàn giao kèm hồ sơ sổ sách về giá trị, số lƣợng, nguồn gốc xuất xứ cho Chủ đầu tƣ. Chủ đầu tƣ chịu trách nhiệm quản lý, lập sổ nhập kho, hạch toán tăng khối lƣợng tài sản trên sổ sách kế toán, theo dõi quá trình sử dụng, đánh giá lại giá trị và tính hao mòn hoặc khấu hao vào cuối năm. Trƣờng hợp Dự án xây dựng theo nhiều giai đoạn, Tài sản Thiết bị của từng giai đoạn nếu phải đƣa vào sử dụng ngay thì Chủ đầu tƣ và đơn vị thụ hƣởng sẽ phải tiến hành các thủ tục nhập, xuất kho và theo dõi nhƣ dự án hoàn thành.
+ Quản lý Tài sản có từ các dự án viện trợ nƣớc ngoài: Tài sản, trang thiết bị có đƣợc từ dự án viện trợ nƣớc ngoài (do Viện làm Chủ Dự án) đƣợc quản lý nhƣ tài sản, thiết bị có từ Dự án đầu tƣ trong nƣớc. Kết thúc Dự án, Ban Chủ nhiệm hay BQL dự án phải cùng các đơn vị chức năng của Viện kiểm kê, đánh giá hiện trạng tài sản, thiết bị và tiến hành bàn giao cho Viện. Viện sẽ căn cứ nhu cầu của từng đơn vị để phân phối sử dụng. Trƣờng hợp bàn giao cho các đơn vị có tƣ cách pháp nhân, các đơn vị phải hạch toán tăng giá trị tài sản trên sổ sách kế toán.
- Khấu hao, hao mòn tài sản:
+ Trong quá trình sử dụng các đơn vị cần phải phân loại tài sản thành 2 dạng: Với tài sản sử dụng cho mục đích nghiên cứu, đơn vị cần tính hao mòn theo Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/05/2008 của Bộ Tài chính. Với tài sản sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị phải tính khấu hao theo Thông tƣ số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chính và phải thực hiện đăng ký phƣơng pháp trích khấu hao TSCĐ mà đơn vị lựa chọn với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trƣớc khi thực hiện trích khấu hao. Số tiền trích khấu hao để lại bổ sung Quỹ phát
triển sự nghiệp tại đơn vị hoặc trích một phần bổ sung Quỹ phát triển sự nghiệp của Viện.
+ Tài sản sử dụng có mức hƣ hỏng, hao mòn trƣớc thời gian khấu hao theo quy định (trang thiết bị dùng ở biển, chuyên tiếp xúc với hóa chất, nƣớc…) phải thực hiện kiểm tra đánh giá lại hàng năm.
- Chế độ theo dõi, quản lý, kiểm kê:
+ Các đơn vị có trách nhiệm cử ngƣời chuyên trách theo dõi, quản lý tài sản đƣợc giao trong quá trình sử dụng. Phòng Tài chính Kế toán hợp nhất toàn bộ tài sản của Viện.
+ Kiểm kê đánh giá: Ngày 31 tháng 12 hàng năm Phòng TCKT Viện, bộ phận kế toán các đơn vị cấp 3 kết hợp với các đơn vị khác kiểm kê, đánh giá và xác định giá trị còn lại của tài sản. Căn cứ Biên bản kiểm kê và yêu cầu sử dụng năm tới của các đơn vị Viện trƣởng, Giám đốc các đơn vị dự toán cấp III ra quyết định giao tài sản cho các đơn vị có nhu cầu.
Tóm lại: Hầu hết các tài sản của Viện đều đƣợc mua sắm, sử dụng có hiệu quả. Tuy nhiên còn một số tài sản khi mua sắm chƣa đƣợc đồng bộ dẫn đến không sử dụng đƣợc gây lãng phí ngân sách của nhà nƣớc. Bên cạnh đó Viện chƣa thanh lí kịp thời những tài sản đã hết thời gian sử dụng và đã hƣ hỏng nặng dẫn đến tình trạng thiếu kho để bảo quản tài sản đã hƣ hỏng và gây khó khăn cho kế toán theo dõi tài sản.
