Chương 2:Thực trạng hiệu quả hoạt động môi giới tại siêu thị dự án BĐS Cengroup
2.2.3.1.Quy trình môi giới của siêu thị dự án BĐS Cengroup
Sơ đồ 2:Quy trình môi giới tại siêu thị dự án BĐS Cengroup
Tìm kiếm thông tin cung;cầu trên thị trường
Tìm kiếm thông tin cung;cầu trên thị trường
Bước 1: Thu thập thông tin về cung BĐS trên thị trường.
- Đối với các dự án công ty phân phối: Ban lãnh đạo công ty cùng với phòng quản lý , khai thác BĐS sẽ cùng phối hợp để tiến hành thu thập thông tin về các dự án sắp được đưa ra thị trường.Khi đã có thông tin sơ bộ về dự án;công ty sẽ tiến hành gặp mặt , đàm phán với chủ đầu tư để họ đồng ý cho công ty phân phối sản phẩm của họ.Trong thời
Kết thúc thương vụ
Kết thúc thương vụ Dịch vụ
gian này phòng Marketing cũng tham gia để PR hình ảnh của công ty;giới thiệu năng lực của công ty cho chủ đầu tư để chủ đầu tư hiểu rằng công ty có đủ chuyên nghiệp để phân phối sản phẩm cho họ.Thông tin về chủ đầu tư , các dự án mà công ty có được thường qua mối quan hệ của các thành viên trong ban lãnh đạo của công ty;của các thành viên trong phòng quản lý , khai thác BĐS , cũng có nhiều chủ đầu tư tự tìm đến công ty để nhờ công ty phân phối sản phẩm giúp họ.Sau khi chủ đầu tư ký hợp đồng phân phối sản phẩm với công ty;họ sẽ chuyển cho công ty toàn bộ các thông tin về dự án: thiết kế;thi công;pháp lý;tổng đầu tư;… Trên cơ sở thông tin có được về dự án;công ty sẽ có những buổi giới thiệu dự án cho tất cả các nhân viên kinh doanh;cộng tác viên , gửi thông tin dự án đến hòm tôiail của từng người để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên trong công ty đều hiểu rõ về dự án.
- Đối với các sản phẩm cung riêng lẻ như nhà riêng thì các nhân viên kinh doanh , cộng tác viên sẽ thực hiện tìm kiếm nguồn cung bằng nhiều cách như:
+ Đăng tin cần mua BĐS;tìm thuê BĐS trên các trang rao vặt để tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu bán;cho thuê.Thường các thông tin quảng cáo này tập trung ,o việc giới thiệu dịch vụ của công ty , nhu cầu cần mua;thuê BĐS tại Hà Nội để chủ sở hữu có thể liên hệ với công ty.
+ Tìm trên báo chí;các website đăng tin quảng cáo về BĐS như báo mua , bán;tạp chí BĐS… các trang web như:
http://batdongsan.com.vn;http://muabannhadat.com.vn;http://nhaban.com/;http://sanbat dongsan.info;http://sieuthinhadathanoi.com;...Để thu thập các thông tin về BĐS có nhu cầu bán;cho thuê.
+ Thông qua các mối quan hệ: mối quan hệ với người mua – người bán; mối quan hệ trong cuộc sống: bạn bè;người thân; mối quan hệ với các nhà môi giới khác…
+ Ngoài ra thông tin có thể do khách hàng tự cung cấp;, một lượng thông tin lớn về cung BĐS được cung cấp từ đội ngũ cộng tác viên của công ty.
Từ các nguồn thông tin đó;nhân viên kinh doanh bằng kinh nghiệm của mình sẽ nhận định đâu đó là những thông tin BĐS do chính chủ sở hữu đăng quảng cáo;đâu đó là BĐS do môi giới đăng quảng cáo.Thường những BĐS do chủ sở hữu trực tiếp đăng tin thì phần địa chỉ , số điện thoại liên lạc rất cụ thể chi tiết;còn các BĐS do môi giới đăng tin thì địa chỉ thường chung chung;số điện thoại;tôiail liên hệ thường quen thuộc (đó làm nhiều lần sẽ thấy sự lặp lại của những số điện thoại , địa chỉ tôiail này).Hoặc tìm kiếm trên google sẽ thấy nhiều bài đăng tin bán;cho thuê BĐS của cùng số điện thoại này.Sau khi đã tìm được những thông tin về các BĐS mới các nhân viên sẽ phân chia các BĐS theo từng khu vực , từng mức giá;phân chia các BĐS do chủ sở hữu trực tiếp đăng tin , do môi giới khác đăng tin để thuận lợi cho việc quản lý;tìm kiếm BĐS khi cần.Các BĐS do các công ty môi giới khác đăng quảng cáo thì vẫn lưu lại để nếu cần có thể đàm phán liên kết cùng hợp tác.Sau khi đã có được thông tin về BĐS có nhu cầu bán;cho thuê các nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện theo số điện thoại liên lạc trong nội dung quảng cáo để kiểm tra;xác nhận về thông tin tìm kiếm được như:
+ Giá cả đưa ra đó là giá của chủ nhà yêu cầu hay giá đã cho khách trước thuê;giá đã bao gồm thuế hay chưa;
+ Tình trạng pháp lý: sổ đỏ;sổ hồng.
+ Vị trí của BĐS;khu vực đó có nhân tố gì đặc biệt không? Cơ sở hạ tầng ở đó như thế nào? Giao thông có thuận lợi không? Nhà ở mặt tiền hay trong ngõ? …
+ Tiện ích của BĐS như thế nào: diện tích bao nhiêu? Có bao nhiêu phòng? Số lượng phòng ngủ;phòng WC? …
+ Tiện nghi trong BĐS: Internet;truyền hình cáp;sàn gạch hay sàn gỗ;nội thất bên trong..
+ Hướng của BĐS…
Đôi khi có những BĐS chủ sở hữu trực tiếp đăng tin Nhưng mà họ lại không muốn thông qua nhà môi giới hoặc không bằng lòng về hoa hồng môi giới cho công ty.Với những trường hợp này các nhân viên phải biết cách thuyết phục;đưa ra những lý giải hợp lý về các lợi ích thu được khi hợp tác với công ty như: không mất thời gian bỏ trống BĐS;được hỗ trợ về các thủ tục;các vấn đề phát sinh trong thời hạn hợp đồng;… Trên thực tế;đây không phải đó là vấn đề đơn giản;nó đòi hỏi sự khéo léo;khả năng đàm phán , tính linh hoạt nhanh nhẹn của các nhân viên môi giới.
Khi xác nhận được thông tin về BĐS;được phép của chủ sở hữu;các nhân viên kinh doanh sẽ đến trực tiếp BĐS để chụp ảnh;xtôi xét một cách đầy đủ cẩn thận về BĐS để có được nguồn thông tin chính xác nhất;các thông tin cần thiết đều được ghi chép lại đẩy đủ theo mẫu của công ty.Sau khi đã có đầy đủ thông tin;hình ảnh;giá cả chi tiết về BĐS;nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành lập hồ sơ chi tiết về BĐS , lưu ,o kho dữ liệu của công ty.Các dữ liệu này được quản lý theo khu vực , giá cả để dễ tìm kiếm khi cần.Công ty luôn chú trọng ,o quá trình này bởi công ty luôn muốn cung cấp cho khách hàng những thông tin đầy đủ;chính xác , nhanh chóng nhất.
Bước 2: Thu thập thông tin về cầu BĐS.
Công việc thu thập thông tin về khách hàng có nhu cầu mua hay thuê BĐS cũng đó là một khâu chủ đạo trong quy trình môi giới.Công ty tiến hành tìm kiếm khách hàng mua hay thuê BĐS theo nhiều cách:
-Hàng ngày;thông tin về các dự án mà công ty đang phân phối cũng như sẽ phân phối trong thời gian tới sẽ được cập nhật liên tục trên website của Siêu thị dự án (sieuthiduan.net) với đầy đủ thông tin về BĐS , hình ảnh minh họa để thu hút sự quan tâm của khách hàng có nhu cầu.
-Công ty cũng mở các cuộc hội thảo ,o sáng thứ 7 hàng tuần để giới thiệu cũng như mở bán các dự án mà công ty phân phối.Trong các cuộc hội thảo mở bán này;công ty sẽ cùng phối hợp với chủ đầu tư để thông tin cho các khách hàng tham gia những thông tin chính xác nhất về dự án;bên cạnh đó đại diện của công ty , chủ đầu tư cũng giải đáp những thắc mắc của khách hàng.Để khuyến khích sự tham gia của những khách hàng quan tâm , có nhu cầu về dự án;trong các buổi hội thảo thường có chương trình ưu đãi
dành cho những khách hàng: chiết khấu cho những khách hàng mua với số lượng lớn;chương trình bốc thăm trúng thưởng… , tại cuộc hội thảo mô hình sa bàn của dự án cũng được trưng bày để khách hàng tiện theo dõi , hiểu rõ hơn về vị trí;tổng quan dự án.
-Các nhân viên kinh doanh;cộng tác viên đăng tin trên các website rao vặt để giới thiệu về các dự án;các BĐS bán;cho thuê.
Đồng thời các nhân viên kinh doanh sẽ phát tờ rơi tại các khu vực có khách hàng tiềm năng quan tâm tới dự án.Trên tờ rơi sẽ có những thông tin cơ bản về dự án: chủ đầu tư;đơn vị thi công;vị trí;thiết kế…, thông tin số điện thoại để khách hàng quan tâm có thể liên lạc được.
-Các nhân viên Teller;nhân viên kinh doanh cũng gọi trực tiếp cho khách hàng theo danh sách điện thoại có sẵn để giới thiệu cho họ về dự án , mời họ tham dự buổi hội thảo mở bán của công ty.
-Ngoài ra còn thông qua các mối quan hệ bạn bè giới thiệu;các khách hàng được giới thiệu qua các khách hàng cũ của công ty;các khách hàng cũ có nhu cầu về BĐS mới;các thông tin khách hàng do cộng tác viên cung cấp… Đây cũng đó là nguồn khách hàng quan trọng của công ty.
Từ các thông tin thu được;các nhân viên kinh doanh của công ty sẽ lập ra danh sách khách hàng có khả năng mua;thuê BĐS.Dựa ,o danh sách này;các nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện lại cho khách hàng để xác nhận lại thông tin của khách hàng;qua các cuộc gọi điện nhân viên cũng giới thiệu cho khách hàng những BĐS mà khách hàng đang quan tâm , có nhu cầu.Trong khi nói chuyện với khách hàng nhân viên cũng chú ý tới thái độ của khách hàng;nếu thấy họ quan tâm tới BĐS mà mình đang quan tâm thì sẽ mời họ đến công ty tham dự buổi hội thảo mở bán của công ty hoặc gửi thông tin sơ bộ về BĐS ,o hòm tôiail của khách hàng.
Mọi trường hợp khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ công ty đều lập hồ sơ khách hàng rõ ràng để dễ quản lý , đáp ứng được nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng , đầy đủ nhất.
Bước 3: Lập hồ sơ thương vụ.
-Đối với BĐS đó là dự án công ty phân phối: Sau quá trình đàm phán với chủ đầu tư;nếu chủ đầu tư chọn công ty đó là đại diện phân phối thì sẽ ký hợp đồng dịch vụ phân phối BĐS với công ty.Khi chủ đầu tư đồng ý cho công ty trực tiếp đó là kênh phân phối sản phẩm của họ , sau thời gian tìm kiếm khách hàng quan tâm đến dự án;công ty sẽ mở một ,i buổi hội thảo mở bán , giới thiệu dự án cho khách hàng tham gia.Tại buổi hội thảo này những khách hàng quyết định đầu tư ,o dự án sẽ đặt cọc (xtôi mẫu giấy biên nhận đặt cọc ở phụ lục) vị trí lô;căn hộ mình muốn mua.Một số khách hàng còn chần chừ;chưa quyết định rõ ràng thì có thể “đặt chỗ”- đây đó là một cách thức bán hàng mới của công ty.Khách hàng đặt chỗ nếu quyết định mua thì có trách nhiệm hoàn thành đủ số tiền đặt cọc trong vòng 48 tiếng kể từ khi đặt chỗ;nếu quyết
định không mua nữa thì sẽ đến công ty để nhận lại tiền đặt chỗ.Số tiền đặt cọc thường khoảng 50 triệu đồng còn tiền đặt chỗ chỉ 5 – 10 triệu đồng.Với những khách hàng có nhu cầu về dự án mà công ty đang phân phối Nhưng mà không tham gia được các buổi hội thảo mở bán thì nhân viên kinh doanh sẽ chủ động gọi điện cho khách để thông tin qua cho khách biết về dự án;số căn hộ hay số lô đã đặt cọc hoặc đặt chỗ trong buổi hội thảo đồng thời cũng hẹn khách sắp xếp thời gian thích hợp để qua siêu thị dự án của công ty thăm quan mô hình dự án cũng như tìm hiểu kỹ hơn về dự án.Khi hẹn khách tại công ty;nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách về dự án được chi tiết hơn thông qua sơ đồ quy hoạch;mẫu hợp đồng;sa bàn của dự án trưng bày tại siêu thị… , giải đáp những thắc mắc cho khách hàng.Vừa tư vấn nhân viên vừa quan sát thái độ của khách hàng để có những hướng tiếp theo tư vấn giúp khách hàng đưa ra lựa chọn tốt nhất.Nếu có những thắc mắc của khách mà nhân viên không giải đáp được thì họ sẽ nhờ đến sự trợ giúp của Team Leader hoặc phó giám đốc siêu thị hoặc giám đốc siêu thị;những người am hiểu kỹ hơn về dự án , có kinh nghiệm trong môi giới của công ty.Khi khách hàng quyết định mua BĐS thì nhân viên kinh doanh sẽ hướng dẫn cho khách nộp tiền đặt cọc;nếu khách còn chần chừ thì họ sẽ tư vấn cho khách đặt chỗ.Khi đã hoàn thành xong tiền đặt cọc thì khách hàng sẽ được hẹn sau 3 ngày – 5 ngày sẽ xuống tiền , ký hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư.
-Đối với BĐS riêng lẻ.Khi có khách có nhu cầu bán hoặc cho thuê BĐS qua công ty thì họ sẽ được nhân viên của công ty tư vấn , ký ,o hợp đồng môi giới BĐS (xtôi phụ lục) .Sau khi tìm được thông tin về cầu BĐS công ty sẽ kết hợp với nguồn thông tin cung.Thông thường công ty sẽ lên danh sách từ 3 -5 BĐS phù hợp với nhu cầu của khách , gửi kèm ảnh cho khách tham khảo trước.Nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện trực tiếp cho khách hàng có nhu cầu mua;thuê BĐS để tư vấn cho họ về một số BĐS phù hợp;đưa ra những điểm mạnh cũng như hạn chế của từng BĐS để giúp họ đưa ra quyết định lựa chọn đúng.Sau khi đã kết hợp được hai nguồn khách hàng;nhân viên công ty sẽ sắp xếp thời gian để dẫn khách đi xtôi xét trực tiếp BĐS.Nhân viên công ty sẽ sắp xếp thời gian hẹn giữa các chủ sở hữu nối tiếp nhau một khoảng hợp lý để khách hàng có thể đi xtôi các BĐS một cách lần lượt;tuần tự , tiết kiệm thời gian cho khách.Trong quá trình thực hiện thương vụ;nhân viên môi giới sẽ phải cố gắng thuyết phục cả hai bên để họ cùng thống nhất đi đến điểm chung , có thể ký kết hợp đồng.Khi hai phía khách hàng đã cùng đồng ý thực hiện thương vụ;nhân viên môi giới sẽ giúp khách hàng ký kết hợp đồng mua bán hay cho thuê BĐS , trợ giúp khách hàng trong việc công chứng;sang tên sổ đỏ.Trong trường hợp khách hàng đồng ý với BĐS đó Nhưng mà chưa thể mua hay thuê ngay , cả hai bên đều đồng ý thực hiện thương vụ thì nhân viên môi giới sẽ giúp các bên lập giấy biên nhận đặt cọc để đảm bảo chắc chắn các bên sẽ thực hiện thỏa thuận.Trong quá trình này nhân viên kinh doanh sẽ hỗ trợ 2 bên thực hiện các công việc như: Hỗ trợ trong việc hoàn chỉnh hồ sơ , chuẩn bị công chứng;tham gia thực hiện các thỏa thuận theo hợp đồng khởi điểm;thực hiện các công việc liên quan đến thương vụ;tham gia ,o quá trình thánh toán , tổ chức các lần chi
trả;Hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề tại cơ quan Nhà nước ;chính quyền liên quan đến thương vụ
Bước 4: Kết thúc thương vụ.
Trong bước này nhân viên kinh doanh sẽ thực hiện các công việc:
-Đối với khách đầu tư mua BĐS đó là dự án công ty đang phân phối: sau khi khách đã hoàn thành số tiền đặt cọc;nhân viên sẽ hẹn khách sau 3 ngày – 5 ngày đến ký hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư ( hợp đồng góp vốn hoặc hợp đồng mua bán- xtôi mẫu ở phụ lục).Sau khi khách đã ký hợp đồng với chủ đầu tư;công ty sẽ nhận tiền dịch vụ môi giới từ chủ đầu tư.
-Đối với khách mua BĐS riêng lẻ.Nhân viên kinh doanh sẽ tham gia ,o quá trình giao nhận BĐS cùng hai bên , nhận tiền phí dịch vụ.
Bước 5.Dịch vụ hậu mãi.
Quá trình môi giới của công ty không phải kết thúc ngay khi khách hàng đã ký hợp đồng với chủ đầu tư hoặc nhận BĐS từ chủ sở hữu.Công ty luôn thỏa mãn tốt nhất các lợi ích của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty Vì vậy vậy các dịch vụ hậu bán hàng cũng được coi đó là một khâu quan trọng mà tất cả các nhân viên của công ty đều chú trọng khi môi giới sản phẩm cho khách.Các nhân viên kinh doanh của công ty thường xuyên quan tâm đến khách hàng , chủ sở hữu để giải quyết các vấn đề xảy ra trong phạm vi trách nhiệm của mình.Nhân viên sẽ lên lịch để gọi điện;gửi tôiail theo tuần hoặc theo tháng đến khách hàng cũng như chủ sở hữu để nắm được tình hình hiện tại của hai bên;nắm bắt được những mâu thuẫn;những vấn đề vướng mắc của hai bên