Phòng Tổ chức cán bộ và trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm chính trong vấn đề xác định nhu cầu đào tạo, cụ thể: Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm thông báo các khóa đào tạo đến các bộ phận, tổng hợp danh sách các cán bộ công chức có nhu cầu đào tạo từ các bộ phận phản hồi lại, tiếp nhận đề xuất đào tạo, đào tạo đột xuất của các cá nhân và của các phòng chức năng. Trưởng các bộ phận: tập hợp nhu cầu đào tạo từ các cán bộ công chức thuộc bộ phận mình quản lý theo yêu cầu của Phòng Tổ chức cán bộ và gửi lên Phòng Tổ chức cán bộ, đề xuất khóa học cho nhân viên dưới quyền nếu cần thiết.
Hàng năm, công tác đào tạo đội ngũ cán bộ công chức được tiến hành định kỳ vào quý IV hoặc khi có nhu cầu đào tạo đột xuất. Hải quan Hà Tĩnh tiến hành xác định nhu cầu đào tạo dựa vào các căn cứ sau:
Đối với đào tạo nâng ngạch, chuyển ngạch căn cứ tình hình thực tế và nhu cầu của Hải quan Hà Tĩnh, căn cứ chế độ quy định và hướng dẫn nâng bậc, nâng ngạch của Nhà nước và Tổng cục Hải quan, hàng năm, Phòng Tổ chức cán bộ thông báo điều kiện dự thi nâng ngạch cho các bộ phận và cán bộ, công chức trong toàn cục Hải quan. Trưởng các phòng, ban tập hợp nhu cầu của bộ phận do mình phụ trách, lập kế hoạch đào tạo nâng ngạch, chuyển ngạch, sau đó gửi cho Phòng Tổ chức cán bộ để tổng hợp nhu cầu.
Nhu cầu đào tạo được tiến hành xác định khi các trường Đại học, Cao đẳng, các trung tâm đào tạo mở các lớp học và gửi thông báo, các thông tin về khóa học đến Hải quan Hà Tĩnh. Nếu thấy nội dung đào tạo phù hợp, Hải quan Hà Tĩnh lập thông báo về các lớp học gửi đến các bộ phận. Trưởng các bộ phận căn cứ vào thông báo nhận được, lập danh sách đào tạo dựa trên nhu cầu của cán bộ công chức và của bộ phận, gửi lên Phòng Tổ chức cán bộ. Ngoài các chương trình đào tạo như trên, cá nhân, đơn vị muốn được đào tạo hoặc tham gia đào tạo theo nhu cầu riêng phải gửi đơn đề nghị và các thông báo, các tài liệu liên quan đến khóa học mà cá nhân, đơn vị muốn tham gia như thông báo tuyển sinh, nội dung đào tạo… tới Phòng Tổ chức cán bộ. Sau khi phê duyệt Phòng Tổ chức cán bộ sẽ gửi thông báo tới các bộ phận và cán bộ công chức có nhu cầu được biết.