7. Kết cấu của nghiên cứu
2.2.2.Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý công ty thẩm quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của công ty. Quản lý công ty theo điều lệ và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn của công ty, trực tiếp theo dõi đề ra các phƣơng pháp cần thiết nhằm thực hiện tốt các hoạt động của công ty trong từng thời kỳ, huy động vốn cho từng thời điểm thích hợp.
Ban Giám đốc
Giám đốc: Giám đốc là ngƣời đƣợc hội đồng quản trị bầu ra, thay mặt hội đồng chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có quyền và nghĩa vụ sau: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng đề án, kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn để báo cáo lên hội đồng quản trị.
Quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, chủ động liên doanh, liên kết với các đối tác theo đúng quy định của nhà nƣớc nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh của công ty. Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng và kỉ luật, nâng lƣơng theo sự phân cấp của cấp trên và theo quy định của pháp luật hiện hành. Đƣợc quyền chủ động thành lập và giải thể các bộ phận sản xuất kinh doanh, dịch vụ trực thuộc công ty. Có trách nhiệm tạo công ăn việc làm, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Chịu mọi trách nhiệm trƣớc pháp luật về những công việc thuộc thẩm quyền của mình.
Phó Giám đốc:Là ngƣời trợ giúp và cố vấn cho giám đốc trong việc điều hành, triển khai mọi hoạt động của Công ty. Phó giám đốc phụ trách các đảo và nhà hàng ở trụ sở chính, phụ trách công ty lữ hành gồm bộ phận lữ hành và khách sạn.
Phòng tổ chức hành chính
Chức năng: Tham mƣu, giúp việc cho Ban giám đốc Công ty về công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, sự kiện, thi đua, lao động tiền lƣơng, thông tin và quản lý website của Công ty, lƣu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản và các thủ tục hành chính.
Nhiệm vụ:
- Kiểm tra đôn đốc các bộ phận, nhân viên trong toàn Công ty thực hiện theo các văn bản của Nhà nƣớc, Tổng Công ty và Công ty đã ban hành;
- Thực hiện công tác tổ chức, bộ máy nhân sự của Công ty theo chỉ đạo của Giám đốc;
- Xây dựng phƣơng án quy hoạch cán bộ; luân chuyển cán bộ, nhân viên nghiệp vụ; kế hoạch đào tạo bồi dƣỡng cán bộ công nhân viên. Phối hợp phòng Kinh doanh, phòng Kế toán và các Quản đốc thực hiện công tác đào tạo và tuyển dụng lao động trình Giám đốc để tổ chức thực hiện theo quy định;
- Phối hợp với Công đoàn, đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh triển khai tổ chức các phong trào thi đua; theo dõi đôn đốc các bộ phận. Tổng hợp đánh giá, sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm kịp thời và có biện pháp động viên thúc đẩy phong trào thi đua;
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê các lĩnh vực thuộc chức năng của Phòng theo quy định. Soạn thảo các văn bản, báo cáo của cơ quan theo yêu cầu của hội đồng quản trị và Ban giám đốc Công ty;
- Thực hiện công tác lao động tiền lƣơng, thƣởng, Bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách liên quan đến ngƣời lao động của công ty;
- Xây dựng tiêu chuẩn, tổ chức thi nâng bậc nghề, định mức lao động cho các bộ phận và cán bộ công nhân viên;
- Phối hợp với các bộ phận, các phòng, Ban chấp hành công đoàn, đoàn thanh niên xây dựng dự thảo các qui chế, qui định, nội qui, thỏa ƣớc phù hợp với thực tế hoạt động của Công ty và Pháp luật Nhà nƣớc để trình Giám đốc ký;
- Tiếp nhận, chuyển công văn đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu; lƣu trữ hồ sơ của Công ty theo đúng nguyên tắc, chế độ, của Nhà nƣớc. In, sao các văn bản theo sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty;
- Quản lý tài sản của phòng theo chế độ quy định; sắp xếp nơi làm việc, trang thiết bị phƣơng tiện làm việc của phòng sử dụng có hiệu quả. Phục vụ các cuộc họp, hội nghị, sự kiện do công ty tổ chức;
- Phối hợp với các phòng, bộ phận trong chi tiêu phục vụ hành chính văn phòng công ty trên nguyên tắc kịp thời, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả;
- Tham mƣu, thực hiện công tác lễ tân của công ty; tiếp khách và hƣớng dẫn khách đến liên hệ công tác; sắp xếp lịch làm việc, công tác của Ban Giám đốc;
- Xây dựng và đôn đốc thực hiện nội quy bảo vệ cơ quan, thực hiện công tác phòng gian bảo mật, đảm bảo an toàn an ninh xã hội và phòng cháy chữa cháy tại các khu vực của Công ty quản lý;
- Xây dựng, duy trì, phát triển Website của Công ty theo chỉ đạo của Giám đốc. Bảo mật các mật khẩu.
- Thực hiện các công việc liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp: đăng ký, quản lý các giấy chứng nhận về sở hữu nhãn hiệu hàng hóa, dịch vụ, thƣơng hiệu của Công ty;
- Quan hệ với chính quyền, các cơ quan chức năng để giải quyết các vụ việc liên quan đến Công ty;
- Xây dựng định mức bảo hộ lao động;
- Đảm bảo công tác bảo vệ, vệ sinh môi trƣờng ở khu vực Đá Chồng
- Phối hợp với các bộ phận thực hiện mua các loại bảo hiểm có liên quan đến khách tham quan, Cán bộ công nhân viên, tài sản của công ty;
- Thực hiện công tác y tế cơ quan và du khách;
- Tham gia xây dựng dự thảo bổ sung sửa đổi Điều lệ Công ty và công ty con (nếu có);
- Quản lý bếp ăn tập thể tại Đá Chồng; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lập, theo dõi và quản lý các giấy ủy quyền về ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự của Giám đốc cho các phó Giám đốc; lập và theo dõi các giấy ủy quyền của Giám đốc cho Kế toán trƣởng, cho một số cán bộ quản lý của Công ty về các nghiệp vụ cụ thể;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đƣợc Ban giám đốc công ty giao.
Phòng kinh doanh
Chức năng:
Tham mƣu, giúp việc cho Ban giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh và Marketing của Công ty.
Nhiệm vụ:
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, bộ phận liên quan trong việc đẩy mạnh
hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
- Tham mƣu, đề xuất với Ban giám đốc Công ty về các giải pháp, biện pháp nhằm nâng cao năng lực, khả năng cạnh tranh của các bộ phận trong Công ty và của Công ty.
- Thƣờng xuyên theo dõi, khảo sát và cung cấp tình hình giá cả vật tƣ, hàng hoá liên quan đến họat động sản xuất kinh doanh của Công ty; kịp thời đề xuất các chiến lƣợc giá theo mùa vụ, theo sự biến động của thị trƣờng các loại sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.
- Cung ứng hàng hóa, thực phẩm kịp thời để phục vụ kinh doanh.
- Tham mƣu, đàm phán, trình Giám đốc ký kết các hợp đồng của Công ty với các đơn vị liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hợp đồng kinh tế; Theo dõi việc thực hiện hợp đồng; Thanh lý các hợp đồng đã ký (trừ các hợp đồng thuộc lĩnh vực quản lý của Trung tâm Lữ hành, Chi nhánh Phú Yên đã đƣợc Giám đốc ủy quyền).
- Tham gia giải quyết tranh chấp hợp đồng kinh tế của Công ty; Tƣ vấn pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền cho Công ty để tham gia tố tụng, giải quyết tranh chấp, khiếu nại tố cáo… nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty.
- Theo dõi, quản lý hệ thống bán vé, bán hàng của Công ty đúng quy định; kịp thời đề xuất các biện pháp xử lý và bảo quản hàng hóa để đảm bảo yêu cầu về chất lƣợng, tránh hƣ hỏng, hao hụt, mất mát.
- Tham gia xây dựng dự thảo Điều lệ Công ty, Công ty con; lập các thủ tục pháp lý cho các hoạt động mới, thực hiện đăng ký kinh doanh, bổ sung ngành nghề của Công ty.
- Định hƣớng chiến lƣợc các hoạt động Marketing tại Công ty. Xây dựng chiến lƣợc & các hoạt động Marketing cụ thể cho từng dịch vụ, sản phẩm. Sáng tạo các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thƣơng hiệu.
- Thực hiện các công việc liên quan đến sở hữu công nghiệp: trực tiếp đăng ký, quản lý các giấy chứng nhận về sở hữu nhãn hiệu hàng hóa, thƣơng hiệu của Công ty; theo dõi, thực hiện việc cấp mã số, mã vạch hàng hóa (nếu có). Theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu của Công ty.
- Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, tiếp thị, phát triển sản phẩm, Dịch vụ, thị trƣờng… Đánh giá kết quả truyền thông dựa trên khảo sát. Chăm sóc website, đƣa tin bài lên website.
- Thu thập các ý kiến đóng góp trong nội bộ, bên ngoài và chuyển các bộ phận liên quan giải quyết. Xây dựng, triển khai, kiểm soát các chƣơng trình hỗ trợ cho tất cả các kênh phân phối nhƣ khuyến mãi cho các kênh phân phối, trƣng bày sản phẩm tại các điểm bán của Công ty.
- Cập nhập và đƣa ra những phản hồi về thị trƣờng và thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ƣu thế trên thị trƣờng.
- Huấn luyện các kỹ năng phục vụ kinh doanh.
- Chủ động kết hợp với các bộ phận liên quan đề xuất biện pháp xử lý hàng tồn kho; Thực hiện xuất – nhập hàng hóa; Thống kê; Quản lý kho hàng; Lập và lƣu giữ sổ sách, chứng từ xuất – nhập hàng hóa theo đúng quy trình, thủ tục quy định; tổ chức kiểm kê hàng hóa định kỳ theo quy định.
- Phối hợp với các bộ phận, phòng ban có liên quan để thực hiện công việc kinh doanh và Makerting có hiệu quả.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đƣợc lãnh đạo Công ty phân công.
Phòng kế hoạch
Chức năng:
Tham mƣu, giúp việc cho Ban giám đốc Công ty trong việc xây dựng, triển khai, kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh; Hoạt động đầu tƣ; xây dựng cơ bản; định mức kinh tế kỹ thuật.
Nhiệm vụ:
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, bộ phận liên quan trong việc xây dựng, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của Công ty, các dự án, phƣơng án đầu tƣ.
- Tiến hành phân bổ kế hoạch và giao chỉ tiêu kế hoạch hàng năm, kỳ cho từng cá nhân, bộ phận, trong Công ty trình Giám đốc phê duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của các bộ phận để kịp thời đề xuất các biện pháp cần thiết cho Ban giám đốc Công ty giải quyết, nhằm tạo điều kiện cho các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch Công ty giao.
- Thống kê, tổng hợp số liệu, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất cho Ban giám đốc Công ty và các cơ quan chức năng về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của các bộ phận và Công ty.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc xây dựng, trình duyệt các định mức kinh tế kỹ thuật, giám sát thực hiện, đánh giá tình hình thực hiện các định mức kinh tế - kỹ thuật.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc quản lý, sử dụng vật tƣ kỹ thuật, phụ tùng thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh; Quản lý, sử dụng đúng mục đích các tài sản, trang thiết bị, phƣơng tiện vận tải hàng hóa đƣợc giao, máy móc, phụ tùng để phục vụ nhu cầu sửa chữa, thay thế thƣờng xuyên trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
- Tham mƣu soạn thảo các văn bản liên quan đến kế hoạch, trình Giám đốc về công tác khảo sát, thiết kế, lập dự án đầu tƣ, phƣơng án xây dựng, sửa chữa các công trình thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản.
- Quản lý tài sản Công ty. Thực hiện công tác quản lý kỹ thuật.
- Cung ứng vật tƣ, nguyên - nhiên vật liệu cho các hoạt động của Công ty. - Chủ động kết hợp với các bộ phận liên quan đề xuất biện pháp xử lý hàng tồn kho; Quản lý kho hàng; Lập và lƣu giữ sổ sách, chứng từ xuất – nhập vật tƣ, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu; tổ chức kiểm kê định kỳ theo quy định.
- Xây dựng, theo dõi và kiểm tra các định mức kinh tế kỹ thuật; quản lý công tác kỹ thuật của Công ty.
- Phối hợp với các bộ phận, phòng ban có liên quan để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đƣợc lãnh đạo Công ty phân công.
Phòng tài vụ
Chức năng: Tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo Công ty về công tác quản lý tài chính, kế toán.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện công tác kế toán tại Công ty theo luật định;
- Thực hiện các chế độ báo cáo về kế toán, tài chính, thuế, thống kê theo quy định của Nhà nƣớc và các báo cáo khác theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;
- Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng, biến động tài sản, vốn nguồn vốn để tham mƣu cho lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý, sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị;
- Xây dựng các quy chế về quản lý tài chính - tài sản phù hợp với tình hình thực tế của Công ty và quy định của Nhà nƣớc;
- Mua, cấp phát, quản lý, hƣớng dẫn sử dụng hóa đơn tài chính tại Công ty theo luật định;
- Phối hợp với các bộ phận thực hiện công tác kiểm kê, đề xuất lãnh đạo có hƣớng xử lý đối với tài sản không cần dùng, hƣ hỏng, mất phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển; các khoản nợ phải thu khó đòi... nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn;
- Theo dõi, quản lý hồ sơ, tài sản và các văn bản liên quan trong thời gian thế chấp;
- Phối hợp với phòng Kinh doanh thực hiện các nhiệm vụ: xây dựng, giao nhiệm vụ kế hoạch hàng năm cho các bộ phận, cá nhân; xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật;
- Phối hợp với phòng Tổ chức- Hành chính thực hiện các nhiệm vụ: xây dựng quy chế trả lƣơng, thƣởng; phân phối tiền lƣơng, tiền thƣởng cho CB-CNV và các chế độ chính sách của ngƣời lao động;
- Hƣớng dẫn phối hợp với các bộ phận thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công tác quản lý tài chính ;
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động mua bán hàng hóa, các dịch vụ của công ty; - Phối hợp với phòng Kinh doanh tham mƣu cho Giám đốc ký kết các hợp đồng tín chấp, thế chấp, kinh tế và tín dụng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đƣợc lãnh đạo Công ty giao.