dụng
Trong công tác XHTD khách hàng doanh nghiệp, công nghệ tin học đã góp phần quan trọng và không thể thiếu bởi lẽ: Quy mô khách hàng doanh nghiệp của các ngân hàng ngày càng tăng, việc lưu trữ thông tin của các khách hàng đó, kể cả thông tin cập nhật hàng ngày về tình hình hoạt động và hàng quý về các BCTC là một khối lượng công việc khổng lồ, không thể làm bằng thủ công được vì sẽ rất tốn kém, lãng phí và không hiệu quả. Thực tế hiện nay công việc này đang được thực hiện bán thủ công và đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc lưu trữ, cập nhật và tìm kiếm thông tin của CBTD. Nếu ứng dụng công nghệ tin học sẽ giúp lưu trữ, bảo quản, cập nhật hệ thống thông tin khổng lồ đó một cách khoa học, chính xác, nhanh chóng, nâng năng suất lao động lên rất nhiều lần và qua đó giúp hạ giá thành thông tin.
Thông tin là nguồn nguyên liệu đầu vào quan trọng của công tác XHTD. Kết quả XHTD chính xác đến mức độ nào, phụ thuộc phần lớn vào nguồn thông tin hiện có. Vì vậy, cần phải thiết lập hệ thống thông tin làm tiền đề cho việc phân tích và XHTD doanh nghiệp vay vốn. Về lâu dài, để thuận tiện cho công tác XHTD, Chi nhánh phải thực hiện các biện pháp sau.
Thứ nhất, CBTD phải tăng cường việc khai thác và xử lý thông tin từ nhiều nguồn. Bên cạnh nguồn từ hồ sơ khách hàng gửi đến, CBTD cũng cần tiến hành nhiều biện pháp để thu thập thông tin như: Phỏng vấn khách hàng vay, chủ doanh nghiệp, nhân viên làm việc trong doanh nghiệp, bạn hàng; xác minh thực tế tại trụ sở của doanh nghiệp về các yếu tố như máy móc thiết bị, nhà xưởng, hàng tồn kho; CBTD cũng cần phải tiếp cận các nguồn thông tin từ internet, báo chí, CIC, tập san chuyên ngành… Tuy nhiên, kết quả đạt được của công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm, năng lực tư duy, khả năng quan sát nhạy bén cuả mỗi CBTD. Vì vậy, mỗi CBTD sẽ có những nghệ thuật khai thác thông tin khác nhau dựa vào kinh nghiệm tích luỹ được trong quá trình làm việc.
Thứ hai, CBTD phải khai thác triệt để nguồn thông tin do trung tâm CIC cung cấp. Đây là nơi lưu giữ những thông tin cơ bản, cần thiết về doanh nghiệp, nó cho phép CBTD thu thập thông tin bổ sung, đối chiếu, kiểm tra chéo với thông tin mình đang lưu giữ, đánh giá khái quát doanh nghiệp, còn các thông tin mang tính chuyên môn cao, thì thường không có sẵn, như thông tin về máy móc, trang thiết bị…
Thứ ba, Chi nhánh cần lập một tổ hoặc phòng ban riêng chuyên phụ trách công tác thu thập, nghiên cứu, phân tích và dự báo thông tin nhằm đảm bảo yêu cầu: chính xác, nhanh chóng, khách quan và hiệu quả kinh tế. Các thông tin mà ban này thu thập không chỉ về doanh nghiệp mà là toàn bộ thông tin phục vụ cho công tác XHTD như mô hình sau:
Sơ đồ 3.1. Mô hình xây dựng hệ thống thông tin nội bộ toàn hệ thống
(Nguồn: Từ tác giả đồ án)
Hệ thống thông tin nội bộ
Thông tin về khách hàng Thông tin về các ngành kinh tế Thông tin về pháp lý Thông tin về thị trường Thông tin về quy định của ngân hàng Thông tin về những chính sách của Nhà nước Thông tin về đặc điểm vùng miền kinh tế
Để thực hiện tốt việc thu thập lưu trữ thông tin, ban này phải được trang bị đầy đủ các thiết bị và phương tiện hiện đại. Các cán bộ làm việc tại phòng có nhiệm vụ chuyên thu thập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó thực hiện xử lý và lưu giữ chúng. Những thông tin mà CBTD thu thập trong quá trình thẩm định doanh nghiệp cũng sẽ lưu trữ tại đây. Do vậy, thông tin không những đầy đủ, cập nhật mà còn được lưu giữ một cách khoa học và hợp lý, tạo thuận lợi cho CBTD trong việc tìm kiếm.
Với thông tin tài chính:
(1) Tích luỹ BCTC cuả các doanh nghiệp đang có quan hệ tín dụng vào file hồ sơ trên máy tính và tập hợp về hội sở chính (phải kiểm tra, đánh gia lại trước khi nhập dữ liệu vào máy) để lưu trữ tốt hơn cũng như giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin.
(2) Thu thập BCTC của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán, đây là thông tin công bố công khai không mất phí mà ngân hàng cần khai thác hiệu quả hơn.
(3) Hợp tác với các ngân hàng khác phải thông qua CIC làm trung gian để mua BCTC doanh nghiệp từ tổng cục thống kê.
Với thông tin phi tài chính:
(4) Đối với doanh nghiệp mới vay vốn phải rà soát hoàn thiện hồ sơ và các thông tin phi tài chính có liên quan của từng doanh nghiệp để nhập vào máy, chuyển về hội sở chính để tạo thành một kho dữ liệu tập trung. Việc này phải có phần mềm riêng trên Web để nhập dữ liệu vào, dễ rà soát, đối chiếu và truy xuất ra, phục v ụ cho việc XHTD doanh nghiệp ở cả chi nhánh và hội sở chính.
(5) Ngoài những thông tin lần đầu thì thường xuyên phải tập hợp thông tin bằng nhiều kênh như: chi nhánh trực tiếp cho vay phải theo dõi và thường xuyên cập nhật thông tin thay đổi cơ sở dữ liệu. N ên trang bị công cụ tìm kiếm thông tin văn bản trên trang web, khi gặp thông tin liên quan đến doanh nghiệp nào thì công cụ sẽ tự động thông báo cho người thực hiện biết để đọc và xử lý trước khi lưu trữ thông tin đó.
Những ứng dụng khoa học công nghệ này yêu cầu NH No&PTNT- Chi nhánh Huyện Đại Lộc phải triển khai một cách đồng bộ trong toàn sở, tuy rất tốn kém chi phí một lần trong hiện tại nhưng có thể giảm chi phí rất lớn trong tương lai. Đặc biệt có thể giảm khối lượng công việc của CBTD và giúp họ có thể quản lý tốt hơn khách
hàng trong khi khối lượng khách hàng ngày càng tăng đáng kể.