Bảng 45: SỔ SÁCH BÁO CÁO TIỀN MẶT – LOẠI HÌNH SỞ HỮU
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
So quy tien mat 20 100.0% 2 100.0% 17 94.4% 39 97.5%
So ke toan tien mat 10 50.0% 0 .0% 15 83.3% 25 62.5%
Nhat ky thu 5 25.0% 0 .0% 11 61.1% 16 40.0%
Nhat ky chi 5 25.0% 0 .0% 11 61.1% 16 40.0%
Nhat ky chung tu so1,2 2 10.0% 0 .0% 2 11.1% 4 10.0%
So sach bao cao tien mat
Bao cao quy 4 20.0% 2 100.0% 10 55.6% 16 40.0%
Bảng 46: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN- THỜI ĐIỂM GHI SỔ KT TIỀN MẶT
So luong nhan vien KT
<3 NV 3 - 5 NV 5 - 10 NV Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
HANG NGAY 17 77.3% 17 94.4% 0 .0% 34 85.0%
DINH KY 5 22.7% 1 5.6% 0 .0% 6 15.0%
Thoi diem ghi so KTTM
Các thông tin tìm hiểu về kế toán tiền mặt bao gồm: Các loại sổ kế toán tiền mặt, thời điểm ghi sổ kế toán tiền mặt, mức tồn quỹ tối thiểu, thời điểm tính số tồn quỹ; đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt, quy trình thu chi tiền mặt, mức độ thực hiện quy trình, các đối tượng ký phiếu thu; phiếu chi, người lập phiếu thu; phiếu chi, số liên và đơn vị có tiến hành lập dự toán tiền mặt hay không.
Để quản lý tiền mặt các loại sổ sách đóng vai trò hết sức quan trọng, vì vậy các doanh nghiệp thường tiến hành theo dõi tiền đồng thời trên nhiều loại sổ khác nhau. Cụ thể với sổ quỹ tiền mặt có 97,5% các doanh nghiệp tiến hành lập và có duy nhất một doanh nghiệp không lập là công ty cổ phần xây dựng Khánh Hòa, công ty này chỉ tiến hành lập các sổ kế toán tiền mặt mà thôi. Có 40% các doanh nghiệp tiến hành lập nhật ký thu, nhật ký chi và báo cáo quỹ. Và nhật ký chứng từ số 1,2 thì chỉ có 10% các doanh nghiệp sử dụng. Nguyên nhân là do loại sổ này thuộc về hình thức nhật ký chứng từ và chỉ có 4 doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán này nên họ cũng là những đơn vị dùng loại sổ trên (công ty cổ phần tư vấn kiến trúc và xây dựng Khánh Hòa, TNHH tư vấn và xây dựng Thịnh Phát, TNHH THT, công ty cổ phần và xây dựng số 9.) Xét riêng về từng loại hình thì ta thấy rằng các công ty cổ phần tiến hành lậpcác sổ sách báo cáo tiền mặt đầy đủ hơn ở các loại hình doanh nghiệp khác.
Về thời điểm ghi sổ kế toán tiền mặt có 85% các doanh nghiệp tiến hành ghi sổ kế toán theo ngày và chỉ có 15% ghi sổ định kỳ. Do tiền mặt có tính nhạy cảm rất cao nên việc quản lý, ghi chép tiền mặt là hết sức quan trọng và được chú ý. Và theo quy định thì sổ kế toán tiền mặt phải được ghi chép liên tục hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Vì vậy có nhiều doanh nghiệp tiến hành ghi sổ kế toán theo tháng hoặc theo quý nhưng lại dành cho tiền mặt thời điểm ghi chép hàng ngày như: Công ty TNHH xây lắp Phương Nam, công ty TNHH tư vấn và xây dựng Thịnh Phát, TNHH Việt Đức, TNHH Tấn Huy, cổ phần tư vấn xây dựng Khánh Hòa, cổ phần xây dựng Khánh Hòa… Song vẫn còn 6 doanh nghiệp tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt định kỳ là: Công ty TNHH Minh Phát, cổ phần tư vấn và xây dựng công trình Hồng Việt, TNHH Tiền Phong Diên Khánh, TNHH Đồng Tiến, TNHH xây dựng Nam Trung, cổ phần tư vấn kiến trúc đô thị Khánh Hòa. Các công ty này cần chú ý hơn nữa trong quản lý tiền để thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và việc quản lý tiền cũng được chặt chẽ. Thời điểm ghi sổ kế toán tiền mặt ta nên xét thêm mối tương quan với số lượng nhân viên kế toán. Và trên thực tế khi số lượng nhân viên kế toán từ 3-5 người thì tỷ lệ ghi sổ kế toán tiền mặt hàng ngày là 94,4% và ở mức độ 1- 3 người thì có 77,3% là ghi sổ hàng ngày cho thấy sổ kế toán tiền mặt có được ghi chép hàng ngày hay không không phải do số lượng nhân viên kế toán quy định mà do cách tổ chức kế toán quy định. Cụ thể là do yêu cầu quản lý và ý thức quản lý về tiền mặt quy định.
81
Bảng 47: THỜI ĐIỂM TÍNH TỒN QUỸ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
CUOI NGAY 11 55.0% 2 100.0% 5 27.8% 18 45.0%
CUOI THANG 9 45.0% 0 .0% 12 66.7% 21 52.5%
CUOI QUY 0 .0% 0 .0% 1 5.6% 1 2.5%
Thoi diem tinh ton quy
Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Bảng 48: ĐỐI CHIẾU SỔ QUỸ VÀ SỔ KẾ TOÁN TIỀN MẶT
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
THUONG XUYÊN 12 60.0% 0 .0% 12 66.7% 24 60.0%
DINH KY 8 40.0% 2 100.0% 6 33.3% 16 40.0%
Doi chieu SQ- KTTM
Bảng 49: MỨC TỒN QUỸ TỐI THIỂU
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N % <5 tr 3 15.0% 0 .0% 2 11.8% 5 12.8% 5 - 10 tr 5 25.0% 2 100.0% 9 52.9% 16 41.0% > 10 tr 12 60.0% 0 .0% 6 35.3% 18 46.2% muc ton quy Total 20 100.0% 2 100.0% 17 100.0% 39 100.0%
Bảng 50: DỰ TOÁN TIỀN MẶT- LOẠI HÌNH SỞ HỮU
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
CÓ 6 35.3% 0 .0% 6 35.3% 12 33.3%
KHÔNG 11 64.7% 2 100.0% 11 64.7% 24 66.7% Lap du toan
tien mat
83
Việc xác định số dư quỹ tiền mặt cũng đóng góp một vai trò hết sức quan trọng trong quản lý tiền mặt. Có 45% các doanh nghiệp tính tồn quỹ vào cuối ngày, 52,5% tính vào cuối tháng và đặc biệt vẫn còn 2,5% tính tồn quỹ vào cuối quý. Cụ thể có một doanh nghiệp tính tồn quỹ vào cuối quý là: Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc đô thị Khánh Hòa.
Thường xuyên đối chiếu số liệu thực tế tồn quỹ và số liệu trên sổ sách sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch nếu có và kịp thời phát hiện tìm nguyên nhân và có biện pháp khắc phục kịp thời. Trên thực tế có 60% các doanh nghiệp xây dựng cơ bản tiến hành đối chiếu thường xuyên còn 40% còn lại thì đối chiếu định kỳ.
Mức độ tồn quỹ tối thiểu tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đa số là ở mức trên 10 triệu chiếm 46,2% và 41% ở mức từ 5-10 triệu, 12,7% ở mức dưới 5 triệu. Trong mẫu có một đơn vị không quy định cụ thể mức tồn quỹ tối thiểu là bao nhiêu là công ty cổ phần xây dựng Phước Thành. Việc ấn định cụ thể lượng tiền luôn tồn trong quỹ sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những trường hợp bất ngờ cần thanh toán mà trong quỹ lại không có đặc biệt khi thời điểm đó lại rơi vào ngày thứ 7 khi ngân hàng không làm việc, không thể chuyển tiền qua ngân hàng được.Việc giữ tồn quỹ là bao nhiêu cho phù hợp cũng là một điều khá quan trọng. Tồn quỹ nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, tiền không lưu thông sẽ không thể sinh lời là lãng phí nguồn lực. Như vậy các doanh nghiệp xây dựng cơ bản cần cố gắng xác định nhu cầu tiền mặt sao cho mức tồn quỹ thật phù hợp với nhu cầu của mình, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị luôn luôn thuận lợi khi có nhu cầu thanh toán và quan trọng là không gây lãng phí nguồn lực.
Để tiền được sử dụng hợp lý, liên tục luân chuyển sinh lợi cho công ty, các doanh nghiệp nên vạch ra cho mình một kế hoạch thu tiền, chi tiền rõ ràng. Kế hoạch này chỉ rõ lượng tiền vào, ra và thời gian khi nào. Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Đó là dự toán tiền mặt. Bản dự toán tiền mặt đem lại nhiều lợi ích nhưng trên thực tế các doanh nghiệp xây dựng cơ bản lại ít chú ý đến. Cụ thể chỉ có 33,3% các đơn vị tiến hành lập dự toán tiền mặt, trong đó đi sâu xem xét riêng cho từng loại hình thì ta thấy rằng doanh nghiệp tư nhân chưa thực sự chú ý đến công việc này, còn công ty cổ phần và công ty TNHH mỗi loại hình đều có 35,3% tiến hành lập dự toán tiền mặt. Tỷ lệ này còn quá thấp. Các doanh nghiệp cần chú ý hơn nữa đến việc lập dự toán tiền mặt để phục vụ cho lợi ích của chính mình.
Bảng 51: QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TIỀN MẶT
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
CÓ 11 55.0% 0 .0% 15 83.3% 26 65.0%
KHÔNG 9 45.0% 2 100.0% 3 16.7% 14 35.0%
Quy trinh quan ly thu chi
Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Bảng 52: MỨC ĐỘ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TIỀN MẶT
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
TOT 3 27.3% 0 .0% 6 40.0% 9 34.6%
KHA 6 54.5% 0 .0% 9 60.0% 15 57.7%
TRUNG BINH 2 18.2% 0 .0% 0 .0% 2 7.7%
XAU 0 .0% 0 .0% 0 .0% 0 .0%
Muc do thuc hien quy trinh
85
Bảng 53: NGƯỜI LẬP PHIẾU THU VÀ PHIẾU CHI
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N % THU QUY 3 15.0% 0 .0% 2 11.1% 5 12.5% KE TOAN THANH TOAN 7 35.0% 1 50.0% 10 55.6% 18 45.0% KE TOAN TONG HOP 2 10.0% 0 .0% 3 16.7% 5 12.5% KE TOAN TRUONG 7 35.0% 1 50.0% 1 5.6% 9 22.5% TQ VA KTTT 1 5.0% 0 .0% 2 11.1% 3 7.5% Nguoi lap
phieu thu, chi
Bảng 54: SỐ LIÊN PHIẾU THU
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N % 2 liên 12 60.0% 2 100.0% 10 55.6% 24 60.0% 3 liên 8 40.0% 0 .0% 8 44.4% 16 40.0% 4 lien 0 .0% 0 .0% 0 .0% 0 .0% So lien phieu thu Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Bảng 55: SỐ LIÊN PHIẾU CHI
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N % 2 liên 12 60.0% 2 100.0% 9 50.0% 23 57.5% 3 liên 8 40.0% 0 .0% 9 50.0% 17 42.5% 4 liên 0 .0% 0 .0% 0 .0% 0 .0% So lien phieu chi Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
87
Bảng 56 : NGƯỜI KÝ PHIẾU THU
Loại hình sở hữu
CT TNHH DNTN CT Cổ phần Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
Giám đốc 0 0.0% 0 0.0% 0 0.0% 0 0.0% kế tóan trưởng 0 0.0% 0 0.0% 0 0.0% 0 0.0% Người lập phiếu 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0% Thủ quỹ 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0% Ký phiếu thu Người nộp tiền 18 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 38 95.0%
Bảng 57: NGƯỜI KÝ PHIẾU CHI
Loại hình sở hữu
CT TNHH DNTN CT Cổ phần Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
Giám đốc 15 75.0% 2 100.0% 13 72.2% 30 75.0% kế tóan trưởng 18 90.0% 2 100.0% 18 100.0% 36 90.0% Người lập phiếu 20 100.0% 1 50.0% 18 100.0% 40 100.0% Thủ quỹ 20 100.0% 0 0.0% 18 100.0% 38 95.0% Ký phiếu chi Người nhận tiền 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Một trong những biện pháp hữu hiệu để quản lý tiền mặt là xây dựng cụ thể một quy trình quản lý thu chi tiền mặt và thực hiện theo quy trình này. Qua khảo sát thực tế đã có 65% các doanh nghiệp xây dựng cơ bản tiến hành xây dựng quy trình quản lý thu chi tiền mặt, trong đó tỷ lệ của các công ty cổ phần là cao nhất: 15/18 công ty cổ phần. Các doanh nghiệp tư nhân chưa có đơn vị nào xây dựng quy trình này. Song việc thực hiện quy trình đã xây dựng như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Đánh giá về mức độ thực hiện quy trình có 57,7% các doanh nghiệp thực hiện quy trình đã xây dựng ở mức khá, 34,6% tốt và 7,7% trung bình, không có đơn vị nào ở mức xấu. Điều này cho thấy các doanh nghiệp khi đã xây dựng lên quy trình thì đã nghiêm túc thực hiện theo quy trình.
Chứng từ là phần tất yếu không thể thiếu trong kế toán và trong kế toán tiền mặt thì phiếu thu và phiếu chi là căn cứ để ghi sổ. Tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản, nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi tùy thuộc từng đơn vị mà được giao cho nhân viên cụ thể: Kế toán thanh toán là người được giao trách nhiệm lập phiếu thu phiếu chi chiếm tỷ lệ cao nhất 45%, tiếp theo là kế toán trưởng 22,5%, thủ quỹ; kế toán tổng hợp chiếm 12,5%. Đặc biệt có 7,5% cả thủ quỹ và kế toán thanh toán đều có thể lập phiếu thu phiếu chi là các doanh nghiệp: Công ty TNHH Tấn Huy, cổ phần dịch vụ và kinh doanh nhà Nha Trang, công ty cổ phần tư vấn thiết kế và xây dựng.
Về số liên phiếu thu, có 60% các doanh nghiệp tiến hành lập 2 liên và 40% lập 3 liên, không có đơn vị nào lập 4 liên. Tuy nhiên sang phiếu chi lại có sự thay đổi. Do nhu cầu quản lý nên phiếu chi được lập nhiều liên hơn, cụ thể có 47,5% doanh nghiệp lập 2 liên và 42,5% doanh nghiệp lập 3 liên cho phiếu chi.
Trong việc lập phiếu thu và phiếu chi, người ký phiếu sẽ là căn cứ để xác định trách nhiệm sau này. Vì vậy bất cứ một phiếu chi hay phiếu thu nào được lập nên cũng phải có chữ ký của các đối tượng có liên quan. Về phiếu thu ta thấy rằng các doanh nghiệp hoàn toàn không cần có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng khi tiến hành thu tiền. Trên phiếu thu chỉ có chữ ký của người lập phiếu và thủ quỹ cùng với người nộp tiền. Song vẫn còn hai đơn vị không có chữ ký của người nộp tiền là công ty TNHH Đồng Tiến và công ty TNHH tư vấn xây dựng 49. Việc giám đốc và kế toán trưởng không ký phiếu thu khi kế toán tiến hành thu tiền sẽ rút ngắn thời gian thực hiện nghiệp vụ tạo thuận tiện cho cả người nộp tiền và kế toán. Về phiếu chi, theo nguyên tắc mỗi khoản tiền chi ra từ đơn vị đều phải có sự xét duyệt của giám đốc, kế
89
toán trưởng. Tuy nhiên việc áp dụng điều khoản trên sẽ gây nhiều khó khăn khi nghiệp vụ nhiều và các khoản chi nhỏ. Vì vậy, các doanh nghiệp có xu hướng quy định ra một hạn mức mà trong hạn mức đó kế toán có thể viết phiếu chi mà không cần có sự xét duyệt ngay lúc đó của giám đốc để thực hiện nghiệp vụ được nhanh chóng hoặc là đối với các khoản chi theo dự trù. Sau đó các phiếu chi này sẽ được ký sau. Đây là nguyên nhân của tình trạng chỉ có 75% các doanh nghiệp có chữ ký của giám đốc, 90% có chữ ký của kế toán trưởng, 95% đối với thủ quỹ. Thủ quỹ không ký nhận trên phiếu chi là điều khó có thể chấp nhận tuy nhiên trên thực tế lại xảy ra, nguyên nhân là do các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ có một nhân viên kế toán, giám đốc đồng thời là chủ doanh nghiệp cũng là người giữ quỹ như Công ty TNHH tư vấn xây dựng 49, Công ty TNHH Kiến Gia.