Bảng 103: CHỨNG TỪ TIỀN LƯƠNG
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N % Bang cham cong
20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Bang ke chi tiet san
pham hoan thanh 2 10.0% 0 .0% 3 16.7% 5 12.5%
Bang thanh toan tien
luong 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Giay chung nhan nghi
viec huong BHXH 11 55.0% 2 100.0% 10 55.6% 23 57.5%
Bang than toan BHXH
11 55.0% 2 100.0% 12 66.7% 25 62.5%
Bang thanh toan tien
thuong 9 45.0% 1 50.0% 10 55.6% 20 50.0%
Phieu xac nhan SP, CV
hoan thanh 4 20.0% 0 .0% 5 27.8% 9 22.5%
Phieu bao lam them gio
10 50.0% 0 .0% 7 38.9% 17 42.5%
Hop dong giao khoan
13 65.0% 2 100.0% 13 72.2% 28 70.0%
Bien ban dieu tra tai nan
lao dong 2 10.0% 0 .0% 3 16.7% 5 12.5% Chung tu khac 7 35.0% 1 50.0% 6 33.3% 14 35.0% Chung tu tien luong Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
125
Đối với các chứng từ lao động tiền lương qua khảo sát cho thấy đa số các doanh nghiệp khảo sát đều không sử dụng đầy đủ các loại chứng từ. Hệ thống chứng từ lao động tiền lương ở các doang nghiệp xây dựng cơ bản còn đơn giản. 100% các doanh nghiệp đã sử dụng bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương làm chứng từ tiền lương nhưng những loại chứng từ khác thì tỷ lệ các doanh nghiệp sử dụng ít đi.
Như đã phân tích ở trên, có 90% các doanh nghiệp trích bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho người lao động tuy nhiên chỉ có 57,5% (23/40) doanh nghiệp sử dụng giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội và 67,5% (25/40) sử dụng bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội nhằm xác định số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm… của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội theo chế độ quy định. Và bảng thanh toán bảo hiểm xã hội là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bỏ hiểm xã hội trả cho người lao động, lập báo cáo quyết toán với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên việc các doanh nghiệp có trích bảo hiểm xã hội mà lại không sử dụng chứng từ này cho thấy các doanh nghiệp xây dựng cơ bản chưa thực hiện tốt phần hành kế toán tiền lương, công tác quản lý chưa được thực hiện tốt và các chính sách đối với người lao động chưa được quan tâm đúng mức.
Phiếu báo làm thêm giờ có 42,5% doanh nghiệp sử dụng. Phiếu báo làm thêm giờ là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính lương cho người lao động. Trong ngành xây dựng việc làm thêm giờ để kịp thời hoàn thành công trình theo đúng thời gian quy định trong hợp đồng là rất dễ xảy ra. Vì vậy việc theo dõi giờ công làm thêm cho người lao động là đảm bảo quyền lợi cho người lao động, theo dõi kịp thời và chính xác sẽ khuyến khích người lao động làm việc.
Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận giao khoán. Đa phần các doanh nghiệp xây dựng tiến hành thuê các tổ đội xây dựng tự do khi có thêm nhu cầu như khi có nhiều hợp đồng xây dựng cùng lúc và có 50% các doanh nghiệp sử dụng hình thức lương khoán để trả lương cho người lao động nên có 70% mẫu sử dụng chứng từ hợp đồng giao khoán là hợp lý. Việc lập
chứng từ này góp phần tăng cường công tác quản lý cho đơn vị và cũng đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho cả bên giao khoán và bên nhận giao khoán.
Có 34/40 doanh nghiệp có chế độ thưởng cho người lao động chiếm tỷ lệ 85% các doanh nghiệp trong mẫu điều tra, tuy nhiên chứng từ sử dụng là bảng thanh toán tiền thưởng thì chỉ có 50% các doanh nghiệp sử dụng. Điều này cho thấy có nhiều đơ vị có chế độ thưởng cho người lao động nhưng lại không có chứng từ đầy đủ cho thấy tại các doanh này công tác quản lý chưa được tốt.
Có 1 doanh nghiệp duy nhất tiến hành trả lương cho người lao động theo hình thức lương sản phẩm nhưng lại có 5 doanh nghiệp chiếm tỷ lệ 112,5% sử dụng chứng từ bảng kê chi tiết sản phẩm hoàn thành cho thấy các doanh nghiệp xây dựng cơ bản không chỉ quản lý về thời gian lao động của người lao động thông qua bảng chấm công mà còn chú ý đến cả hiệu quả công việc của người lao động.
Như vậy hệ thống chứng từ tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản tuy còn đơn giản nhưng cũng đã phản ánh được khá đầy đủ các mặt hoạt động của đơn vị.
127
ĐÁNH GIÁ CHUNG 1. Những mặt tích cực:
Nhìn chung công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản được tiến hành khá tốt.
Nhân sự tại phòng kế toán được bố trí khá gọn nhẹ, kế toán năng động và có khả năng làm được công việc của nhiều phần hành.
Các doanh nghiệp đã khá chú ý đầu tư trang thiết bị hiện đại cho kế toán nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán và để thông tin kế toán được cung cấp nhanh chóng kịp thời, có chất lượng cao hơn.
Đa phần các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán phù hợp theo đúng quy định. Hệ thống chứng từ sử dụng đáp ứng được yêu cầu hạch toán và các quy định về chứng từ cũng được thực hiện khá tốt.
Hệ thống tài khoản được xây dựng phù hợp với đặc điểm quy mô của mỗi doanh nghiệp tương ứng nên thuận tiện cho việc tổ chức hạch toán kế toán.
Hệ thống sổ sách tuy vẫn còn có doanh nghiệp tiến hành ghi theo quý nhưng đa phần đã được phản ánh hàng ngày và định kỳ 5- 10 ngày nên các thông tin kế toán phục vụ cho quản lý khi có nhu cầu vẫn có thể cung cấp nhanh chóng kịp thời.
Hệ thống báo cáo tài chính được các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, bên cạnh đó có một số đơn vị còn tiến hành lập thêm báo cáo quản trị để phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý riêng của doanh nghiệp mình.
Các phần hành kế toán vốn bằng tiền, các khoản thanh toán và kế toán tiền lương được tổ chức theo dõi chặt chẽ phù hợp quy định.
2. Tồn tại:
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản còn tồn tại một số hạn chế sau:
Các doanh nghiệp đã quan tâm đầu tư trang thiết bị hiện đại cho phòng kế toán nhưng việc sử dụng hiệu quả các trang thiết bị này là chưa cao. Cụ thể các doanh nghiệp 100% có máy vi tính tại phòng kế toán nhưng mới có 50% sử dụng phần mềm kế toán.
Một số doanh nghiệp đánh số chứng từ còn chưa đúng quy định. Đặc biệt có doanh nghiệp ghi chứng từ bằng tay nhưng thời điểm đánh số chứng từ là tại thời điểm lập hay khi vào sổ. Điều này dễ dẫn đến những sai phạm gian lận trong kế toán.
Đa số các doanh nghiệp đã ghi sổ hàng ngày hoặc định kỳ 5- 10 ngày nhưng cá biệt vẫn còn có doanh nghiệp ghi sổ theo quý, điều này làm cho thông tin kế toán không được phản ánh kịp thời và cung cấp cho các nhà quản lý lãnh đạo cũng không được nhanh chóng như yêu cầu.
Số lượng các doanh nghiệp lập báo cáo quản trị nội bộ còn ít. Có rất ít các doanh nghiệp tiến hành lập dự toán tiền mặt.
Các quy trình quản lý tiền được xây dựng khá nhiều nhưng còn có đơn vị thực hiện chưa tốt chỉ ở mức trung bình và đa phần thực hiện ở mức khá. Còn nhiều đơn vị không tiến hành trích BHXH , BHYT và KPCĐ cho người lao động. Đây là sự vi phạm nghiêm trọng vào luật lao động.
Các chứng từ sử dụng cho các phần hành mà đặc biệt là chứng từ tiền lương còn đơn giản và không đầy đủ.
129
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
Mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp là tạo ra lợi nhuận và không ngừng tạo ra lợi nhuận. Để thực hiện được mục tiêu này các doanh nghiệp nên đi sâu phân tích điểm mạnh và điểm yếu của chính mình để từ đó phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu. Có như thế doanh nghiệp mới có thể tồn tại đứng vững và phát triển hơn nữa trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Trong khuôn khổ của đề tài, em xin có một vài đề xuất nhằm góp phần xây dựng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản ngày càng hoàn thiện, có chất lượng hơn, góp phần giúp các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thiết lập một hệ thống thông tin kế toán thích ứng với nhu cầu và năng lực quản lý kinh tế - tài chính của nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa ngày một phát triển.
Đề xuất về nhân sự phòng kế toán: Nên tách biệt thủ quỹ và các chức năng
khác.
Việc thủ trưởng đơn vị hay kế toán kiêm luôn chức năng thủ quỹ là hoàn toàn không nên. Thủ quỹ sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý tiền cho doanh nghiệp nên sẽ có những cách thức quản lý tiền tốt nhất. Đồng thời sự tách biệt này còn hạn chế được gian lận trong kế toán vì nó làm giảm khả năng biển thủ tiền của đơn vị.
Đề xuất về tổ chức phòng kế toán: Trang bị phần mềm kế toán cho phòng kế
toán
Qua khảo sát toàn bộ các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đã trang bị máy tính cho phòng kế toán nhưng mới có 50% doanh nghiệp tang bị phần mềm kế toán. Vì vậy các doanh nghiệp xây dựng cơ bản nên trang bị thêm phần mềm và hoàn thiện phần mềm để tạo điều kiện tốt nhất cho phòng kế tóan hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Đề xuất về tổ chức chứng từ kế toán: Yêu cầu các đối tượng có liên quan ký nhận đầy đủ trong phiếu thu phiếu chi.
Chứng từ là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán. Nó là căn cứ để xác định trách nhiệm của các đối tượng liên quan, vì vậy ai là người tham gia vào nghiệp vụ kinh tế cần phải được xác định rõ ràng.
Đề xuất về sổ sách báo cáo kế toán:
- Tiến hành ghi sổ kế toán hàng ngày hoặc định kỳ từ 5- 10 ngày: Khi cần có thông tin, các nhà lãnh đạo luôn mong muốn có được thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác. Tuy nhiên nếu kế toán tiến hành ghi sổ theo tháng hoặc quý thì các thông
131
tin đến được nhà lãnh đạo sẽ không còn ý nghĩa nữa. Vì vậy các doanh nghiệp xây dựng cơ bản nên tổ chức ghi sổ hàng ngày hoặc định kỳ 5- 10 ngày để có thể phát huy hết được vai trò của kế toán trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý, vì thông tin kế toán luôn cần được nhanh chóng chính xác kịp thời và trung thực hợp lý.
- Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Theo quy định các doanh nghiệp phải lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhưng vẫn còn một số các đơn vị chưa thực hiện theo quy định. Vì báo cáo lưu chuyển tiền tệ giúp doanh nghiệp có thể đánh giá đựoc khả năng tạo ra tiền, sự biến động của tài sản thuần của doanh nghiệp.
- Dự toán tiền mặt: Thực tế có rất ít các doanh nghiệp xây dựng cơ bản tiến hành lập dự toán tiền mặt. Trong khi đó bản dự toán tiền mặt giúp cho doanh nghiệp có một kế hoạch thu chi cụ thể, từ đó doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong trong việc đầu tư cũng như sử dụng tiền sao cho hiệu quả thu được là tốt nhất.
- Nên lập các loại sổ sách báo cáo tiền mặt đầy đủ: Tiền mặt luôn là tài sản có tính nhạy cảm cao nhất thường dẫn đến những gian lận, mất mát vì vậy quản lý tiền mặt chiếm một vị trí hết sức quan trọng. Việc tiến hành theo dõi chặt chẽ, chi tiết sẽ không phải là thừa. Tuy nhiên thực tế có nhiều doanh nghiệp chỉ tiến hành lập sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt mà không có báo cáo quỹ.
Đề xuất về quản lý:
- Xây dựng và thực hiện nghiêm túc các quy trình quản lý đã xây dựng: Qua khảo sát ta thấy rằng đa số các doanh nghiệp thực hiện các quy trình quản lý ở mức khá thậm chí có cả trung bình. Việc xây dựng quy trình quản lý mới có một số các doanh nghiệp xây dựng vì vậy các doanh nghiệp đã xây dựng quy trình thì nên thực hiện tốt các quy trình này, các doanh nghiệp chưa xây dựng thì nên đầu tư xây dựng quy trình này để việc quản lý được đảm bảo an toàn và chặt chẽ nhất.
- Các doanh nghiệp nên nắm bắt cụ thể số tồn quỹ của mình cuối mỗi ngày: Việc biết chính xác số tồn quỹ cụ thể không đòi hỏi thủ quỹ phải tiến hành kiểm kê mà qua sổ sách cũng có thể biết được số dư quỹ. Vì vậy cuối mỗi ngày kế toán viên nên tính toán và xác định xem số dư quỹ là bao nhiêu. Từ đó là cơ sở để tiến hành các quyết định chi tiêu cho phù hợp với lượng tiền mặt hiện có tại doanh nghiệp, tránh rơi vào trường hợp ngày ngân hàng không làm việc mà nhu cầu thanh toán của đơn vị lại có với giá trị lớn.
- Nên đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng định kỳ hàng tháng để kịp thời phát hiện sai sót (nếu có) và nhanh chóng có biện pháp xử lý kịp thời: Hiện nay trên thực tế
vẫn còn 15% (6 doanh nghiệp) chỉ tiến hành đối chiếu số dư trên trên sổ sách với số dư của ngân hàng vào cuối năm. Thời gian hoạt động kéo dài có nhiều nghiệp vụ phát sinh dễ dẫn đến sai sót nhầm lẫn. Nếu có sai lệch xảy ra thì việc tìm hiểu sai sót ở thời điểm nào xác định nguyên nhân là rất khó. Vì vậy các doanh nghiệp nên đối chiếu định kỳ hàng tháng với ngân hàng để đảm bảo khớp đúng số liệu giữa ngân hàng và doanh nghiệp.
- Sử dụng chính sách chiết khấu thanh toán để nhanh chóng thu hồi các khoản nợ: Việc các chủ công trình dây dưa kéo dài thời gian nợ khiến cho doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài thường xuyên diễn ra và hầu như có ở tất cả các doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Đặc biệt đối với phần giá trị giữ lại trong thời gian bảo hành công trình việc thu hồi là hết sức khó khăn. Vì vậy các doanh nghiệp xây dựng cơ bản nên có chính sách chiết khấu để thúc đẩy các chủ nợ nhanh chóng thanh toán.
- Tiến hành trích lập quỹ dự phòng phải thu nợ khó đò: Qua điều tra có ít các doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi, cụ thể có 48,7% tức 19 doanh nghiệp. Trong khi đó các khoản thu tại doanh nghiệp xây dựng cơ bản không phải là ít nhất là phần giá trị công trình giữ lại trong thời gian bảo hành khi hết hạn rất khó thu.Quỹ dự phòng trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ làm giảm thiệt hại cho doanh nghiệp khi không thu được nợ.
- Hoàn thành và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng đúng thời gian quy dịnh để được khấu trừ thuế đầu vào: Các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đa phần đã thực hiện đúng quy định về thời gian nộp tờ khai thuế GTGT tuy nhiên vẫn còn 2 doanh nghiệp tương ứng là 5% chưa nộp đúng thời gian quy định .Nguyên nhân là do quy định của luật