Bảng 31: HÌNH THỨC SỔ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
NHAT LY SO CAI 4 20.0% 0 .0% 1 5.6% 5 12.5% NHAT KY CHUNG 3 15.0% 0 .0% 7 38.9% 10 25.0% NHAT KY CHUNG TU 2 10.0% 0 .0% 2 11.1% 4 10.0% CHUNG TU GHI SO 10 50.0% 2 100.0% 8 44.4% 20 50.0% KE TOAN MAY 1 5.0% 0 .0% 0 .0% 1 2.5% Hinh thuc so Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Bảng 32: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
có 8 40.0% 2 100.0% 18 100.0% 28 70.0% không 12 60.0% 0 .0% 0 .0% 12 30.0% XD quy trinh ghi so Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Bảng 33: SỬA SAI SỔ KẾ TOÁN
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N %
SUA THEO PP QUY ÐINH 19 95.0% 2 100.0% 18 100.0% 39 97.5%
TAY XOA 0 .0% 0 .0% 0 .0% 0 .0%
KHAC 1 5.0% 0 .0% 0 .0% 1 2.5%
Ghi sai so
69
Bảng 34: THỜI ĐIỂM GHI SỔ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU
Loai hinh so huu
CT TNHH DNTN CT Co Phan Total
Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N % GHI HANG NGAY 8 40.0% 1 50.0% 11 61.1% 20 50.0% ÐINH KY 5-10 NGAY 6 30.0% 0 .0% 0 .0% 6 15.0% CUOI THANG 6 30.0% 1 50.0% 4 22.2% 11 27.5% CUOI QUY 0 .0% 0 .0% 3 16.7% 3 7.5% Thoi diem ghi so Total 20 100.0% 2 100.0% 18 100.0% 40 100.0%
Bảng 35: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN – THỜI ĐIỂM GHI SỔ
So luong nhan vien KT
<3 NV 3 - 5 NV 5 - 10 NV Total Count Column N % Count Column N % Count Column N % Count Column N % GHI HANG NGAY 9 40.9% 11 61.1% 0 .0% 20 50.0% ÐINH KY 5-10 NGAY 4 18.2% 2 11.1% 0 .0% 6 15.0% CUOI THANG 6 27.3% 5 27.8% 0 .0% 11 27.5% CUOI QUY 3 13.6% 0 .0% 0 .0% 3 7.5% Thoi diem ghi so Total 22 100.0% 18 100.0% 0 .0% 40 100.0%
Các thông tin điều tra cho phần tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm: Hình thức sổ, thời điểm ghi sổ, các loại sổ, phương pháp sửa sai.
Qua điều tra ta thấy rằng các doanh nghiệp xây dựng cơ bản sử dụng hình thức sổ “chứng từ ghi sổ” chiếm tỷ lệ cao, thực tế có 20 doanh nghiệp chiếm 50% mẫu điều tra. Các doanh nghiệp xây dựng cơ bản sử dụng nhiều hình thức sổ này nguyên nhân là do dễ thực hiện và trên thị trường nhiều loại phần mềm kế toán cũng viết theo hình thức này. Tiếp sau chứng từ ghi sổ là “nhật ký chung”, có 25% doanh nghiệp trong mẫu điều tra sử dụng hình thức này. Hai hình thức “nhật ký sổ cái” và “nhật ký chứng từ” ít được sử dụng. Đặc biệt là “nhật ký chứng từ” chỉ có 10% sử dụng do hình thức này rất khó hạch toán là các doanh nghiệp: Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc và xây dựng Khánh Hòa, TNHH tư vấn và xây dựng Thịnh Phát, TNHH THT, công ty cổ phần xây dựng số 9.
Có 70% các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đã tiến hành xây dựng quy trình ghi sổ. Điều này là hoàn toàn hợp lý vì đã có rất nhiều các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên vẫn còn 30% doanh nghiệp không xây dựng quy trình ghi sổ, trong khi đó một số doanh nghiệp lại sử dụng hình thức kế toán máy. Khi đã sử dụng phần mềm kế toán mà không quy định rõ ràng quy trình ghi sổ là hết sức không tốt, việc hạch toán sai quy trình theo quy định của phần mềm sẽ dẫn đến sai sót hàng loạt trong các sổ kế toán.
Về thời điểm ghi sổ ta thấy rằng có 50% các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đã thực hiện ghi sổ hàng ngày. Việc ghi sổ hàng ngày sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể có được thông tin kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho việc điều hành sản xuất kinh doanh. Song bên cạnh các doanh nghiệp ghi sổ hàng ngày thì còn tới 27,5% các doanh nghiệp tiến hành ghi sổ theo tháng. Cá biệt còn có tới 3 doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo quý là công ty cổ phần tư vấn và xây dựng công trình Hồng Việt, công ty cổ phần Long Phụng, công ty cổ phần tư vấn kiến trúc đô thị Khánh Hòa.
Ta cũng thấy rằng đối với công ty cổ phần có tới 61,1% các đơn vị tiến hành ghi sổ theo ngày, song tỷ lệ ghi sổ theo quý có ba trường hợp thì cũng hoàn toàn là các công ty cổ phần. Các doanh nghiệp tư nhân thì có một doanh nghiệp ghi hàng ngày là doanh nghiệp tư nhân Lâm Khánh, doanh nghiệp tư nhân Hoàng Thông tiến hành ghi sổ theo tháng. Và 100% các công ty trách TNHH ghi sổ theo ngày, định kỳ hoặc theo tháng, không có công ty nào ghi sổ theo quý. Như vậy mức độ, nhu cầu quản lý thông
tin ở các công ty TNHH là cao. Loại hình công ty cổ phần cần chú ý hơn nữa trong tổ chức ghi sổ để thông tin kế toán cung cấp cho các nhà lãnh đạo được nhanh chóng kịp thời và đáng tin cậy.
Qua điều tra, đa số các doanh nghiệp có số lượng các nhân viến kế toán nhiều thì tiến hành ghi chép thường xuyên hơn. Cụ thể, với số lượng nhân viên kế toán từ 3-5 người, có 61,1% là ghi sổ hàng ngày, 11,1% ghi định kỳ từ 5 đến 10 ngày còn lại là ghi theo tháng, không có trường hợp nào ghi theo quý. Với số lượng nhân viên kế toán từ 1-3 người thì chỉ có 40,9% ghi theo ngày và 13,6% là ghi theo quý. Rõ ràng càng đông nhân viên thì áp lực công việc cho mỗi nhân viên là giảm bớt và việc tiến hành ghi sổ thường xuyên là hoàn toàn có thể thực hiện được.
Khi ghi sai sổ, có tới 97,5% doanh nghiệp xây dựng cơ bản đã thực hiện việc chữa sổ kế toán theo đúng quy định là sửa sai bằng cách ghi âm, ghi bổ sung và cải chính.Việc ghi chép và chữa sổ theo đúng quy định sẽ tạo điều kiện tốt cho sau này khi các cơ quan Nhà nước tiến hành kiểm tra quyết toán.