Qui trình phát hành thẻ có thể khái quát thông qua mô hình sau:
Sơ đồ 3.12: Quy trình phát hành thẻ ATM
3.2.4.1. Hồ sơ xin phát hành thẻ
- Đơn đăng ký mở tài khoản cá nhân/ tổ chức tại ngân hàng (đối với khách hàng chưa mở tài khoản cá nhân/ tổ chức tại ngân hàng)
- Bản sao giấy CMND (Công dân Việt Nam), bản sao hộ chiếu nếu là người nước ngoài.
- 1 ảnh thẻ 3x4, hoặc 4x6. - Thu phí phát hành thẻ.
3.2.4.2. Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ
Khi khách hàng hoàn thành và nộp hồ sơ phát hành thẻ vào ngân hàng thì ngân hàng phải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ. Trong quá trình xét duyệt, ngân hàng cũng tiến hành phân hạng thẻ:
- Hạng chuẩn. - Hạng vàng.
3.2.4.3. Lập hồ sơ khách hàng
- Đối với khách hàng đã có tài khoản cá nhân tại ngân hàng, thì ngân hàng sẽ kiểm tra để xác định xem khách hàng có phải là chủ tài khoản mở tại ngân hàng không.
Hồ sơ xin phát hành thẻ.
Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ.
Lập hồ sơ khách hàng.
Gửi danh sách khách hàng đến Trung tâm thẻ.
- Đối với khách hàng chưa có tài khoản tại ngân hàng thì bộ phận thẻ sẽ trực tiếp mở tài khoản cho khách hàng trên hệ thống quản lý thông tin và tài khoản khách hàng (chương trình IPCAS). Sau đó, bộ phận thẻ sẽ chuyển hồ sơ khách hàng và tài khoản sang phòng kế toán giao dịch để lưu, theo dõi, quản lý.
3.2.4.4. Gửi danh sách khách hàng đến trung tâm thẻ
Ngân hàng lập và gửi danh sách khách hàng phát hành thẻ ATM tới Trung tâm thẻ để phát hành thẻ cuối mỗi ngày. Danh sách bao gồm các thông tin sau:
- Họ tên khách hàng. - Số tài khoản cá nhân. - Số CIF.
- Hạng thẻ của khách hàng.
*) Tại Trung tâm thẻ sẽ tiến hành các bước sau: - Tạo thẻ và dữ liệu in thẻ.
- Số thẻ ATM bao gồm 16 số và có cấu trúc như sau: Mã số ngân hàng phát hành- PIN (6 số)
Số hồ sơ khách hàng- CIF (7 số) Số thứ tự thẻ ATM (2 số)
Số kiểm tra (1 số) - In thẻ.
- Gửi thẻ và số PIN cho ngân hàng phát hành.
3.2.4.5. Nhận thẻ, PIN từ trung tâm và giao cho khách hàng
Trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ ngày gửi yêu cầu phát hành (trừ ngày lễ, nghỉ, tết) tới Trung tâm thẻ thì ngân hàng phát hành sẽ nhận được thẻ và mã số PIN. Thư gửi thẻ và mã số PIN được gửi trong 2 phong bì khác nhau. Ngân hàng sẽ tiến hành:
- Kiểm tra các thông tin trên thẻ để đảm bảo đầy đủ và chính xác. - Giao thẻ và PIN cho khách hàng.
- Hướng dẫn khách hàng cách sử dụng và bảo quản thẻ.
Ngay sau khi nhận thẻ từ ngân hàng, khách hàng tự chọn số PIN của mình bằng cách thay đổi PIN được ngân hàng cấp ngay lần đầu sử dụng, nếu không, hệ thống vẫn coi như thẻ chưa được giao cho khách hàng và tự động khóa thẻ.