Sơ đồ 2.2: Quy trình tham dự thầu của công ty cổ phần tư vấn kiểm định xây dựng Bảo Việt
(Nguồn: Phòng kế hoạch-hành chính tổng hợp)
Mô tả quy trình
Bước 1. Thu thập thông tin Ra quyết định tham
dự thầu
Mua và nghiên cứu HSMT Lập HSDT Trình duyệt, đóng gói, nộp HSDT Tham dự mở thầu Thương thảo, ký hợp đồng
Hậu đấu thầu
Lưu hồ sơ, phân tích tìm nguyên nhân, rút kinh nghiệm
Gửi thư từ chôi (nếu nhận được thư mời) Tham gia
Không tham gia
Trượt thầu Trúng thầu
Đây là bước đầu tiên giữ vai trò quan trọng tiên quyết để mở đầu cho một cuộc đấu thầu có khả năng giành được nhiều thắng lợi. Nội dung tổ chức th thập thông tin về cơ bản phải xác định được chi tiết và cụ thể, bao gồm:
- Quy mô gói thầu - Loại gói thầu
- Nguồn vốn thực hiện
- Thời gian phát hành HSMT
Công việc này do các cán bộ công nhân viên trong công ty thu thập và xử lý sơ bộ rồi đưa về phòng kế hoạch tiếp tục xử lý, bao gồm các công việc:
- Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, tivi…
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cấp chính quyền để có những thông tin về kế hoạch của Bộ, Ban ngành và của cơ quan quản lý Nhà nước.
- Duy trì mối quan hệ với các chủ đầu tư đã có hợp tác lâu dài nhờ dó có khả năng nhận được thư mời thầu khi họ có đầu tư mới.
Bước 2. Ra quyết định tham dự thầu
Sau khi thông tin đã được thu thập một cách chính xác và đầy đủ thì ban giám đốc và cán bộ phòng kế hoạch tiến hành đánh giá xem xét có nên tham dự hay không tham dự dựa vào các chỉ tiêu như:
- Thông tin về chủ đầu tư và gói thầu
- Tiến hành phân tích năng lực của công ty xem có phù hợp không - Tính khả thi của dự án
Trên cơ sở phân tích trên ban giám đốc và trưởng phòng kế hoạch sẽ ra quyết định: nếu thấy dự án đó không phù hợp với lĩnh vực cũng như năng lực của công ty thì sẽ tư chối tham dự thầu, ngược lại nếu công ty hoàn toàn có năng lực thì ra quyết định tham gia dự thầu.
Ứng với mỗi gói thầu sẽ có một loại HSMT với giá khác nhau. Căn cứ vào HSMT để xác định rõ các thông tin về: nguồn gốc dự án, quy mô dự án, địa điểm thực hiện, thời gian đấu thầu, vật liệu,…. Xem xét khả năng và năng lực của công ty sẽ đáp ứng được tới đâu.., để từ đó có các kế hoạch phân công nhiệm vụ cho tùng công việc và giai đoạn cụ thể nhất là trong công tác khảo sát hiện trường và lập HSDT có chất lượng.
Bước 4. Lập HSDT
HSDT có chất lượng sẽ là nhân tố quyết định đến khả năng trúng thầu hay không, vì vậy đây là khâu rất quan trọng và mất nhiều thời gian công sức nhất. Việc lập HSDT cần có sự phối hợp của các phòng ban và các bên liên quan. Nội dung cụ thể của HSDT sẽ được lập theo yêu cầu cụ thể của HSMT do bên mời thầu đưa ra, bao gồm:
- Lập các thông tin về công ty: năng lực tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực, kinh nghiệm…để có cái nhìn tổng quát về công ty.
- Phân tách công việc
- Lập biện pháp thi công và tiến độ thực hiện công trình.
- Lập bảng giá dự thầu: đơn giá dự thầu cho từng công việc, cho từng hạng mục công trình, có tài liệu liên quan đến nguyên vật liệu…
Sau khi HSDT lập xong sẽ được xem xét lại nhằm phát hiện những sai xót.
Bước 5. Trình duyệt, hoàn thiện, đóng gói và nộp HSDT
HSDT sau khi hoàn tất sẽ được trình lên giám đốc duyệt, chủ yếu là giá bỏ thầu và sẽ ra quyết định giảm giá. Sau khi hoàn thiện hết mọi công việc và thủ tục sẽ tiến hành đóng gói và nộp HSDT trực tiếp tại nơi nhận hoặc gửi thông qua bưu điện, việc gửi qua bưu điện được áp dụng trong trường hợp HSMT cho phép hoặc do gặp khó khăn về khoảng cách.
Sau khi nộp HSDT công ty (phòng kế hoạch) phải theo dõi chặt chẽ quá trình chấm thầu để khi chủ đầu tư yêu cầu làm rõ những vấn đề vướn mắc trong HSDT thì sẵn sàng giải đáp và bổ sung, đến thời điểm mở thầu, giám đốc công ty và trưởng phòng kế hoạch sẽ đến tham dự hội nghị mở thầu.
Bước 7. Thương thảo và ký hợp đồng Khi có kết quả trúng thầu:
- Nếu không trúng thầu thì phòng kế hoạch sẽ lưu lại hồ sơ, phân tích để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho các dự án khác.
- Nếu trúng thầu, thì phòng kế hoạch sẽ tiến hành liên hệ với bên mời thầu để thỏa thuận thời gian, địa điểm cụ thể để ký kết hợp đồng nhằm xác định mối quan hệ rang buộc với chủ đầu tư. Bên cạnh đó công ty cũng sẽ chuẩn bị bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chu đầu tư để đăm bảo sẽ thực hiện hợp đồng.
Bước 8. Hậu đấu thầu
Sau khi ký kết hợp đồng với chủ đầu tư, công ty tiến hành bắt tay vào công việc thi công, quản lý chất lượng, chi phí và tiến độ thi công…nhằm đảm bảo cho công trình hoàn thành đúng tiến độ, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, chi phí hợp lý.
Sau khi công trình được xây dựng xong sẽ tiến hành nghiệm thu, bàn giao và thanh quyết toán.