Nhanh chóng hình thành một bài thầu mẫu kèm theo các tài liệu minh họa đầy đủ, chính xác và hiện đại, định kỳ hàng quý cập nhập các số liệu thị trường và các thiết bị mới, phương pháp thi công hiện đại.
Công ty cần đảm bảo tính nhất quán trong hồ sơ: thống nhất giữa phần mô tả biện pháp tổ chức thi công với phần vẽ minh họa (tránh hiện tượng phần mô tả biện pháp tổ chức thi công nêu một cách, trong phần vẽ minh họa thể hiện một cách), thống nhất giữa thuyết minh sử dụng thiết bị với phần liệt kê thiết bị…..nếu không đảm bảo tính thống nhất trong lập hồ sơ thì dẫn đến việc có nhiều mâu thuẫn lẫn nhau làm cho chủ đầu tư không đánh giá được và bị loại là điều không tránh khỏi.
Về mặt hình thức HSDT, công ty nên tham khảo nhiều để để đưa ra một cách trình bày hợp lý, thể hiện ở việc: hồ sơ phải lập đúng quy định, phải đủ các thông số, yêu cầu, phải thống nhất, logic và hiện đại.
Để được như vậy cần có những biện pháp cụ thể sau:
- Thu thập các thông tin về việc tổ chức đấu thầu của chủ đầu tư.
- Thu thập thông tin về sự biến động của thị trường giá cả nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị….đưa về phòng kế hoạch tính toán và có biện pháp điều chỉnh giá dự thầu kịp cũng như thông báo cho chủ đầu tư biết để đàm phán lại tránh các rủi ro cho công ty.
- Thu thập thông tin về chủ đầu tư, đặc biệt là về nguồn vốn, khả năng thanh toán để đảm bảo cho công ty thu hồi vốn nhanh.
- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh như năng lực, tài chính.. để có thể có kế hoạch tranh thầu hợp lý đảm bảo cho khả năng trúng thầu cũng như đảm bảo được lợi nhuận thu được.
Đồng thời công ty phải không ngừng đào tạo và nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên lập HSDT.