Nếu tạo điều kiện mội trường làm việc tốt, với đủ các điều kiện cần thiết trong quá trình thực hiện công việc người lao động sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng kế hoạch, chỉ tiêu đề ra. Cho dù năng lực của người lao động dù giỏi đến đâu nhưng nếu không được sự hỗ trợ và ủng hộ của người quản lý, đồng nghiệp, và với môi trường làm việc thiếu các yếu tố cần thiết thì người lao động cũng khó có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Điều kiện làm việc bao gồm các điều kiện quy định về không khí, độ ẩm, tiếng ồn, công cụ, dụng cụ làm việc... những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới công việc của người lao động. Nếu với điều kiện và môi trường không đạt những tiêu chuẩn qui định, công tác bảo hộ lao động không đảm bảo.... sẽ làm cho người lao động có tâm trạng chán nản mệt mỏi về công việc từ đó làm giảm năng suất lao động. Ngược lại điều kiện lao động được thỏa mãn, môi trường đảm bảo sẽ tạo động lực rất lớn cho người lao động, người lao động sẽ tích cực, hăng
say và an tâm trong công việc. Nếu được tạo điều kiện lao động tốt nó sẽ làm giảm mức độ căng thẳng, mệt mỏi cho người lao động, tạo không khí phấn khởi tại nơi làm việc, giúp người lao động an tâm công tác.
2.2.2.6 Tổ chức nơi làm việc cho người lao động
Tổ chức nơi làm việc cho người lao động là một trong những hoạt động quan trọng của tổ chức, tổ chức nơi làm việc cần phải quan tâm đến sức khỏe, tâm tư, kỳ vọng, năng khiếu, sở trường của người lao động. Đặc thù mỗi tổ chức đều có nhiều nơi làm việc khác nhau vì vậy rất cần có cách tổ chức khác nhau cho phù hợp với từng nơi làm việc.
Nơi làm việc là một phần diện tích, không gian của sản xuất, nơi làm việc được trang bị đầy đủ các phương tiện vật chất, công cụ lao động, kỹ thuật cần thiết đảm bảo cho người lao động hoàn thành được chức năng nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất theo yêu cầu của tổ chức.
Nhằm tạo điều kiện đảm bảo nơi làm việc tốt cho người lao động, tổ chức cần phải thực hiện công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc để tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành có hiệu quả công việc được giao.
Bầu không khí tập thể trong tổ chức, bao gồm các mối quan hệ như: quan hệ giữa người lãnh đạo với nhân viên, quan hệ giữa người lao động với nhau. Trong các mối quan hệ kể trên nếu được duy trì tốt sẽ tạo ra một môi trường làm việc ấm cúng, không khí hoà thuận, thân thiện, hiểu biết, tin tưởng, giúp đở lẫn nhau sẽ là điều kiện góp phần thúc đẩy người lao động gắn bó, tận tụy hơn trong công việc. Và ngược lại, nếu các mối quan hệ này không tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động chung của toàn tổ chức. Trong nội bộ tổ chức sẽ không đòan kết, lục đục, xích mích xảy ra liên tục, công việc đình trệ, người lao động không thiết tha với công việc...
Những yêu cầu đối với tổ chức và phục vụ nơi làm việc: Nhà lãnh đạo phải biết tổ chức và phục vụ nơi làm việc nhằm đảm bảo điều kiện thuận lợi cho cho người lao động trong quá trình lao động, sẽ tiết kiệm sức lực giảm mệt mỏi cho người lao động.
người lao động trong thực hiện các mối quan hệ, trao đổi thông tin giữa nơi làm việc, nhằm phát huy khả năng sáng tạo, kích thích tính hứng thú tích cực trong lao động và hình thành các tập thể lao động tốt.
- Thông qua các kỹ năng như: sử dụng màu sắc, hình thành bố trí sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ tạo ra khung cảnh nơi làm việc đẹp đẽ, gọn gàng, sạch sẽ, trật tự.
- Tổ chức nơi làm việc là thiết kế, trang bị các tiện ích, cung ứng các thiết bị, dụng cụ nhằm đem lại sự tiện ích trong nơi làm việc
- Tổ chức và phục vụ nơi làm việc hợp lý khoa học sẽ tạo điều kiện để giảm chi phí: chi phí về thời gian lao động, chi phí sản sản xuất trong quá trình lao động
- Bên cạnh đó tổ chức nơi làm việc cần quan tâm đến việc thiết kế nơi làm việc cho phù hợp với yêu cầu công việc, cung cấp trang thiết bị cần thiết nơi làm việc, đảm bảo đầy đủ các loại máy móc, thiết bị cần thiết phục vụ cho nơi làm việc phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất và chức năng lao động.
Bố trí nơi làm việc cần sắp xếp một cách hợp lý trong không gian tất cả các phương tiện vật chất, các thiết bị, trang bị và đối tượng lao động cần thiết tại nơi làm việc.
Xây dựng một bầu không khí lao động tập thể thân thiện, chia sẻ thông qua các hoạt động như: thể thao, văn nghệ, giao lưu, học hỏi, tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội tiếp xúc, mở rộng quan hệ để hiểu nhau hơn. Người lao động sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức với đồng nghiệp hơn, phấn khích, yêu thích công việc hơn, làm việc với tinh thần thoải mái, nâng cao quan hệ thân thiết giữa những người lao động với nhau, cùng hợp tác giúp đỡ lẫn nhau vì cùng phát triển.
2.2.2.7 Đào tạo và phát triển lao động
Để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức cần phải liên tục đào tạo người lao động, những tiến bộ về công nghệ không ngừng thay đổi dẫn đến sự thay đổi nhu cầu đối với nguồn nhân lực.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động trong đó học tập có tổ chức được tiến hành trong những thời gian, định kỳ để nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Phát triển là các hoạt động học tập
vươn ra khỏi phạm vi công việc hằng ngày của người lao động, nó mở ra cho người lao động những công việc mới trên cơ sở những định hướng phát triển trong tương lai của tổ chức.
Nội dung phát triển nguồn nhân lực bao gồm ba hoạt động chủ yếu là:
- Một là giáo dục: Học tập, cập nhật những kiến thức mới giúp cho con người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai.
- Hai là đào tạo: Trong quá trình học tập làm cho người lao động thực hiện chức năng nhiệm vụ có hiệu quả trong công tác của họ.
- Ba là phát triển: Học tập vượt qua khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, định hướng cho người lao động những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức.
Bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực cần thiết cho sự thành công và phát triển của tổ chức.
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của một tổ chức là công việc hết sức quan trọng nó quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức đó, công tác đào tạo và phát triển còn giúp tổ chức tránh khỏi bị lạc hậu với tình hình thực tế vì vậy cần phải thường xuyên cập nhật các kỹ năng và tri thức mới, theo kịp hiện đại. Đối với người lao động, tất cả các chương trình đào tạo và phát triển có vai trò quyết định, then chốt và quan trọng, việc cập nhật kiến thức thường xuyên không chỉ giúp người lao động theo kịp những thay đổi về mặt công nghệ, đào tạo nâng cao trình độ tay nghề mà còn giúp cho người lao động tích cực, chủ động hơn trong công tác chuyên môn mà mình đang đảm nhận.
Người lao động nếu được đào tạo và có năng lực, có trình độ cao thì sẽ tiếp cận nhanh với sự thay đổi của môi trường, họ nhanh chống đạt được mục tiêu và thực hiện công việc với hiệu quả cao hơn, năng suất lao động cao hơn.
Bất kỳ tổ chức muốn phát triển cần phải tạo điều kiện cho người lao động được đào tạo, được bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ năng, tay nghề, phải xây dựng chương trình đào tạo cụ thể, có kế hoạch, có chất lượng, đáp ứng với nhu cầu,
nguyện vọng, từng sở trường của người lao động, bù đắp được những thiếu hụt về mặt kiến thức, kỹ năng, tay nghề cho người lao động của tổ chức mình. Việc đào tạo và phát triển còn tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và tổ chức, nó tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như thích ứng với công việc trong tương lai.
Bên cạnh đó việc đào tạo và phát triển còn đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động, nó làm cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc, Kích thích tính sáng tạo của người lao động trong công việc, từ đó tổ chức sẽ sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc đào tạo, nó giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc của mình, nắm vững hơn về nghề nghiệp, tay nghề của mình, nâng cao tính tự giác khi thực hiện công tác.
Đào tạo và phát triển còn giúp cho người lao động thái độ làm việc tốt hơn, nâng cao khả năng thích ứng của người lao động với các công việc trong tương lai, mặc khác người lao động khi đã được đào tạo và phát triển họ cảm thấy tự tin vào tay nghề của họ, vì vậy người lao động có thể tự giám sát công việc của mình đồng thời giảm bớt được các tai nạn lao động không đáng có do hạn chế về kiến thức. Việc phân công, cử người lao động đi đào sẽ tạo ra sự cảm nhận về vai trò của họ trong tổ chức và họ cũng cảm nhận được sự quan tâm của tổ chức, làm cho người lao động càng gắng bó với tổ chức và tích cực hơn trong công tác.
Bài học rút ra được từ tạo động lực qua công cụ phi tài chính:
Nếu tổ chức biết kết hợp giữa công cụ tài chính và phí tài chính như: Phân công, bố trí theo vị trí việc làm phù hợp, kỷ luật, khen thưởng kịp thời, hợp lý, tổ chức nơi làm việc tốt, đào tạo và phát triển cho người lao động hợp lý, đúng đắn thì sẽ góp phần lớn trong việc thỏa mãn cá nhu cầu tinh thần cho người lao động càng góp phần quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động trong tổ chức,.
2.3. Các nội dung chủ yếu của công tác tạo động lực cho người lao động trong một tổ chức
2.3.1. Công tác phân công lao động
Khái niệm phân công lao động: Theo C. Mac thì “Phân công lao động là sự tách riêng các loại hoạt động lao động" hoặc là lao động song song tức là tồn tại các dạng lao động khác nhau. Phân công lao động gắn liền với lịch sử xuất hiện và phát triển của xã hội loài người là quy luật chung của mọi hình thái kinh tế xã hội. Nội dung của quy luật là sự tất yếu phải tách biệt cô lập các chức năng lao động riêng biệt và tạo nên quá trình lao động độc lập và gắn bó chóng với từng người lao động.
Phân công lao động chính là chuyên môn hoá lao động. Phân công lao động được thực hiện dựa trên tỷ lệ khách quan của sản xuất, xuất phát từ trình độ phát triển của lực lượng sản xuất, của phương pháp công nghệ và biểu hiện như là quy luật sắt của những tỷ lệ và tương quan chặt chẽ.
Phân công lao động là sự chia nhỏ công việc của tổ chức để giao cho từng người lao động hay nhóm người lao động thực hiện. Đó là quá trình phân công người lao động với những nhu cầu phù hợp với trình độ lành nghề, kỹ năng, kỹ xảo của họ.
Mọi người lao động đều mong muốn có được việc làm ổn định, và nó xuất phát từ nhu cầu ổn định cuộc sống của con người. Bên cạnh đó con người ai cũng muốn phát triển mọi khả năng của mình, nhu cầu được học hỏi, nhu cầu được thể hiện bản thân mình. Trên thực tế khi người lao động có được công việc ổn định tâm lý của họ sẽ ổn định, mức độ tập trung trong công tác cao hơn. Phấn đấu làm việc cao hơn nhằm đạt thành tích cao trong công tác. Vì vậy với cương vị người quản lý trong tổ chức cần phải hiểu biết và tạo cho họ một tâm lý ổn định trong công tác, tạo được lòng tin từ người lao động, giúp người gắn bó hơn với công việc của mình và với tổ chức.
Vai trò nhà quản trị phải biết tổ chức thiết kế chính xác, hợp lý trong công việc, bố trí nhân sự sao cho người lao động có thể duy trì và phát huy hết khả năng của bản thân họ. Phải biết đánh giá đúng năng lực của từng người lao động. Nhà
quản lý phải đảm bảo sự phù hợp, hài hòa giữa những khả năng và phẩm chất của con người (các phẩm chất về chính trị, xã hội, về tâm sinh lý, phẩm chất đạo đức và khả năng nghề nghiệp, với những yêu cầu của công việc). Phải lấy yêu cầu của công việc làm tiêu chuẩn để lựa chọn con người, làm phương hướng phấn đấu, đào tạo phát triển hoặc đào thải con người .
Các hình thức phân công lao động trong một tổ chức
- Phân công lao động theo chức năng: là một hình thức phân công lao động trong đó hệ thống công việc của tổ chức được chia nhỏ thành những chức năng lao động nhất định dựa trên cơ sở vị trí, vai trò của từng loại công việc.
- Phân công lao động theo tính chất cùng loại của công việc: là tách riêng các loại công việc khác nhau, phân định rõ trách nhiệm cho người lao động thực hiện công việc, tạo thuận lợi để người lao động có thể làm quen, từ đó hình thành kỹ năng, kỹ xảo trong chuyên môn. Đồng thời bản thân trong công việc cũng đặt ra những yêu cầu, đòi hỏi đối với người thực hiện chúng về trình độ chuyên môn, hiểu biết, kinh nghiệm ... để tổ chức có thể lựa chọn người, để nhà quản lý bố trí phù hợp từng vị trí, nhằm đạt được năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí tối thiểu.
- Phân công lao động theo mức độ phức tạp của công việc: là tách riêng các công việc khác nhau tùy theo tính chất phức tạp của công việc, sử dụng trình độ lành nghề, tính chuyên nghiệp của người lao động từ đó bố trí vị trí phù hợp với mức độ phức tạp của từng công việc.
Nếu tổ chức phân công lao động cho người lao động hợp lý sẽ tạo động lực cho người lao động
Bên cạnh đó việc phân công lao động hợp lý sẽ tiết kiệm sức lao động, phát huy được tính chủ động và sáng tạo của mỗi người lao động, nó còn tạo điều kiện duy trì và nâng cao khả năng làm việc lâu dài cho tổ chức, cũng như tạo sự hứng thú cho người lao động.
Mọi con người đều có kỹ năng, năng lực của mình, nếu người đó được phân công công việc hợp lý thì sẽ giúp họ có thể lĩnh hội được công việc, kỹ năng, kiến thức của họ cũng được nâng lên và khi họ được hoạt động trong lĩnh vực đó thì khả
năng của họ sẽ phát huy tối đa, từ đó kết quả thu được sẽ cao hơn những người không được phân công công việc hợp lý. Cho nên yếu tố này là cơ sở tạo ra động lực cho người lao động trong quá trình làm việc, nó tạo điều kiện nâng cao trình độ tay nghề, các yếu tố thuộc về công việc có ảnh hưởng rất lớn đến động lực của người lao động, nó là đòn bẩy cho việc tạo động lực cho người lao động, tính hấp dẫn, cơ hội thăng tiến trong công việc, quan hệ trong công việc góp phần tạo niềm thích thú của người lao động trong công việc, tạo nên sự gắn bó lâu dài, tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội thể hiện tài năng, nếu những vấn đề này được phát huy, được đáp ứng thì sẽ góp phần tăng năng suất lao động. Và nếu ngược lại việc làm không hấp dẫn đối với người lao động sẽ tạo ra tâm lý chán nản.