Làm cho người lao động đạt hiệu quả cao trong công việc, bản thân tổ chức cũng cần xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của họ để phân công lao động cho hợp lý, mỗi người có một vị trí việc làm và một số nhiệm vụ cụ thể, đội khi năng lực của người lao động không đủ để có thể hoàn thành tốt tất cả các công việc trong tổ chức nên nhiệm vụ được phân công phải phù hợp với sở trường và năng lực của từng cá nhân đó.
Mô tả nhiệm vụ để biết được từng tên công việc, từng tên bộ phận hay từng địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền. Phải tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Mô tả công việc bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ cá nhân người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ gì và trách nhiệm như thế nào, lý do tại sao phải thực hiện nhiệm vụ đó.
Việc phân công lao động hợp lý và khoa học sẽ tạo nên công vệc phù hợp với khả năng, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ của từng cá nhân người lao động sau khi họ được tuyển chọn vào tổ chức. Mặc khác nó tạo nên sự phối hợp hoạt động của toàn bộ hệ thống theo không gian và thời gian thật cân đối, nhịp nhàng liên tục cho quá trình thực hiện công việc.
Phân công và sử dụng lao động là sự sắp xếp, bố trí lao động nhằm giải quyết ba mối quan hệ cơ bản sau:
Thứ nhất: Người lao động và đối tượng lao động; Thứ hai: Người lao động và máy móc thiết bị;
Thứ ba: Người lao động với người lao động trong quá trình lao động.
Ngày nay trong công tác quản lý, yếu tố con người được các nhà quản lý đặc biệt coi trọng và luôn đặt ở vị trí trọng tâm hàng đầu, then chốt quyết định sự thành công.
Việc phân công lao động hợp lý theo vị trí việc làm cũng có ý nghĩa quan trọng, nó tạo nên một cơ cấu lao động làm việc thống nhất, chặt chẽ và đạt hiệu quả, năng suất lao động cao. Nhiệm vụ của người lao động chú tâm thực hiện vào nhiệm vụ được chuyên môn hóa, không phải tốn thời gian làm những việc phụ, có thể dễ dàng thích nghi với công việc, hình thành kỹ năng, phát huy hết khả năng, năng lực của người lao động trong thực hiện công việc được giao. Những công việc có tính chất phục vụ đã có một đội ngũ phụ thực hiện.
Việc bố trí và sử dụng nhân sự có liên quan mật thiết với nhau: Nếu bố trí đúng thì mới có thể sử dụng hiệu quả, ngược lại nếu tổ chức tìm và bố trí được nhân viên có năng lực mà không biết cách sử dụng họ thì hiệu quả tổng thể cũng sẽ không đạt được hiệu quả theo ý muốn. Việc bố trí và sử dụng đòi hỏi nhà quản lý phải hiểu biết về từng công việc, biết được yêu cầu của từng công việc, am hiểu từng cá nhân người lao động. Để từ đó biết bố trí, sắp xếp người vào đúng vị trí việc làm, đúng sở trường của từng cá nhân người lao động. Vì vậy vấn đề đặt ra đầu tiên là phải xác định đúng trình độ lành nghề của người lao động , bố trí vị trí cho người lao động đảm nhận công việc phải phù hợp để người lao động nhận được tiền lương phù hợp với số lượng và chất lượng lao động đã hao phí; khai thác được tiềm năng của từng cá nhân con người. Ngược lại nếu không thực hiện tốt hình thức này sẽ không khai thác được khả năng của người lao động, không kích thích được hứng thú làm việc cho người lao động khiến người lao động cảm thấy chán nản dẫn tới năng suất lao động không cao.
Việc phân chia các bộ phận, mỗi bộ phận lại được chia thành các chức năng nhỏ khác nhau, Việc bố trí công việc cụ thể theo phân tích công việc theo tiêu chuẩn thứ bậc kỹ thuật và xác định hợp lý hóa lao động mọi chức năng trong sự cân đối tổng thể của tổ chức. Việc phân công lao động ở đây có chú ý đến qui trình công nghệ và quản lý, cần chú ý đến quan hệ xã hội các quan hệ chính thức và không chính thức trong lao động, công tác trên tinh thần: cần ít lao động nhưng làm hiệu quả. Đơn vị cũng cần phải chú trọng phân công những lao động có trình độ, kỹ năng quản lý đảm nhận những công việc quan trọng.
2.2.2.4 Kỷ luật lao động
Trong lao động của con người đòi hỏi phải tuân thủ các qui định, nội qui một cách có trật tự, nề nếp để hướng hoạt động của từng người vào việc thực hiện kế hoạch chung và hoàn thành đúng kế hoạch. Sự tuân thủ tạo ra trật tự, nề nếp trong quá trình lao động chung giữa một tổ, nhóm người hay trong một tổ chức đó là kỷ luật lao động. Kỷ luật lao động là yêu cầu khách quan đối với tất cả các tổ chức. Với điều kiện sản xuất ngày càng phát triển, cùng với nó là trình độ phân công, tổ chức lao động trong xã hội ngày càng cao và vì vậy, để thích ứng đòi hỏi kỷ luật lao động ngày càng trở thành quan trọng lao động sản xuất.
Trong quan hệ lao động kỷ luật lao động là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình lao động nếu xét về góc độ pháp lý và quản lý
Bất kỳ một tổ chức nào, kỷ luật lao động rất cần để đảm bảo trật tự quá trình lao động. Thông qua kỷ luật lao động, người sử dụng lao động có thể sắp xếp, bố trí lao động một cách hợp lý nhằm ổn định sản xuất, ổn định đời sống người lao động và trật tự xã hội nói chung.
2.2.2.5 Xây dựng môi trường làm việc
Nếu tạo điều kiện mội trường làm việc tốt, với đủ các điều kiện cần thiết trong quá trình thực hiện công việc người lao động sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng kế hoạch, chỉ tiêu đề ra. Cho dù năng lực của người lao động dù giỏi đến đâu nhưng nếu không được sự hỗ trợ và ủng hộ của người quản lý, đồng nghiệp, và với môi trường làm việc thiếu các yếu tố cần thiết thì người lao động cũng khó có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Điều kiện làm việc bao gồm các điều kiện quy định về không khí, độ ẩm, tiếng ồn, công cụ, dụng cụ làm việc... những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới công việc của người lao động. Nếu với điều kiện và môi trường không đạt những tiêu chuẩn qui định, công tác bảo hộ lao động không đảm bảo.... sẽ làm cho người lao động có tâm trạng chán nản mệt mỏi về công việc từ đó làm giảm năng suất lao động. Ngược lại điều kiện lao động được thỏa mãn, môi trường đảm bảo sẽ tạo động lực rất lớn cho người lao động, người lao động sẽ tích cực, hăng
say và an tâm trong công việc. Nếu được tạo điều kiện lao động tốt nó sẽ làm giảm mức độ căng thẳng, mệt mỏi cho người lao động, tạo không khí phấn khởi tại nơi làm việc, giúp người lao động an tâm công tác.
2.2.2.6 Tổ chức nơi làm việc cho người lao động
Tổ chức nơi làm việc cho người lao động là một trong những hoạt động quan trọng của tổ chức, tổ chức nơi làm việc cần phải quan tâm đến sức khỏe, tâm tư, kỳ vọng, năng khiếu, sở trường của người lao động. Đặc thù mỗi tổ chức đều có nhiều nơi làm việc khác nhau vì vậy rất cần có cách tổ chức khác nhau cho phù hợp với từng nơi làm việc.
Nơi làm việc là một phần diện tích, không gian của sản xuất, nơi làm việc được trang bị đầy đủ các phương tiện vật chất, công cụ lao động, kỹ thuật cần thiết đảm bảo cho người lao động hoàn thành được chức năng nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất theo yêu cầu của tổ chức.
Nhằm tạo điều kiện đảm bảo nơi làm việc tốt cho người lao động, tổ chức cần phải thực hiện công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc để tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành có hiệu quả công việc được giao.
Bầu không khí tập thể trong tổ chức, bao gồm các mối quan hệ như: quan hệ giữa người lãnh đạo với nhân viên, quan hệ giữa người lao động với nhau. Trong các mối quan hệ kể trên nếu được duy trì tốt sẽ tạo ra một môi trường làm việc ấm cúng, không khí hoà thuận, thân thiện, hiểu biết, tin tưởng, giúp đở lẫn nhau sẽ là điều kiện góp phần thúc đẩy người lao động gắn bó, tận tụy hơn trong công việc. Và ngược lại, nếu các mối quan hệ này không tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động chung của toàn tổ chức. Trong nội bộ tổ chức sẽ không đòan kết, lục đục, xích mích xảy ra liên tục, công việc đình trệ, người lao động không thiết tha với công việc...
Những yêu cầu đối với tổ chức và phục vụ nơi làm việc: Nhà lãnh đạo phải biết tổ chức và phục vụ nơi làm việc nhằm đảm bảo điều kiện thuận lợi cho cho người lao động trong quá trình lao động, sẽ tiết kiệm sức lực giảm mệt mỏi cho người lao động.
người lao động trong thực hiện các mối quan hệ, trao đổi thông tin giữa nơi làm việc, nhằm phát huy khả năng sáng tạo, kích thích tính hứng thú tích cực trong lao động và hình thành các tập thể lao động tốt.
- Thông qua các kỹ năng như: sử dụng màu sắc, hình thành bố trí sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ tạo ra khung cảnh nơi làm việc đẹp đẽ, gọn gàng, sạch sẽ, trật tự.
- Tổ chức nơi làm việc là thiết kế, trang bị các tiện ích, cung ứng các thiết bị, dụng cụ nhằm đem lại sự tiện ích trong nơi làm việc
- Tổ chức và phục vụ nơi làm việc hợp lý khoa học sẽ tạo điều kiện để giảm chi phí: chi phí về thời gian lao động, chi phí sản sản xuất trong quá trình lao động
- Bên cạnh đó tổ chức nơi làm việc cần quan tâm đến việc thiết kế nơi làm việc cho phù hợp với yêu cầu công việc, cung cấp trang thiết bị cần thiết nơi làm việc, đảm bảo đầy đủ các loại máy móc, thiết bị cần thiết phục vụ cho nơi làm việc phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất và chức năng lao động.
Bố trí nơi làm việc cần sắp xếp một cách hợp lý trong không gian tất cả các phương tiện vật chất, các thiết bị, trang bị và đối tượng lao động cần thiết tại nơi làm việc.
Xây dựng một bầu không khí lao động tập thể thân thiện, chia sẻ thông qua các hoạt động như: thể thao, văn nghệ, giao lưu, học hỏi, tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội tiếp xúc, mở rộng quan hệ để hiểu nhau hơn. Người lao động sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức với đồng nghiệp hơn, phấn khích, yêu thích công việc hơn, làm việc với tinh thần thoải mái, nâng cao quan hệ thân thiết giữa những người lao động với nhau, cùng hợp tác giúp đỡ lẫn nhau vì cùng phát triển.
2.2.2.7 Đào tạo và phát triển lao động
Để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức cần phải liên tục đào tạo người lao động, những tiến bộ về công nghệ không ngừng thay đổi dẫn đến sự thay đổi nhu cầu đối với nguồn nhân lực.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động trong đó học tập có tổ chức được tiến hành trong những thời gian, định kỳ để nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Phát triển là các hoạt động học tập
vươn ra khỏi phạm vi công việc hằng ngày của người lao động, nó mở ra cho người lao động những công việc mới trên cơ sở những định hướng phát triển trong tương lai của tổ chức.
Nội dung phát triển nguồn nhân lực bao gồm ba hoạt động chủ yếu là:
- Một là giáo dục: Học tập, cập nhật những kiến thức mới giúp cho con người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai.
- Hai là đào tạo: Trong quá trình học tập làm cho người lao động thực hiện chức năng nhiệm vụ có hiệu quả trong công tác của họ.
- Ba là phát triển: Học tập vượt qua khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, định hướng cho người lao động những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức.
Bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực cần thiết cho sự thành công và phát triển của tổ chức.
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của một tổ chức là công việc hết sức quan trọng nó quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức đó, công tác đào tạo và phát triển còn giúp tổ chức tránh khỏi bị lạc hậu với tình hình thực tế vì vậy cần phải thường xuyên cập nhật các kỹ năng và tri thức mới, theo kịp hiện đại. Đối với người lao động, tất cả các chương trình đào tạo và phát triển có vai trò quyết định, then chốt và quan trọng, việc cập nhật kiến thức thường xuyên không chỉ giúp người lao động theo kịp những thay đổi về mặt công nghệ, đào tạo nâng cao trình độ tay nghề mà còn giúp cho người lao động tích cực, chủ động hơn trong công tác chuyên môn mà mình đang đảm nhận.
Người lao động nếu được đào tạo và có năng lực, có trình độ cao thì sẽ tiếp cận nhanh với sự thay đổi của môi trường, họ nhanh chống đạt được mục tiêu và thực hiện công việc với hiệu quả cao hơn, năng suất lao động cao hơn.
Bất kỳ tổ chức muốn phát triển cần phải tạo điều kiện cho người lao động được đào tạo, được bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ năng, tay nghề, phải xây dựng chương trình đào tạo cụ thể, có kế hoạch, có chất lượng, đáp ứng với nhu cầu,
nguyện vọng, từng sở trường của người lao động, bù đắp được những thiếu hụt về mặt kiến thức, kỹ năng, tay nghề cho người lao động của tổ chức mình. Việc đào tạo và phát triển còn tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và tổ chức, nó tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như thích ứng với công việc trong tương lai.
Bên cạnh đó việc đào tạo và phát triển còn đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động, nó làm cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc, Kích thích tính sáng tạo của người lao động trong công việc, từ đó tổ chức sẽ sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc đào tạo, nó giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc của mình, nắm vững hơn về nghề nghiệp, tay nghề của mình, nâng cao tính tự giác khi thực hiện công tác.
Đào tạo và phát triển còn giúp cho người lao động thái độ làm việc tốt hơn, nâng cao khả năng thích ứng của người lao động với các công việc trong tương lai, mặc khác người lao động khi đã được đào tạo và phát triển họ cảm thấy tự tin vào tay nghề của họ, vì vậy người lao động có thể tự giám sát công việc của mình đồng thời giảm bớt được các tai nạn lao động không đáng có do hạn chế về kiến thức. Việc phân công, cử người lao động đi đào sẽ tạo ra sự cảm nhận về vai trò của họ trong tổ chức và họ cũng cảm nhận được sự quan tâm của tổ chức, làm cho người lao động càng gắng bó với tổ chức và tích cực hơn trong công tác.
Bài học rút ra được từ tạo động lực qua công cụ phi tài chính:
Nếu tổ chức biết kết hợp giữa công cụ tài chính và phí tài chính như: Phân công, bố trí theo vị trí việc làm phù hợp, kỷ luật, khen thưởng kịp thời, hợp lý, tổ chức nơi làm việc tốt, đào tạo và phát triển cho người lao động hợp lý, đúng đắn thì sẽ góp phần lớn trong việc thỏa mãn cá nhu cầu tinh thần cho người lao động càng góp phần quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động trong tổ chức,.