3.3.3.1. Thực trạng công tác kế toán ngân sách xã
Hiện nay, ngân sách xã trên địa bàn huyện Yên Lập đang đƣợc áp dụng chế độ kế toán ngân sách xã theo Quyết định số: 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 và thông tƣ số: 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 của Bộ Tài Chính hƣớng dẫn bổ sung chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ban hành theo QĐ số: 94/2005/QĐ -BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Trƣởng Bộ Tài Chính. Trong chế độ kế toán này đã quy định rất cụ thể về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Đối với huyện Yên Lập thực hiện theo chế độ kế toán này đang áp dụng chung trình tự và phƣơng pháp hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Đây là phƣơng pháp kế toán kép và đƣợc thực hiện ghi chép bằng thủ công, trình tự hạch toán đƣợc thể hiện ở sơ đồ 3.3
Sơ đồ 3.3. Hình thức kế toán ngân sách xã áp dụng ở huyện Yên Lập
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng.
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Về chứng từ thu: gồm thu ngân sách và thu tiền về quỹ tiền mặt. Việc lập chứng từ thu NSX: Các khoản thu theo tỷ lệ điều tiết sẽ do tổ đội Thuế, ủy nhiệm thu thực hiện thu; Những khoản thu này sau khi thanh toán biên lai với Chi cục Thuế huyện sẽ đƣợc lập Giấy nộp tiền bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản để nộp tiền vào KBNN. Đối với các khoản thu NSX hƣởng 100%, Ban Tài chính xã (thị trấn) sau khi thu lập giấy nộp tiền vào KBNN huyện. Trên cơ sở đó hàng tháng KBNN thực hiện tính tỷ lệ đƣợc hƣởng và lập bảng kê thu gửi cho các xã, thị trấn. Những khoản thu bằng tiền mặt nhập quỹ nhƣ tạm thu NSX, thu rút về quỹ,… thì sẽ đƣợc kế toán lập phiếu thu cho các đối tƣợng nộp và nhập tiền vào quỹ NSX.
- Đối với khoản chi NSX: Trên cơ sở dự toán chi đã đƣợc duyệt, căn cứ vào các định mức chi tiêu, các đơn vị, ban, ngành đoàn thể xã (thị trấn) hoặc các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ, … trình chứng từ chi cho các hoạt động của mình lên Ban Tài chính xã (thị trấn). Kế toán chi của Ban Tài chính tiến hành kiểm tra, rà soát toàn bộ chứng từ gốc, đối chiếu với dự toán, thực hiện viết phiếu chi, sau đó trình lên Chủ tịch UBND xã, thị trấn hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền duyệt chi; Tiếp theo Kế toán tập hợp chứng từ, lập bảng kê chi tiền theo nội dung và Chƣơng, loại, khoản, mục, tiểu mục của Mục lục NSNN, đồng thời viết lệnh chi tiền hoặc ủy nhiệm chi (nếu chi chuyển khoản) gửi KBNN Yên Lập. Sau khi xem xét, kiểm soát, KBNN thực hiện chi chuyển khoản hoặc cấp tiền cho Ban tài chính xã (thị trấn) để rút tiền nhập quỹ và chi cho các hoạt động theo nhƣ chứng từ chi đã đƣợc duyệt. Trong quá trình chi có thể rút tiền tạm ứng từ KBNN để chi tạm ứng, số tiền sau khi chi đã hoàn tất thủ tục, Ban Tài chính xã (thị trấn) lập bảng kê thanh toán tạm ứng với KBNN và thực hiện các thủ tục thanh toán tạm ứng với KBNN.
- Về hệ thống sổ sách: theo quy định hiện hành các xã, thị trấn phải mở và sử dụng hệ thống sổ sách kế toán gồm 15 loại nhƣ: Nhật ký – sổ cái, sổ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi kho bạc, sổ thu ngân sách, sổ chi ngân sách, sổ tổng hợp thu ngân sách, sổ tổng hợp chi ngân sách, sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng, sổ phải thu, sổ theo dõi phải trả…Ngoài ra còn 7 loại sổ áp dụng cho các xã, thị trấn có yêu cầu quản lý chi tiết hơn nhƣ: sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài chính khác, sổ theo dõi các khoản đóng góp của nhân dân…
- Về hệ thống báo cáo: theo quy định hiện hành các xã, thị trấn phải lập 11 loại báo cáo nhƣ: Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo tổng hợp thu NSX theo nội dung kinh tế, báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế, Bảng cân đối quyết toán, Báo cáo quyết toán thu NSX theo Mục lục NSNN, Báo cáo quyết toán chi NSX theo theo Mục lục NSNN, Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi NSX theo nội dung kinh tế, Thuyết minh báo cáo tài chính …
Qua nghiên cứu công tác kế toán ngân sách xã trên địa bàn chúng ta có thể thấy:
- Trong những năm qua, trên cơ sở những quy định về chế độ kế toán áp dụng trong từng thời điểm, nhìn chung công tác kế toán đối với ngân sách xã của huyện Yên Lập đã thực hiện theo chế độ quy định. Hầu hết kế toán ngân sách xã đã thực hiện đƣợc theo trình tự kế toán mà chế độ kế toán đã quy định.
- Về chứng từ: về cơ bản các xã đã thực hiện tập hợp và lập đƣợc các chứng từ theo quy định; chứng từ phản ánh đƣợc nội dung kinh tế phát sinh về nghiệp vụ thu, chi ngân sách.
- Về hệ thống sổ sách đây là công việc đòi hỏi nhiều thời gian, tỷ mỷ và cần phải có các nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên kế toán các xã, thị trấn đã cố gắng mở đƣợc hệ thống sổ cần thiết, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung hồ sơ chứng từ. Từ hệ thống sổ có thể lập đƣợc các báo cáo cần thiết.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Về lập biểu báo cáo: theo nhận xét của cán bộ theo dõi ngân sách của phòng tài chính kế hoạch khoảng 1/2 số xã, thị trấn thực hiện tƣơng đối tốt công tác lập các biểu mẫu báo cáo. Các biểu mẫu lập tƣơng đối đầy đủ, số liệu báo cáo trung thực, thể hiện đƣợc các nội dung kinh tế cần thiết. Việc chấp hành nộp báo cáo tháng, hàng quý và báo cáo quyết toán năm cơ bản đúng theo quy định của nhà nƣớc.
Tuy nhiên bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn một số tồn tại:
- Một số xã chƣa coi trọng khâu lập hồ sơ chứng từ. Trong quá trình thu không thực hiện lập phiếu thu hoặc sử dụng biên lai thu tiền, thực hiện thu bằng cách ký sổ tay, không vào sổ thu ngân sách, không lập giấy nộp tiền nộp tiền để nộp vào ngân sách tại KBNN (nhƣ Thị trấn Yên Lập, xã Xuân An , xã Trung Sơn). Việc tổ chức chi đôi khi còn tuỳ tiện, chi sai nguyên tắc, chi sai nội dung kinh tế, chi sai so với dự toán đƣợc duyệt;
- Về sổ sách kế toán: còn một số xã, thị trấn vẫn chƣa mở đầy đủ sổ sách kế toán, theo quy định các xã thị trấn phải mở từ 15 loại sổ sách các loại, nhƣng thực tế có 5 xã chỉ mở đƣợc từ 5 đến 9 loại sổ các loại (xã Đồng Lạc, xã Minh Hòa, xã Ngọc Đồng, xã Trung Sơn, xã Mỹ Lung). Đối với các loại sổ kế toán áp dụng cho những xã, thị trấn yêu cầu quản lý chi tiết gồm 7 loại sổ mà thực tế theo yêu cầu có xã chỉ mở đƣợc 2 đến 3 sổ. Việc hạch toán còn nhiều sai sót nhƣ việc chữa sổ chƣa thực hiện theo đúng quy định nhƣ dùng bút sơn để tẩy xoá, còn nhiều xã không mở sổ theo dõi tài sản, không tính hao mòn tài sản cố định, còn hạch toán nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn chƣa đúng mục lục ngân sách.
- Về hệ thống báo cáo: còn một số xã còn lập thiếu bảng cân đối tài khoản kế toán hoặc thiếu thuyết minh báo cáo tài chính, lập không đúng mẫu báo cáo đã đƣợc nhà nƣớc quy định cụ thể năm 2009 xã Minh Hòa, xã Mỹ Lung thiếu bảng cân đối tài khoản, xã Trung Sơn, xã Xuân An thiếu thuyết minh báo cáo tài chính và lập báo cáo quyết toán không đúng mẫu quy định
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
3.3.3.2. Thực trạng công tác quyết toán ngân sách xã
Để thực hiện đƣợc công việc khoá sổ, theo nguyên tắc đặt ra đối với các xã, thị trấn phải thực hiện hoàn tất các nhiệm vụ thu, chi đã đƣợc giao trong năm ngân sách theo dự toán đã đƣợc phê duyệt. Đối với bộ phận kế toán phải thực hiện tập hợp đầy đủ các hồ sơ chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán có liên quan. Trên thực tế, đối với các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Yên Lập thực hiện nhƣ sau:
- Việc quyết toán ngân sách xã đƣợc các xã, thị trấn thực hiện theo quy trình về quyết toán NSNN. Các xã, thị trấn đã thực hiện khoá sổ kế toán sau khi đã xác định rà soát tất cả các khoản thu, chi và thực hiện xong các nhiệm vụ thu, chi NSX trong năm. Đồng thời thực hiện việc so sánh, đối chiếu số liệu với KBNN.
- Trong công tác quyết toán ngân sách, các xã, thị trấn đã thực hiện việc đảm bảo cân đối thu, chi ngân sách, tiến hành lập các loại biểu mẫu báo cáo quyết toán theo quy định trình HĐND xã, thị trấn phê chuẩn quyết toán và thực hiện nộp, gửi báo cáo theo quy định.
- Trƣớc ngày 31/12 năm tài chính, Ban Tài chính đã thực hiện việc tập hợp, rà soát các khoản thu, chi đƣợc giao trong dự toán ngân sách. Các xã, thị trấn làm việc với phòng Tài chính - kế hoạch của huyện để đối chiếu bổ sung ngân sách, thực hiện giao dịch với KBNN để tiếp tục hoàn tất các khoản thu còn tồn đọng vào cuối năm, thực hiện so sánh dự toán và thực hiện dự toán để tiếp tục chi các nhiệm vụ còn tồn đọng.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn có một số tồn tại:
- Việc đối chiếu số liệu còn chậm, đến cuối ngày 31/12 năm ngân sách (hết giờ làm việc hành chính) vẫn còn khoảng 1/2 số xã vẫn còn giao dịch với KBNN huyện.
- Theo quy định, cuối ngày 31/12 năm ngân sách, các xã, thị trấn phải thực hiện đối chiếu công nợ, kiểm kê quỹ tiền mặt, vật tƣ, hàng hoá, tài sản …
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
nhƣng trên thực tế khi phòng Tài chính - kế hoạch của huyện tiến hành thẩm tra quyết toán năm đối với các xã, thị trấn thì hầu nhƣ công việc này chỉ có một số xã tiến hành hoặc khi tiến hành thƣờng là sau ngày 31/12 của năm trƣớc.
- Trong quá trình thực hiện công tác quyết toán, còn một số xã thực hiện còn chậm, chƣa tập hợp, rà soát hết các khoản thu, nhiệm vụ chi; Chƣa tập hợp đầy đủ hồ sơ, chứng từ thực hiện khoá sổ kế toán; Lập báo cáo còn thiếu một số mẫu biểu theo quy định, số liệu còn chƣa chính xác. Theo quy định trình tự số liệu quyết toán ngân sách xã phải đƣợc Ban Tài chính báo cáo UBND xã (thị trấn) trình HĐND xã (thị trấn) phê chuẩn, sau đó lập thành 5 bản gửi cho cho HĐND xã (thị trấn), Phòng Tài chính - Kế hoạch của huyện, KBNN huyện nơi giao dịch và lƣu Ban Tài chính xã (thị trấn). Tuy nhiên còn một số báo cáo của một số xã nhƣ xã Ngọc Đồng, xã Xuân An chƣa đƣợc HĐND xã ký phê chuẩn, thời gian nộp báo cáo còn chậm.
3.3.4. Công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình ngân sách xã
Kiểm tra thƣờng xuyên, định kỳ: trong quá trình hoạt động của bộ phận quản lý ngân sách xã của các xã, thị trấn. Đối với các cơ quan nhà nƣớc, với chức năng nhiệm vụ của mình vẫn thƣờng xuyên thực hiện kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động thu - chi ngân sách xã.
- Đối với UBND xã, thị trấn thƣờng xuyên nắm bắt, quản lý toàn diện các hoạt động về tài chính, ngân sách của xã, thị trấn để từ đó có những điều chỉnh trong quản lý ngân sách.
- Đối với HĐND các xã, thị trấn về cơ bản đã thể hiện vai trò giám sát, vai trò quyết sách của mình. Thực hiện việc xem xét quyết định dự toán năm và ra Nghị quyết điều chỉnh dự toán khi cần thiết và phê chuẩn báo cáo quyết toán năm của Ban tài chính và UBND các xã, thị trấn.
- Đối với KBNN của huyện đây là nơi kiểm soát toàn bộ các khoản thu, chi của các xã một cách thƣờng xuyên; kiểm tra các khoản thu, tính tỷ lệ điều tiết, kiểm tra việc chi trả khi cấp phát tiền cho các xã, thị trấn.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Đối với phòng Tài chính - Kế hoạch huyện, đây là cơ quan thƣờng xuyên có sự kiểm tra, kiểm soát về chuyên môn nghiệp vụ đối với Ban tài chính các xã, thị trấn; kiểm tra, đối chiếu số liệu hàng tháng, hàng quý và năm đối với từng xã, thị trấn. Thực hiện việc thẩm tra quyết toán năm đối với ngân sách các xã thƣờng xuyên có những biện pháp để tổ chức quản lý, hƣớng dẫn nghiệp vụ và tổ chức giao ban định kỳ hàng tháng, quý.
- Kiểm tra đột xuất thƣờng diễn ra khi có sự việc xảy ra hoặc đơn thƣ khiếu nại đối với bộ phận nào đó hoặc theo một chuyên đề nào đó. Thực hiện nhiệm vụ này do cơ quan Thanh tra nhà nƣớc, Thanh tra Sở Tài chính. Công an kinh tế, Ban kiểm tra Đảng… khi có vụ việc xảy ra.
Ngân sách xã, thị trấn là nơi liên quan đến quyền lợi cũng nhƣ nghĩa vụ trực tiếp của ngƣời dân. Chính vì vậy việc kiểm tra, giám sát ngân sách xã, thị trấn đƣợc UBND huyện coi là nhiệm vụ rất quan trọng, thông qua công tác kiểm tra, giám sát ngân sách xã, thị trấn của phòng Tài chính - kế hoạch huyện cũng nhƣ ngành tài chính đã có những uốn nắn, điều chỉnh hoạt động của ngân sách xã, thị trấn đi vào nề nếp. Trong những năm qua huyện Yên Lập thông qua những đợt kiểm tra đã phát hiện ra những sai phạm, có những sai phạm vô tình nhƣng cũng nhƣ những sai phạm do cố ý từ đó đề ra các biện pháp ngăn chặn, khắc phục không để xảy ra tiêu cực gây mất lòng tin trong nhân dân. Thông qua công tác kiểm tra, phòng Tài chính - kế hoạch của huyện rút ra đƣợc những kinh nghiệm trong quản lý, những bài học có giá trị từ thực tiễn quản lý ngân sách xã, tiến hành tổng kết thành những chuyên đề để thông qua các cuộc giao ban định kỳ các xã trên địa bàn huyện rút kinh nghiệm, xử lý những đơn vị đã sai phạm nhằm đƣa công tác quản lý ngân sách xã ngày một tốt hơn.
Tuy nhiên trong công tác công khai, minh bạch thời gian qua vẫn còn thấy nhiều vấn đề cần quan tâm:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Qua thực tế cho thấy việc thực hiện chế độ công khai tài chính hầu nhƣ chƣa có xã, thị trấn nào thực hiện đúng theo quy định. Qua công tác kiểm tra của phòng Tài chính kế hoạch của huyện thấy chƣa có xã nào thực hiện niêm yết số liệu dự toán, quyết toán ngân sách xã tại các nơi công cộng, mà chỉ thực hiện công khai trƣớc các kỳ họp của HĐND xã, thị trấn.
- Qua những sai phạm ở một số xã, thị trấn cho thấy vai trò giám sát của HĐND ở đây đối với công tác ngân sách xã thể hiện còn chƣa cao, mới