- Báo cáo kết quả tích hợp hệ thống
o cá kết quả qui trình dem
5.2.4.5. Phân công nhiệm vụ cho nhân viên.
Phân công nhiệm vụ phải minh bạch và công bằng. Vấn đề chính là phải xác định các nhiệm vụ và kỹ năng cần có để thực hiện các nhiệm vụ. Quản trị viên lập danh sách các kỹ năng và khả năng thực thi các nhịêm vụ của nhân viên có thể làm trong dự án rồi dựa vào đó mà phân công nhiệm vụ đó cho từng ng−ời (điều này có thể căn cứ vào kết quả thực hiện các dự án tr−ớc đó hoặc bản trích lý lịch). Quản trị viên dự án bắt đầu thảo luận thực sự với các thành viên có thể khi họ đang vạch kế hoạch dự án và −ớm thử nhiệm vụ cho từng ng−ời. Sau đó, công việc thực sự cuả quản trị viên dự án mới bắt đầu.
Phần khó khăn nhất của phân công nhiệm vụ là sự đánh giá cần thiết để xác định nhiệm vụ cho từng ng−ời mà kỹ năng công việc của họ khó mà xác định đ−ợc một cách chính xác; đây là một vấn đề th−ờng gặp.
Quản trị viên dự án nên tìm hiểu để biết rõ về các thành viên của nhóm. Điều này có nghĩa là đánh giá vị trí của họ trong công ty; mong đợi của họ đối với dự án; vai trò, công việc mà họ −a thích; thời điểm để bắt đầu và kết thúc công việc; những tính cách và vấn đề cá nhân có thể ảnh h−ởng tới công việc của họ. Nhiều trong số các thông tin
này có thể lấy từ các tài liệu đã ghi chép tr−ớc đó. Nh−ng nhất thiết và không có gì thay thế đ−ợc việc thảo luận trực tiếp với nhân viên hoặc tr−ởng nhóm.
Ng−ời quản trị viên dự án chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc, tr−ớc ng−ời bảo trợ khách hàng và những thành viên còn lại của dự án là phải có đ−ợc đội ngũ tốt nhất, có đủ điều kiện nhất có thể đ−ợc. Để đạt đ−ợc điều đó, quản trị viên dự án phải thảo luận một cách trung thực, thẳng thắn về mọi vấn đề với nhân viên, tất cả các khúc mắc về mặt cá nhân mà có thể gây ảnh h−ởng đến sự tập trung của nhân viên với công việc, bất cứ điều gì ngoài công việc, hay bất cứ trách nhiệm gì khác có thể gây hại tới công việc của chính họ. Nhân viên và quản trị viên dự án phải tạo cơ hội cho nhau để có thể chấp nhận hay loại bỏ các khả năng về công việc. Thậm chí ngay cả khi không tìm đ−ợc cách giải quyết thì trách nhiệm của quản trị viên dự án là phải làm rõ đ−ợc những mong muốn của nhân viên về chất l−ợng và khối l−ợng công việc. Nếu nhân viên không nói điều này trong cuộc họp trực tiếp với quản trị viên dự án thì có thể báo cáo sau cuộc họp. Theo cách này, mọi ng−ời có thể biết đ−ợc chính xác vấn đề gì đã đ−ợc đề cập và trách nhiệm nào đã đ−ợc đảm nhận.
Sau đây là những kinh nghiệm hay các nguyên tắc giải quyết vấn đề phân công công việc cho nhân viên:
1. Phân công ng−ời tốt nhất cho công việc quan trọng và phức tạp nhất. Phân
công tất cả các công việc quan trọng. Sau đó theo độ giảm dần của kinh nghiệm và trình độ kỹ năng của các nhân viên mà phân công các công việc ít phức tạp và nhỏ hơn. Không giao bất cứ việc gì quan trọng cho nhân viên mới, ít thâm liên hay ch−a có đủ điều kiện. Giao những công việc quan trọng cho nhân viên có thâm liên sẽ làm giảm khả năng không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn định.
2. Xác lập một chuỗi công việc cho nhân viên để họ có thể ở lại với công việc tới chừng nào kỹ năng của họ còn cần thiết cho dự án. Cố gắng phân công những
công việc cho phép phát triển kỹ năng của nhân viên.
3. Không giao cho bất kỳ ng−ời nào khối l−ợng công việc quá tải so với thời gian làm việc của họ. Đảm bảo rằng mỗi ng−ời đều phải làm nhiều việc nh−ng phải kết thúc công việc này tr−ớc khi bắt đầu một công việc khác.
4. Cho phép những khoảng thời gian ngừng làm việc ngẫu nhiên cho mỗi ng−ời
(2ữ5%); điều này góp phần tạo hứng thú cho nhân viên. Tuy nhiên không để bất kỳ nhân viên nào nghỉ liên tục 8 giờ đồng hồ (một ngày làm việc).
5. Không nên đặt kế hoạch làm việc ngoài giờ. Điều này gây ra những căng thẳng
bất th−ờng trong công việc nghề nghiệp và cá nhân của nhân viên, đồng thời cũng là hợp lẽ vì phải tôn trọng thời gian làm việc chính thức của nhân viên và tránh cho nhân viên cũng lên “kế hoạch” để từ chối.
Cuối cùng, quản trị viên dự án phải đảm bảo rằng mọi ng−ời đều hiểu đ−ợc trách nhiệm và nghĩa vụ đ−ợc giao của mình