- đơn vị sử dụng phương pháp khấu hao ựường thẳng
a) Trình tự luân chuyển chứng từ ựối với bán hàng và thu tiền bán hàng.
hàng.
Sơựồ luân chuyển chứng từ:
đơn ựặt hàng 1
2a 2b
Bộ phận bán hàng Kế toán công nợ Giám ựốc 9a
3 2c
5a 4 8a
Thủ kho Bộ phận giao hàng Thủ quỹ
5b 6 7
8b
Khách hàng hoặc nhà
xe vận chuyển hàng Kế toán thanh toán 9b
Phần mềm kế toán
Sơ ựồ 3.1: Sơ ựồ luân chuyển chứng từ ựối với bán hàng và thu tiền
* Giải thắch sơựồ:
1: Khách hàng thường fax ựơn ựặt hàng, hoặc ựiện thoại liên lạc với bộ
phận bán hàng nhưng cũng có trường hợp khách hàng ựến công ty ựặt mua hàng trực tiếp.
2a: Nhận ựược ựơn ựặt hàng của khách hàng bằng fax, ựiện thoại, hoặc khách hàng ựến tận công ty mua hàng, bộ phận bán hàng viết lệnh xuất kho kèm theo ựơn ựặt hàng nếu có chuyển cho kế toán công nợ giải quyết. 2b: Kế toán công nợ liên lạc với khách hàng về vấn ựề thanh toán công nợ cũ, nếu ựạt ựược thoả thuận kế toán mới duyệt lệnh và cho hàng ựi, ngược lại nếu không ựạt ựược thoả thuận thanh toán kế toán công nợ trình lên Ban giám ựốc xem xét giải quyết ựể tránh tình trạng truy cứu trách nhiệm kế toán công nợ nếu sau này trở thành nợ xấu, nợ khó ựòi.
2c: Giám ựốc ký duyệt lệnh chuyển cho kế toán công nợ.
3: Kế toán công nợ chuyển các lệnh xuất kho ựã ựược duyệt cho bộ
phận bán hàng viết hoá ựơn.
4: Bộ phận bán hàng căn cứ vào lệnh xuất kho viết hoá ựơn GTGT xuất cho khách hàng ựồng thời lậpbiên bản giao hàng,sau ựó chuyển bộ chứng từ (Hoá ựơn GTGT liên 2 và 3, ựơn ựặt hàng, biên bản giao hàng, lệnh xuất kho) cho bộ phận giao hàng.
5a: Nhân viên giao hàng chuyển lệnh xuất kho cho thủ kho ựể thủ kho xuất hàng.
5b: Sau khi nhận ựủ hàng nhân viên giao hàng ký xác nhận vào lệnh xuất kho ựể thủ kho làm chứng từ lưu.
6: Nhân viên giao hàng vận chuyển hàng ựến giao cho khách hàng, hoặc nhà xe vận chuyển hàng, ựồng thời yêu cầu ký nhận vào biên bản giao hàng ựem về.
7: Nhân viên giao hàng chuyển toàn bộ bộ chứng từ giao hàng ( Hoá
ựơn GTGT liên 3, ựơn ựặt hàng, biên bản giao hàng ựã ựược ký nhận ) về
cho thủ quỹựồng thời nộp tiền bán hàng thu ựược nếu có.
8a: đối với các hoá ựơn công nợ thủ quỹ chuyển bộ chứng từ ( Hoá ựơn GTGT liên 3 , ựơn ựặt hàng, biên bản giao hàng ựã ựược ký nhận ) cho kế
toán công nợựể theo dõi công nợ.
8b: đối với các hoá ựơn khách hàng ựã thanh toán bằng tiền mặt, thủ
quỹ chuyển bộ chứng từ ( Hoá ựơn GTGT liên 3 , ựơn ựặt hàng, biên bản giao hàng ựã ựược ký nhận ) ựã thu tiền cho kế toán thanh toán ựể làm căn cứ lập phiếu thu tiền bán hàng.
9a: Căn cứ vào Hoá ựơn GTGT liên 1 ựã viết, kế toán công nợ thực hiện thao
tác nhập dữ liệu hoá ựơn bán hàng vô phần mềm kế toán.
9b: Kế toán thanh toán vào phầm mềm lập phiếu thu tiền và chuyển phiếu thu gồm cả 2 liên ựã ựược lập cho thủ quỹ cùng với bộ chứng từ.
- đối với các hoá ựơn hoặc công nợ cũ thanh toán bằng chuyển khoản kế
toán thanh toán căn cứ vào sổ phụ tiền gửi ngân hàng, giấy báo có ựể hạch toán vào phần mềm khoản tiền mà khách hàng thanh toán.