Tổ chức phân tích HQKD là việc thiết lập các mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng phân tích, phương pháp phân tích và nội dung phân tích để đánh giá được toàn diện HQKD của DN cũng như hiệu quả cụ thể của từng nguồn lực dùng cho sản xuất kinh doanh, từ đó chỉ ra những tiềm năng và biện pháp khai thác lợi thế sử dụng các nguồn lực nhằm tạo ra giá trị kinh tế cao nhất cho DN. Nội dung tổ chức phân tích HQKD bao gồm [6, tr 42-31]; [34, tr 112-114]:
- Giai đoạn chuẩn bị phân tích:
Đây là khâu quan trọng làm tiền đề cho quá trình phân tích, có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của thông tin phân tích. Công tác chuẩn bị bao gồm việc xây dựng chương trình (kế hoạch) phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phân tích.
Xây dựng kế hoạch phân tích phải xác định rõ mục tiêu, nội dung phạm vi và mức độ phân tích cũng như thời gian tiến hành phân tích, phân công trách nhiệm phân tích và xác định hình thức tổ chức phân tích. Bên cạnh việc lập kế hoạch phân tích, cần phải tiến hành sưu tầm các tài liệu và thông tin liên quan đến kết quả HĐKD của DN cũng như của ngành, của lĩnh vực kinh doanh liên quan đến DN. Tài liệu phục vụ cho việc phân tích HQKD bao gồm toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính của DN, cũng như các báo cáo quản trị, báo cáo chi tiết về tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán các loại tài sản, nguồn vốn, các khoản chi phí, DT, thu nhập, các văn bản, nghị quyết của đại hội cổ đông, hội đồng quản trị DN…Các số liệu thu thập để phân tích phải được lấy trong nhiều kỳ kế toán. Mặt khác, để đảm bảo chất lượng phân tích thì các tài liệu thu thập để phân tích phải đảm bảo trung thực, chính xác, do vậy các thông tin sau khi thu thập cần được kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp, kiểm tra các điều kiện có thể so sánh được rồi mới sử dụng để tiến hành phân tích.
Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin, số liệu cần thiết cho việc phân tích sẽ tiến hành vận dụng các phương pháp thích hợp để phân tích. Việc phân tích sẽ được tiến hành theo các bước sau:
+ Đánh giá khái quát tình hình:
Dựa vào chỉ tiêu phản ánh đối tượng nghiên cứu đã xác định theo từng nội dung phân tích, các nhà phân tích sử dụng phương pháp so sánh để đánh giá chung tình hình. Các chỉ tiêu được so sánh giữa kỳ phân tích với kỳ kế hoạch, giữa kỳ này với kỳ trước, giữa bản thân DN với các DN khác cùng ngành, cùng lĩnh vực hoặc thậm chí với tiêu chuẩn định mức của các nước tiên tiến trên thế giới. Từ đó, xác định chính xác kết quả, xu hướng phát triển và mối quan hệ biện chứng giữa yếu tố phản ánh HQKD.
+ Phân tích nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố:
HQKD của DN chịu ảnh hưởng của rất nhiều nguyên nhân, có những nguyên nhân mà nhà phân tích có thể xác định được mức độ ảnh hưởng và có những nguyên nhân không thể xác định được mức độ ảnh hưởng của chúng đến sự biến động của đối tượng nghiên cứu. Những nguyên nhân mà các nhà phân tích có thể tính toán được, lượng hóa được mức độ ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu gọi là nhân tố. Vì thế, sau khi đã xác định lượng nhân tố cần thiết ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu, các nhà phân tích sẽ vận dụng phương pháp thích hợp (loại trừ, liên hệ cân đối, so sánh, toán kinh tế...) để xác định mức độ ảnh hưởng và phân tích thực chất ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự thay đổi của đối tượng nghiên cứu. Trên cơ sở các định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích cần chỉ ra các nguyên nhân tác động đến HQKD của DN trong đó có những nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan, nguyên chủ yếu nguyên nhân thứ yếu, nguyên nhân tích cực, nguyên nhân tiêu cực. Đây chính là căn cứ quan trọng để đề xuất các kiến nghị, giải pháp.
Trên cơ sở kết quả tính toán, xác định ảnh hưởng của các nhân tố đến sự biến động của đối tượng nghiên cứu, các nhà phân tích cần tiến hành liên hệ, tổng hợp mức độ biến động của các nhân tố đến đối tượng nghiên cứu nhằm khắc phục tính rời rạc, tản mạn. Từ đó, rút ra các nhận xét, chỉ rõ những tồn tại, nguyên nhân dẫn đến thiếu sót, sai lầm; đồng thời, vạch ra các tiềm năng chưa được khai thác, sử dụng để có các quyết định phù hợp với mục tiêu đặt ra.
- Giai đoạn kết thúc phân tích:
Kết thúc phân tích là giai đoạn cuối cùng của hoạt động phân tích. Trong giai đoạn này, các nhà phân tích rút ra các kết luận phân tích và viết báo cáo phân tích, sau đó hoàn thiện hồ sơ phân tích. Báo cáo phân tích là bản tổng hợp những thông tin cơ bản và chọn lọc nhất rút ra từ quá trình phân tích. Kết thúc quá trình phân tích HQKD, cũng như các hoạt động phân tích khác, nhà phân tích cần hoàn thiện hồ sơ phân tích bao gồm tài liệu và sản phẩm từ quá trình phân tích, báo cáo phân tích tiến hành cất giữ và lưu trữ.