VIỆT NAM CHI NHÁNH HÀ TĨNH
4.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát
Trong quá trình hoạt động, Chi nhánh có rất nhiều loại rủi ro khác nhau. Để tăng cường quản lý tài chính,hệ thống kiểm soát nội bộ phải phát hiện và ngăn chặn những rủi ro đó. Tại Chi nhánh, các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát như: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền, và phê chuẩn mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo còn đối với các cán bộ các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để, dễ dẫn đến gian lận của các bộ phận nghiệp vụ. Do đó các thủ tục kiểm soát cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản:
Không nên để cho một cá nhân nào trong đơn vị được thực hiện từ đầu đến cuối (khép kín) một hoạt động giao dịch nào đó.
Thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, tức là phải có người kiểm tra công việ của người khác thực hiện.
Đối với các lĩnh lực có rủi ro cao như nghiệp vụ tín dụng, kế toán, nghiệp vụ kho quỹ cần phải thực hiện quy định có người giám sát trực tiếp trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Cụ thể trong từng hoạt động nghiệp vụ của hoạt động ngân hàng, cần phải thực hiện phân công công việc một cách hợp lý. Thực tế cho thấy, mỗi nhân viên chuyên trách một công việc nhất định sẽ càng thành thạo trong công việc, tăng hiệu quả trong công việc, tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, để một nhân viên làm quá lâu một nghiệp vụ dễ dẫn đến các gian lận tiêu cực của nhân viên. Vì vậy, không nên để cho một cá nhân nào đó thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động giao dịch, đồng thời Chi nhánh nên thực hiện kiểm soát kép tức là phải có người kiểm tra công việc của người khác.
Các nghiệp vụ được kiểm soát được tuân thủ chặt chẽ sẽ không thể có tình trạng xử lý nghiệp vụ dựa vào sự tin cậy đối với khách hàng. Bất kể mối quan hệ giữa khách hàng với ngân hàng như thế nào, các nghiệp vụ cũng chỉ được diễn ra khi có sự phê duyệt đầy đủ trên chứng từ. Như vậy tránh được nguy cơ thất thoát tài sản.
Mặt khác để mỗi nghiệp vụ hoàn thành chính xác, mang lại hiệu quả chung cho hoạt động tại Chi nhánh đòi hỏi mỗi các nhân, phòng ban khi thực hiện nhiệm vụ đều phải tự kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của mình theo trình tự sau:
Xác định mục tiêu: Mục tiêu hoạt động phải cụ thể, nhất quán với mục tiêu chung của toàn đơn vị, xác định được nguồn lực và thời gian thực hiện mục tiêu. Đối với từng cá nhân thì mục tiêu hoạt động là hoàn thành có hiệu quả công việc được giao.
Thực hiện công việc và đánh giá kết quả thực hiện. So sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, yêu cầu đề ra.
Tự kiểm tra công việc thực hiện, đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình và quy định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Kiểm tra, đánh giá lại hiệu quả sau khi thực hiện các biện pháp khắc phục. Ngoài ra, để hoạt động kiểm soát tài chính đạt hiệu quả hơn, Ban lãnh đạo cần chú trọng đến hoạt động tiền kiểm, một loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với mục đích hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng quy định nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể xảy ra gây thất thoát tiền bạc, tài sản của đơn vị, gây thiệt hại trong kinh doanh.
Mỗi Cán bộ phải xác định được kiểm soát là hoạt động hàng ngày, ứng với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm soát trước, trong và sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không coi trọng kiểm soát ở khâu nào quan trọng hơn cả.