Nguồ n: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2008,2009,
3.2.Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Hà tĩnh
Phát triển nông thôn Chi nhánh Hà tĩnh
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Là môi trường trong đó các cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh và thực thi các trách nhiệm kiểm soát của mình, là các nhân tố xung quanh tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của ngân hàng như đặc thù về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, các quy định của pháp luật, các yêu cầu của khách hàng và cổ đông.
Môi trường kiểm soát là một trong những yếu tố cơ bản đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Đặc thù quản lý:
Điều lệ NHNo&PTNT Việt Nam qui định về Quy chế điều hành, quy chế nhân viên và mô hình tổ chức mạng lưới của NHNo&PTNT Việt nam. Cụ thể:
+ Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp là đơn vị phụ thuộc, có con dấu, có nhiệm vụ thực hiện một phần hoạt động của Ngân hàng nông nghiệp theo uỷ quyền của Ngân hàng nông nghiệp .
+ Mọi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Kiểm soát được quy định tương đối rõ ràng trong điều lệ phù hợp với Luật Ngân hàng và Luật các tổ chức tín dụng.
+ Quyền quản lý tài chính của Ngân hàng nông nghiệp: được sử dụng vốn hoạt động để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định theo quy định của pháp luật; thay đổi cơ cấu vốn, tái sản xuất phục vụ cho việc phát triển hoạt động theo quy định của pháp luật; điều động vốn, tài sản giữa các công ty trực thuộc có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập.
+ Về nghĩa vụ quản lý tài chính: Chi nhánh thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật về kế toán, thống kê và báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định của Thống đốc Ngân hàng nhà nước, Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam.
Ngoài những báo cáo định kỳ, Chi nhánh còn báo cáo ngay với Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam trong những trường hợp sau:
+ Diễn biến không bình thường trong hoạt động nghiệp vụ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh của chi nhánh.
+ Thay đổi lớn về tổ chức.
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, chi nhánh gửi Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam các báo cáo hàng năm theo quy định.
Ngoài ra, Để phù hợp với đặc thù Chi nhánh thì tại chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh còn ban hành một số quy chế nội bộ chi tiết tại Chi Nhánh để giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn nhưng không trái với quy chế, điều lệ của NHNo &PTNT Việt Nam.
- Cơ cấu tổ chức:
Để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình, NHNo&PTNT Hà tĩnh đã thiết lập cơ cấu tổ chức và quản lý tương đối hợp lý và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ theo các quy định của Pháp luật liên quan.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống theo Quyết định 454/QĐ/HĐQT – TCCB ngày 24/12/2004 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam.
Bộ máy quản lý điều hành của chi nhánh gồm:
+ Giám đốc là người trực tiếp điều hành nhiệm vụ của chi nhánh theo các nhiệm vụ được Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn giao; chỉ đạo, kiểm tra, điều hành theo phân cấp uỷ quyền của nông hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đối với các chi nhánh phụ thuộc trên địa bàn.
+ Phó Giám đốc: là người thay mặt giám đốc điều hành công việc khi Giám đốc vắng mặt theo văn bản uỷ quyền của Giám đốc và báo cáo lại kết quả công việc khi Giám đốc có mặt tại đơn vị; giúp giám đốc chỉ đạo điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các quyết định của mình; bàn bạc và tham gia ý kiến với giám đốc trong việc thực hiện các nghiệp vụ của Chi nhánh theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng.
Mỗi Phó Giám đốc được Giám đốc phân công giải quyết một số công việc và trực tiếp chỉ đạo, phụ trách một số phòng ban thuộc Chi nhánh.
Quan hệ công tác giữa các Phó Giám đốc là quan hệ phối kết hợp. Khi xử lý công việc thuộc trách nhiệm mình phụ trách, chỉ đạo nếu có liên quan đến công việc do Phó Giám đốc khác phụ trách thì chủ động phối hợp với Phó Giám đốc đó để giải quyết, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo Giám đốc quyết định.
+ Các phòng, tổ chức chuyên môn nghiệp vụ:
Phòng kế hoạch Kinh doanh, Phòng thanh toán quốc tế, Phòng Kế toán- Ngân quỹ, Phòng dịch vụ và marketting, Phòng hành chính nhân sự, Phòng kiểm toán nội bộ.
Nhìn chung bộ máy tổ chức của chi nhánh được sắp xếp khá hợp lý đảm bảo tính thống nhất từ khâu quản lý đến các hoạt động nghiệp vụ. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn tồn tại một số vấn đề bất cập. Đó là sự ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau.
- Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự trong NHNo Hà tĩnh bao gồm : Các quy định, quy chế liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng
và kỷ luật cán bộ, nhân viên. Quy chế tuyển dụng, đào tạo, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ, quy chế thi đua khen thưởng, quy chế học tập nâng cao trình độ, quy chế trả lương.
Nhân sự luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Với đội ngũ cán bộ tuy đông song chất lượng thấp do tuổi đời bình quân cao lại không được đào tạo cơ bản, thiếu kiến thức pháp luật, ngoài ngành, vi tính, ngoại ngữ … Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ được Chi nhánh thường xuyên quan tâm. Nhờ có chiến lược đào tạo đúng hướng, chất lượng Cán bộ được nâng lên rõ rệt, đến 30/12/2010 toàn chi nhánh có 530 cán bộ với 338 nữ, 192 năm, tuổi đời bình quân 40, trình độ trên đại học 1%, đại học 60%, trung cấp 28%, sơ cấp 11%. Chi nhánh luôn đặt tầm quan trọng của nguồn lực lên hàng đầu, việc thay đổi về chất nguồn nhân lực đã tạo tiền đề cho NHNo Hà tĩnh thực hiện thành công các chiến lược kinh doanh quan trọng.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, công tác đề bạt bổ nhiệm cũng được tiến hành kịp thời, đúng quy trình, số cán bộ được đề bạt đã phát huy tốt hiệu quả trên cương vị công tác mới.
Định kỳ 6 tháng hoặc một năm chi nhánh tổ chức các đợt thi nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ nghiệp vụ trong chi nhánh. Thông qua các câu hỏi trắc nghiệm, các tình huống ứng xử mà ban giám khảo đặt ra. Cuộc thi còn là nơi trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ trực tiếp làm nghiệp vụ với nhau và giữa các cán bộ tham gia cuộc thi với ban lãnh đạo chi nhánh để cùng tìm ra những giải pháp tốt nhất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Căn cứ vào kết quả cuộc thi, lãnh đạo chi nhánh chọn ra những người tài, giỏi nghiệp vụ vào danh sách quy hoạch cán bộ của chi nhánh đồng thời sắp xếp lại công việc cho phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi người.
Hàng năm, căn cứ vào định mức lao động biên của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, chi nhánh tổ chức thi tuyển, tuyển chọn thêm các cán bộ mới có đủ năng lực và trình độ đáp ứng được yêu cầu công việc.
Tại chi nhánh luôn có những hình thức khen thưởng kịp thời đối với các đơn vị các nhân có thành tích đóng góp tích cực cho chi nhánh. Đồng thời cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị hoặc cá nhân không tận thu những quy định; nội quy gây thiệt hại đến tài sản và uy tín của chi nhánh.
- Hệ thống kế hoạch:
Công tác kế hoạch là một trong những khâu quan trọng trong tiến trình thực hiện một công việc. Nếu lập kế hoạch chu đáo thì chúng ta không những thực hiện tốt mà còn kiểm soát được các hoạt động bất thường xảy ra.
Kế hoạch hoạt động của chi nhánh được thực hiện ở các chương trình công tác. Phòng hành chính Nhân sự là đơn vị đầu mối tổng hợp, đăng ký và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của chi nhánh. Chương trình công tác của chi nhánh gồm:
Chương trình công tác năm: Thể hiện tổng quát các định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm và các giải pháp thực hiện trên các lĩnh vực công tác của Chi nhánh. Chương trình công tác năm có thể chia 6 tháng hay cả năm.
Các phòng căn cứ vào chương trình, định hướng công tác của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, ý kiến chỉ đạo của Giám đốc hoặc phó Giám đốc phụ trách đề ra nhiệm vụ và biện pháp thực hiện trong năm tới. Chương trình công tác phải được Giám đốc hoặc phó Giám đốc phụ trách thông qua và gửi về phòng hành chính trước ngày 20 tháng 12 hàng năm.
Phòng hành chính Nhân sự có trách nhiệm tổng hợp chương trình công tác năm của chi nhánh trình Giám đốc để báo cáo Hội nghị cán bộ công nhân viên chức.
Chương trình công tác quý, tháng: Căn cứ vào công tác 6 tháng và cả năm, Giám đốc sẽ quyết định chương trình công tác quý, tháng phù hợp với yêu cầu công tác, chỉ đạo của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam.
Hàng tháng, các phòng phải đánh giá và làm báo cáo tình hình thực hiện chương trình công tác trong kỳ, rà soát lại các vấn đề phải giải quyết tiếp trong chương trình công tác đã đề ra (nêu các vướng mắc, kiến nghị khi giải quyết công việc) và mới phát sinh. Dự kiến công tác của tháng tiếp theo gửi lên phòng hành chính tổng hợp báo cáo phục vụ giao ban ban Giám đốc và các trưởng, phó phòng.
Phòng Hành chính Nhân sự, trình Giám đốc duyệt chương trình công tác tháng, quý tiếp theo vào ngày làm việc kế tiếp ngày họp giao ban đồng thời thông báo gửi các phòng ban, chi nhánh cấp 2 để triển khai thực hiện.
Chương trình công tác tuần của Giám đốc, các phó Giám đốc: Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của Giám đốc, các phó Giám đốc, phòng Hành chính xây dựng và gửi lịch công tác tuần tiếp theo của Ban Giám đốc vào chiều thứ 6 hàng tuần.
Các phòng ban, chi nhánh cấp 2 báo cáo tình hình thực hiện công tác 15 ngày đầu tháng và các vấn đề cần giải quyết trong tháng trước ngày 16 hàng tháng. Phòng Hành chính tổng hợp báo cáo Giám đốc và thông báo các trưởng phòng biết để tiếp tục thực hiện.
Việc xây dựng chương trình công tác giúp cho lãnh đạo nắm được những công việc cần phải làm tại đơn vị. Từ chương trình chung lãnh đạo phân công công việc cho cán bộ một cách hợp lý, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đây cũng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá đơn vị có hoàn thành những kế hoạch đề ra hay không.
- Các nhân tố bên ngoài:
Nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước...
NHNo&PTNT Hà tĩnh hoạt động trên địa bàn Hà tĩnh chịu sự quản lý nhà nước của NHNN chi nhánh Hà tĩnh, chịu sự thanh tra, giám sát của Thanh tra NHNN Chi nhánh Hà tĩnh. Có thể bị thu hồi giấy phép hoạt động theo ủy quyền của Thống đốc NHNN, bị phạt khi vi phạm các quy định về tiền tệ, tín dụng, thanh toán, vừa có mối quan hệ mở tài khoản, thanh toán bù trừ.
Quan hệ của Chi nhánh đối với chính quyền địa phương là mối quan hệ quản lý ngành và quản lý lãnh thổ. Chi nhánh chịu sự quản lý theo ngành của NHNo&PTNT Việt Nam đồng thời chịu sự quản lý theo lãnh thổ của Ủy ban Nhân dân Hà tĩnh. Do vậy, hoạt động của Chi nhánh phải tuân thủ theo quy định của UBND Hà tĩnh và cơ chế, chính sách của NHNo&PTNT Việt Nam.
Ngoài ra, hoạt động của NHNo&PTNT Hà tĩnh còn thường xuyên chịu sự giám sát của Cục thuế, kiểm toán Nhà nước,..
Như vậy, với sự giám sát của các lực lượng này nên những sai phạm hay vi phạm các chế độ, chính sách của Nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời dẫn đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ luôn được hoàn thiện.
3.2.2 Hệ thống kế toán
Với chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị, Hệ thống kế toán luôn được coi là một mắt xích quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông qua việc đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán ở đây vừa cung cấp thông tin cho việc ra quyết định quản lý, đồng thời vừa có tác dụng kiểm soát các hoạt động. Chính vì vậy hệ thống kế toán được các lãnh đạo rất quan tâm không ngừng hoàn thiện và coi đây như một trong những biện pháp quan trọng để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Ngân hàng là một trong những tổ chức trung gian tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế, nó thực hiện các chức năng: trung gian tài chính trung gian thanh toán và các dịch vụ ngân hàng. Do vậy hoạt động ngân hàng thể hiện một cách tổng hợp nhất toàn bộ tình hình chu chuyển vốn trong nền kinh tế quốc dân.
Xuất phát từ tính chất, đặc điểm hoạt động nên kế toán ngân hàng có tính cập nhật cao, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đòi hỏi phải cập nhật kịp thời bởi nó gắn với khả năng thanh toán tức thời của các đơn vị. Kế toán ngân hàng sử dụng thước đo giá trị là chủ yếu, hình thức kế toán đơn giản hơn và tin học được ứng dụng ở trình độ cao và rộng rãi.
Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán về cơ bản áp dụng theo quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc ngân hàng nhà nước về ban hành chế độ chứng từ kế toán ngân hàng. Ngoài ra chi nhánh còn áp dụng theo quyết định 1697/QĐ-NHNo-TCKT ngày 27/10/2006 về quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam.
Chứng từ kế toán bao gồm:
- Chứng từ trong các nghiệp vụ liên quan đến ngân quỹ:
+ Giấy nộp tiền; bảng kê các loại tiền nộp: Dùng trong trường hợp khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản hoặc nhờ ngân hàng chuyển tiền cho một đối tượng khác, ở một địa phương khác.
+ Giấy lĩnh tiền mặt; bảng kê các loại tiền lĩnh: Dùng khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tiền vay.
+ Séc tiền mặt: Dùng khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt từ tiền gửi + Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay, thu nội bộ. + Phiếu chi: Chi nội bộ (tạm ứng, công tác phí, tiền ăn ca, lương, thưởng...) hoặc chi theo yêu cầu của khách hàng.
- Chứng từ trong các nghiệp vụ tín dụng: + Giấy đề nghị vay vốn
+ Hợp đồng tín dụng + Giấy nhận nợ.
+ Giấy tờ liên quan đến xử lý nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ. + Các chứng từ phát tiền vay (chứng từ ghi sổ)
- Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
+ Các lệnh của khách hàng như séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm