CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG
2.1.4. Phân loại kiểm soát trong ngân hàng.
Có nhiều cách phân loại kiểm soát trong Ngân hàng Thương mại căn cứ theo các tiêu thức khác nhau:
Phân loại hoạt động kiểm soát theo nghiệp vụ của Ngân hàng Thương mại gồm:
- Kiểm soát tín dụng: Là hoạt động kiểm soát việc chấp hành các chế độ, thể lệ, các quy trình thủ tục nghiệp vụ về tín dụng và thường gồm:
Kiểm soát việc thực hiện các chiến lược tín dụng tức là thực hiện các chính sách về huy động vốn và đầu tư vốn.
Kiểm soát việc tổ chức hoạt động cho vay bao gồm việc thực hiện các biện pháp đầu tư của toàn hệ thống Ngân hàng thương mại và các chi nhánh cơ sở.
Kiểm soát quá trình cho vay hay kiểm tra việc thực hiện các quy trình thủ tục nghiệp vụ tín dụng đối với từng món, từng dự án đầu tư tín dụng tại các chi nhánh Ngân hàng cơ sở: Ngân hàng cho vay tiến hành kiểm tra, kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay phù hợp với đặc điểm của Ngân hàng và đặc điểm kinh doanh sử dụng vốn của khách hàng.
Kiểm soát công tác hạch toán kế toán cho vay, hạch toán các khoản thu nợ, thu lãi, hạch toán và theo dõi bảo quản hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản thế chấp…
Toàn bộ các hoạt động trên của kiểm soát tín dụng thực chất nhằm mục đích đánh giá thực trạng của hoạt động huy động vốn, thực hiện việc đầu tư tín dụng, phân tích cơ cấu vốn đầu tư của từng chi nhánh và của toàn bộ Ngân hàng thương mại có đảm bảo tuân thủ theo định hướng chiến lược kinh doanh mà Hội đồng quản trị, Ban điều hành đã định ra hay không. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các chính sách đầu tư vốn, việc thực hiện các quy trình thủ tục nghiệp vụ tín dụng ( cho vay- thu nợ) và các chuẩn tắc khác có nghiêm túc hay không. Đánh giá từng khoản cho vay, tổng hợp phân loại rủi ro kinh doanh nhất là rủi ro trong hoạt động tín dụng. Từ đó rút ra các kết luận cần thiết về chất lượng hoạt động tín dụng đánh giá khả năng từ đó rút ra các kết luận cần thiết về chất lượng hoạt động tín dụng đánh giá khả năng thu hồi đồng thời chỉ ra những nhược điểm trong quá trình thực hiện các quy trình thủ tục nghiệp vụ tín dụng để kiến nghị các bộ phận hoạch định chính sách đưa ra các biện pháp nhằm bổ sung sửa đổi các cơ chế kỹ thuật nghiệp vụ. Mặt khác qua đó đánh giá trình độ điều hành kinh doanh của cán bộ lãnh đạo Ngân hàng cơ sở, trình độ năng lực nghiệp vụ của cán bộ tín dụng, tìm ra những sai lầm thiếu sót, yếu kém, lạm dụng, gian lận của những cán bộ đó để có cơ sở báo cáo với Hội đồng quản trị, Ban điều hành có biện pháp xử lý giải quyết: sửa chữa, uốn nắn, chỉnh sửa chế độ…
- Kiểm soát nghiệp vụ tiền tệ ngân quỹ:
Hoạt động ngân quỹ là một nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại vì lượng tiền mặt, tài sản dự trữ chiếm một tỷ lệ tương đối lớn trong hoạt động của ngân hàng. Hoạt động ngân quỹ liên quan đến uy tín của ngân hàng và rất nhạy cảm với vấn đề thất thoát tài sản.
Là hoạt động nhằm kiểm soát lại việc chấp hành các chế độ thể lệ có liên quan đến công tác tiền tệ ngân quỹ gồm:
Các chế độ về hạch toán ghi chép cập nhận rút số dư đối chiếu doanh số thu chi tiền mặt, tồn quỹ hàng ngày.
Việc chấp hành các chế độ về quản lý kho quỹ, chế độ ra vào kho, chế độ giữ và bảo quản chìa khoá kho, chế độ bàn giao, uỷ quyền…khi người giữ chìa khoá đi vắng.
Việc thực hiện các quy trình thu chi tiền mặt, chế độ kiểm đếm hiện vật cuối ngày, cuối tháng…
- Kiểm soát kế toán thanh toán: Là hoạt động nhằm kiểm soát lại toàn bộ công tác hạch toán kế toán và thanh toán của Ngân hàng thương mại nhằm xem xét:
Việc thực hiện công tác hạch toán, kế toán và thanh toán có đảm bảo tuân thủ theo các quy định về kế toán và thống kê hay không.
Việc thực hiện công tác hạch toán có đảm bảo tính chính xác, kịp thời, khách quan, đầy đủ hay không.
Giám định tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán kế toán được phản ánh trên các báo biểu kế toán.
Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh, thu chi tài chính trên cơ sở phân tích qua các hệ số về vốn, thu lãi, chi phí doanh lợi, tính toán lãi suất đầu ra, lãi suất đầu vào, tỷ lệ nợ quá hạn, phân tích cơ cấu nguồn vốn, cơ cấu vốn tín dụng… Đưa ra các kiến nghị về công tác hạch toán kế toán, thanh toán và chiến lược kinh doanh.
Kiểm soát lại quá trình xây dựng cơ bản nội ngành, mua sắm tài sản cố định: như xem xét về quy trình thủ tục, trình tự và nguồn vốn…
- Kiểm soát các hoạt động dịch vụ khác của Ngân hàng: Là hoạt động nhằm kiểm soát lại toàn bộ các hoạt động dịch vụ khác của Ngân hàng thương mại. Qua đó phát hiện những vướng mắc, tồn tại của các hoạt động dịch vụ, chỉ ra những hoạt động dịch vụ cần được tập trung, nên làm ở mức độ nào, những cơ chế cần phải bổ sung, hoàn thiện để thúc đẩy hoạt động dịch vụ có hiệu quả. Những hoạt động dịch vụ đó thường bao gồm:
Hoạt động kinh doanh vàng bạc đá quý. Hoạt động kinh doanh về ngoại tệ, ngoại hối. Hoạt động nhận vốn uỷ thác tài trợ.
Hoạt động tín dụng thuê mua.
Hoạt động tư vấn và môi giới chứng khoán. Các hoạt động dịch vụ ngân hàng khác…
Phân loại theo mục đích kiểm soát:
- Kiểm soát theo định kỳ:
Là hoạt động kiểm tra, kiểm soát toàn diện hay một mặt nghiệp vụ của Ngân hàng thương mại; được thực hiện theo nội dung chương trình kế hoạch đã được đặt ra theo tuần kỳ: tháng, quý, năm hoặc đề cương, đề án do Hội đồng quản trị, Ban điều hành hoặc lãnh đạo ngân hàng các cấp chỉ đạo tổ chức trên phạm vi toàn hệ thống hay một vùng nhất định. Những hoạt động kiểm soát này do các kiểm soát viên, giám định viên thực hiện. Gồm:
Hoạt động giám định chất lượng báo cáo báo biểu kế toán hàng tháng, quý, năm.
Các hoạt động kiểm tra đối chiếu phục vụ cho việc thiết lập báo cáo kiểm toán hàng quý, năm tại Ngân hàng cơ sở.
Các hoạt động phục vụ cho giám sát từ xa, kiểm toán nội bộ hàng năm toàn hệ thống.
Các hoạt động kiểm tra, kiểm soát về chất lượng hoạt động tín dụng, thu chi tài chính, chế độ hạch toán kế toán và ngân quỹ, công tác chỉ đạo điều hành kinh doanh và chấp hành quy chế nhân viên.
- Kiểm soát bất thường, đột xuất:
Là hoạt động kiểm tra, kiểm soát mang tính đơn lẻ, cục bộ ở một hoặc một vài chi nhánh ngân hàng cơ sở, hoặc là các cuộc kiểm tra, kiểm soát nhằm giải quyết xử lý đối với các vụ việc đáng tiếc xảy ra ở các chi nhánh cơ sở. Những cuộc kiểm tra, kiểm soát này ở dạng kiểm soát phát hiện. Tuy nhiên trong một số trường hợp do yêu cầu chỉ đạo kinh doanh. Hội đồng quản trị, Ban điều hành có thể tổ chức những cuộc kiểm tra, kiểm soát bất thường đột xuất trên phạm vi toàn hệ thống của Ngân hàng Thương mại đó.
- Kiểm soát thường xuyên :
Là hoạt động kiểm tra, kiểm soát tham gia giám sát thường xuyên một số hoạt động dễ dẫn đến rủi ro, thường ở dạng kiểm soát có liên quan đến bảo vệ tài sản.
Phân loại theo phương thức kiểm soát:
Theo cách phân loại này hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thương mại có thể được chia thành 3 loại:
- Hoạt động giám sát từ xa:
Giám sát từ xa là phương thức người giám sát ngồi tại văn phòng của mình dựa vào các số liệu thông tin báo cáo chính xác, gửi đúng hạn từ các chi nhánh của Ngân hàng thương mại và các nguồn thông tin khác. Sử dụng kỹ thuật phân tích, tính toán các chỉ số tài chính quy định nhằm giám sát sự tuân thủ các quy chế, phản ánh thực trạng hoạt động kinh doanh của các chi nhánh và toàn hệ thống ngân hàng thương mại đó để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại chỗ.
Mục tiêu của phương thức giám sát từ xa là:
Phát hiện những khó khăn mà một chi nhánh hay toàn bộ ngân hàng thương mại đó mắc phải từ đó có báo cáo, kiến nghị kịp thời lên lãnh đạo cao nhất của ngân hàng thương mại, dự đoán được các sai sót có thể xảy ra để tìm biện pháp giải quyết nghiệp vụ nhằm khắc phục khó khăn.
Kiểm soát thường xuyên các biện pháp điều hành kinh doanh của các chi nhánh trên cơ sở phân tích số liệu thông qua hàng loạt các chỉ số tính toán.
Phương thức giám sát từ xa là một phương pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thương mại.
- Phương thức kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá độc lập được thực hiện trong ngân hàng thương mại với tư cách là một dịch vụ cho ngân hàng thương mại. Đó là việc kiểm soát với các chức năng được thực hiện thông qua việc kiểm tra và đánh giá đầy đủ và tính hiệu quả của các công việc kiểm soát khác.
Là hoạt động do các kiểm toán viên nội bộ của các chi nhánh ngân hàng thương mại điều hành kiểm tra và trình bày ý kiến của mình với các báo cáo kế toán tài chính, các hoạt động kinh doanh ngay tại Ngân hàng cơ sở. Hoạt động này có tác dụng hỗ trợ, cung cấp thông tin cho hoạt động giám sát từ xa và tư liệu cho hoạt động kiểm tra tại chỗ.
Phạm vi của kiểm toán nội bộ xoay quanh việc kiểm tra đánh giá tính thích hợp và tính hiệu quả của hệ thống kế oán cũng như chất lượng hoạt động kinh doanh ở ngay chi nhánh đó.
- Phương thức kiểm tra tại chỗ:
Là phương thức kiểm tra trực tiếp tại chỗ về con người, sự vật nhằm phát hiện những vấn đề cần sáng tỏ, là cơ sở pháp lý để đưa ra các kiến nghị đối với toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh hoặc một mặt nghiệp vụ của một chi nhánh ngân hàng cơ sở hay một giải pháp, quy định của Ngân hàng thương mại.
Đây là phương pháp truyền thống, cụ thể, sâu sắc có hiệu quả nhất, không có phương thức nào thay thế vì sự việc và con người cần xem xét, kiểm tra được kiểm tra, xác minh chi tiết, phân biệt đúng sai rõ ràng. Kiểm tra tại chỗ là hình thái kiểm tra trực tiếp về con người, sự việc và phải căn cứ vào các chứng lý cụ thể (hồ sơ sổ sách, chứng từ hợp pháp, có biên bản xác minh, đối chiếu…) nhân chứng cụ thể (người thực việc thực).
Kiểm tra tại chỗ nhằm xác minh tính chính xác của số liệu quyết toán tài chính, báo biểu kế toán của hệ thống ngân hàng định kỳ tháng, quý, năm.
Kiểm tra tại chỗ xác minh việc chấp hành các cơ chế, chính sách về chiến lược huy động vốn, đầu tư tín dụng.
Kiểm tra tại chỗ xác minh việc chấp hành các quy trình, thủ tục nghiệp vụ trong hạch toán kế toán, chi tiêu mua sắm tài sản cố định, xây dựng cơ bản.
Kiểm tra tại chỗ xác minh việc tuân thủ các quy trình khi cho vay, đầu tư vốn tín dụng của cán bộ tín dụng.
Kiểm tra tại chỗ việc chấp hành chế độ về quản lý, kinh doanh ngoại tệ, ngoại hối, kinh doanh vàng bạc đá quý và các loại kinh doanh khác của NHTM.
Qua kiểm tra tại chỗ mà phát hiện những ưu điểm, những mặt làm được, chỉ ra những tồn tại, thiếu sót hoặc các hành vi vi phạm về quy chế, về quy trình thủ tục nghiệp vụ hay cả những vi phạm pháp luật. Đồng thời qua đó phát hiện các chi nhánh hoạt động yếu kém, phân tích các nguyên nhân dẫn đến từ đó có các kiến nghị, đề xuất để có biện pháp hỗ trợ giúp các chi nhánh đó khắc phục các tồn tại, thiếu sót, tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.
Mặt khác cũng đưa ra những kiến nghị để xử lý đối với những nhân viên có tư tưởng, hành vi trái đạo đức nghề nghiệp như: tham ô, gian lận, lạm dụng gây ra những tổn thất về vật chất và làm mất tín nhiệm đối với khách hàng.