CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG
2.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
- Hệ thống chứng từ kế toán: là hệ thống các giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ kế toán cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là cơ sở pháp lý của các số liệu kế toán và là căn cứ để phân chia trách nhiệm dân sự, hình sự cũng như các lợi ích kinh tế của các thể nhân và pháp nhân.
Một trong những nội dung quan trọng kiểm soát của kế toán là kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Ngoài ra, một số khía cạnh khác của kiểm soát kế toán đó là kiểm soát về vật chất, như kiểm kê vật tư, nguyên vật liệu, kiểm kê tài sản, giám sát việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu...Kế toán thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tài liệu kế toán và kiểm soát vật chất là hoạt động kiểm soát thực sự hữu hiệu.
- Hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là một nội dung của phương pháp tài khoản kế toán, dùng để phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đối tượng kế toán cụ thể. Các TK này tạo thành hệ thống TK kế toán mà các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp các TK kế toán được sử dụng trong chế độ kế toán và trong từng đơn vị kế toán theo một trật tự nhất định.
Trên phương diện kiểm soát, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm tra, giám sát các thông tin kinh tế theo các nội dung đã được phân loại một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến khi chúng được báo cáo thành các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn vốn và tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát, Sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại những sai sót trong hạch toán; báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác sử dụng báo cáo tài chính.
- Sổ kế toán: là những tờ sổ theo mẫu nhất định dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ gốc. Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính. Thông qua việc ghi chép, phân loại, tính toán và tổng hợp số liệu trên sổ kế toán giúp các nhà quản lý kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý thông tin. Hơn nữa, một hệ thống sổ kế toán chi tiết mở cho các đối tượng cần quản lý chi tiết như vật tư, công nợ, chi phí, doanh thu… sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
- Báo cáo kế toán: là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán, là biểu hiện của phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán. Các doanh nghiệp phải lập, cung cấp báo cáo kế toán cho các đối tượng theo yêu cầu của luật, chuẩn mực, chế độ kế toán.. và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Báo cáo kế toán chủ yếu phản ánh thông tin thực hiện về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và những biến động về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Dưới góc độ kiểm soát, các thông tin trình bày trên báo cáo kế toán là căn cứ để thực hiện việc phân tích, soát xét lại quá trình
hoạt động của doanh nghiệp bằng các kỹ thuật khác nhau như so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước… Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được các bộ phận, thành viên trong doanh nghiệp có theo đuổi mục tiêu của doanh nghiệp một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không, đồng thời phát hiện những vấn đề không hợp lý, bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện để có những điều chỉnh, thay đổi kịp thời chiến lược và kế hoạch của các doanh nghiệp.
Tựu chung lại thì mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức nào đó, thoã mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xẩy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí.
Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo qui định.
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của các doanh nghiệp.