Nguồ n: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2008,2009,
3.2.4Kiểm toán nội bộ
Theo điều 18 điều lệ tổ chức và hoạt động của NHNo&PTNT Việt Nam nêu rõ: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành của trụ sở chính thì hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ là một trong bốn bộ phận cấu thành cơ cấu quản lý và điều hành trụ sở chính.
Tại chi nhánh, phòng kiểm toán nội bộ chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, giúp Giám đốc tổ chức và thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trên mọi lĩnh vực hoạt động của chi nhánh. Phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát thường xuyên, đột xuất mọi lĩnh vực của chi nhánh, thực hiện các kiểm toán nội bộ. Thông qua kiểm tra, kiểm soát, đề xuất, kiến nghị với ban Giám đốc nhằm ngăn ngừa khả năng dẫn đến rủi ro trong hoạt động, khắc phục các
vấn đề phát hiện được. Còn tại các NHNo loại 3 trực thuộc đều do Giám đốc phụ trách công tác kiểm tra. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn được lãnh đạo Ngân hàng No&PTNT từ tỉnh đến huyện đặc biệt quan tâm.
Về mô hình tổ chức:
Hiện nay, tổ chức bộ máy và hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ tại chi nhánh được duy trì theo quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh (ban hành theo Quyết định số 1377/QĐ-HĐQT-TCCB, QĐ 468/NHNo-HĐQT–KTKT ngày 28/12/2001 của Chủ tịch HĐQT).
Về bộ máy và đào tạo:
Chi nhánh NHNo Hà tĩnh có tổng số 15 người làm công tác kiểm tra. Tại văn phòng NHNo tỉnh có 5 người và ở 16 Ngân hàng loại 3 trực thuộc chi nhánh có 10 người làm kiểm tra viên tức là 6 Ngân hàng loại 3 còn loại chưa có kiểm tra viên (gồm Vũ Quang, Lộc Hà, Tây Sơn, Voi, Thành Sen, Vũng Áng). Trong 15 người thì 14 người có trình độ đại học, 1 người trình độ trung cấp, hiểu biết pháp luật và có kinh nghiệm trong hoạt động ngân hàng. Điều đó đã tạo điều kiện về nhân lực để triển khai công tác kiểm toán nội bộ tại Chi nhánh.
Về nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ:
Căn cứ vào mục tiêu, định hướng và những nhiệm vụ, giải pháp hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam và của chi nhánh, hoạt động kiểm toán của chi nhánh tập trung hướng tới việc phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời xử lý những tồn tại, sai phạm trong các hoạt động nghiệp vụ. Cụ thể: bảo đảm an toàn và hiệu quả hoạt động; bảo vệ, quản lý,sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách an toàn và hiệu quả; bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.
Để thực hiện nhiệm vụ trên: Căn cứ vào chương trình kiểm tra, kiểm soát hàng quý của Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ-NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh lập chương trình kiểm tra, kiểm soát hàng tháng và từ chương trình này làm cơ sở giao việc từng tháng cho các kiểm tra viên và các NHNo loại 3 trực thuộc.
Hàng tháng đều tổ chức họp giao ban vào ngày 25 nhằm sơ kết, kiểm đểm xếp loại trên kết quả công việc làm được và tiến hành giao việc tháng tới.
Tại chi nhánh Giám đốc đã tổ chức, thực hiện nhiều đợt kiểm tra theo đề cương, chương trình kiểm tra của chi nhánh theo từng nghiệp vụ. Cụ thể:
Kiểm tra hoạt động tín dụng: bao gồm
+ Kiểm tra việc chấp hành quy định, quy trình về cho vay.
Kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ vay vốn. Trong đó tập trung kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư (đối với cho vay theo dự án đầu tư).
Kiểm tra sự đầy đủ, chất lượng, nội dung báo cáo thẩm định của CB tín dụng. Kiểm tra việc chấp hành thẩm quyền phán quyết tín dụng
Kiểm tra việc định giá tài sản đơn vị, thủ tục thực hiện đảm bảo tiền vay (lưu ý tài sản đảm bảo hình thành trong tương lai, tài sản cầm cố kho hàng, chứng khoán, các khoản phải thu); kiểm tra thực tế tài sản đảm bảo, kho hàng hoá…
Kiểm tra quy trình, thủ tục giải ngân; kiểm tra chứng từ giải ngân, mục đích sử dụng vốn vay; kiểm tra việc thực hiện các điều kiện giải ngân theo phê duyệt của người có thẩm quyền.
Kiểm tra việc kiểm tra, giám sát tiền vay của Ngân hàng.
+ Kiểm tra việc đình kỳ hạn nợ gốc, lãi; kiểm tra sự phù hợp của việc phân loại nợ (đối chiếu với hồ sơ giấy và trên máy), các biện pháp xử lý thu hồi nợ xấu, nợ đã xử lý rủi ro.
+ Kiểm tra một số nội dung chất lượng tín dụng.
Kiểm tra việc chấp hành đúng theo đề án cho vay, huy động và đảm bảo vàng đã được Tổng Giám đốc phê duyệt.
Về huy động vốn.
Về hoạt động cho vay (cho vay vàng, VND được đảm bảo bằng vàng) Kiểm tra việc chấp hành quy định, quy trình về cho vay.
Kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ vay vốn (cần tập trung kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư).
Thực hiện đề cương 1278/NHNo-KTKT ngày 24/3/2010 của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam về kiểm tra hoạt động kinh doanh năm 2011, chi nhánh đã thực hiện tốt việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng, chấp hành khá tốt các quy định về cho vay đối với khách hàng (ban hành theo quy định số 666/QĐ-HĐQT-TDHo ngày 15/6/2010, quy định về bảo đảm tiền vay (ban hành theo quyết định số 1300/QĐ-HĐQT-TDHo ngày 03/12/2007)…Bên cạnh đó cũng còn tồn tại một số vi phạm điển hình như: Kiểm tra hồ sơ vay vốn: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế của một số khách hàng còn chưa đầy đủ hoặc không đảm bảo tính pháp lý. Hồ sơ bảo đảm tiền vay còn thiếu theo quy định; Đối chiếu trực tiếp với khách hàng phát hiện 1 khách hàng kinh doanh thua lỗ, 1 khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích, 6 khách hàng khả năm trả nợ khó khăn.
Thực hiện xếp loại khách hàng theo quy định 1261/NHNo chưa đầy đủ. Hầu hết chi nhánh mới chỉ thực hiện xếp loại khách hàng và doanh nghiệp và cũng còn một số doanh nghiệp chưa xếp loại; chưa thực hiện xếp loại đối với khách hàng không phải là doanh nghiệp. Việc áp dụng các tiêu chí để tính toán xếp loại khách hàng tại chi nhánh còn thiếu chính xác.
Kiểm tra hoạt động kế toán-ngân quỹ: + Các khoản chi phí:
Chi phí hoạt động tín dụng; dịch vụ; kinh doanh ngoại hối; chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí; chi hoạt động kinh doanh khác; chi cho nhân viên; chi cho hoạt động quản lý và công vụ; chi về tài sản; chi phí dự phòng, bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi của khách hàng; chi phí khác.
Các khoản chi cho cán bộ, nhân viên: lương ( V1, V2), ăn ca, tiền lương làm thêm giờ. Chi cho hoạt động quản lý. Việc chi tiêu nội bộ phải thực hiện theo đúng quy định quản lý tài chính của nhà nước và của ngành; kiểm tra đối tượng, định mức chi, tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi….
Chi phí sửa chữa thường xuyên, Các khoản chi phí mua sắm công cụ dụng cụ: Chi phí sửa chữa thường xuyên, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ quyết toán như kế hoạch được giao, dự toán, quyết
toán, hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính, nghiệm thu bàn giao, thanh lý hợp đồng; chấp hành quy định về tạm ứng và thanh toán…
Kiểm tra lãi dự chi.
Thanh lý tài sản (tài sản có định; công cụ dụng cụ): Kiểm tra hồ sơ thanh lý tài sản, quy trình hạch toán, hạch toán theo dõi tài sản và thu hồi giá trị sau thanh lý.
Số dư tài khoản phải thu, phải trả: kiểm tra xem xét nội dung, tính chất các khoản tồn động lâu ngày (nếu có).
Xác định tỷ lệ GTGT được khấu trừ, kê khai nộp thuế. + Kiểm tra công tác quản lý tài sản:
Tổng hợp hiện trạng tài sản của đơn vị đến ngày kiểm tra.
Kiểm tra công tác quản lý tài sản: Mở thẻ tài sản; đối chiếu giá trị trên thẻ TS và sổ kế toán chi tiết, Kiểm tra tăng, giảm tài sản trong kỳ; quản lý theo dõi tài sản tăng giảm, sử dụng tài sản; quản lý ấn chỉ quan trọng: Mở sổ sách theo dõi, nhập xuất sử dụng, bán cho khách hàng. Đối chiếu kiểm kê hàng thánh giữa thủ kho và kế toán. Phân công cán bộ quản lý, theo dõi và tổ chức chỉ đạo kiểm tra sử dụng tài sản của đơn vị.
Thực hiện mua sắm tài sản
Kiểm tra thực hiện thanh lý, điều chuyển tài sản. + Kiểm tra công tác ngân quỹ:
Kiểm tra đột xuất tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho, quỹ; đếm kiểm từ một số bố tiền do chi nhánh đóng bó, lưu ý: bỏ tiền mệnh giá lớn, dây buộc lỏng, niêm phong không đầy đủ yếu tố hoặc có biểu hiện không bình thường.
Kiểm tra chấp hành quy trình nghiệp vụ: Kiểm tra việc thực hiện quy trình thu chi, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định, phương pháp quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong giờ làm việc, thời gian nghỉ trưa tại các quầy giao dịch; việc nộp tiền cuối ngày của các giao dịch viên và phòng giao dịch với quỹ chính.
Kiểm tra việc chấp hành định mức tồn quỹ theo quy định. Thực hiện kiểm tra, kiểm kê định kỳ, đột xuất, cuối ngày và xử lý các trường hợp thừa thiếu tiền.
Xem xét việc mở, ghi chép và lưu trữ các loại sổ sách, bảng kê thu chi, các yếu tố, số liệu, chữ ký xác nhận; báo cáo thống kê ngân quỹ.
Kiểm tra việc trang bị và sử dụng các phương tiện chuyên dùng cho kho quỹ, quầy giao dịch như: két sắt có bảo quản tiền có khóa chắc chắn (mã số khóa an toàn), máy phát hiện tiền giả, camera quan sát, hệ thống báo động, phòng cháy chữa cháy đầy đủ….
Kiểm tra kho tiền: Quản lý kho tiền: Ban quản lý kho tiền, chế độ ủy quyền vào, ra kho; quản lý chìa khóa sử dụng, chìa khóa dự phòng, thay đổi mã số khóa cửa kho, bảo quản tài sản trong kho, bàn giao tài sản khi thay đổi thành phần vào kho…
Thông qua kiểm tra hoạt động kế toán ngân quỹ nhận thấy: Chi nhánh thực hiện tốt công tác quyết toán năm 2009: Việc thiết lập cân đối, số liệu trên các loại báo cáo kế toán phản ánh trung thực đúng với tình hình tài chính của đơn vị, đảm bảo khớp đúng giữa cân đối giấy và cân đối file trên máy, sổ kế toán chi tiết với tổng hợp, từng loại báo báo cân đối, sao kê tiền gửi, tiền vay; sao kê các khoản ngoại bảng với cân đối.
Chi nhánh thực hiện hạch toán đúng tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản, cơ bản chấp hành phương pháp tính lãi, thực hiện đúng lãi suất theo các thời điểm, thực hiện quản lý chi tiêu đúng mục đích, đúng đối tượng, định mức chi, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các khoản chi.. Tuy nhiên qua tổng hợp kết quả kiểm tra còn tồn tại một số sai sót như: Việc hạch toán sai tính chất tài khoản; chi sửa chữa thường xuyên còn thiếu các thủ tục như tờ trình, dự toán, báo giá, biên bản nghiệm thu, quyết toán…
- Kiểm tra công tác phòng ngừa và xử lý rủi ro:
+ Về thông tin và phòng ngừa
Kiểm tra việc thực hiện chấp hành các quy định, quy chế và các văn bản khác có liên quan đến công tác thông tin khách hàng, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ
của thông tin giữa hồ sơ gốc và hệ thống IPCAS (Kiểm tra tối thiểu 50% khách hàng là doanh nghiệp và 50% khách hàng là hộ SX, cá nhân có dư nợ từ 500 triệu đồng trở lên tại thời điểm kiểm tra) với các nội dung sau:
Thông tin khách hàng: Thông tin về TSBĐ
+ Về phân loại nợ, trích lập dự phòng và xử lý rủi ro:
Phân loại nợ, trích lập quỹ dự phòng, xử lý rủi ro, kiểm tra quản lý, theo dõi nợ đã XLRR, thực hiện thu hồi nợ đã XLRR.
Qua kiểm tra tại các NHNo loại 3 nhận thấy: Việc phân loại nợ, trích lập dự phòng và xử lý rủi ro đúng với quy định tai QĐ/QĐ-HĐQT và VB 3973/NHNo- XLRR.
- Kiểm tra công tác nguồn vốn và kế hoạch tổng hợp: + Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch năm 2010.
+ Kiểm tra chấp hành kỷ luật kế hoạch kinh doanh theo Quyết định 15/QĐ/HĐQT-KHTH ngày 19/5/2005.
Việc chấp hành quy trình lập và gửi KHKD quý, năm.
Việc quản lý điều hành các chỉ tiêu KHKD quý, năm và chấp hành kỷ luật kế hoạch.
+ Kiểm tra công tác về công tác nguồn vốn.
Khảo sát, đánh giá tình hình thực trạng về công tác huy động nguồn vốn; đánh giá thị phần, cơ cấu nguồn vốn huy động của chi nhánh trên địa bàn.
Kiểm tra việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ huy động vốn (tiền gửi, tiền vay, tiết kiệm, phát hành giấy tờ có giá).
Kiểm tra việc triển khai các sản phẩm huy động vốn theo quy định của NHNo Việt nam và đề án huy động vốn của các chi nhánh đã được tổng Giám đốc phê duyệt (nếu có). Việc thực hiện công bố công khai các hình thức huy động, lãi suất, phương thức trả lãi, mức thu phí đối với các khoản tiền gửi rút trước hạn và các mức phí đối với các dịch vụ liên quan đến tiền gửi (nếu có).
Triển khai chỉ đạo của NHNo Việt nam và giải pháp của chi nhánh về công tác huy động vốn.
Kiểm tra việc nhận vốn của tổ chức tại các chi nhánh (TCTD, TCTC, BHXH…). Việc hạch toán các khoản tiền gửi, tiền vay theo quy định hiện hành.
Kiểm tra việc tổ chức thực hiện các thoả thuận giữa NHNo Việt nam với các tổ chức (Bảo hiểm xã hội, Kho bạc nhà nước, Bảo hiểm nhân thọ…)
+ Kiểm tra về thực hiện quy định lãi suất.
Kiểm tra việc áp dụng lãi suất, phương pháp tính lãi và chi trả lãi tiền gửi (chú ý các trường hợp rút vốn trước hạn, trả lãi trước, lãi suất bậc thang, lãi suất luỹ tiến theo số dư…)
Lãi suất tiền gửi, tiền vay nội, ngoại tệ của các TCTD, TCTC, tại các chi nhánh có đúng quy định của NHNo VN.
Kiểm tra việc thực hiện các quy định về lãi suất cho vay của NHNo Việt nam.
- Kiểm tra hoạt động kinh doanh ngoại hối: Kiểm tra nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Kiểm tra nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ Kiểm tra nghiệp vụ Bảo lãnh nước ngoài Kiểm tra nghiệp vụ kiều hối
- Kiểm tra công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.: + Kiểm tra hoạt động quản trị và điều hành:
Kiểm tra hoạt động quản trị:
Việc thực hiện các chủ trương, các quy định, quy chế và các văn bản khác có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thi đua khen thưởng…
Thực hiện nhiệm vụ của công tác tổ chức, cán bộ tại đơn vị. Kiểm tra hoạt động điều hành:
Việc thực hiện các văn bản hướng dẫn, phổ biến các quy định, quy chế, quy trình thành lập, giải thể, sáp nhập các chi nhánh/phòng giao dịch trực thuộc; quy trình tuyển chọn, bố trí cán bộ; công tác quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, miễn nhiệm, kỷ luật, thi đua khen thưởng; chính sách chi trả lương và một số công tác liên quan.
Quy trình điều hành của Giám đốc, phó Giám đốc với các phòng nghiệp vụ và các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc.
Những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện. Những vấn đề quan tâm sau khi kiểm tra.
+ Kiểm tra tổ chức công tác mạng lưới:
Cơ cấu tổ chức các phòng chuyên môn nghiệp vụ (theo chức năng, nhiệm vụ). Số chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc tới ngày kiểm tra: Chi nhánh loại 3, phòng giao dịch trực thuộc (Tổng số, trong đó trực thuộc chi nhánh loại 3).
Việc chấp hành các quy định của NHNo&PTNT Việt Nam về mạng lưới chi nhánh, phòng Giao dịch.
Chất lượng, hiệu quả hoạt động của các chi nhánh, phòng giao dịch và dự kiến