Nguồ n: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2008,2009,
3.3.2.Những tồn tạ
Bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh còn có những hạn chế cần phải hoàn thiện nhằm phát huy hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thứ nhất là về môi trường kiểm soát:
Nhận thức của Chi nhánh về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và môi trường kiểm soát nói riêng chưa thật đầy đủ. Chức năng KSNB bị đồng bộ với chức năng KTNB, chưa phân định rõ trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo đối với hệ thống KSNB, hoạt động của bộ phận này không đảm bảo tính độc lập, khách quan, kết quả hoạt động chủ yếu là “hậu kiểm”, chưa có nhiều phát hiện mang tính ngăn ngừa, dự báo cho việc quản trị điều hành hoạt động của NHTM nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có của NHTM một cách tốt nhất.
Hiệu quả của bộ phận kiểm tra, kiểm soát không cao, còn nhiều bất cập như chưa đánh giá đúng vai trò của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ; Chưa quan tâm nhiều đến vị trí vai trò của công tác này cũng như nguồn nhân lực (về bố trí nhân sự, về chính sách đãi ngộ, về cơ chế hoạt động…) do vậy có thể đánh giá đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, KTNB của Chi nhánh hiện nay nhìn chung vừa thiếu
về số lượng vừa yếu về chuyên môn nghiệp vụ và chưa thực sự tâm huyết với nghề nghiệp, kỹ năng dự báo còn kém…(theo quy chế`tổ chức hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ NHNo VN: Cán bọ làm công tác kiểm tra. Kiểm soát nội bộ được tiêu chuẩn hóa, có trình độ như quy định tại quyết định 60/2000/QĐ/NHNN9 ngày 23/02/2000 của Thống đốc NHNN Việt Nam, hiểu biết pháp luật, thông thạo nghiệp vụ; có bằng đại học về ngân hàng hoặc kinh tế tài chính; có thời gian công tác ít nhất 3 năm) nên kết quả hoạt động chưa cao, đôi khi hoạt động còn mang tính hình thức, né tránh, ngại va chạm, không phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ trong lĩnh vực hoạt động của ngân hàng…Một nguyên nhân khác làm cho hiệu quả của các bộ phận này của các NHTM còn nhiều hạn chế bởi chưa được cơ quan quản lý nhà nước (NHNN hoặc cơ quan khác) giao nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ KTNB một cách bài bản theo các chuẩn mực nghề nghiệp đã được ban hành, thực tế các NHTM rất lúng túng về xây dựng bộ máy và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác kiểm tra, KTNB tại đơn vị mình. Không tham mưu được nhiều cho Ban lãnh đạo trong việc ngăn ngừa ngững sai sót trong hoạt động của NHTM hoặc đề xuất xửa đổi cơ chế hoạt động theo chế độ hiện hành.
Tại chi nhánh Giám đốc quản lý về mặt nhân sự và điều hành trực tieps, chỉ chịu sự điều hành của Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ về mặt chuyên môn. Việc thay đổi cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ do giám đốc chi nhánh quyết định. Vì vậy cán bộ kiểm soát không ổn định, tính chuyên môn hóa chưa cao.
Trong công tác kế hoạch, các phòng, ban tại chi nhánh chỉ chi tiết các chương trình, định hướng công tác của NHNo&PTNT Việt Nam và của ban lãnh đạo chi nhánh mà chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn.
Thứ hai về hệ thống kế toán:
Số lượng giao dịch chứng từ mỗi ngày thực hiện tại Chi nhánh rất lớn nên khâu nhập dữ liệu và xử lý trên máy được chú ý trong khi đó một số hồ sơ chứng từ khi đưa vào kho lưu trữ thiếu chữ ký một trong các thành phần như: Giám đốc, Giao
dịch viên, thủ quỹ. Và trong một số chứng từ chi tiêu: thiếu chứng từ gốc, nội dung trên chứng từ ghi không đầy đủ, hóa đơn mua hàng thiếu chữ ký của người mua. Do vậy chưa đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và cũng có thể dẫn đến thực hiện trùng lặp một số nghiệp vụ.
Việc sử dụng mật khẩu kiểm soát chứng từ bù trừ chưa thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật, một số kiểm soát viên giao đĩa kiểm soát cho giao dịch viên duyệt dẫn đến sai sót trong kiểm soát chứng từ (một người vào 2-3 quyền). Điều này gây khó khăn cho người quản lý khi có sai phạm xảy ra.
Thứ ba, thủ tục kiểm soát:
Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát của Chi nhánh mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo. Còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để. Vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ nghiệp vụ.
Và bên cạnh đó do phải chấp hành quy định về thời gian thực hiện Bù trừ điện tử, ĐT-LNH nên những thời điểm có số lượng giao dịch nhiều thì các chứng từ chủ yếu được kiểm soát về mặt số tiền nên co nhiều trường hợp hạch toán sai.
Thứ tư, về kiểm toán nội bộ
Cơ chế kiểm soát nội bộ của Chi nhánh mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện.
Tại Chi nhánh bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ là do giám đốc chi nhánh quản lý vì vậy nội dụng kiểm tra, kiểm soát và chương trình kiểm tra đều do giám đốc chi nhánh quyết định nên không đảm bảo tính thống nhất, có thể dẫn đến phiến diện, các phát hiện trong quá trình kiểm tra, kiểm soát về những sai phạm trong từng nghiệp vụ, trước khi báo cáo về Trụ sở chính đã được giám đốc các chi nhánh xem xét chỉnh sữa lại, thậm chí có những phát hiện đã bị che dấu không bảo cáo, xử lý cán bộ chưa nghiêm minh.