VIỆT NAM CHI NHÁNH HÀ TĨNH
4.1.2.Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
Mọi hoạt động ở mọi cấp phải có biện pháp quản lý rủi ro phù hợp và đều phải được định dạng rủi ro có thể gặp phải, định lượng rủi ro đó thường xuyên, liên tục, kịp thời.
Khi có sự thay đổi mục tiêu kinh doanh, sản phẩm dịch vụ hoặc có hoạt động kinh doanh mới, Chi nhánh phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan nhằm xây dựng sửa đổi bổ sung cơ chế, quy định liên quan để tổ chức thực hiện, đồng thời có quy trình kiểm soát, giám sát phù hợp.
Việc kiểm soát, giám sát gắn liền với hoạt động hàng ngày, với mọi quy trình nghiệp vụ tại từng bộ phận, phòng ban của đơn vị. Phải đảm bảo:
Cơ chế phân cấp, uỷ quyền rõ ràng, tách bạch quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân.
Đảm bảo thực hiện được việc kiểm tra chéo giữa các đơn vị, bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ.
Quy định hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong các giao dịch.
Việc thực hiện giao dịch phải tuân thủ đúng quy trình. Mỗi quy trình giao dịch phải trải qua các bước cơ bản:
- Thiết lập chứng từ, hồ sơ; - Thẩm định, kiểm soát; - Phê duyệt.
Các bước trên được thực hiện bởi ít nhất 2 cán bộ để đảm bảo nguyên tắc kiểm soát, trừ trường hợp giao dịch 1 cửa hạn mức của giao dịch viên đã được quy định. Không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch, ngoại trừ giao dịch trong hạn mức đã quy định có giao dịch viên đó.
- Thực hiện nghiêm túc quy định hậu kiểm
Việc phân cấp, uỷ quyền thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành, phán quyết tác nghiệp đối với mọi hoạt động phải được quy định cụ thể, rõ ràng, rõ trách nhiệm, đảm bảo:
+ Một cán bộ không đảm nhiệm tại cùng một thời điểm những cương vị, chức trách, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi, trách nhiệm có mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau.
+ Mọi cán bộ không có điều kiện thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ mục đích cá nhân hoặc che dấu hành vi vi phạm pháp luật và quy định của NHNo.
+ Phối hợp giữa các nguồn lực quản lý của đơn vị, giữa các bộ phận cán bộ nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt, thống nhất.
Chấp hành chế độ hạch toán kế toán theo quy định. Duy trì hệ thống thông tin về hoạt động quản lý, tài chính và về tình hình tuân thủ pháp luật tại bộ phận của NHNo.
Duy trì thường xuyên, cập nhật thông tin tình hình kinh tế, thị trường kịp thời, chính xác, tổ chức phân tích, dự báo phục vụ công tác quản trị, điều hành hiệu quả.
Việc vận hành, bảo vệ hệ thống IPCAS và các hệ thống tin học khác phải đảm bảo yêu cầu an toàn. Hệ thống dữ liệu được bảo vệ nghiêm ngặt, phải quản lý dữ liệu dự phòng (back up) theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành, đảm bảo xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy nổ…
Người điều hành đơn vị có trách nhiệm quán triệt mọi cán bộ, nhân viên của đơn vị, bộ phận do mình quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra kiểm soát, vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ gắn với chức năng, nhiệm vụ của bản than cán bộ đó. Cán bộ phải tham gia thực hiện đầy đủ, đúng quy định, quy trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến nhiệm vụ của mình.
Thủ trưởng đơn vị, bộ phận phải đánh giá kết quả kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình, bộ phận mình phụ trách, đề xuất biện pháp xử lý tồn tại, bất cập (nếu có) với lãnh đạo quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.
Các nguyên tắc khác:
Các hoạt động được phân định trách nhiệm rõ ràng đối với từng cá nhân; Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.