Các chứng từ sử dụng
+ Bảng chấn công (phụ lục 01): Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội. danh sách người lao động ghi trong sổ danh sách lao động của công ty .
Ở văn phòng thì Phòng tổ chức hành chính sẽ chấm công , còn ở dưới từng đơn vị thì tổ trưởng các tổ là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt trong ngày làm việc ở bộ phận mình phụ trách. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định như ngày lễ, tết chủ nhật đều phải được ghi rõ ràng.
Bảng chấm công được để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình. Cuối tháng tổ trưởng tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho nhân viên kiểm tra xác nhận sau đó tính lương.
+ Bảng xếp loại lao động : Cuối tháng các bộ phận, phòng ban, tổ sản xuất họp để đánh giá xếp loại các thành viên trong tổ sản xuất của mình. Sau khi đánh giá xếp loại xong thì chuyển cho kế toán tiền lương.
+ Phiếu giao khoán công việc (phụ lục 01) : Phiếu này ghi lại số lượng, định mức và số công các khoản mục trong chi phí nhân công của từng tổ SX như : tổ sản xuất nước mắm hợp đồng, tổ SX nước mắm công nhân, tổ chượp hợp đồng, tổ chượp công nhân. Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu này để tính lương của từng tổ SX
+ Bảng tổng hợp công: bảng nay là do kê toán căn cứ vào Phiếu giao khoán công việc, định mức chi phí nhân công của công ty để tổng hợp tính lương của từng người trong từng tổ
+ Bảng thanh toán lương (phụ lục 01): Là bảng tính ra số lương của từng người trog công ty, thể hiện số tiền được hưởng và số tiền khấu trừ vào lương
Sổ sách: - Sổ chi tiết TK 334 (Phụ lục số 02) - Sổ cái TK 334 (Phụ lục số 02)
Giải thích quy trình:
Hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất ghi nhật ký công của từng người. Sau đó cùng phó giám đốc thống nhất bình bầu khớp công của từng người, để lập lên bảng chấm công và lệnh giao khoán công việc. Bảng chấm công và lệnh giao khoán công việc, mỗi bảng đều được lập thành 2 bảng, sau đó chuyển qua cho kế toán tập hợp trên bảng tổng hợp và tính lương của từng người
Bảng thanh toán lương được lập thành 2 bảng và được chuyển lên cho giám đốc đơn vị ký duyệt, giám đốc ký duyệt xong sẽ chuyển lại cho kế toán để căn cứ lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên, kế toán sẽ chuyển phiếu chi cho giám đốc ký duyệt và sẽ lưu 1 liên, 1 liên còn lại sẽ chuyển cho thủ quỹ tiến hành chi tiền và thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ. Các chứng từ: bảng chấm công, lệnh giao khoán công việc và Bảng thanh toán lương được ký duyệt mỗi loại một bản sẽ được kế toán lưu tại đây theo số và bảng còn lại sẽ chuyển lên cho phòng kế toán của công ty. Hàng tháng, kế toán căn cứ để ghi sổ vào các tài khoản có liên quan tại công ty
Lưu đồ 2.2: Trình tự luân chuyển các chứng từ tiền lương tại văn phòng công ty Giải thích quy trình : Các phòng ban hàng ngày sẽ chấm công cho cán bộ công nhân viên trong phòng, sau đó cuối tháng sẽ chuyển lên phòng tổ chức để phòng tổ chức kiểm tra và tính lương. Phòng tổ chức khi nhận được bảng chấm công và chứng từ liên quan đến việc tính lương sẽ tiến hàng lập bảng thanh toán lương. Bảng thanh toán lương được lập thành 2 bảng và được chuyển sang cho kế toán trưởng để xét duyệt, sau đó 1 bảng sẽ được chuyển về phòng tổ chức
và lưu lại theo số, 1 bảng sẽ được chuyển sang cho kế toán thanh toán làm căn cứ lập phiếu chi và lưu lại theo số. Phiếu chi được lập thành 2 liên, và được chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi , kế toán trưởng duyệt chi xong sẽ chuyển 1liên được chuyển sang cho thủ quỹ làm căn cứ chi tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó được lưu tại bộ phận này theo số, 1liên được kế toán thanh toán làm căn cứ ghi vào bảng kê và các sổ chi tiết có liên quan. Các chứng từ này cuối quý kế toán thanh toán chuyển sang cho kế toán trưởng để làm căn cứ ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan và lưu lại theo số.