B. CƠ SỞ THỰC TIỄN
2.1.4.2.Chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc là người trực tiếp lãnh đạo và quản lý các phòng ban, chịu trách nhiệm về công việc kinh doanh của công ty.
- Phó phòng phụ trách thống kê có nhiệm vụ chủ yếu theo dõi và phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động về hoạt động kinh doanh của công ty về cả số lượng và giá trị hiện tại kết hợp với bộ phận kế toán để có chủ trương biện pháp kịp thời.
- Phòng kế toán có nhiệm vụ:
• Tổ chức hạch toán, kế toán trong toàn bộ các bộ phận của công ty, tính và nộp thuế đầy đủ, chính xác, thống kê, khai báo tài chính.
• Theo dõi ghi chép chi tiêu của công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của Nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp.
• Theo dõi thị trường, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời với giám đốc công ty. Kế toán Thủ quỹ Phòng hướng dẫn Bộ phận thống kê Bộ phận nghiệp vụ Điều hành Hành chính Giám Đốc Phương tiện vận chuyển Dịch vụ khác
- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lí tiền mặt,thu tiền thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyêt.
- Phòng hành chính: Xem xét và giải quyết các công văn đến và đi của công ty, đồng thời xem xét, bổ nhiệm, tuyển dụng, di chuyển cũng như việc thôi việc các cán bộ của công ty
- Phòng hướng dẫn có nhiệm vụ:
•Tổ chức điều động và bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
•Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp. Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dưỡng để đội ngũ hướng dẫn viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các nhu cầu về hướng dẫn của công ty.
•Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc có hiệu quả nhất.
•Là đại diện của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách hàng, các bạn hàng và nhà cung cấp. Tiến hành hoạt động tiếp thị, quảng cáo thông qua hướng dẫn viên.
- Phòng điều hành chịu một số trách nhiệm chính như sau:
•Triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ, thông báo về khách.
•Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng kí chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển... đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.
•Thiết lập quan hệ và lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín, chất lượng.
•Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công tygửi khách và các nhà cung cấp.
•Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện chương trình du lịch.
- Phòng phương tiện vận chuyển sẽ cung cấp phương tiện thích hợp theo nhu cầu của khách
- Và phòng dịch vụ khác sẽ cung cấp thông tin theo nhu cầu của khách.