Quy trình thanh toán

CHI NHÁNH HÀ THÀNH

2.2.2.1Quy trình thanh toán

 Quy trình nghiệp vụ thanh toán L/C nhập khẩu tại chi nhánh NHNo&PTNT Hà Thành

Trong nghiệp vụ này, chi nhánh NHNo&PTNT Hà Thành thay mặt người nhập khẩu cam kết với người xuất khẩu sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp với quy định trong L/C đã được Chi nhánh mở theo yêu cầu của người nhập khẩu.

− Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Khi khách hàng có nhu cầu thanh toán hàng hóa nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ, yêu cầu ngân hàng mở L/C thì phải gửi đến ngân hàng một bộ hồ sơ bao gồm:

 Thư yêu cầu mở L/C

 Bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu (đối với doanh nghiệp giao dịch lần đầu)

 Hợp đồng nhập khẩu

 Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành (đối với mặt hàng nhập khẩu có điều kiện)

Sau khi tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, thanh toán viên tiến hành thẩm định các điều kiện và điều khoản thanh toán của L/C. Đây là trách nhiệm của phòng TTQT. Kiểm tra nội dung yêu cầu mở L/C. Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, điều khoản chỉ thị có sự mâu thuẫn nhau, thanh toán viên sẽ hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh, bổ sung trước khi mở L/C. Thanh toán viên không tự động sửa chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay khách hàng. Thư yêu cầu mở L/C phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và người được ủy quyền.

Khi kiểm tra hồ sơ xong, nếu thấy phù hợp thanh toán viên sẽ đề xuất tỷ lệ ký quỹ, sau đó phòng TTQT chuyển hồ sơ mở L/C cùng tờ trình mở L/C

sang phòng Tín dụng thẩm định nguồn vốn thanh toán (thẩm định lại phương án nhập khẩu, khả năng nguồn vốn thanh toán của khách hàng, kiểm tra hạn mức tín dụng cho phép, đề xuất mức ký quỹ) và trình giám đốc duyệt.

− Mở L/C nhập khẩu

Sau khi hồ sơ xin mở L/C được phê duyệt, chi nhánh thực hiện mở L/C theo trình tự sau:

 Đăng ký số tham chiếu L/C  Chọn ngân hàng thông báo

 Nhập dữ liệu vào máy tính, mở L/C

Mở bằng điện sử dụng mẫu SWIFT MT700, MT710

Hạch toán số tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản ký quỹ, hạch toán ngoại bảng giá trị mở L/C, thu phí có liên quan theo quy định hiện hành của NHNo

Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện mở L/C trình phụ trách phòng, lãnh đạo chi nhánh ký duyệt. Tính mã nội bộ và chuyển điện về Sở quản lý

Giao một bản gốc L/C cho khách hàng, có dấu và chữ ký của lãnh đạo chi nhánh

Vào bìa hồ sơ

Khi nhận được điện từ chi nhánh, Sở quản lý kiểm tra mã nội bộ và tiêu chuẩn điện Swift, kiểm tra ngân hàng thông báo, kiểm tra ngân hàng xác nhận (nếu có), chuyển điện, cuối cùng là kiểm tra tình trạng điện sau khi phát và trả điện về chi nhánh

− Sửa đổi L/C

Trong quá trình giao dịch, nếu khách hàng có nhu cầu sửa đổi một số nội dung L/C, khách hàng sẽ xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu in sẵn của ngân hàng), kèm theo văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán (nếu có).

Thanh toán viên thẩm định các điều kiện và điều khoản sửa đổi L/C, Phòng tín dụng kiểm tra hạn mức tín dụng cho phép, đề xuất mức ký quỹ bổ sung (nếu cần thiết) trong trường hợp L/C mở bằng vốn vay hoặc vốn tự có ký quỹ dưới 100% và đề xuất cho vay bổ sung hoặc giảm số tiền cho vay, trình giám

đốc duyệt sửa đổi L/C. Trình tự sửa đổi L/C:

Thanh toán viên soạn thảo điện sửa đổi L/C theo mẫu điện MT 707 gửi ngân hàng thông báo L/C (là ngân hàng đã nhận điện mở L/C trước đây)

Trường hợp cần có ý kiến của người hưởng lợi về sửa đổi L/C, trong điện sửa đổi phải yêu cầu NHTB gửi xác nhận bằng điện (MT 730) về ý kiến chấp thuận hay từ chối của người thụ hưởng đối với sửa đổi L/C.

Nếu phí sửa đổi L/C do người hưởng chịu, trong sửa đổi L/C quy định rõ (Phí sửa đổi do người thụ hưởng chịu và được khấu trừ khi thanh toán). Nếu phí sửa đổi do người xin mở L/C chịu, thu phí sửa đổi theo quy định hiện hành của NHNo. Trong nội dung của sửa đổi quy định rõ (Đề nghị NHTB L/C thu phí thông báo trước khi trả sửa đổi L/C cho người thụ hưởng tại trường 72).

 Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện sửa đổi trình phụ trách phòng, lãnh đạo chi nhánh ký duyệt.

Giao 1 bản điện sửa đổi L/C cho khách hàng có dấu và chữ ký của lãnh đạo chi nhánh .

Sau khi phê duyệt, theo dõi và nhận bản điện gốc từ Sở quản lý, vào bìa hồ sơ, lưu hồ sơ sửa đổi L/C và điện sửa đổi có chữ ký của thanh toán viên, phụ trách phòng, giám đốc chi nhỏnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

− Xử lý điện đòi tiền của ngân hàng nước ngoài

Sở quản lý khi nhận điện đòi tiền từ ngân hàng nước ngoài kiểm tra tính xác thực của điện nhận trước khi chuyển điện về chi nhánh.

Chi nhánh kiểm tra tất cả các chứng từ trước khi giao cho khách hàng. Kiểm tra đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C, sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện và điều khoản quy định trong L/C và các sửa đổi có liên quan (nếu có). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau,

thanh toán viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ. Phụ trách phòng kiểm tra lại ý kiến của thanh toán viên, trình lãnh đạo chi nhánh để trả tiền hoặc thông báo cho khách hàng.

Trường hợp chứng từ phù hợp: kiểm tra nguồn tiền để thanh toán L/C,

thông báo ngay cho khách hàng và gửi phòng tín dụng (trường hợp thanh toán bằng vốn vay và thanh toán bằng vốn tự có ký quỹ dưới 100%) về việc ngân hàng nước ngoài đòi tiền để thực hiện thủ thục cho vay, hạch toán nhận nợ hoặc liên hệ với khách hàng chuyển tiền để thanh toán L/C đúng hạn.

Chi nhánh thực hiện lập điện thanh toán theo chỉ dẫn của ngân hàng nước ngoài, hạch toán các bút toán có liên quan: trích ký quỹ, tiền gửi, tiền vay, xuất ngoại bảng trị giá thanh toán, thu phí, rút số dư trên bìa hồ sơ mở L/C.

Phụ trách phòng ký kiểm soát điện thanh toán và các chứng từ có liên quan trình giám đốc chi nhánh ký duyệt.

Trường hợp chứng từ không phù hợp: chi nhánh gửi thông báo cho khách

hàng, yêu cầu khách hàng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Chi nhánh phải có ý kiến trả lời bằng văn bản để Chi nhánh trả lời ngân hàng nước ngoài. Nếu khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán, Chi nhánh tiến hành thanh toán, nếu khách hàng không chấp nhận sai sót chi nhánh lập điện từ chối thanh toán theo mẫu MT 734, trình phụ trách phòng báo cáo giám đốc chi nhánh ký duyệt và gửi ngân hàng nước ngoài.

Riêng với trường hợp đã được Chi nhánh phát hành bảo lãnh nhận hàng, hoặc ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng. Chi nhánh không thông báo với khách hàng về sai sót của bộ chứng từ mà chỉ kê lỗi để trừ phí Ngân hàng nước ngoài khi thanh toán và lập điện chấp nhận thanh toán.

 Quy trình nghiệp vụ thanh toán L/C xuất khẩu tại chi nhánh NHNo&PTNT Hà Thành

− Thông báo L/C, sửa đổi L/C

khách hàng

Tại NHNo, tất cả các L/C, sửa đổi L/C do ngân hàng nước ngoài gửi đến NHNo, trước khi thông báo cho khách hàng đều phải được Sở quản lý kiểm tra xác thực. Khi nhận được L/C (sửa đổi L/C) do Sở quản lý chuyển về chi nhánh, thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra tính chân thật của L/C.

Bước 2: Kiểm tra và thông báo L/C (sửa đổi L/C) tại chi nhánh

Kiểm tra L/C đúng mẫu SWIFT (nếu gửi bằng SWIFT), có xác nhận mã khóa đúng (nếu mở bằng Telex), kiểm tra mẫu chữ ký (nếu gửi bằng thư).

Kiểm tra tên, địa chỉ của người hưởng lợi, các chỉ dẫn của NHPH về việc thông báo L/C (thông báo trực tiếp hay thông báo qua ngân hàng thứ hai…), loại L/C (xác nhận, chuyển nhượng…) từ đó chọn hình thức thông báo phù hợp.

Khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C có ghi “các chi tiết đầy đủ gửi sau” hay một câu có nội dung tương tự, chi nhánh lập thông báo sơ bộ gửi khách hàng.

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, kiểm soát, nếu đã xác minh được tính chân thật bề ngoài, Chi nhánh giao một bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C kèm thư thông báo cho người thụ hưởng hoặc ngân hàng của người thụ hưởng. Ngân hàng nhận được L/C như thế nào thì thông báo cho người thụ hưởng y như thế để đảm bảo tính chân thật bề ngoài của việc thông báo này.

Chi nhánh thu phí dịch vụ theo quy định: nếu phí do người thụ hưởng chịu, ngân hàng thu phí trước khi thông báo; nếu phí do người xin mở L/C chịu, ngân hàng lập điện/ thư đòi NHPH theo biểu phí hiện hành, tiến hành theo dõi các khoản phí đã đòi. Trong trường hợp ngân hàng nước ngoài không trả phí theo yêu cầu, Chi nhỏnh lập báo cáo gửi Sở quản lý để làm việc với các ngân hàng có liên quan.

Nếu L/C không xác minh được tính chân thật bề ngoài hoặc đã tra soát nhưng không xác định được tên, địa chỉ của người hưởng lợi hoặc (trường hợp người thụ hưởng từ chối nhận L/C…), trong vòng 05 ngày làm việc kể từ

ngày nhận được L/C, nếu không thông báo được cho người thụ hưởng, chi nhánh sẽ thông báo cho ngân hàng cho ngân hàng nước ngoài và Sở quản lý về tình trạng của L/C.

Chi nhánh cũng từ chối thông báo L/C trong trường hơp thông báo những sửa đổi L/C mà L/C gốc không do NHNo thông báo, hoặc sửa đổi nhận được sau khi NHNo đã gửi chứng từ đòi tiền…

− Tiếp nhận, kiểm tra, thanh toán, gửi chứng từ…

Bước 1: Tiếp nhận chứng từ:

Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng kèm bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu có) cùng thư thông báo L/C, sửa đổi L/C có xác nhận mã/ chữ ký đúng của NHTB và thư yêu cầu thanh toán (theo mẫu NHNo)

Trước khi ký nhận chứng từ, kiểm tra sơ bộ các loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ kể trên và thư yêu cầu thanh toán của khách hàng

Vào bìa hồ sơ L/C và những sửa đổi L/C liên quan, vào sổ theo dõi, đăng ký số tham chiếu, nhập dữ liệu vào máy tính

Bước 2: Kiểm tra chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Thanh toán viên kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ do khách hàng xuất trình, kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C, sửa đổi L/C liên quan (nếu có), kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600.

Sau khi kiểm tra, thanh toán viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất, chuyển hồ sơ, chứng từ liên quan cùng phiếu kiểm tra chứng từ đến kiểm soát viên hoặc phụ trách phòng.

Kiểm soát viên/ phụ trách phòng kiểm tra lại toàn bộ chứng từ, các ý kiến của thanh toán viên và ghi rõ ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng

từ, ký tên và chuyển nhượng lại chứng từ cho thanh toán viên.

Nếu chứng từ có sai sót, thanh toán viên thông báo ngay cho khách hàng, nêu rõ từng sai sót của chứng từ để khách hàng sửa chữa hoặc thay thế, chỉ giao lại cho khách hàng những chứng từ cần phải sửa chữa hoặc thay thế. Trường hợp khách hàng không đồng ý với ý kiến của chi nhánh về những sai sót đã nêu, thanh toán viên báo cáo lại cho phụ trách phòng để xử lý.

Bước 3: Gửi chứng từ và đòi tiền

Trong tất cả các trường hợp thanh toán viên chỉ lập điện, thư đòi tiền theo quy định của L/C khi có ý kiến của Kiểm soát viên/ Phụ trách phòng.

Trường hợp chứng từ phù hợp, thanh toán viên lập điện đòi tiền (lập thư đòi tiền nếu L/C quy định đòi tiền bằng thư)

Trường hợp chứng từ sai sót không thể thay thế, sửa chữa được trước hết đề nghị khách hàng yêu cầu người mua sửa đổi L/C. Nếu không sửa chữa được xử lý như sau:

 L/C quy định đòi tiền bằng điện:

Trường hợp L/C quy định đòi tiền trực tiếp NHPH, thanh toán viên lập điện đòi tiền gửi NHPH nêu rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận.

Trường hợp L/C quy định đòi tiền NHHT thì không điện NHHT mà lập điện gửi NHPH trước đồng thời yêu cầu NHPH khi chấp nhận thanh toán điện báo cho NHNo để đòi tiền NHHT.

 L/C quy định đòi điện bằng thư:

Việc lập thư đòi tiền được thực hiện theo đúng chỉ thị hướng dẫn trong L/C. Trường hợp chứng từ sai sót không được NHPH chấp nhận, chi nhánh đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu theo L/C, hoặc trả chứng từ lại cho khách hàng.

Điện đòi tiền và thư đòi tiền kèm bộ chứng từ trước khi gửi phải được kiểm soát viên/ phụ trách viên kiểm tra trình lãnh đạo ký duyệt, ký hậu hối

phiếu nếu cần thiết.

Việc gửi chứng chứng từ thực hiện theo quy định của L/C và/ hoặc theo yêu cầu của khách hàng

Trong trường hợp chiết khấu chứng từ, chi nhánh hạch toán nội bảng trị giá đã được chiết khấu và nhập ngoại bảng giá trị bộ chứng từ gửi đi đòi tiền.

Nhận xét chung:

− Tính chặt chẽ của quy trình

Chi nhánh NHNo&PTNT Hà Thành tuân thủ nghiêm túc theo Quyết định số 1377/HĐQT-TCCB về quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh trực thuộc NHNo&PTNT Việt Nam, thực hiện hoạt động TTQT theo mô hình phân tán nhưng dưới sự quản lý tập trung tại Trụ sở chính. Do vậy, đối với quy trình nghiệp vụ thanh toán TDCT, Chi nhánh đã có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ với Sở quản lý trong từng bước của quy trình. Ngoài ra, với mô hình này, Chi nhánh có điều kiện chủ động tìm kiếm khách hàng xuất nhập khẩu và cọ sát thực tế, nhờ đó nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu TTQT.

Chi nhánh đã có sự phân công phụ trách mảng nghiệp vụ TT TDCT trong ban giám đốc và cán bộ tại phòng kinh doanh ngoại hối. Cụ thể: thanh toán viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ và được kiểm soát, phê duyệt bởi kiểm soát viên sau cùng là trình lãnh đạo chi nhánh ký duyệt.

Sau khi triển khai thành công chương trình IPCAS vào năm 2008, quy trình nghiệp vụ TTQT nói chung và nghiệp vụ TT TDCT nói riêng được tiêu chuẩn hóa, xử lý và hạch toán các giao dịch theo quy trình khép kín, đảm bảo sự logic và mang tính pháp lý cao.

− Tính thuận tiện

 Đối với quy trình thanh toán L/C nhập: Mức ký quỹ hợp lý.

Khách hàng được tư vấn lựa chọn NHTB uy tín, tư vấn cho khách hàng trong việc kiểm tra chứng từ nhằm giảm thiểu rủi ro trong thanh toán, chuyển L/C đến người thụ hưởng trong thời gian sớm nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí do NHNo có quan hệ tài khoản với nhiều ngân hàng đại lý trên toàn cầu.

Chi nhánh luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu ngoại tệ thanh toán cho khách hàng. Đối với quy trình thanh toán L/C xuất:

Thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C qua NHNo thuận tiện, tiết kiệm chi phí cho đối tác nhập khẩu và gia tăng khả năng cạnh tranh của người xuất khẩu Việt Nam.

Tính chân thật của L/C (sửa đổi L/C) được xác minh nhanh chóng, chính