+ Tiếp nhận hồ sơ mở L/C:
Thanh toán viên kiểm tra hồ sơ pháp lý của khách hàng, hồ sơ mở L/C gồm các giấy tờ sau:
- Thư yêu cầu mở L/C ( theo mẫu của ngân hàng) - Hợp đồng nhập khẩu
( đối với mặt hàng nhập khẩu có điều kiện)
+ Xác định mức ký quỹ và nguồn vốn đảm bảo thanh toán:
Thanh toán viên sẽ thẩm định các điều khoản và điều kiện thanh toán của L/C. Căn cứ vào hồ sơ mở L/C , thanh toán viên sẽ đề xuất tỷ lệ ký quỹ trên cơ sở các điều kiện về loại L/C: xác nhận, cho phép chuyển nhượng…; điều kiện trả tiền L/C: trả ngay, trả chậm…; loại hàng hóa nhập khẩu; phương thức giao hàng: đường biển, đường hàng không, đường sắt…
Nếu món mở L/C từ khách hàng vay vốn của phòng tín dụng thì Phòng Kinh doanh ngoại hối sẽ chuyển hồ sơ mở L/C và tờ trình mở L/C ( theo mẫu của ngân hàng) cho phòng Tín dụng để thẩm định nguồn vốn thanh toán và trình Giám Đốc phê duyệt. Nếu món mở L/C là khách hàng của phòng Kinh doanh ngoại hối thì phòng Kinh doanh ngoại hối sẽ tự thẩm định nguồn vốn thanh toán và trình Giám Đốc.
+ Thẩm định nguồn vốn thanh toán:
• L/C thanh toán bằng vốn vay của NHNo: thủ tục xét duyệt hồ sơ cho vay theo chế độ tín dụng hiện hành của NHNo.
• L/C thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ dưới 100%: Trên cơ sở độ tín nhiệm của khách hàng, Giám đốc chi nhánh quyết định áp dụng hoặc không áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ cho phần giá trị chưa được ký quỹ của L/C.
• L/C thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ đủ 100% giá trị của L/C: Phòng Kinh doanh ngoại hối tiếp nhận và trình Giám đốc ký duyệt.
+ Mở L/C:
Sau khi đã được giám đốc ký duyệt, thanh toán viên mở L/C theo mẫu điện MT700. Sau khi đã được kiểm soát viên và Giám đốc phê duyệt điện, kiểm soát viên sẽ chuyển điện qua hệ thống IPCAS của Ngân hàng đến phòng SWIFT thuộc Sở Giao dịch NHNo&PTNT Việt Nam.Ở đó, điện MT700 sẽ được chuyển đi đến Ngân hàng thông báo L/C của người hưởng.
+ Việc sửa đổi L/C:
đổi L/C (theo mẫu của Ngân hàng) và văn bản thỏa thuận của người thụ hưởng và người xin mở L/C ( nếu có). Căn cứ hồ sơ yêu cầu sửa đổi, phòng Kinh doanh ngoại hối sẽ thẩm định các điều kiện và điểu khoản của sửa đổi L/C. Thanh toán viên sẽ soạn thảo điện sửa đổi L/C theo mẫu điện MT707. Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện sửa đổi trình phụ trách phòng, lãnh đạo chi nhánh ký duyệt. Điện MT707 sau đó sẽ được chuyển đi như điện MT700.
+ Xử lý đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài:
Thanh toán viên tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài, làm thông báo đến khách hàng bộ chứng từ phù hợp hay không phù hợp.Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán, trường hợp thanh toán bằng vốn vay và thanh toán bằng vốn tự có ký quỹ dưới 100%, thanh toán viên thực hiện thủ tục cho vay, hạch toán nhận nợ, lập điện thanh toán MT202 . Phụ trách phòng ký kiểm soát diện thanh toán và các chứng từ có liên quan trình giám đốc chi nhánh ký duyệt. Sau đó thanh toán viên giao chứng từ cho khách hàng theo quy định.