Chương 8 Hoạch định nhu cầu vật tư (ĐTTP)
8.1. CÁC YÊU CẦU CỦA MÔ HÌNH TỒN KHO ĐỐI VỚI CÁC MẶT HÀNG PHỤ THUỘC TRONG LĨNH VỰC SẢN XUẤT
Để sử dụng có hiệu quả các mô hình tồn kho phụ thuộc quản trị gì về sản xuất và điều hành cần nắm vững các yêu cầu sau đây:
Yêu cầu 1: Thông thạo và nắm vững lịch tiến độ sản xuất Lịch tiến độ sản xuất sẽ khẳng định:
- Những loại sản phẩm gì được chế tạo?
- Khi nào được chế tạo, Lịch tiến độ sản xuất phải phù hợp với kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch sản xuất sẽ thiết lập những mục tiêu tổng quát của yếu tố đầu vào:
- Các loại sản phẩm.
- Tiêu chuẩn thời gian,
- Giá trị của từng loại sản phẩm vv...
Kế hoạch sản xuất được xây dựng từ kỹ thuật Hoạch định tổng hợp, được xác định của vào nhiều nhân tố tác động như:
- Sự biến đổi các yếu tố đầu vào.
- Kế hoạch về khả năng tài chính.
- Nhu cầu khách hàng.
- Công suất thiết kế.
- Nguồn nhân lực.
- Sự biến động về tồn kho, - Nguồn cung ứng.
Sự tác động của các nhân tố có thể được biểu hiện qua sơ đồ sau đây: (sơ đồ 1).
+ Sơ đồ 1: Sơ đồ biểu thị mối quan hệ của các nhân tố tác động đến kế hoạch sản xuất.
Sau khi có kế hoạch sản xuất việc thực hiện chúng sẽ tiến hành theo quy trình sau đây: * Sơ đồ 8.2: Quy trình thực hiện kế hoạch sản xuất KẾ HOẠCH SẢN
Sơ đồ quy trình thực hiện kế hoạch sản xuất thể hiện mỗi một kế hoạch ở cấp thấp hơn cần bảo đảm tính khả thi. Nếu điều này không thực hiện được phải có dòng thông tin phản hồi thực hiện để kế hoạch ở cấp cao hơn tiến hành những hoạt động điều chỉnh cần thiết. Do đó chúng ta có thể khẳng định rằng muốn hoạch định nhu cầu vật tư chính xác phải xác định chính xác tính chất khả thi của lịch tiến độ trong mối quan hệ với công suất máy móc thiết bị.
Do vậy hoạt động điều khiển lịch tiến độ sản xuất có tầm quan trọng đặc biệt, nó có tác động đến công tác hoạch định nhu cầu vật tư và kế hoạch sản xuất.
Lịch tiến độ sản xuất là bộ phận chủ yếu của chu kỳ sản xuất. Thông thường các xí nghiệp lập tiến độ sản xuất chung cho
một thời kỳ sản xuất nhất định và sau đó quy định những thời kỳ ngắn hơn để thực hiện kế hoạch đó. Mỗi sự vi phạm kế hoạch tiến độ sản xuất đều không được chấp nhận trong quản trị sản xuất.
Ví dụ 1: Kế hoạch sản xuất hai loại sản phẩm A và B được cố định trong từng phần, nó chỉ rõ số lượng từng loại sản phẩm hay công việc được thực hiện trong mỗi thời kỳ quy định.
Lịch tiến độ của sản phẩm A và S được thể hiện như sau:
Yêu cầu 2: Phải lập hóa đơn vật liệu
a) Muốn lập được các hóa đơn vật liệu trước tiên phải xác định “làm thế nào để tạo ra sản phẩm” hay nói khác hơn là phải hoàn chỉnh bản vẽ thiết kế sản phẩm. Nếu các bản vẽ và thị, sản phẩm chưa hoàn thiện thì những sai lệch trong kỹ thuật : thiết kế sản phẩm sẽ làm thay đổi quy trình công nghệ và đủ, nhiên sẽ kéo theo việc thay đổi nhu cầu vật liệu.
Các sản phẩm được sản xuất thường được cấu tạo bởi nhiều, chi tiết nhiều bộ phận, để xác định đầy đủ chủng loại, số lượng của từng chủng loại cấu thành sản phẩm người ta sẽ thiết lập đơn hàng vật liệu.
Trong đơn hàng vật liệu người ta liệt kê sản lượng của các bộ phận cấu thành, những chi tiết sản phẩm và các loại vật liệu khác nhau cần thiết để tạo nên từng loại sản phẩm.
Ngoài việc thiết kế bản vẽ và đơn hàng vật liệu cho từng loại sản phẩm, người ta còn thiết kế bản vẽ và đơn hàng cho từng bộ phận cấu thành sản phẩm, từng nhóm linh kiện, từng chi tiết sản phẩm ... để có thể tổng hợp chính xác các loại nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất.
Ví dụ: Đơn hàng vật liệu của loại sản phẩm A bao gồm hai | bộ phận cấu thành là B và C, hai bộ phận cấu thành B và C lại
bao gồm những nhóm chi tiết phụ thuộc . Do đó người ta sẽ xây dựng những bản vẽ chi tiết không chỉ cho sản phẩm A mà còn xây dựng đầy đủ chủng loại và sản lượng cho từng loại vật liệu để chế tạo sản phẩm, bộ phận cấu thành và chi tiết của sản phẩm .
Giả sử nhu cầu loại sản phẩm A: 50 đơn vị, mỗi đơn vị sản phẩm A phải có 2 đơn vị hàng B và 3 đơn vị hàng C. Mỗi đơn vị hàng B lại có 2 đơn vị D và 3 đơn vị E, mỗi đơn vị C lại cần có 1 đơn vị E và 2 đơn vị F. Mỗi đơn vị F phải có một đơn vị G và 2 đơn vị D. Do đó nhu cầu B, C, D, E, F, G phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu của sản phẩm A.
Với các thông tin của ví dụ trên chúng ta có thể xây dựng sở đồ cấu trúc sản phẩm A thể hiện các loại hàng tồn kho có mối quan hệ phụ thuộc như sau:
Để lập các đơn hàng vật liệu người ta quy định như sau:
(1) Những loại hàng nào mà cấu trúc của nó đòi hỏi ít nhất từ 2 bộ phận trở lên được gọi là làng gốc.
Theo thí dụ trên chúng ta có 4 loại hàng gốc: A, B, C và F.
(2) Những loại hàng nào là các bộ phận cấu thành nên hàng gốc gọi là hàng phát sinh.
Dựa vào sơ đồ trên, ta có thể tính toán nhu cầu của các loại hàng cần thiết để chế tạo 50 sản phẩm A như sau:
Bộ phận B: 2 x 50 = 100 Bộ phận C: 3 x 50 = 150
Bộ phận D: (2 x 100) + (2 x 300) = 800 Bộ phận E: (3 x 100) + (1 x 150) = 450 Bộ phận F: (2 x 150) = 300
Bộ phận G: (1 x 300) = 300
b) Cần nắm vững các loại hóa đơn vật liệu
Thường trong quản trị sản xuất người ta sử dụng 3 loại hóa đơn như sau:
(1) Hóa đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sản phẩm (Modular Bills)
Đối với những đơn vị phải chế tạo nhiều loại sản phẩm cuối cùng, nhưng những sản phẩm này có nhiều bộ phận, nhiều nhóm chi tiết giống nhau thì người ta không thiết kế đơn hàng hay hóa đơn vật liệu cho từng sản phẩm mà họ sẽ thiết kế hóa đơn vật liệu theo các nhóm chi tiết chủ yếu nhất để chế tạo ra sản ph cuối cùng, điều này sẽ làm giảm khối lượng tính toán rất nhi. và rất thuận lợi trong điều hành sản xuất.
Cách thiết kế như bây gọi là thiết kế đơn hàng theo nhóm 1 phản hay nhỏ chi tiết của sản phẩm (Modular Bills)
Ví dụ: 1 công ty phải sản xuất 138.000 loại sản phẩm cuối cùng khác nhau, nhưng thật sự chỉ có 40 bộ phận chủ yếu lắp ráp để tạo ra 138.000 loại sản phẩm cuối cùng khác nhau đó.
Do đó công ty đó chỉ cần lập đơn hàng cho 40 bộ phận chủ yếu sau đó sử dụng chúng để lắp ráp những sản phẩm riêng biệt trên dây chuyền cuối cùng.
(2) Hóa đơn theo sản phẩm điển hình
Để thiết kế hóa đơn theo sản phẩm điển hình, người ta phải phác họa một sản phẩm điển hình (nhân tạo) sản phẩm này không có thực nhưng rất cần thiết để lập hóa đơn vật liệu cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với hàng gốc điển hình này.
Phương pháp lập hóa đơn theo sản phẩm điển hình sẽ có những tác dụng như sau:
+ Đây là phương pháp nhằm giảm bớt khối lượng lên lịch tiến độ sản xuất cho từng loại hàng. Khi chúng ta tiến hành sản xuất những loại hàng tương tự.
+ Phương pháp này sẽ làm giảm bớt số lượng dụng cụ, đô nghề và các phương tiện làm việc khác cho các dây chuyền.
(3) Hóa đơn vật liệu cho loại hàng lắp ráp phụ
Loại hóa đơn này thường được lập cho những chi tiết lắp ráp phụ, các chi tiết này chỉ tồn tại một cách tức thời và có tính chất cá biệt không phải sản phẩm nào cũng có.
Do đó các loại chi tiết này sẽ được đánh số ký hiệu để được quản lý đặc biệt, thời gian phân phối chúng gần như bằng không, hầu như không bao giờ người ta tồn trữ chúng.
c) Cần ký hiệu (cần mã hóa) những loại hàng (loại vật liệu) ở những nhánh thấp nhất: Việc ghi ký hiệu (mã hóa) những loại vật liệu ở nhánh thấp nhất là một điều cần thiết. Qua sơ
đồ cấu trúc sản phẩm A ở ví dụ trên chúng ta thấy có 3 nhánh (3 cấp hay 3 mức độ) là: I, II, III.
Hàng B và C nằm ở nhánh I (cấp I hay mức độ I) Hàng E và F nằm ở nhánh II (cấp II hay mức độ II) Hàng D và G nằm ở nhánh III (cấp III hay mức độ III)
Như vậy loại hàng D sẽ được ghi ký hiệu ở nhánh thấp nhất (cấp thấp nhất) mà nó tồn tại.
D vừa tồn tại ở nhánh II (cấp II) thuộc hàng B, song D lại vừa tồn tại ở nhánh III (cấp II) thuộc hàng F. Do đó D được ký hiệu ở nhánh 3 (hay cấp 3 hoặc mức độ 3). | Việc ghi ký hiệu hàng ở nhánh thấp nhất mà nó tồn tại giúp chúng ta tính toán nhu cầu của từng loại hàng thuận lợi. Khi hóa đơn vật liệu có hàng ngàn loại và nhu cầu vật liệu cần được xác định lại một cách thường xuyên thì phải thực hiện bằng máy tính.
Yêu cầu 3: Phải đảm bảo chính xác trong báo cáo hàng tồn kho
Các doanh nghiệp cần đảm bảo 99% các báo cáo tồn kho phải chính xác. Nếu không có sự hiểu biết chính xác lượng hàng tồn kho hiện có thì không thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng và cũng không thể có chính sách tồn kho đúng đắn.
Yêu cầu 4: Cần thông hiểu về những đơn mua hàng còn tồn lại
Nếu tổ chức kiểm soát tồn kho tốt, khi đơn mua hàng được thực hiện các báo cáo về các đơn hàng, các lịch tiến độ phải có hiệu lực đối với nhân viên điều hành sản xuất. Khi có những số liệu chính xác về số đơn hàng đã thực hiện, và số đơn hàng còn tồn tại lại các quản trị gia về sản xuất mới có thể chuẩn bị tốt Kế hoạch sản xuất và thực hiện một cách có hiệu quả hệ thống hoạch định nhu cầu vật liệu.
Yêu cầu 5: Cần phân phối thời gian cho mỗi bộ phận cấu thành
Các nhà quản trị cần nắm vững thời điểm người tiêu dùng cần đến sản phẩm. Từ thời điểm đó các nhân viên điều hành phải định ra thời gian chờ đợi, di chuyển, sắp xếp, chuẩn bị và thực hiện cho mỗi bộ phận cấu thành sản phẩm. Tổng thời gian này được gọi là thời gian phân phối (hay thời gian sử dụng) cho mọi bộ phận cấu thành.
Khi đơn hàng vật liệu được thực hiện, thời gian sử dụng cho việc tạo ra các bộ phận phải được cộng vào để tính toán cấu trúc thời gian thực hiện sản phẩm hoàn chỉnh tức là phải tính đủ thời gian thực hiện các loại hàng ở các mức độ khác nhau (ở các nhanh hay các cấp khác nhau, trong cấu trúc của sản phẩm.
Chúng ta giả định thời gian phân phối (thời gian sử dụng) để sản xuất các loại hàng để hoàn thành các loại hàng như sau: Số liệu như đà cho ở vị dụ trước.
8.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VẬT LIỆU