Chương 7: Quản trị hàng tồn kho
7.1. NHỮNG KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ TỒN KHA 1. Chức năng quản trị tồn kho
7.1.1.1. Chức năng liên kết
Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết quá trình sản xuất và cung ứng.
Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết.
Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất.
7.1.1.2. Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát
Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho.
7.1.1.3. Chức năng khấu trừ theo số lượng
- Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số lượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất, tuy nhiên mua hàng với số lượng lớn sẽ chịu chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng không đáng kể.
7.1.2 Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho
Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc - Pareto là một nhà kinh tế Italia vào thế kỷ thứ 19).
Kỹ thuật phân tích ABC phân tổng số loại hàng tồn kho hành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của chúng.
Giá trị hàng năm này được xác định bằng cách lấy tích 2 thừa số: Nhu cầu hàng năm của loại hàng tồn kho và phí tổn cho mỗi đơn vị hàng tồn kho và tính theo từng loại hàng.
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:
Nhóm A: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị
từ 70 - 80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng, chúng chỉ chiếm 15%
tổng số hàng tồn kho.
Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15% - 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho,
Nhóm C: Bao gồm những loại hàng có giá trị hằng năm nhỏ giá trị hằng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị cho loại là... tồn kho, tuy nhiên số lượng chúng chiếm cho: 56% so với tổng số loại hàng tồn kho,
Bằng đồ thị chúng ta có thể biểu diễn tiêu chuẩn của ta nhóm hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC như sau:
Để minh họa cho vấn đề nêu trên chúng ta xem xét một ví dụ phân loại sau đây:
Ví dụ: Một công ty tổ chức quản lý 10 loại hàng tồn kho dựa trên cơ sở giá trị hàng năm của chúng. Các số liệu về nhu cầu hàng năm, giá một đơn vị hàng Bii ( hung num, tỷ lệ % của mỗi loại hàng tồn kho được cho theo biểu dưới đây. Với đắc tố liệu đa cho ta sẽ sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại,
Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính. Tuy nhiên trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó sẽ đem lại những lợi ích nhất định. Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của chúng để phân nhóm người ta còn xét đến
các tiêu chuẩn khác như:
- Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán - Vấn đề cung ứng
- Chất lượng hàng tồn kho
- Giá cả của các loại hàng tồn kho
Những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí các hàng tồn kho. Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những loại hàng tồn kho. Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng như sau trong công tác quản trị tồn kho:
- Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C, do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng.
- Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một sự kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện vật, việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
- Trong dự báo nhu cầu vật tư chúng ta có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác.
- Nhờ có kỹ thuật phân tích A, B, C trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được nâng lên, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng.
Tóm lại kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng những kết nối tốt hơn trong dự báo, kiểm soát hiện vật đảm bảo tính khả th; của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho.
7.1.3. Yêu cầu chính xác trong ghi chép báo cáo tồn kho
Một chính sách tồn kho tốt cũng trở nên vô nghĩa nếu như nhà quản trị không thể nắm được số lượng và từng loại hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp. Do đó sự chính xác trong ghi chép báo cáo là một yêu cầu quan trọng, nghiêm ngặt trong hệ thống sản xuất và tồn kho.
Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp các nhà quản trị thoát khỏi tình trạng hiểu biết một cách chung chung mơ hồ về mọi hàng hóa tồn kho. Chỉ khi nào xác định một cách chính xác những gì đang có trong tay thì mới có những quyết định chính xác về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển.
Để đảm bảo mức độ chính xác của các báo cáo về tồn kho việc thực hiện chế độ kiểm toán là một công việc vô cùng quan trọng là một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho. Hoạt động kiểm toán sẽ thực hiện kiểm soát các báo cáo về nguồn nhập và xuất
hàng tồn kho đảm bảo việc lưu trữ tốt các báo cáo xuất nhập, thực hiện việc hình thành và bảo quản các kho dữ liệu về hàng tồn kho.
Những hoạt động kiểm toán được thực hiện liên tục theo một định kỳ nhất định và được gọi là tính toán theo chu kỳ.
Theo truyền thống nhiều doanh nghiệp thực hiện việc tồn kho hiện vật hàng năm và thực hiện việc kiểm toán được tiến hành chi tiết tỉ mỉ vào mỗi năm.
Tuy nhiên để kiểm tra tốt việc tồn kho, người ta nhận thấy rằng các báo cáo tồn kho cần được thẩm tra chính xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A, B, C.
Tùy theo từng nhóm hàng tồn kho mà xác định chu kỳ tính toán khác nhau.
Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A thì việc tính toán phải được thực hiện thường xuyên, thường là một tháng 1 lần.
Đối với loại hàng nhóm B sẽ tính toán trong chu kỳ dài hơn thường là một quý 1 lần.
Đối với nhóm C được tính toán 6 tháng 1 lần. Chúng ta có thể xét một thí dụ về chu kỳ tính toán như sau:
Ví dụ: Một công ty A có khoảng 5000 loại hàng được phân Nhóm theo kỹ thuật phân tích A, B, C. Nhóm hàng A gồm 500 loại, nhóm hàng B gồm 1750 loại, nhóm hàng C gồm 2750 loại. Công ty A quy định chu kỳ tính toán như sau: nhóm hàng A 1 tháng/1 lần, nhóm hàng B 1 quý/1 lần, nhóm hàng C 6 tháng/ 1 lần. Một tháng được quy định 20 ngày làm việc. Như vậy có bao nhiêu loại hàng được tính toán kiểm tra mỗi ngày.
Câu hỏi này được giải đáp qua biểu sau:
Việc tính toán theo chu kỳ sẽ đem lại những thuận lợi như sau:
- Giảm bớt thời gian ngừng và gián đoạn sản xuất cần thiết cho hoạt động kiểm tra tồn kho.
- Giảm bớt những hoạt động điều chỉnh tồn kho hàng năm.
- Tạo điều kiện phát triển nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên.
- Phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây ra để có những hoạt động điều chỉnh kịp thời.
Tạo điều kiện thực hiện và duy trì những báo cáo t. chính xác.
7.1.4. Tồn kho đúng thời điểm
Hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng , mục đích dự phòng những bất trắc sai lệch có thể xảy trong quá trình sản xuất hoặc phân phối. Các loại hàng tồn . có thể minh họa qua sơ đồ dưới đây:
7.1.4.1. Khái niệm về lượng tồn kho đúng thời điểm
Lượng tồn kho đúng thời điểm là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điều hành hoạt động bình thường.
Với phương thức tồn kho đúng thời điểm số lượng chính xác của từng loại hàng sẽ được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời, để cho hoạt động của nơi đó được liên tục (không sớm cũng như không muộn).
Để đạt được một lượng tồn kho đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra bởi những nhân tố bên trong và bên ngoài của quá trình sản xuất điều hành.
7.1.4.2. Những nguyên nhân cụ thể của những biến đổi gây chậm trễ hoặc không đúng lúc của quá trình cung ứng
- Các nhân tố về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của người cung ứng không đảm bảo
các yêu cầu, do đó có những sản phẩm chất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn, hoặc số lượng sản Tất ra không đủ cho lô hàng phải giao.
- Thiết kế công nghệ, kỹ thuật, sản phẩm không chính xác.
- Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kỹ thuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện.
- Không nắm chắc yêu cầu của khách hàng.
Tất cả các nguyên nhân nêu trên gây ra biến đổi làm tác động đến lượng tồn kho trong các giai đoạn của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
7.1.4.3. Những biện pháp nhằm giảm lượng tồn kho trong các giai đoạn
* Lượng nguyên vật liệu dự trữ thể hiện chức năng liên kết giữa quá trình sản xuất...và nguồn cung ứng. Cách tiếp cận ưu tiên nhất để giảm bớt lượng tồn kho này chính là tìm cách giảm bớt những sự thay đổi trong nguồn cung ứng về số lượng, chất lượng thời kỳ giao hàng.
* Lượng sản phẩm dở dang: tồn kho xuất hiện là do yêu cầu thiết yếu của quá trình sản xuất và chịu tác động bởi chu kỳ sản xuất. Nếu giảm được chu kỳ sản xuất thì sẽ giảm được lượng tồn kho này. Muốn làm được điều đó chúng ta cần khảo sát kỹ lưỡng cơ cấu của chu kỳ sản xuất. .
* Dụng cụ phụ tùng thay thế: Loại tồn kho này tồn tại do nhu cầu và thời gian duy trì bảo quản sửa chữa các thiết bị công cụ. Nhu cầu này tương đối khó xác định một cách chính xác.
Loại hàng tồn kho này nhằm đảm bảo 3 yêu cầu: duy - chữa thay thế, hoạt động này chỉ có một số loại có thể tính xác còn một số loại phải dùng phương pháp dự báo. Do đó giảm lượng phụ tùng thay thế chúng ta cần lập kế hoạch chữa bảo trì chính xác.
* Thành phần tồn kho: Sự tồn tại của nó xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định. Do đó nếu chúng ta dự đoán chính xác nhu cầu khách hàng sẽ giảm được loại hàng tồn kho này. Ngoài ra để đạt được lượng tồn kho đúng thời điểm nhà quản trị cần tìm cách giảm bớt các sự cố, giảm bớt sự biến đổi ẩn nấp bên trong, đây là một công việc cực kỳ quan trọng trong quản trị sản xuất.
Vấn đề cơ bản để đạt được yêu cầu đúng thời điểm trong sản xuất là sản xuất những lô hàng nhỏ theo những tiêu chuẩn định trước. Chính việc giảm bớt kích cỡ của lô hàng sẽ là một biện pháp hỗ trợ cơ bản trong việc giảm lượng tồn kho và chi phí hàng tồn kho.
Khi mức tiêu dùng không thay đổi thì lượng tồn kho trung bình sẽ bằng tổng của lượng tồn kho tối đa và tối thiểu chia 2 tức là:
Lượng tồn kho trung bình = 𝐿ượ𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑡ố𝑖 đ𝑎 + 𝐿ượ𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑡ố𝑖 𝑡ℎ𝑖ể𝑢
2 hoặc:
𝑄𝑡𝑏=𝑄𝑚𝑎𝑥 + 𝑄𝑚𝑖𝑛
2
Lượng tồn kho trung bình giảm khi số lượng của một đơn hàng giảm hay nói cách khác lượng tồn kho tối đa giảm.
Khi lô hàng càng nhỏ nhưng bất trắc những biến đổi ẩn nấp bên trong tồn kho càng ít do đó dễ điều hành có hiệu quả hơn.
Một phương thức để đạt lượng tồn kho thấp đó là người ta chỉ chuyển lượng tồn kho đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa hàng đến những nơi chưa có nhu cầu. Hệ thống vận chuyển như vậy được gọi là hệ thống kéo và kích cỡ của lô hàng trong hệ thống này sẽ nhỏ (Người Nhật gọi hệ thống này là Kaban).
7.1.5. Các loại chi phí tồn kho
Khi thực hiện tồn kho người ta phải tính 3 loại chi phí:
7.1.5.1. Chi phí tồn trữ
Là những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn kho, những chi phí này có thể thống kê theo bảng dưới đây:
Tỷ lệ từng loại chi phí tiền chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại. Thông thường một tỷ lệ phí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho.
7.1.5.2. Chi phí đặt hàng
Bao gồm những phí tổn trong việc tìm các nguồn các nhu cung ứng, hình thức đặt hàng, thực hiện quy trình đặt hàng hộ trợ cho các hoạt động văn phòng . Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng.
- Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó chúng ta cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng.
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất.
7.1.5.3. Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng