12.3.2. TỐ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
12.3.2.2. Quá trình quản trị trung tâm; quá trình quyết định
l. V án d é th ô n g tin tr o n g q u y ết đ ịn h
Co th ế nói quá trin h thông tin luôn gán liền với quá trin h ra quyết định. Vì vậy trước khi đi vào xem xét quá trình quyết định cán xem xét trước ván đề thông tin.
a. Khới niẻm vẽ thông tin quàn tn kinh doanh
rhông tin phục vụ quá trìn h kinh doanh đó là các phản ánh cẩn thiết và cd liên quan đến công việc quản trị doanh nghiệp vé tinh trạ n g diễn biến của nội bộ doanh nghiệp củng như của môi trường bèn ngoài của doanh nghiệp và các phản ánh nàv đươc truyén đi. thu nhân, lưu trử, xử lý và sử dụng cho quá trin h quyết định quản tri.
ỌUÁN LY NHÀ NUÓC VÊ KINH TÊ VÀ OUÁN TRỊ KINH DOANH CÙA DOANH NGHIỆP 325
326 CHUONG 12. TỐ CHỨC HOẠT D Ộ N G OUẢN TRỊ DOANH N G H IỆP b. Các đ ặ r trưng cơ bản cùa thông tin
Thông tin có m ột số đậc trư n g cơ bàn sau:
- Thông tin luồn gán lién với quyết định và điéu hành quản trị như một quá trìn h điéu khiển.
- Thông tin chỉ p h ản án h tương đối chính xác sự v ật vì khả n ân g h ạn chế của con người và của phương tiện thông tin. Thông tin có th ể m ang tính chất chủ quản của con người.
- Thông tin thường cd tín h đ ịn h hướng n h ầ m m ột m ục đích n h ấ t định.
- Mỗi thồng tin đ ẽu cd vật m a n g tin và lượng tin.
c. Vai trò cùa th ô n g tin trong quản trị doanh nghiệp
Người ta có th ể ví hệ thống thông tin như m ột hệ thóng th ầ n kinh hay mạch máu của một doanh nghiệp. Mức độ đẩy đủ kịp thời và chính xác của thông tin có
T h õ n g t i n thuện
fUnh ì2.fì2. C ế c i u ổ n g t h ô n g t i n dii
ảnh hướng quyết đinh đôi với tỉnh chinh xác và chát lượng của các phương an quyết đinh được lưa chon cũng như đến quá trinh thực hiện và kiểm tra viéc thực hiện các quyết clinh đó
Vai trò thông tin trong việc điểu khiển doanh nghiệp được th ế hiện ỏ hinh 12.62 Các yêu căư dôi VỚI th ô n g tin kinh, tế
Tác thông tin kinh tế phải bảo đảm các yêu cáu sau.
Thông tin phải bảo đảm tính đáy đủ, cd hệ thống, chinh xác và kịp thời Thông tin phải dựa trê n cơ sở pháp lý, người phát tin phái chịu trách nhiệm phíip Ịy vệ cãr sổ liệu cung cấp. người nhận tin phải đúng cương vị đươr giao, thông tin phải đúng thầm quyền
Thông tin phải bảo đảm tín h có ích. tối ưu và tiết kiệm.
rhỗ n g tin phải bảơ đảm tinh bỉ m ật cấn thiết
(ịuả trình thông tin vă cáu tao m ạng lưới thông tin
• Quá trình thông tin có th ể được xem xét theo m ột vài giác độ:
Theo trin h tự vận động của thông tin cd th ể phân th àn h nhiều giai đoạn:
^ Truyén tin f Thu nhận tin.
f Xử lý thông tin,
f Lưu trử tin và sử dụng tin.
Theo tính iặp lại quá trìn h thông tin có th ể là chu kỳ lặp lại và không cố tính chu kỷ
- Theo tính chất đồng thời quá trìn h thông tin có th ể xảy ra đổng thời hay xảy ra tu án tự
Theo quan điểm điểu khiến học, quá trìn h thông tin cđ th ể th u ậ n hay nghịch.
• Cẵu tạo m ạng lưới thông tin có th ế có mấy trư ờ n g hợp sau íxeni hỉnh 12.63, 12 64 và 12.65)
OUẢN LY NHÀ NUÓC VÊ KINH TỄ VÀ OUÁN TRỊ KINH DOANH CÙA DO ANH NGHIỆP 327
B
ỉfị/ih ị:ô.ì
c
B F
c ' E
D D
iiioh Ì2.f>4 Hình
M ô n g tớ n h ỡ n h v ồ n g M ô n g t i n p h ũ i k ế t d ấ y đ ủ
g. P h â n loại th ô n g tin
Phân loại thông tin có th ể tiến hành theo các góc độ khác nhau n h ư sau:
• Theo nguốn p h át sinh cd th ể phân ra:
- Các thông tin nội bộ doanh nghiệp (bao gốĩiì chủ th ể quản trị và đối tượng bị quản trị).
- Các thông tin bên ngoài doanh nghiệp, bao gổm từ các loại môi trư ờng; kinh tế, khoa học - công nghệ, vàn hóa - xà hội, pháp lý, sinh thái và tự nhiên
• Theo nội dung có th ể phán ra:
- Các thông tin từ các chức năng quản trị: tài chính và kinh tế, sản xuất và cõng nghệ, cung ứng vật tư, thương mại và tiêu thụ sản phẩm, nhân sự, kế hoạch và dáu tư...
- Các thông tin từ các môi trường ngoài như vừa trìn h bày ở trên.
• Theo các giai đoạn quản lý có th ể phân ra:
- Thồng tin ở giai đoạn hình thành phương án sản xuát kinh doanh và ra quyết định - Thông tin ờ giai đoạn tổ chức và điếu khiển thực hiện.
- Thông tin ờ giai đoạn kiểm tra và tổng kết.
• Theo tính chất quàn tĩị của thông tin có th ể phân ra:
- Thông tin có tính ch ất m ệnh lệnh, phối hợp hay tư vấn.
- Thông tin lânh đạo và thông tin báo cáo, thông tin chí đạo và th ô n g tin vố tình hỉnh thực hiện nhiệm vụ.
- Thông tin dọc và thông tin ngang.
- Thồng tin th u ận và thồng tin nghịch (phản hồi).
• Theo trin h tự thời gian cd th ể phân thàn h
- Thông tin trước, trong và sau khi thực hiện quá trìn h sả n x u ất - kinh doanh.
- Thông tin có tính ch ất chu kỳ và không chu kỳ.
“ Thông tin tu ấn tự hay song song.
• Theo mức độ quan trọ n g có th ể phân thành:
- Thông tin chiến lược, toàn cục.
- Thông tin bộ phận nghiệp VỊI
• Theo cách thu thập tin:
- Thông tin th u được từ dự báo.
~ Thông tin thu được từ điểu tra và phỏng vân
- Thông tin th u được từ các ấn phẩm và phương tiện tru y én thông
“ Thông tin thu được trực tiếp và gián tiếp.
• Theo mức độ đáy đủ cô th ể phân thành:
- Thông tin đấy đủ và không đáy đủ - Thông tin hệ thống và không hệ thống,
• Theo độ dài thòi gian - Thông tin dài hạn.
- Thòng tin tru n g hạn.
328 CHUONG 12. TÔ CHỨC HOẠT DỘNG OUẢN TRỊ D O ANH N GHIỆP
'ỉ'hõng tin ngan hạn 'Thong tin Uĩc nghióp
• 'rhí‘ 0 nu'if (lổ tư do (■() thô' phân thành:
'ỉ'hông íin co gán với mục dirh cu thố
'I’hỏng tin iư do (‘O tinh (*hát phố ỉ)iên rộng rãi,,
Tố cỉìỉh vhu trinỉi va hê thòng thòng tin cùa doanh ngềiièp
% '1'ổ I'hức chu tn n h thông tin
'hu í rinh thông íin rủ a doanh nghiệp có th ế minh hoa ờ hinh 1 2 . 6 6
OUÁh l y n h à NUỚC vê KtNH TẼ VÀ OUẢN TRỊ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP :129
ỉỉình 1 2 .C h u t r i n h t h ô n g t ỉ n ỏ d o a n h n g h i ệ p
• TỐ chức hệ thổng thông tin
ỉ lộ thông thông tin của doanh nghiệp ndi chung (bao gổm thông tin nội bộ và thông tin bôn ngoài) có th ế diễn tả đơn giản hóa ở hình 12.67 và hinh 12.68.
I Các phương pháp vầ hình thức tổ chức thu thập thông tin
các phương pháp và hình thức tổ chức thu thập thông tin như sau:
' l’hương pháp dự báo dựa trên các nghiên cứu định tính và định lượng (toán học) khai’ nìiau,
Phưííng pháp điểu tra phỏng vấn và thám dò ý kiến dựa trên các cách thức khac nhau. Nói riêng khi điểu tra phỏng ván người ta không th ể tiến hành phỏng vấn tảt c;’i các đồi tương, mà chi có th ế phỏng ván một số người đại diện với một sai số cho phrp nào đó
'I'nm g trường hợp đơn giản số ngiíời cán hòi (n) được xác định theo:
3 3 0 CHUƠNG 12. TỐ CHỨC HOẠT DỘNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
n = p . q x‘
(12.9)
t r o n g đ ó
p q
X
e
phấn trâm số người trả lời theo cách 1; phán trâm số người trả lời theo cách 2; mức độ tin cậy bảo đàm;
dung sai tro n g m ua hàng.
T h ô n g t ỉ n t ừ m ô l
N g A n h à n g d ũ l ỉ ệ u N g A n h ề n o m ô h ì n h
N g A n h ế n g đ ồ i t h o ô i
Nhu c ầ u tin C ung c ấ p tin
I
Q u y ấ t đ ị n h
Hhỉh Ĩ2.67. H ậ t h ố n g t h ụ n g t ỉ n cựm d o a n h n g h l ô p t h ô o c h u t r ỉ n h t h u n h ậ n , x ử l y , l ưu t r ữ v ố s ử d ụ n g
H)fiớỡ 12.M. H ậ t h ố n g t h ụ n g t i n c ủ a d o a n h n g h i ệ p t h ô o n ộ i d u n g h o * t đ ộ n g t i n x u ấ t k i n h d o a n h
vv íu: Mòt doanh nghiệp muôn phòng van khách hàng đế xác định mức độ đà hiết niỏ; sán pháni nào đo mới ra đời, xác suát vé độ chính xác của kết quá thâm dò quy đin^ la Dung sai trong mua hàng cho lả ±47f . íỉảy xác định só khách hàng
C 'â n h ( ’) i
l)ố gií\j bài toan cản chu ý là ở công thức (12.9) vá ờ luc hỏi chưa biết rõ ai là người biết s;'m phẩni Iiìới. nên phải cho phán trani số người đã biết (VI du là p) và phấn trảm sỏ ngiíời chưa biết (vi dụ là q) đều như nhau tức là p = q = 50'’/í = 0,5 Sau đó sẽ tiến hành ph-)ng ván và xác định được trị sỏ p và q thực tế. Theo 12.9 ta cò:
0,5 X 0,5 X 2-
O U Â Ỉ^L) NHÀ NƯÓC VÊ KINH TÊ VÀ OUÁN TRỊ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 331
n =
0.U4" = 625 người l'ri sỏ X ở đáy là 2 do tra bảng 12,21 sau đây m à ra
B é n g 1 2 . 2 1
T r ị tổ X
1
1.3 1.64 1.96 2,00 2,58 3,00 3.29 3 7 0
X á c a u l t đ ộ t i n c 9 y
68.3%
86,6 90.0
95 95.5 99.0 99.7 99,9 99.99
x ế c s u ấ t l ấ m l i n
3X7%
13,4 X).0 5.0 4.5 XO 0,3 0.1 0,01
- Ịhương pháp sừ dụng hệ thông sổ sách và báo cáo theo quy định của doanh nghiệp.
" ĩh ư ơ n g pháp sử dụng các tài liệu in ấn, báo chí và thông tin cùa các phương tiện tru^én thông chuyên dùng hay đại chúng.
k .'ác p h ư ơ n g p h á p xử lý thố ng tin
Các phương pháp xử lý thông tin có th ể là:
- í^ử dung các phương pháp định tính dựa trên sự phân tich lý luận, kinh nghiệm thựí‘ tê' và suy đoán khuynh hướng phát triển của sự vật tro n g tương lai.
- ỉ-ử dung các phương pháp đinh lượng, nh ất là phương pháp của thống kê toán, lý thuyéí.. về xác suất kết hợp với sử dụng các phương tiện máy tính hiện đại
2, <ỉuá tr ỉn h q u y ê t dịn h
Mộị sổ vấn đé về quá trinh quyêt định được trinh bày ở pháiì hai có ứiể áp d ụ n g cho tníờng \ợp đang xét nhưng phải vận dụng phù hợp cho quá trình quản trị doanh nghiệp.
Quí trìn h quyết định theo nghĩa hẹp thường chi được giới hạn ở giai đoạn tìm đươí' pbiơng án quyết định và công bố quyết định. Theo nghỉa rộng quá trin h quyết định eÒ7 bao gốm cả giai đoạn thực hiện quyết định và kiểm tra quyết định. Sau đây sẽ xem xet cho m ỏt sổ trường hơp cụ thể
332 C HUONG 12. TÕ CHỨC HOẠT DỘ NG OUẢN TRỊ DOANH NG HIỆP a. Q u á t r i n h q u y ế t d ị n h t r o n g t r ư ờ n g hợp c h u n g
Trong trường hợp chung nhất quá trinh quyết định bao gồm các giai đoạn sau:
• Giai đoạn hình thành phương án quyết định Giai đoạn này bao gốni các bước:
- Xác định tính tất yếu khách quan và chín mùi của vấn đé cán quyết địrih giải quyết.
Để giải quyết vấn để này phải dựa trên mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp, thưc lực của doanh nghiệp, tình hình khách quan, nhất là tỉnh hỉnh thị trường thông qua các nguổn thông tin cẩn thiết cũng như phải dựa trên các phương pháp nghiên cứu có tính chất định tính và định lượng có tính chất khái quát.
- Xây dựng các phương án giải quyết vấn để dựa trên các mục tiêu và nhiệm vụ đả đẽ ra, củng như dựa vào các thông tin ti mi và chính xác hơn. Phương phap xây
f l i n h Quế t r ì n h q u y ỉ t đ ịn h t r o n g tr ư ờ n g ‘hợp c h u n g
OUÁN LY NHÀ_NUỚC Vê k i n h t ê v à q u ả n t r i k i n h d o a n h c ủ a d o a n h n g h i ệ p 333
H ỡ n h Quộ t r ỡ n h q u y ế t đ ịn h t r o n g chỡ đ ạ o đ ỉế u k h ỉế n t h ự c hỉận k ế h o ô c h
dưng phương án ờ đây phải kết hợp giữa nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lương có sử dụng các công cu toán học cấn thiết nhất là các mồ hinh toán về lựa í'họn phương án khi lập dự án đâu tư và [ý thuyết quy hoạch tối ưu.
- Lưa c h ọ n phương án quyết định tối ưu dựa trên các phương án đã đề ra ở bước
trước và dựa vào tiéu chuẩn tối ưu của doanh nghiệp để ra ở thời điểm đang xét, Tiêu chuíín tòi ưu ở đáy co thể là các tiêu chuẩn chung và phổ biến, nhưng củng có thể
là các tiêu chuẩn đậc biệt do tinh thế kinh doanh đé ra. Cán lưu V rằng việc lựa chọn
p h ư í í n g á n c u ố i c ù n g c ò n t h ể h i ệ n V ch ì c ủ a n h à k i n h d o a n h .
334 CHUONG 12. T ổ CHỨC HOẠT D Ộ N G QUẢN TRỊ DOAđ^H HGHIỆP
• Giai đoạn thực hiện quyết định Giai đoạn này bao gổm các bước:
- Phổ biến quyết định.
- Lập kế hoạch cụ thể, tổ chức và chi đạo điểu hành thực hiện quyết định - Kiếm tra thường xuyên quá trinh thực hiện và uốn nắn kịp thời các sai sót.
• Giai đoạn kiểm tra tổng kết Bao gốm các bước:
- Xác định kết quả đạt được, các thiếu sót và tốn tại.
- Phân tích các nguyên nhân và rút ra các bài học.
- Dự kiến quyết định cho kỳ tới.
Quá trinh nàv có thể minh họa ở hình 12.69.
b. Quá trình quyết định ỏ giai đoạn diêu khiển chí đạo thực hiện kê hoạch Ò giai đoạn này phương án kế hoạch đã cho trước, vì vậy quá trinh quyrt định ở đáy đơn giàn hơn và thường bao gồm các bước: nghiên cứu nhiệm vụ ké hoíich, ra lệnh thực hiện theo kê hoạch, so sánh giữa kế hoạch và thực tế dựa trên thông tin phản hổi để tìm ra các sai sdt, xác định biện pháp sừa chữa sai sdt, ra lệnh sửa chữa sai sdt. Quá trình n à y hỉnh thành các chu kỳ quyết định liên tục như thế cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ (xem hình 12.70).
c. Quá trình quyết định dưới dạng căy quyết định
Trong trường hợp này quá trình quyết định kết hợp được hai mặt: thời gian và nội dung công việc sản xuất - kinh doanh cụ thể để đạt kết quá từng bước và tổng thế cho quyết định, v í dụ quyết định tổng thể (quyết định cấp 1) là tàng trfng lợi nhuận hàng nàm chỉ đạt được nhờ các quyết định cấp 2 là: tàng giá bán một sản phẩm, giảm chi phí một sản phầni và tảng khối lượng sản phẩm hàng nảm. Các quyết định cấp 2 này chi thực hiện được nhờ các quyết định cấp 3* cải tiến công nghẽ và cải tiến quản trị kinh doanh nói chung.
ỉ i ỡ n h Ỉ 2 . 7 Ỉ . Ouế t r ỉ n h q u y ế t đ ịn h t h ô o k iể u a o n g t o n g k ế t h ợ p v 6 l n ố i ti< p
. /. Q u a ỉ r i n h q i i v ẽ t (i ỉ t ih t h e o t r i n ỉ ì t ư t h a i g i a n
11*0 t n n h t ư t h ờ i g i a n c ó t h ố c ó CÁC l oai q u á t r i n h q u y ế t đ ị n h n h ư s a u :
.^ua í rinh (|uyết định th(^() kiêu nối tiếp tuán tự, tứt' là các qviyết định được thực hiôn \Y K) thứ tự trước sau mòt cách chật chẽ. vi dụ các quyết định để thực hiện một
í | u a : n i h (’ỏ n g n ^ h ẽ
trinh quyêt định theo kiểu song riong, ví du các quyết đinh về sản xuất - kinh (l)anh, nghiôn cứu công nghệ và đào tạo nhân lưc đéu có thể tiến hành song song
- trinh quvết định theo kiểu song song kết hợp với nối tiếp (xem hình 12.71).
- trinh quvẽt dinh xảy ra mòt ỉán (VI dụ quyết định thanh lập hay phá sản doanh Ighiộpi và quá trình quyết định xảy ra chu kỳ (vi dụ quyết định nhiệm vụ sản xuát k nh doanh theo từng nãm niên lịch)
12-3 2 3. Quá trình quản trị công viêc sán xuất - kỉnh doanh 1. N h ữ n g n h ậ n x é t c h u n g
lỉim nav có nhiêu cách diển lả quá trình quản trị công việc sản xuất - kinh doanh, mỗi cách đổu có các ưu, nhược điểm riêng Sau đảv xin dẩn ra một số ví dụ
<như đi có đé cáp ở phán 12.3.2.1!
;:^Ị Theo Henry Fayol qua trinh quán trị còng việc sản xuất - kinh doanh (QTCVSXKDl bao gôm các bước: ỉập kế hoạch, tổ chức, ra niẽnh lệnh chỉ đạo thực hiên, piòi hơp và kiểm tra
b> Theo Gulich, quá trinh QTCVSXKD bao gốm các bước; lập kế hoạch, tổ chức, biéti cYế nhân sự, chi đạo điểu hành, phối hợp, báo cáo thông tin, tính toán và kiểm
t r a rìigí.n s á c h .
Theo Haroid Koontz, quả trình QTCVSXKD bao gồm các bước: lập kế hoạch, tổ chúc, hên chế nhân sự, chi đạo điéu hành thực hiện, kiểm tra
d ) Thoo Stíúnmann, Schreyổg, quá trình QTCVSXKD có thể được xem xét theo quan điốni thống và bao gốm các bước: lựa chọn phương án và mục tiêu, xác định giới han i2m hô thông và các biện pháp điéu hòa bù trừ rủi ro để bảo đảm cân bàng hệ thông,, nhát triến hệ thống ítìni giới hạn mới của hệ thổng), tự hoàn chỉnh hệ thống hành đ)ng kinh doanh
í ‘) Cũng cô tác giả đưa ra các bước của quá trình QTCVSXKD theo quan điểm điều kììểĩì học như sau; xác định mục tiêu và nhiệm vụ ícó tính đến các tác nhân của imói tníờng bên ngoài), truyén đạt mệnh Ịệnh theo kế hoạch, thu nhận thông tin VP timh hình thực hiện kế hoạch (cd tính đến ảnh hường của môi trường đến đối tượng hị điipu khiến), so sánh giữa kế hoạch và thực tế thực hiện kế hoạch, ra quyết định điẽu chnh quá trỉnh thực hiện
Môt số tár giả trong nước ìại phân các bước của quá trinh QTCVSXKD thành:
xac clịrh muc tiêu, ỉập kế hoạch, tô’ chức, điéu khiển thực hiện (bao gổm cả phối hợp và kiic} thích) và kiểm tra. o đây có tác giả phân tích thành các bước: xác định định O u M ' LY NHÀ NUỚC VÊ KINH TẼ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH CỦA DOANH NG HIỆP 335
hướng (bao gôm xác định muc tiêu, chiến lược, chương trình và kế hoạch), tổ chứiv điểu khiển và kich thích thực hiện, kiểm tra. Trên cơ sở các phương pháp kế trên, dư(Ti đâv xem xét tiếp ván đế quá trinh QTCVSXKD một cách khái quát cụ thể hơn.