CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
1.3. Lý luận về công tác cố vấn học tập trong trường đại học
1.3.4. Yêu cầu cơ bản để công tác cố vấn học tập đạt hiệu quả
Để công tác CVHT có thể mang lại hiệu quả, cần phải có các yêu cầu đối với công tác CVHT. Trong một công trình nghiên cứu của tác giả Lê Huy (2019) về quản lý hoạt động cố vấn học tập cho sinh viên đại học quốc gia Hà Nội: nghiên
cứu trường hợp tại trường đại học công nghệ và kinh nghiệm thực tiễn của chính tác giả trong công tác CVHT tại trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa ra một số yêu cầu để mang lại hiệu quả cho công tác CVHT như sau:
Trước mỗi năm học, Khoa cần thông tin đến SV nội dung liên quan đến CVHT một cách đầy đủ và chính xác. Phải đảm bảo toàn thể SV nắm được thông tin CVHT một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác để có thể liên lạc CVHT bất kỳ lúc nào khi có nhu cầu cần thiết để được tư vấn; CVHT đóng vai trò là người tư vấn, hỗ trợ SV, giúp SV giải đáp các thắc mắc, khó khăn trong quá trình học tập.
Chính vì vậy, CVHT chỉ cần đưa ra lời khuyên phù hợp để giúp SV nâng cao tính chủ động và tự do lựa chọn quyết định các vấn đề liên quan đến bản thân; Bên cạnh đó để công tác CVHT muốn đạt được hiệu quả cao đòi hỏi phải có sự quan tâm cấp cán bộ quản lý của cơ sở đào tạo trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá toàn bộ quá trình diễn ra của công tác CVHT. Yêu cầu đặt ra với Nhà trường là phải xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ CVHT chất lượng, nắm rõ công tác; Xác định rõ các hoạt động trọng điểm trong nội dung của CVHT cần thực hiện; Thường xuyên kiểm tra, đánh gia để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Đây được xem là yêu cầu quan trọng đối với sự hiệu quả của công tác CVHT.
Để có thể dễ dàng trong việc tiếp cận, lắng nghe tiếng nói từ SV để thuận lợi trong công tác CVHT đòi hỏi phải tạo được niềm tin đối với SV thông qua các hoạt động của CVHT. Các hoạt động đưa đến phải có sự khảo sát, tìm hiểu nhu cầu, nguyện vọng của SV với mục đích đáp ứng đúng những gì SV đang kỳ vọng. Bên cạnh đó, có thể phối hợp với các phòng ban trong Nhà trường như phòng Công tác sinh viên, Đoàn Thanh Niên – Hội Sinh viên để đa dạng hóa các hoạt động, tạo sự tin tưởng, thoải mái cho SV hoạt động. SV luôn cảm thấy sẵn lòng san sẻ với CVHT những vấn đề trong quá trình học. Mặt khác, cũng là yêu cầu đặt ra cho CVHT là phải có những kỹ năng nhất định như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lắng nghe và trò chuyện,… để có thể đáp ứng tối ưu nhất các nội dung của công tác CVHT đề ra. (Dẫn từ quy định CVHT trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học Cần Thơ, Đại học Công nghệ Thành
phố Hồ Chí Minh).
Phương tiện hỗ trợ công tác CVHT cũng đang vô cùng cần thiết. Để có thể mang lại hiệu quả, nhà trường cần cũng cấp những tài liệu hướng dẫn, công cụ cụ thể để hỗ trợ CVHT hoàn thành tốt công tác. Theo tác giả Nguyễn Duy Mộng Hà (2014), tại hội thảo “Vai trò của cố vấn học tập trong đào tạo theo học chế tín chỉ tại các trường Cao Đẳng – Đại học Việt Nam” đã đưa ra công cụ hỗ trợ công tác cố vấn học tập hiệu quả, gồm những tài liệu và phương tiện cụ thể như sau:
- Sổ tay/cẩm nang cố vấn học tập, tập hợp các nội dung cơ bản như các quyết định, văn bản quy định thành phần, nghĩa vụ và quyền lợi của CVHT do nhà trường ban hành, những hướng dẫn về công tác này; Thông tin về chương trình đào tạo, chuẩn đầu ra, co hội việc làm sau khi ra trường,...; Thông tin về tài nguyên học tập, thư viện, các tạp chí chuyên ngành,…; các văn bản, biểu mẫu về các chính sách học bổng, hỗ trợ khác,..,quy định, quy chế, chế độ, chính sách,…
- Website, forum, platform dành cho CVHT. Nhiệm vụ trọng tâm của công tác CVHT là tư vấn, do đó, hệ thống tư vấn trực tuyến sẽ rất hữu hiệu. Website dành cho CVHT phải thân thiện, rõ ràng và đầy đủ nội dung cần thiết như: Thông tin ban CVHT; Câu hỏi thường gặp của SV; Các biểu mẫu cần thiết; các khóa học ngoại ngữ, tin học, kỹ năng,…
- Sổ họp của CVHT và sổ biên bản. CVHT thường xuyên tiếp, tư vấn SV với các hình thức, nội dung khác nhau nên cần phải có sổ tay ghi chép, sổ họp khi tiếp SV để có thể theo dõi và kịp thời xử lý, tránh tiếp nhận và sót thông tin hoặc bỏ quên những vấn đề sinh viên đang cần giải đáp.
- Hồ sơ sinh viên hoặc nhóm/lớp do CVHT phụ trách như danh sách lớp, hồ sơ lý lịch SV (nếu cần), bản kế hoạch học tập của SV, kết quả khảo sát SV, thông tin liên lạc,…Đây là hồ sơ quan trọng trong việc duy trì giao tiếp với SV qua các năm, thậm chí là nguồn thông tin của cựu sinh viên sau khi SV tốt nghiệp ra trường.
- Các tài liệu tập huấn về công tác CVHT, tham khảo các tài liệu tập huấn trong và ngoài nước hoặc mời các chuyên gia trong nước đến tập huấn,
khuyến khích CVHT tập huấn trong và ngoài trường với đa dạng nhiều chủ đề.