CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
3.3. Giải pháp quản lý công tác cố vấn học tập tại trường Đại học công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh
3.3.1. Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức của cán bộ quản lý, giảng viên về tầm quan trọng của các nội dung công tác CVHT
3.3.1.1. Mục tiêu giải pháp
Khi thực hiện bất kỳ các hoạt nào thì nhận thức đóng vai trò quan trọng, vì chỉ khi nhận thức đúng vấn đề thì hành động để thực hiện vấn đề đó mới trở nên đúng đắn và hiệu quả. Nếu chính CBQL hoặc GV nhận thức mơ hồ vấn đề, cụ thể là công tác CVHT thì sẽ khó để thực hiện được tốt công tác đã giao. Vì vây, việc không ngừng nâng cao nhận thức của CBQL, GV về tầm quan trọng của các nội dung công tác CVHT và quản lý công tác CVHT là điều quan trọng và cần thiết.
3.3.1.2. Nội dung giải pháp
Từ việc phân tích kết quả khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý công tác CVHT được thực hiện ở chương 2 cho thấy mức độ quan tâm và nhận thức về tầm quan trọng của công tác có ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác đó. Vì thế, để nâng cao nhận thức cho CBQL, GV về tầm quan trọng của các nội dung công tác CVHT gồm các nội dung sau:
Thông tin, tuyền truyền cung cấp cho CBQL, GV trong nhà trường về vai trò, tầm quan trọng của công tác CVHT đối với việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
Quy định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm của CBQL, GV và các bộ phận liên quan như Phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên,.. trong công tác CVHT
Tổ chức các khóa/chuyên đề bồi dưỡng cho đội ngũ CBQL, GV về công tác CVHT
Thông qua các buổi hội nghị tổng kết công tác CVHT, các buổi họp mặt, sinh hoạt tập thể, Nhà trường tổ chức cho CBQL và CVHT thảo luận bàn về vai trò, cách thức thực hiện, công tác quản lý CVHT.
Tăng cường xây dựng văn hóa chất lượng bên trong nhà trường trong công tác hỗ trợ người học. Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh (HUTECH) là trường ĐH ngoài công lập, SV được xem là khách hàng của nhà trường. Do đó, việc chăm sóc và quan tâm đến các hoạt động liên quan đến người học trong đó có công tác CVHT là điều cần thiết. Việc nâng cao nhận thức công tác CVHT với mục tiêu nâng cao chất lượng hỗ trợ người học, nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
3.3.1.3. Cách thức thực hiện
Như cũng đã có đề cập ở nội dung thực hiện giải pháp bên trên, để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác CVHT có thể:
Thực hiện tuyên truyền thông qua các hội nghị tổng kết, sinh hoạt tập thể, họp khoa/bộ môn, các buổi họp giao ban toàn trường.
Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo, tập huấn chuyên đề liên quan đến cách thực hiện và quản lý công tác CVHT, chia sẻ kinh nghiệm của các GV có kinh nghiệm đảm nhận công tác CVHT nhiều năm.
Để có thể thực hiện triển khai giải pháp trên, cần phải có sự đồng ý và hỗ trợ từ Nhà trường về mặt kinh phí, thời gian và tài liệu học tập phục vụ cho công tác CVHT. Bên cạnh đó, để có thể đo lượng hiệu quả của các buổi tập huấn, nhà trường cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá mức độ am hiểu các vấn đề sau mỗi buổi học.
3.3.1.4. Điều kiện thực hiện
Sự phối hợp và quan tâm hỗ trợ từ Ban Giám hiệu, phòng Đào tạo, phòng Công tác Sinh viên và các đơn vị đào tạo chuyên môn trong nhà trường và sự tham gia tích cực của đội ngũ CVHT.
3.3.2. Giải pháp 2: Tổ chức bồi dưỡng năng lực chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ CVHT
3.3.2.1. Mục tiêu giải pháp
Đội ngũ CVHT của nhà trường được đánh giá là đội ngũ trẻ, kinh nghiệm thực hiện công tác CVHT chưa nhiều. Do đó, nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác CVHT thì đội ngũ CVHT cần được thường xuyên bồi dưỡng năng lực chuyên môn và các nghiệp vụ cho đội ngũ CVHT là điều cần thiết và quan trọng.
3.3.2.2. Nội dung giải pháp
Công tác CVHT ở trường ĐH được xác định có nhiều nhiệm vụ, một trong những nhiệm vụ trọng tâm đó là việc hỗ trợ tốt cho người học (SV) để có thể hoàn thành tố nhiệm vụ học tập của mình. Để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ này, đòi hỏi ở CVHT có các kỹ năng hỗ trợ như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý vấn đề, kỹ năng tư vấn,…
3.3.2.3. Cách thức thực hiện
Nhà trường thường xuyên tổ chức các chuyên đề tập huấn hoặc khóa đào tạo kỹ năng mềm cho đội ngũ CVHT như: kỹ năng tư vấn, kỹ năng giao tiếp với SV,…
Hướng dẫn chi tiết cho đội ngũ CVHT về việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho cá nhân và quy trình xây dựng kế hoạch cho các lớp phụ trách công tác CVHT.
Trong các buổi đối thoại giữa lãnh đạo khoa và SV, phải có sự tham gia của đội ngũ CVHT để lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng của từng đối tượng SV ở mỗi khóa học để CVHT nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của SV để có thể dễ dàng hỗ trợ.
Để có thể đánh giá được điểm mạnh và những hạn chế của đội ngũ CVHT của đơn vị mình, thường xuyên lấy kết quả khảo sát từ SV một cách kỹ càng và tiến
hành phân tích để tìm được những hạn chế mà CVHT tại đơn vị đang gặp phải. Từ đó, đưa các các kế hoạch bồi dưỡng cho phù hợp và mang lại hiệu quả.
3.3.2.4. Điều kiện thực hiện
Để có thể thực hiện triển khai giải pháp trên, đòi hỏi cần có sự quan tâm của CBQL trong việc bồi dưỡng đội ngũ CVHT các kỹ năng còn hạn chế. Các căn cứ cơ sở để cho thấy việc bồi dưỡng năng lực cho đội ngũ CVHT là điều thiết yếu, điều này được thể hiện thông qua khảo sát của SV và đề xuất của đơn vị chuyên môn.
Bên cạnh đó là sự tích cực tham gia, chủ động của GV trong công tác CVHT. Khi có sự cộng hưởng từ các thành tố trên thì giải pháp thực hiện mới mang lại hiệu quả cao.
3.3.3. Giải pháp 3: Xây dựng quy chế quản lý công tác CVHT 3.3.3.1. 3.3.3.1. Mục tiêu giải pháp
Để công tác CVHT có thể dễ dàng hoạt động và mang lại hiệu quả, yêu cầu đặt ra cho CBQL phải có các văn bản, quy chế quy định rõ ràng, cụ thể, và chi tiết các nội dung liên quan đến công tác. Đây cũng là cơ sở để việc thực hiện công tác CVHT có hiệu quả và nâng cao chất lượng công tác của đội ngũ CVHT hiện nay.
3.3.3.2. Nội dung giải pháp
Rà soát, điều chỉnh và bổ sung các nội dung trong quy định về công tác CVHT cụ thể như: nội dung, nhiệm vụ, quyền hạn, các điều kiện hỗ trợ, chế độ khen thưởng, kỷ luật CVHT… để làm cơ sở xây dựng và ban hành các văn bản, quy định liên quan đến việc quản lý công tác CVHT tại nhà trường.
Tuy nhiên, bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, với sự tác động của sự thay đổi của nền giáo dục cụ thể là các quy định của Bộ Giáo Dục và Đào tạo và tình hình diễn biến thực tế mà sẽ có nhiều sự đổi mới và chỉnh sửa. Do đó, căn cứ vào từng thời điểm hiện tại, nhà trường xây dựng mới các nội dung liên quan đến công tác lập kế hoạch, tổ chức – chỉ đạo, kiểm tra và đánh giá và cải tiến công tác CVHT cho phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà trường.
3.3.3.3. Cách thức thực hiện
Nhằm hiểu rõ những bất cập còn tồn tại trong quy định về CVHT của nhà trường đã và đang diễn ra như thế nào. Nhà trường cần tiến hành tổ chức lấy ý kiến từ CBQL, GV, CVHT về những nội dung của quy định CVHT hiện nay tại cơ sở mình. Từ những đánh giá, chia sẻ của những đối tượng trực tiếp công tác sẽ giúp nhà trường có góc nhìn tổng quát hơn về vấn đề và những bất cập của quy định hiện hành.
Cũng như theo phân tích thực trạng ở Chương 2, công tác kiểm tra đánh giá, và công tác cải tiến còn nhiều vấn đề tồn đọng. Do đó, nhà trường cần có những quy định liên quan đến các nội dung này và các quy trình cụ thể cho việc thực hiện các nội dung liên quan đến lập kế hoạch hoặc công tác báo cáo.
3.3.3.4. Điều kiện thực hiện
Sự giám sát và chỉ đạo từ Ban giám hiệu nhà trường, quy trình và các quy định chỉnh sửa bổ sung bộ phận hành chính Văn phòng trường sau khi nắm bắt được thông tin nhanh trong lên phương án để tiến hành xây dựng mới các văn bản quy định liên quan. Bên cạnh đó là sự đóng góp ý kiến từ thực tiễn của các CBQL, GV, CVHT đang trực tiếp thực hiện công tác này.
3.3.4. Giải pháp 4: Quản lý hoạt động kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác CVHT
3.3.4.1. Mục tiêu giải pháp
Giúp CBQL phát hiện được những khó khăn, tồn tại trong quá trình thực hiện việc quản lý công tác CVHT. Ngoài ra, cũng là cơ sở để đưa ra các giải pháp cải tiến công tác CVHT của nhà trường hiện nay để đảm bảo việc quản lý công tác CVHT được thực hiện đúng kế hoạch và mục đích đề ra.
3.3.4.2. Nội dung giải pháp
Xây dựng kế hoạch kiểm tra toàn diện hoạt động công tác CVHT và xây dựng và thiết lập các tiêu chí kiểm tra, công cụ đối sánh kết quả để đánh giá, lấy ý kiến phản hồi và ý kiến về sự hài lòng của các bên liên quan. Bên cạnh đó cũng thường xuyên tổ chức các buổi báo cáo, họp rút kinh nghiệm thực hiện quản lý công tác CVHT.
3.3.4.3. Cách thức thực hiện
Để dễ dàng cho việc thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá Nhà trường cần thành lập hội đồng/ban kiểm tra bao gồm đại diện lãnh đạo nhà trường, Phòng đào tạo, Văn phòng trường, Phòng công tác sinh viên và đại diện CBQL Khoa/Viện.
Ban hành các văn bản quy định nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân trong việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện quản lý công tác CVHT.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm và báo cáo định kỳ vào các đợt họp giao ban CVHT hoặc tổng kết công tác CVHT ở mỗi kỳ/năm học. Chỉ ra những mặt còn hạn chế, thực hiện chưa hiệu quả để phân tích nguyên nhân tìm hướng giải pháp khắc phục.
3.3.4.4. Điều kiện thực hiện
Công tác kiểm tra đánh giá cần được thực hiện xuyên suốt bằng nhiều hình thức khác nhau. Bên cạnh đó cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, cá nhân phụ trách công tác quản lý CVHT. Sau khi kiểm tra, đánh giá, cần ứng dụng các công nghệ thông tin hỗ trợ trong việc phân tích các dữ liệu khảo sát, các bảng biểu so sánh đối chiếu kết quả thu được.
3.3.5. Giải pháp 5: Thúc đẩy công tác cải tiến liên quan đến CVHT 3.3.5.1. Mục tiêu giải pháp
Từ việc kiểm tra, đánh giá các công tác liên quan đến quản lý CVHT, CBQL dễ dàng phát hiện ra những hạn chế mà đơn vị mình đang gặp phải. Đây là cơ sở để đưa ra các giải pháp điểu chỉnh công tác CVHT mang lại hiệu quả cao. Đảm bảo việc thực hiện công tác quản lý CVHT của nhà trường thực hiện hiệu quả theo kế hoạch và mục tiêu được để ra của CBQL.
3.3.5.2. Nội dung giải pháp
Rà soát, xây dựng hoàn thiện các quy định, quy chế liên quan đến công tác quản lý CVHT
Tổ chức các buổi họp rút kinh nghiệm, buổi báo cáo về việc tổ chức quản lý công tác CVHT. Bên cạnh đó cũng cần tăng cường bồi dưỡng cho đội ngũ CBQL,
GV, CVHT về quản lý công tác CVHT theo những quy định đã được điều chỉnh hoàn thiện và phù hợp với mục tiêu đề ra.
3.3.5.3. Cách thức thực hiện
Ban hành các văn bản quy định liên quan đến việc thực hiện công tác rà soát, điều chỉnh các nội dung, nhiệm vụ và các công tác liên quan đến CVHT trong toàn trường.
Thành lập hội đồng/ban chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra, ra soát và xây dựng các kế hoạch cải tiến các công tác quản lý CVHT
Tổ chức các buổi họp CBQL và CVHT toàn trường để lấy ý kiến về việc cải tiến các nội dung liên quan. Từ đó, lắng nghe thêm những ý kiến đề xuất của CBQL và CVHT cho việc cải tiến công tác từ kinh nghiệm thực tiễn.
3.3.5.4. Điều kiện thực hiện
Công tác cải tiến cần phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các đơn vị trong nhà trường. Xây dựng văn hóa chất lượng bên trong nhà trường. Bên cạnh đó, sức mạnh tập thể cần được phát huy để mang lại chất lượng của công tác CVHT.