11. Công bằng: các nhà quản lý cần phải công bằng và độ lượng với cấp dưới
1.2. Phương pháp phân tích hoạt động của tổ chức
Để phát triển các tổ chức xã hội, cần thờng xuyên phân tích đúng đắn các hoạt
động của nó để nhận rõ những thuận lợi, khó khăn, mặt mạnh, mặt yếu và những bất ổn của tổ chức để có kế hoạch khắc phục, điều chỉnh. Trớc khi nghiên cứu các phơng pháp phân tích tổ chức, cần nhận rõ lô-gích của quá trình phát triển tổ chức (xem sơ đồ 2) sau
®©y:
Bắt đầu từ vòng tròn thứ nhất (1). Đây là một tổ chức vừa đợc lập ra hoặc mới đ- ợc thay đổi điều chỉnh, đang vận hành trong thực tế. Quá trình vận hành nảy sinh những bất ổn, trục trặc cần đợc phân tích, nhận thức. Đối với vòng tròn thứ hai (2), các nhà quản lý và các chuyên gia tiến hành chẩn đoán bệnh của tổ chức bằng cách phân tích hoạt động của nó. Quá trình chuẩn đoán nhằm xác định nguyên nhân của những bất ổn nảy sinh. Vòng tròn thứ ba (3) đã xác định đợc những nguyên nhân làm nảy sinh bất ổn, từ đó có căn cứ để lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Vòng tròn thứ t (4), lập kế hoạch để giải quyết những vấn đề bất ổn nảy sinh. Quá trình giải quyết bất ổn là quá trình điều chỉnh, xác lập lại, chuẩn hóa và hợp pháp hóa các yếu tố đã đ ợc
điều chỉnh. Từ đó tạo ra một tổ chức mới khác trớc, vòng tròn thứ nhất (nói ở trên).
Nh vậy, quá trình phân tích hoạt động của tổ chức nằm ở tất cả các khâu của quá
trình phát triển tổ chức, nhng tập trung chủ yếu ở khâu chuẩn đoán bệnh (2) và khâu xác
Xác định nguyên nhân
Vạch mục tiêu và ph ơng án
thực hiện Xuất hiện
những bất ổn, trục trặc trong
tổ chức
Duy trì hệ thống tổ chức
đã đ ợc thay đổi,
điều chỉnh
LËp kÕ hoạch giải quyết vấn đề
Xác định vấn đề của
tổ chức Chẩn đoán
bệnh của tổ chức
Phát triển tổ chức
ChuÈn hãa và hợp pháp hóa
các yếu tố
định vấn đề của tổ chức (3). Dới đây là một số phơng pháp phân tích tổ chức chủ yếu sau:
1.2.1. Phương pháp phân tích thực trạng của tổ chức
Phân tích thực trạng của tổ chức đòi hỏi: một là, khi phân tích phải làm rõ những mặt mạnh, những nhân tố tích cực, những yếu tố hỗ trợ, thúc đẩy... và chỉ rõ những điểm yếu, những nhân tố chi phối, cản trở, gây bất ổn và làm suy giảm hiệu lực, hiệu quả của tổ chức; hai là, phân tích, làm rõ những cơ hội và những nguy cơ, thách thức đối với tổ chức.
1.2.2. Phơng pháp phân tích xơng cá
Phơng pháp phân tích xơng cá là phơng pháp phân tích các tổ chức xã hội đợc xem nh phân tích một bộ xơng cá. Bộ xơng cá có xơng đầu, xơng mình và xơng đuôi (xem biểu đồ 3).
Biểu đồ 3
Phần xơng nào cũng đều cần thiết và quan trọng, tuy nhiên xơng đầu đợc xem là quan trọng nhất, vì nó chứa não bộ, cơ quan chỉ huy, điều khiển sự sống và vận động của con cá. Việc phân tích cơ cấu tổ chức xã hội của con ngời cũng vậy, trong cơ cấu tổ chức tuy có nhiều bộ phận với vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau, nhng bao giờ cũng có những bộ phận giữ vai trò quan trọng nhất, có tác dụng quyết định chi phối các bộ phận khác.
1.2 3. Phơng pháp phân tích hệ thống
Phơng pháp phân tích hệ thống xem xét tổ chức nh một cấu trúc chặt chẽ, giữa các bộ phận bên trong của tổ chức có mối quan hệ lẫn nhau, chi phối và ràng buộc nhau, không ngừng vận động và biến đổi. Tuy nhiên, khi phân tích tổ chức, chúng ta tạm thời
xem xét cơ cấu tổ chức trong trạng thái tĩnh, bóc tách từng bộ phận, từng mối quan hệ
để nhận thức rõ bên trong cơ cấu tổ chức. Sau đó tổng hợp lại, nhìn nhận toàn bộ cấu trúc đang trong quá trình vận động có đầu vào tổ chức và đầu ra của nó là các mục tiêu, nhiệm vụ cần thực hiện. Nếu đầu ra của tổ chức - các mục tiêu và nhiệm vụ không đạt đ- ợc, tất phải có nguyên nhân từ bên trong tổ chức. Các mối quan hệ bên ngoài tổ chức, giữa tổ chức này với tổ chức khác, tuy không giữ vai trò quyết định nhng không thể không xem xét đến. Bằng phơng pháp phân tích nh vậy, chúng ta hiểu đợc toàn bộ tổ chức, cũng nh những bộ phận có vấn đề để khắc phục điều chỉnh.
1.2.4. Phơng pháp so sánh mức độ đạt mục tiêu của tổ chức
Bất kỳ một tổ chức nào đợc lập ra, hoặc tự phát hình thành, đều có mục tiêu hoạt
động của nó. Đó là lý do tồn tại của tổ chức. Việc phân tích tổ chức theo phơng pháp so sánh mức độ đạt mục tiêu bắt đầu từ việc so sánh mục tiêu tổng thể, đặt ra từ ban đầu (khi thiết kế, khi tái lập, khi bổ sung điều chỉnh...). Nếu mục tiêu ban đầu và kết quả
thực hiện phù hợp nhau có nghĩa là tổ chức hoạt động hợp lý, hiệu quả cao. Ngợc lại, nếu hoạt động thực tiễn không thể đạt tới mục tiêu ban đầu thì cần xem xét lại mục tiêu
đặt ra, cũng nh xem xét lại tính hiệu quả của tổ chức.
Việc duy trì và quản lý sự phát triển của tổ chức bằng các mục tiêu là một phơng thức quản lý khoa học, dân chủ, phát huy đợc sức sáng tạo của quần chúng trong thực tiễn. Tuy nhiên, để so sánh mức độ đạt mục tiêu, phải có đợc hệ thống các mục tiêu rõ ràng, chuẩn mực làm căn cứ. Ví dụ: các tổ chức phải có mục tiêu cơ bản chủ yếu; các mục tiêu phải đợc định dạng và xác định rõ chủ đề; các mục tiêu phải tơng đối đầy đủ;
các mục tiêu phải đợc sự nhất trí, đồng tình; quá trình vơn tới mục tiêu phải đạt đợc tiến bộ đáng kể...