11. Công bằng: các nhà quản lý cần phải công bằng và độ lượng với cấp dưới
2.2. Thiết kế tổ chức
2.2.1. Khái niệm thiết kế tổ chức
Việc xây dựng một tổ chức xã hội của con ngời đợc xem nh quá trình thiết kế một công trình kỹ thuật. Do đó, việc sử dụng thuật ngữ thiết kế trong xây dựng tổ chức xã
hội là sự vay mợn khái niệm để mô tả một chuỗi công việc khá phức tạp trong xây dựng các tổ chức. Vì vậy, thiết kế tổ chức đợc hiểu: là sự mô tả tổ chức cần xây dựng bằng những sơ đồ, mô hình, bản vẽ, chỉ dẫn mang tính định tính và định lợng để tạo lập tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu đã định.
Khi thiết kế bất kỳ một tổ chức nào, ngời ta đều bắt gặp một hiện tợng: trong tổ chức có tổ chức, nghĩa là một hệ thống các tổ chức. Hệ thống lớn bao chứa các hệ thống nhỏ hơn bên trong nó. Những hệ thống nhỏ đợc xem nh hệ thống bộ phận, thành viên.
Để phản ánh hiện tợng này, ngời ta có thể sử dụng khái niệm: tổ chức vĩ mô (hệ thống lớn) và tổ chức vi mô (hệ thống nhỏ).
Thiết kế tổ chức là xây dựng một cấu trúc với sự sắp đặt hợp lý, khoa học các hệ thống tổ chức lệ thuộc chặt chẽ vào nhau, để cùng hớng vào thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
2.2.2. Các loại hình thiết kế tổ chức
Các hình thức thiết kế tổ chức phụ thuộc vào các loại hình tổ chức mà ta cần xây dựng. Trong thực tiễn xã hội, ngời ta thờng gặp các hình thức thiết kế tổ chức sau đây:
a) Thiết kế tổ chức mới
Nhằm xây dựng, tạo lập tổ chức hoàn toàn mới.
b) Thiết kế hoàn thiện
Nhằm để xây dựng hoàn thiện một tổ chức đã có nhng cha hoàn thiện, hoặc tổ chức đó đợc bổ sung mục tiêu, nhiệm vụ mới cần phải bổ sung thêm về cơ cấu tổ chức và con ngời.
c) ThiÕt kÕ n©ng cÊp
Thiết kế nâng cấp cũng gần giống với thiết kế hoàn thiện tổ chức. ở đây chỉ khác là, tổ chức vốn có đã hoàn thiện, nhng nay cần nâng cao hiệu suất, chất lợng công tác, cần bổ sung thêm mục tiêu nhiệm vụ thì cần phải nâng cấp tổ chức về quy mô, số lợng, chất lợng con ngời, quyền hạn và nghĩa vụ tổ chức, cũng nh các điều kiện vật chất khác.
d) Thiết kế hợp nhất
Thiết kế hợp nhất đợc thực hiện khi cần sáp nhập hai hay nhiều tổ chức vốn có lại với nhau nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của các tổ chức, dới sự lãnh đạo, chỉ huy
điều hành của một trung tâm.
đ) Thiết kế chia, tách
Ngợc lại với thiết kế hợp nhất là thiết kế chia tách các tổ chức. Thiết kế chia tách các tổ chức đợc thực hiện khi mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức cũ đã phát triển, đã thay
đổi, đòi hỏi phải có các tổ chức mới khu biệt, tơng ứng với những mục tiêu, nhiệm vụ đã
phát triển đó.
e) Thiết kế chuyển đổi
Thiết kế chuyển đổi tổ chức đợc thực hiện khi mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức đã
hoàn toàn thay đổi. Việc thay đổi một cách căn bản tổ chức là điều kiện thiết yếu để thực hiện những mục tiêu, nhiệm vụ mới.
f) Thiết kế hạ cấp tổ chức
Ngợc lại với thiết kế nâng cấp, ngời ta thực hiện thiết kế hạ cấp một tổ chức nào
đó khi mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức đó đã giảm bớt về quy mô, số lợng và tính chất các nhiệm vụ. Nếu không thiết kế hạ cấp tổ chức, sẽ làm cho tổ chức trở nên cồng kềnh, lãng phí và có hại cho các tổ chức khác trong hệ thống tổ chức mà nó thuộc vào.
2.2.3. Phương pháp luận thiết kế, tổ chức
a) Phơng pháp nghiên cứu lịch sử các tổ chức hiện có, tơng tự với tổ chức cần thiết kế. Để thiết kế một tổ chức nào đó (theo các hình thức đã định), ngời ta nghiên cứu một loạt các tổ chức hiện có, có chức năng nhiệm vụ gần giống với tổ chức cần thiết kế
để rút ra những kết luận về mặt tích cực, tiến bộ hoặc tiêu cực, hạn chế, hiệu quả hay không hiệu quả của tổ chức đó. Từ đó luận chứng cho thiết kế tổ chức cần xây dựng.
b) Phơng pháp khảo sát một số tổ chức tơng tự với tổ chức cần thiết kế trong các môi trờng kinh tế - xã hội khác nhau
Để thiết kế tổ chức, chẳng những cần nghiên cứu lịch sử vận động, phát triển của một loạt các tổ chức tơng tự với tổ chức cần thiết kế, mà còn phải khảo sát các loại tổ chức đó trong các hoàn cảnh kinh tế - xã hội khác nhau, xem tác dụng, hiệu quả, chức năng nhiệm vụ mà nó đạt đợc trong thực tiễn ra sao, để từ đó bổ sung cho bản thiết kế tổ chức cần xây dựng.
c) Xây dựng mô hình lý thuyết với những giả định về điều kiện đạt mục tiêu
Thông qua việc xây dựng mô hình lý thuyết với những giả định về điều kiện đạt mục tiêu, giúp ngời ta hình dung viễn cảnh một tổ chức sẽ đợc xây dựng, qua đó trao
đổi, thảo luận tìm phơng án tối u để xây dựng tổ chức ít gặp sai sót.
d) Thử nghiệm mô hình trên thực tế
Sau khi thiết kế hoàn chỉnh một tổ chức nào đó, nhất thiết phải thử nghiệm tổ chức đó ở một cơ quan đơn vị cụ thể để xem tính hiệu quả của nó. Sau thời gian thử nghiệm, tiến hành rút kinh nghiệm, nếu thấy tổ chức vận hành tốt, hiệu quả thì cho áp dụng trên phạm vi rộng.
2.2.4. Quy trình thiết kế tổ chức
Trên cơ sở nắm vững các loại hình thiết kế tổ chức, các phơng pháp luận thiết kế tổ chức, ngời thiết kế tổ chức phải tuân thủ đúng quy trình thiết kế tổ chức sau đây:
Một là, xác định mục tiêu và các điều kiện hình thành tổ chức. Mục tiêu của tổ chức là cái đích hoạt động của con ngời trong tổ chức cần hớng tới. Trên cơ sở mục tiêu của tổ chức mà đề ra yêu cầu, nhiệm vụ, nội dung phơng hớng hoạt động của tổ chức.
Cùng với xác định mục tiêu của tổ chức, phải xác định các điều kiện vật chất và nhân lực của tổ chức. Điều kiện vật chất của tổ chức bao gồm: công cụ, phơng tiện, môi trờng và kinh phí hoạt động của tổ chức.
Nhân lực sắp xếp trong tổ chức là yếu tố năng động, tích cực và giữ vai trò quyết
định nhất, trong đó vai trò của ngời đứng đầu tổ chức và bộ phận trọng yếu là cực kỳ quan trọng, quyết định sự tồn tại phát triển của tổ chức.
Hai là, nghiên cứu vận dụng các quy luật cơ bản trong quá trình hình thành, phát triển tổ chức để thiết kế tổ chức. Quá trình hình thành, phát triển của tổ chức luôn chịu tác động của nhiều quy luật khách quan chi phối, nhng thông thờng ngời ta thấy những quy luật sau đây, đợc xem nh những quy luật cơ bản, phổ biến nhất.
Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức. Quy luật này chỉ rõ rằng: tổ chức phải có mục tiêu rõ ràng, nếu không xác định rõ mục tiêu, hoạt động của tổ chức sẽ rối loạn và không hiệu quả. Đây là quy luật cơ bản nhất.
Quy luật hệ thống: tổ chức là một hệ thống cấu trúc chặt chẽ, do đó thiết kế tổ chức phải xem tổ chức nh một hệ thống hoàn chỉnh, chặt chẽ để sắp đặt các bộ phận sao cho hợp lý nhất.
Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức. Mọi cấu trúc tổ chức đều có tính chất đồng nhất và đặc thù. Điều đó có nghĩa là, trong mỗi hệ thống lớn của tổ chức, bên trong nó còn có các hệ thống con, các hệ thống con này có tính đồng nhất về chức năng, nhiệm vụ, cấp độ nhng lại phải thực hiện những chức năng riêng biệt, đặc thù, để phân biệt hệ thống con này với hệ thống con khác.
Quy luật vận động không ngừng theo quy trình tổ chức. Mọi tổ chức xã hội đều là sản phẩm của hoạt động nhận thức và hoạt động thực tiễn của con ngời, do đó nó không ngừng vận động phát triển. Không bao giờ có tổ chức nào đó nhất thành bất biến, trái lại mọi tổ chức đều có quá trình ra đời, trởng thành, phát triển và tàn lụi. Cổ nhân thờng nói mọi vật đều có: sinh - thành - trụ - dị - diệt. Tổ chức xã hội của con ngời cũng không nằm ngoài quá trình vận động có tính quy luật đó.
Quy luật tự điều chỉnh. Mọi loại hình tổ chức, khi đã đợc lập ra, đều có khả năng tự điều chỉnh bản thân để thích nghi, tồn tại và phát triển. Trên thực tế, có không ít những tổ chức đợc lập ra để thực hiện một mục tiêu, nhiệm vụ nào đó. Đôi khi mục tiêu, nhiệm vụ đã thay đổi, thậm chí không còn những nhiệm vụ đó nữa, song việc giải tán, xóa bỏ tổ chức đã lỗi thời không hề đơn giản. Việc xóa bỏ những tổ chức nh vậy gặp những trở ngại nh: tổ chức gắn với cuộc sống của những con ngời cụ thể. Xóa bỏ tổ chức là xóa bỏ một phần cuộc sống của con ngời, nên con ngời tìm mọi cách chống lại để duy trì tổ chức, và tự điều chỉnh tổ chức cho thích nghi với hoàn cảnh đã thay đổi. Bởi vậy, việc lập ra một tổ chức là việc hệ trọng, cần phải cân nhắc sâu xa, thận trọng, không đợc tùy tiện.
Ba là, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức định thiết kế. Từ mục tiêu của tổ chức, nhận thức rõ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức để thiết kế tổ chức là hành động hợp quy luật. Chức năng của tổ chức là vai trò của tổ chức đối với môi trờng xã hội tự nhiên mà nó tồn tại. Xét về bản chất, chức năng là mối liên hệ bản chất, biện chứng giữa
tổ chức và môi trờng chung quanh nó. Chức năng của tổ chức trả lời câu hỏi: tổ chức tồn tại vì lý do gì;nói cách khác, chức năng là lý do để tổ chức tồn tại.
Nhiệm vụ của tổ chức là những hoạt động cụ thể mà tổ chức phải thực hiện để thực hiện chức năng của nó. Tổ chức có nhiều nhiệm vụ phải thực hiện, nhng có nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ không quan trọng; có nhiệm vụ chủ yếu và nhiệm vụ thứ yÕu.
Bốn là, xác định đúng nhiệm vụ trọng tâm của tổ chức. Tổ chức luôn có nhiều nhiệm vụ phải thực hiện, nhng trong một giai đoạn xác định, trong một không gian và thời gian lịch sử - cụ thể, bao giờ cũng có những nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu nổi lên.
Nếu tổ chức xác định đúng và hoàn thành tốt nhiệm vụ trọng tâm thì tổ chức thực hiện
đợc mục tiêu, chức năng cơ bản của tổ chức.
Khi đã xác định đúng nhiệm vụ trọng tâm phải tập trung lực lợng, phơng tiện,
điều kiện vật chất để hoàn thành tốt nhiệm vụ trọng tâm đó.
Năm là, xây dựng cơ cấu bên trong của tổ chức. Cấu trúc bên trong mỗi tổ chức, đ- ợc phân thành các loại cơ cấu khác nhau: Cơ cấu dọc là loại cơ cấu có sự sắp xếp các bộ phận của một cấu trúc lớn theo chiều dọc từ trên xuống và từ dới lên. Cơ cấu ngang là cơ
cấu có sự sắp xếp các bộ phận, các hệ thống con theo chiều ngang, đồng cấp và mối quan hệ giữa các bộ phận là quan hệ phối hợp, bình đẳng với nhau. Cơ cấu hỗn hợp là cơ cấu có sự kết hợp các bộ phận, các hệ thống con bên trong nó vừa theo cơ cấu dọc, vừa theo cơ cấu ngang. Cơ cấu kín là cơ cấu đã đợc xây dựng hoàn thiện, không chấp nhận việc tăng thêm hay giảm bớt các bộ phận bên trong của tổ chức. Ngợc lại với cơ cấu kín là cơ
cấu mở. Cơ cấu mở luôn cho phép tiếp nhận những bộ phận mới, những nhân tố mới và thải trừ những bộ phận cũ, những nhân tố cũ trong tổ chức ra ngoài mà không làm suy yếu cái tổng thể của hệ thống tổ chức.
Sáu là, dự báo sự phát triển của tổ chức. Việc thiết kế tổ chức rất cần thiết phải dự báo đợc sự phát triển trong tơng lai của tổ chức. Chỉ trên cơ sở dự báo tơng lai phát triển của tổ chức mới định liệu đợc quá trình đào tạo, bồi dỡng sử dụng nguồn nhân lực cho tổ chức.
Bảy là, thiết kế hệ điều khiển. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần có trung tâm điều khiển (cơ quan lãnh đạo, quản lý, ngời đứng đầu theo luật định), hệ thống tham mu và kiÓm tra.
Tám là, đặt các tổ chức thành viên vào hệ thống lớn, xác định mối quan hệ và cơ
chế vận hành của toàn bộ hệ thống.
Sau khi đã thiết kế xong tổ chức - bao gồm thiết kế tổng thể và thiết kế các bộ phận bên trong của nó - tổ chức đợc thiết kế đó nằm trong một hệ thống lớn hơn. Khi đặt một tổ chức mới đợc thiết kế vào hệ thống lớn, việc quan trọng hàng đầu là xác lập các mối quan hệ giữa hệ thống đợc thiết kế với hệ thống lớn, theo quan hệ dọc và quan hệ ngang, đồng thời xác lập cơ chế vận hành cho hệ thống mới đợc thiết kế phù hợp với toàn bộ hệ thống lín.
Chín là, xác lập cơ chế hoạt động giữa các bộ phận với toàn bộ, giữa tổ chức lớn với các hệ thống tổ chức khác trong xã hội.
Để toàn bộ tổ chức vận hành sống động nh một cơ thể sống, thì cần phải xác lập cơ chế hoạt động chung, thống nhất bao quát toàn bộ hệ thống. Cơ chế đó chính là:
nguyên tắc hoạt động cho mọi bộ phận thành viên, là quy định chế độ vận hành của từng bộ phận phục tùng quy định chung của hệ thống; là quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của từng chức danh trong cơ cấu tổ chức; là điều lệ, quy định có tính bắt buộc của toàn bộ tổ chức đối với mỗi thành viên... Nếu thiếu cơ chế vận hành hợp lý, thì dù mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức có rõ ràng đúng đắn, thiết kế tổ chức khoa học, chính xác đến mấy, tổ chức hoạt động vẫn không thể nh mong muốn, thậm chí cản trở, chống đối lẫn nhau giữa các bộ phận bên trong nó và mâu thuẫn với hệ thống bên ngoài nó.
Chuyên đề 3
CON NGƯỜI TRONG TỔ CHỨC (5 tiết)
1. CON NGƯỜI - NHÂN TỐ NĂNG ĐỘNG NHẤT, QUYẾT ĐỊNH NHẤT CỦA TỔ CHỨC