11. Công bằng: các nhà quản lý cần phải công bằng và độ lượng với cấp dưới
2.1. Cơ cấu tổ chức xã hội
Mỗi tổ chức đều có thể đợc xem xét dới góc độ cơ cấu bên trong của nó và mỗi hệ thống tổ chức lại đợc cấu thành bởi nhiều hệ thống nhỏ hơn, có kết cấu bên trong phù hợp với mục tiêu, tính chất nhiệm vụ của hệ thống mà nó thuộc vào.
Cơ cấu tổ chức xã hội là một chỉnh thể gồm các bộ phận thành viên có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm khác nhau cấu thành, giữa chúng có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc bố trí sắp xếp thành từng cấp, từng khâu cùng hoạt động hớng vào mục tiêu chung đã định.
Quan niệm nh trên về cơ cấu tổ chức xã hội, trớc hết, cần thống nhất nhận thức ở ba ®iÓm sau ®©y:
Một là, mỗi cơ cấu tổ chức xã hội thờng bao gồm nhiều bộ phận hợp thành, mỗi bộ phận đợc xem nh một cơ cấu thành viên có mục tiêu riêng, nhng cùng hớng vào thực hiện mục tiêu chung của toàn bộ cơ cấu (tổ chức lớn).
Hai là, mỗi bộ phận thành viên của cơ cấu tổ chức (lớn) có tính độc lập tơng đối, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, trách nhiệm nhất định.
Ba là, trong mỗi cơ cấu tổ chức, có các tuyến quan hệ cơ bản. Thông thờng, có hai tuyến quan hệ chính sau đây: tuyến quan hệ ngang và tuyến quan hệ dọc. Tuyến quan hệ ngang thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận cùng cấp độ, giống hoặc khác nhau về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đồng cấp. Giữa chúng (các bộ phận đồng cấp) không thể hoạt động tốt nếu không liên hệ chặt chẽ nhau về thông tin, về sự phối hợp hoạt động hớng về mục tiêu chung... Tuyến quan hệ dọc nhằm bảo đảm sự phục tùng theo thứ bậc của các cấp tổ chức, từ cao xuống thấp. Nếu các bộ phận của cơ cấu tổ chức chỉ có liên kết ngang mà không có liên kết dọc, thì dù có chia tổ chức theo thứ bậc, theo mức độ u tiên, tổ chức ấy vẫn không có hình thù, không có trung tâm lãnh đạo, quản lý hay điều khiển. Liên kết dọc bảo đảm sự phân công hoạt động hợp lý theo chức năng của các bộ phận, hớng các bộ phận nỗ lực thực hiện mục tiêu chung.
2.1.2. Các bộ phận của cơ cấu tổ chức
Phân tích bất kỳ một tổ chức nào, chúng ta sẽ nhận thấy những bộ phận, những yếu tố cấu thành tổ chức và các quan hệ giữa chúng với nhau. Các bộ phận và yếu tố cấu thành có quan hệ mật thiết với nhau, luôn tác động, hỗ trợ, thúc đẩy lẫn nhau hoạt động trong một cơ cấu thống nhất gồm:
a) Nhiệm vụ của tổ chức (mục tiêu)
Nhiệm vụ là yếu tố đầu tiên, là bộ phận có ý nghĩa quyết định tổ chức. Tổ chức mà không xác định rõ nhiệm vụ thì không nên lập ra tổ chức. Nếu lập ra một tổ chức nào đó mà không xác định rõ nhiệm vụ cho nó thì tổ chức ấy không có tơng lai phát triển. Nhiệm vụ của tổ chức sẽ quy định hình thức, cơ chế vận hành, con ngời và các điều kiện khác. Vì nhiệm vụ cần thực hiện mà lập ra tổ chức. Khi đã lập ra tổ chức, thì nhiệm vụ của tổ chức cũng chính là nhiệm vụ của con ng ời hoạt động trong tổ chức.
Hoạt động thực tiễn của con ngời không ngừng biến đổi, phát triển, vì vậy nhiệm vụ của tổ chức cũng biến đổi phát triển cùng với hoạt động thực tiễn của con ngời. Khi
nhiệm vụ của tổ chức biến đổi, phát triển đến một giới hạn nhất định thì nó đòi hỏi các bộ phận của tổ chức phải có những thay đổi căn bản mới có thể đáp ứng đợc nhiệm vụ của tổ chức.
b) Tổ chức các bộ phận (sắp xếp)
Bất kỳ một tổ chức nào đợc lập ra để thực hiện một mục tiêu xác định thì cùng với việc xác định mục tiêu (nhiệm vụ) của tổ chức, ngời ta cũng lựa chọn hình thức tổ chức sao cho phù hợp nhất với mục tiêu đã vạch ra. Hình thức tổ chức là cách thức sắp xếp các bộ phận bên trong của tổ chức theo một trật tự nào đó, để bảo đảm tổ chức hoạt
động có hiệu quả nhất.
Ngời ta phân chia các loại hình tổ chức theo cách sắp xếp các bộ phận bên trong cấu thành nó nh sau:
- Sắp xếp các bộ phận theo chức năng. Những tổ chức có hình thức sắp xếp các bộ phận bên trong theo chức năng, có đặc điểm là, mỗi bộ phận trong cơ cấu tổ chức
đảm nhiệm những chức năng chuyên biệt hoặc cùng loại, trong cùng cấp độ, hoặc cùng chức năng nhng ở các cấp độ khác nhau. Trong thực tế, ngời ta căn cứ vào chức năng lãnh đạo, chức năng quản lý hay chức năng tham mu của tổ chức mà sắp xếp các bộ phận, các thành viên của tổ chức sao cho có hiệu quả, thực hiện cho đợc chức năng chung của cơ cấu tổ chức. Ví dụ, khi phân tích cơ cấu tổ chức của một tổ chức cơ sở
đảng hai cấp của Đảng ta, chúng ta thấy các bộ phận bên trong cấu thành tổ chức cơ sở của Đảng đợc sắp xếp theo chức năng lãnh đạo. Các bộ phận bên trong của tổ chức cơ
sở đảng bao gồm: Ban Chấp hành Đảng bộ cơ sở do Đại hội Đảng bộ bầu ra, là cơ
quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai kỳ đại hội. Ban Chấp hành Đảng bộ cơ sở (gọi tắt là Đảng ủy) bầu ra Ban Thờng vụ Đảng ủy. Ban Thờng vụ Đảng ủy là một cấp lãnh đạo, nhng không phải là cấp trên của Đảng ủy, có trách nhiệm thay mặt Đảng ủy giải quyết công việc của Đảng bộ theo nghị quyết của Đảng ủy; lãnh đạo, chỉ đạo phối hợp hoạt động giữa các tổ chức trong hệ thống chính trị ở cơ sở. Ban Thờng vụ Đảng ủy cử ra thờng trực Đảng ủy gồm bí th và phó bí th Đảng ủy. Thờng trực Đảng ủy thay mặt Ban Thờng vụ và Đảng ủy giải quyết công việc hàng ngày của Đảng bộ. Nhng, th- ờng trực Đảng ủy không phải là một cấp lãnh đạo. Tổ chức đảng cấp dới của Đảng ủy là các chi bộ đảng. Các chi bộ đảng là tổ chức lãnh đạo thấp nhất của Đảng, trực thuộc
Đảng ủy. Nh vậy, tất cả các bộ phận cấu thành tổ chức cơ sở đảng đều có chức năng
lãnh đạo: chi bộ đảng, Đảng ủy, Ban Thờng vụ Đảng ủy. Cách thức sắp xếp các bộ phận bên trong của tổ chức cơ sở đảng đợc xem là cách sắp xếp theo chức năng lãnh đạo.
- Sắp xếp các bộ phận của tổ chức theo cơ cấu. Việc sắp xếp các bộ phận của tổ chức theo cơ cấu nghĩa là, dựa vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận để sắp xếp các bộ phận sao cho có trật tự, hợp lý và khoa học. Khi sắp xếp các bộ phận của tổ chức theo cơ cấu, ngời ta phân thành: cơ cấu chính thức (cơ cấu cứng) và cơ cấu phi chính thức (cơ cấu mềm).
Cơ cấu chính thức là cơ cấu đã đợc xác định rõ về mặt pháp lý (hoặc đã mặc nhiên đợc thừa nhận). Dựa vào cơ cấu chính thức của tổ chức, ngời ta tuyển chọn nhân viên, sắp đặt cán bộ.
Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu đợc sắp đặt từ những nhóm nhân viên có cùng quan điểm, sở thích, tâm lý, thói quen, năng lực... thích hợp để thực hiện một loại nhiệm vụ nào đó. Những nhiệm vụ này có thể là đột xuất bất thờng xuất hiện, nhng cũng có thể là thờng xuyên phải giải quyết. Để giải quyết những nhiệm vụ đó cần phải có tổ chức để thực hiện, những loại tổ chức nh vậy lại cha đợc thừa nhận về mặt pháp lý, hoặc không cần thiết phải quy định chính thức nh vậy. Do đó, cơ cấu phi chính thức không nằm trong cơ cấu chính thức. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, hoặc nhiệm vụ không còn nữa thì cơ cấu phi chính thức tự giải tán. Vấn đề đặt ra là, với ng- ời quản lý, phải nắm chắc tổ chức của mình với cơ cấu chính thức và phi chính thức để quản lý điều hành cho tốt.
- Sắp xếp các bộ phận của tổ chức theo quan hệ
Trong bất kỳ một cơ cấu tổ chức xã hội nào, các bộ phận cấu thành tổ chức đều có mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau, hình thành các tuyến quan hệ quy định sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Khi xem xét sự sắp xếp các bộ phận của tổ chức theo quan hệ cần chú ý ba néi dung sau ®©y:
Một là, cần xem xét vị trí, vai trò, thẩm quyền, trách nhiệm của bộ phận trong tổ chức. Các bộ phận cấu thành tổ chức đều quan trọng và hợp lý; vì hợp lý nên chúng tồn tại. Tuy nhiên, chúng có vị trí, vai trò rất khác nhau. Có bộ phận giữ vai trò đầu não, chỉ huy, quản lý; có bộ phận giữ vai trò bị quản lý, bị lãnh đạo; có bộ phận giữ vai trò tham mu, giúp việc; có bộ phận làm nhiệm vụ kiểm tra các hoạt động của tổ chức... Thậm chí, trong mối quan hệ này, bộ phận ấy giữ vai trò quản lý, nhng trong mối quan hệ khác, lại
chỉ giữ vai trò bị quản lý. Chính vị trí, vai trò, chức năng của bộ phận nào đó trong tổ chức sẽ quyết định tính chất quan hệ của bộ phận ấy với bộ phận khác.
Hai là, xác định mối quan hệ giữa các bộ phận, các yếu tố bên trong cơ cấu tổ chức. Bên trong cơ cấu tổ chức, giữa các bộ phận với nhau thiết lập nhiều mối quan hệ, song tựu trung lại có hai loại quan hệ sau:
Quan hệ giữa bộ phận lãnh đạo, chỉ huy với bộ phận phục tùng sự lãnh đạo, chỉ huy. Đây là mối quan hệ hết sức cơ bản, tạo nên sự gắn bó chặt chẽ giữa các bộ phận trong tổ chức. Loại quan hệ này, gọi là quan hệ: lãnh đạo với phục tùng.
Quan hệ phân công và phối hợp. Trong bất kỳ cơ cấu tổ chức nào, mỗi bộ phận của cơ cấu vừa hoạt động theo sự phân công của trung tâm chỉ huy, quản lý, điều khiển,
đồng thời phải phối hợp hoạt động với các bộ phận khác trong cơ cấu tổ chức để hoàn thành nhiệm vụ đợc phân công.
c) Cơ chế hoạt động của tổ chức
Cơ chế hoạt động của tổ chức có thể đợc hiểu là chế độ hoạt động của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Chế độ này là những nguyên tắc, những quy định bắt buộc tất cả các bộ phận, các yếu tố của tổ chức phải phục tùng.
Chế độ hoạt động của tổ chức càng rõ ràng, chặt chẽ bao nhiêu, thì tổ chức hoạt
động càng có ít sai sót bấy nhiêu, bộ máy tổ chức không ngừng trởng thành và phát triển. Ngợc lại, chế độ hoạt động không rõ ràng, không hợp lý thì tổ chức sẽ chồng chéo, rối bận, kém hiệu quả, khó quy kết trách nhiệm cho những ngời phải chịu trách nhiệm.
d) Con ngời trong tổ chức.
Con ngời là yếu tố quan trọng, cơ bản và năng động nhất của tổ chức. Mỗi thành viên - con ngời - của tổ chức là đơn vị nhỏ nhất cấu thành tổ chức. Các bộ phận khác nhau của tổ chức là một hoặc một nhóm ngời đợc biên chế vào cơ cấu chính thức của tổ chức, hoặc tham gia hình thành cơ cấu phi chính thức của tổ chức.
Các thành viên trong cơ cấu tổ chức phải là những ngời có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; có phẩm chất chính trị t tởng, đạo đức lối sống... mới có thể đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao của tổ chức. Ngoài ra họ còn phải là những ngời có tinh thần đoàn kết, hợp tác xây dựng tổ chức của mình nữa. Nếu các thành viên của tổ chức
thành tâm, thiện ý, có phẩm chất và năng lực đảm nhiệm vị trí công tác đợc giao sẽ làm cho tổ chức không ngừng phát triển lớn mạnh.
đ) Điều kiện vật chất
Các điều kiện vật chất đợc xem là yếu tố cấu thành cơ cấu tổ chức. Điều kiện vật chất theo nghĩa rộng bao gồm: các phơng tiện vật chất, kỹ thuật, điều kiện kinh tế, điều kiện chính trị và các điều kiện khác...
Theo nghĩa hẹp, điều kiện vật chất bao gồm: phơng tiện, công cụ, thiết bị kỹ thuật, văn phòng, trụ sở làm việc...
Điều kiện vật chất cha phải là yếu tố quyết định sự trởng thành và phát triển của tổ chức, nhng là yếu tố không thể thiếu để tổ chức hoạt động có hiệu quả. Bởi vậy, mỗi khi xem xét thành lập, sát nhập hoặc giải thể một tổ chức nào đó phải biết rõ ràng, chính xác những điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ nhiệm vụ tổ chức cần phải làm.
e) Yếu tố thời gian để tổ chức hoạt động phát triển
Thời gian tuy trừu tợng, vô hình nhng là một yếu tố cấu thành tổ chức. Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại và phát triển trong một khoảng thời gian xác định. Yếu tố thời gian tự nó xác định tính ổn định tơng đối của tổ chức. Ví dụ, mỗi tổ chức xã hội, tuy rất khác nhau nhng đều có thời gian tồn tại xác định nh: thời gian thành lập, nhiệm kỳ công tác, thời gian hoạt động có hiệu lực... Yếu tố thời gian cùng với không gian tồn tại phát triển, tạo thành không - thời gian bao chứa tất cả các loại tổ chức xã hội, tất cả các điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội trong đó tổ chức vận động phát triển. Nhờ có yếu tố không - thời gian mà ngời ta xác định đợc quy mô, tính chất phát triển của tổ chức, cũng nh quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của tổ chức đối với xã hội. Mặt khác, nhờ có yếu tố không - thời gian mà ngời xác định đợc tính tơng thích hay không tơng thích của một tổ chức xã hội nào đó với các điều kiện kinh tế - xã hội mà tổ chức đó lệ thuộc vào.
f) Bộ phận kiểm tra, thanh tra, kiểm soát hoạt động của tổ chức
- Bộ phận kiểm tra: kiểm tra là hoạt động phân tích, xem xét, đánh giá một con ngời, một tổ chức hoặc một sự vật sự việc nào đó xem những hoạt động thực tiễn của con ngời (và tổ chức) có phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chơng trình đã vạch ra từ trớc hay không.
Mục đích của kiểm tra: kiểm tra để nhận biết mức độ đúng đắn trong nhận thức và trong hoạt động thực tiễn của con ngời về mục tiêu, kế hoạch, chơng trình hành động của mình để đa ra quyết định xử lý đúng đắn. Nếu qua kiểm tra biết đợc rằng: mục tiêu, kế hoạch vạch ra là đúng, phù hợp với thực tiễn, quá trình tổ chức thực hiện các mục tiêu đó cũng đúng thì tiếp tục phát huy những kết quả của nhận thức và hoạt động thực tiễn đã qua. Trái lại, qua kiểm tra phát hiện đợc những sai sót trong nhận thức và trong hoạt động thực tiễn, sự không phù hợp của mục tiêu, kế hoạch với thực tiễn khách quan thì kịp thời điều chỉnh nhận thức, điều chỉnh hoạt động cho phù hợp.
Tính chất kiểm tra: kiểm tra là hoạt động phân tích xem xét đánh giá các kết quả hoạt động của con ngời, xem các kết quả hoạt động đó có phù hợp hay không phù hợp với mục tiêu, chơng trình kế hoạch đã vạch ra trớc đó của con ngời và tổ chức. Nh vậy, khi nói đến kiểm tra là nói đến việc đi tìm cái cha biết trên cơ sở cái đã
biết. Cái đã biết ở đây là: mục tiêu, chơng trình, kế hoạch công tác, quy định, điều lệ của tổ chức... Cái cha biết ở đây là: sự phù hợp hay không phù hợp của nhận thức con ngời về các mục tiêu, kế hoạch, chơng trình công tác... so với thực tiễn và sự phù hợp hay không phù hợp của các hoạt động thực tiễn con ngời so với mục tiêu, kế hoạch đã
biÕt.
- Bộ phận thanh tra, kiểm sát: về mục đích tính chất hoạt động của bộ phận thanh tra, kiểm sát cũng giống nh bộ phận kiểm tra, tuy nhiên, do chức năng hoạt động của các tổ chức khác nhau nên hình thức hoạt động của bộ phận thanh tra, kiểm sát khác với bộ phận kiểm tra. Ví dụ, trong hệ thống chính trị ở nớc ta hiện nay, tổ chức đảng - với chức năng lãnh đạo Nhà nớc và xã hội - đợc thiết kế cơ quan kiểm tra chuyên trách - ủy ban kiểm tra các cấp và các cấp ủy đợc giao nhiệm vụ kiểm tra. Kiểm tra trở thành một chức năng lãnh đạo của tổ chức Đảng. Bộ máy Nhà nớc xã hội chủ nghĩa Việt Nam đợc thiết kế bộ phận kiểm sát, kiểm sát là cơ quan kiểm tra giám sát việc tuân theo luật pháp của các cơ quan nhà nớc tham gia tố tụng. Các viện kiểm sát của Nhà nớc ta còn đợc giao chức năng công tố, chức năng công tố tuy gắn liền với hoạt động xét xử của tòa án, nhng nó không phải là hoạt động xét xử, do đó nó không thuộc quyền t pháp. Nó là một bộ phận của bộ máy nhà nớc làm chức năng bảo vệ pháp luật.
Tóm lại, kiểm tra, thanh tra, kiểm sát là những khái niệm phản ánh các bộ phận của một cơ cấu tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ: xem xét, đánh giá hoạt động