11. Công bằng: các nhà quản lý cần phải công bằng và độ lượng với cấp dưới
1.4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức
Củng cố, kiện toàn tổ chức là biện pháp đợc vận dụng phổ biến trong thực tiễn tổ chức. Bất kỳ một tổ chức nào, sau một thời gian hoạt động đều bộc lộ những điểm mạnh, điểm yếu, những mặt hợp lý và bất hợp lý, đòi hỏi phải đợc củng cố kiện toàn để thực hiện tốt mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Việc củng cố kiện toàn tổ chức thờng đợc làm nh sau:
- Bố trí sắp xếp lại các bộ phận trong tổ chức, điều chỉnh nhân sự, đổi mới trang thiết bị, phơng tiện làm việc.
- Thay đổi phơng thức hoạt động, đề xuất các quy định mới, bổ sung quy định cũ.
- Chuyển đổi tính chất, nội dung hoạt động, bổ sung nhiệm vụ mới cho tổ chức.
Hoàn cảnh khách quan luôn biến đổi, nhiệm vụ của tổ chức có sự vận động phát triển đòi hỏi tổ chức phải đổi mới, hoàn thiện là lẽ tự nhiên, song tổ chức khi đã đợc lập ra thờng có khuynh hớng "bảo thủ" so với sự phát triển của thực tiễn. Tổ chức luôn muốn duy trì tình trạng vốn có của nó, bởi vậy khi củng cố, kiện toàn tổ chức phải có sự nghiên cứu, chuẩn bị rất kỹ về mặt lý luận cũng nh kế hoạch tổ chức thực hiện và điều kiện bảo đảm.
1.4.2. Phân cấp, phân quyền, giao quyền và ủy quyền
Phân cấp, phân quyền thực chất là sự phân chia quyền lực trong tổ chức để bảo
đảm tổ chức hoạt động có hiệu quả nhất. Xu hớng chung vốn tồn tại khách quan trong các tổ chức là tập trung quyền lực và phân chia quyền lực. Nh ng, việc tập quyền và phân quyền đến mức nào lại không thể căn cứ vào nguyện vọng chủ quan của ngời quản lý, lãnh đạo, nếu muốn tổ chức hoạt động bình thờng và hiệu quả. Việc
phân quyền và tập quyền phải dựa trên cơ sở tầm quản lý hiệu quả của tổ chức. Khoa học tổ chức hiện đại cho rằng: số cấp dới lý tởng đối với mọi chức vụ giám sát là bốn và ở cấp tổ chức thấp nhất, điều họ phải đảm đơng là chịu trách nhiệm về việc thực hiện những công việc cụ thể và không phải chịu trách nhiệm về sự giám sát của những ngời khác thì con số này có thể là tám hay mời hai. Nói chung, tầm quản lý càng rộng thì tình trạng quá tải trong quản lý càng tăng, ng ời quản lý khó tập trung vào quản lý những vấn đề cốt yếu nhất. Nhng, nếu tầm quản lý hẹp, tránh đợc sự quá
tải trong quản lý sinh ra nhiều cấp quản lý trung gian, tạo ra sự quá tải về mặt tổ chức. Bởi vậy, cần cân nhắc hai khuynh hớng phân cấp quản lý này để có tầm quản lý hiệu quả. Rõ ràng là, nếu tập trung quá cao quyền lực vào một cấp quản lý (hoặc một ngời sẽ dẫn đến bao biện, quá tải, chìm ngập trong công việc quản lý, không nhìn rõ
đợc những vấn đề trọng tâm, cốt yếu của toàn bộ tổ chức.
Khi đã phân cấp về mặt tổ chức thì cũng phải phân quyền. Nếu phân cấp mà không phân quyền thì việc phân cấp không có ý nghĩa thực tiễn gì, cũng giống nh việc giao chức vụ mà không giao quyền hạn cho một ngời nào đó thì việc giao chức vụ không có ý nghĩa thực tiễn gì.
Giao quyền và ủy quyền đợc tiến hành đối với những con ngời cụ thể. Quyền hạn phải gắn với trách nhiệm tơng xứng và cụ thể. Chỉ có trách nhiệm của những cá nhân mới có ý nghĩa thực tiễn, còn trách nhiệm của tập thể là trách nhiệm trừu tợng, phải đợc quy trách nhiệm đó cho từng ngời trong tập thể.
Uy quyền là giao cho ngời khác sử dụng một số quyền của một chủ thể nào đó đã
đợc tổ chức quy định. Việc giao quyền và ủy quyền đều có điểm chung, thống nhất là giao cho ngời khác sử dụng những quyền hạn của một chủ thể xác định. Tuy nhiên trên thực tế, ngời ta thờng hiểu: giao quyền là giao trọn vẹn đầy đủ quyền hạn cho một chức vụ nào đó trong tổ chức. Chức vụ cần phải có những quyền hạn ấy, đã đợc tổ chức cấp trên quy định. Còn ủy quyền là thực hiện những quyền không thuộc chức vụ mà nó vốn có trong tổ chức, ủy quyền là tạm thời, có điều kiện. Dù ủy quyền hay giao quyền, thì
quá trình giao quyền từ chủ thể này đến chủ thể khác đều phải:
- Giao nhiệm vụ.
- Giao quyền hạn.
- Xác định trách nhiệm đối với quyền hạn đợc giao (quyền hạn phải tơng xứng trách nhiệm).
- Xác định kết quả phải đạt đợc khi thực hiện nhiệm vụ.
Việc giao quyền, ủy quyền phải đợc thể hiện trên văn bản cụ thể, tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện các quyền đợc giao và kiểm tra việc thực hiện.
1.4.3. Tôn trọng các nguyên tắc hoạt động của tổ chức và sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Đối với bất kỳ một tổ chức nào, để hoạt động bình thờng, đạt hiệu quả mong muốn, đều phải hoạt động tuân theo những quy định mang tính nguyên tắc. Có những quy định cho toàn bộ tổ chức, gọi là nguyên tắc chung, nhng cũng có những quy định chỉ áp dụng cho một số bộ phận trong cơ cấu tổ chức, tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận đó. Tất cả các bộ phận của tổ chức đều vận hành tuân theo những nguyên tắc chung, những quy định, những nguyên tắc đặc thù phải phục tùng nguyên tắc chung. Do có những nguyên tắc chung chi phối sự vận hành của tổ chức, nên giữa các bộ phận, tuy có sự khác nhau về chức năng, nhiệm vụ, hình thức tổ chức và cơ
chế vận hành, nhng vẫn hớng vào thực hiện mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức. Nguyên tắc hoạt động chung, mục tiêu nhiệm vụ chung là nhân tố chủ yếu gắn kết toàn bộ cơ
cấu tổ chức phức tạp lại với nhau. Tuy vậy, nếu chỉ dựa vào nguyên tắc chung, trong khi các bộ phận còn cần phải tuân theo những quy định - nguyên tắc đặc thù, những chức năng riêng - thì cơ cấu tổ chức vẫn cha thể gắn kết chặt chẽ, vận động linh hoạt và uyển chuyển trong thực tiễn. Tổ chức còn đòi hỏi các bộ phận phải chủ động phối kết hợp hoạt động chặt chẽ với nhau, trao đổi thông tin, giúp đỡ về nhân lực, vật lực, hỗ trợ các chức năng, nhiệm vụ cho nhau khi cần thiết.
1.4.4. Đào tạo bồi dỡng nhân lực, giáo dục nâng cao tinh thần làm việc, ý thức trách nhiệm và đoàn kết cho các thành viên trong tổ chức
Con ngời là nhân tố trung tâm, năng động và giữ vai trò quyết định trong bất kỳ một loại tổ chức xã hội nào. Khi cần thiết con ngời lập ra tổ chức, điều hành tổ chức hoạt động, khi không cần thì giải tán, xóa bỏ tổ chức. Song đến lợt mình, những cá nhân riêng lẻ, khi tham gia vào một tổ chức nhất định lại chịu sự ràng buộc chi phối của tổ chức. Tổ chức là sản phẩm của ý trí, nghị lực, số đông ngời tạo thành. Do vậy, khi đã
thành tổ chức, tổ chức quyết định trở lại đối với mỗi thành viên. Mỗi cá nhân con ngời,
mỗi thành viên của tổ chức trở nên mạnh mẽ hơn khi đứng trong tổ chức. Đứng ngoài tổ chức, con ngời trở nên yếu ớt, không có đủ sức mạnh để mu cầu hạnh phúc, tự do, dân chủ và công bằng xã hội.
Bởi vậy, để nhân sức mạnh của con ngời lên phải xây dựng tổ chức thật sự vững mạnh, để xây dựng tổ chức vững mạnh phải đào tạo, bồi dỡng, giáo dục, chăm lo cho những con ngời hoạt động trong tổ chức. Đây là hai mặt của quá trình phát triển tổ chức có quan hệ biện chứng với nhau.
Việc chăm lo đào tạo bồi dỡng cho con ngời thuộc về chính sách đầu t cho con ngời để phát triển tổ chức. Chính sách đó bao gồm một loạt khâu công tác gắn bó chặt chẽ với nhau, từ việc: tuyển chọn cán bộ, nhân viên; bố trí sử dụng cán bộ nhân viên phù hợp với năng lực, sở trờng của họ; đào tạo, bồi dỡng nhân lực; tạo cơ hội thăng tiến trong cơ cấu tổ chức; động viên, khen thởng, đãi ngộ xứng đáng với những đóng góp của cán bộ, nhân viên cho tổ chức...
Chính sách đầu t cho con ngời đúng đắn, tự nó là nguồn động viên tinh thần to lớn cho toàn thể cán bộ nhân viên hoạt động trong cơ cấu tổ chức, do vậy là cơ sở để bảo
đảm cho tổ chức hoạt động ngày càng có hiệu quả cao.
2. CƠ CẤU TỔ CHỨC, THIẾT KẾ TỔ CHỨC