11. Công bằng: các nhà quản lý cần phải công bằng và độ lượng với cấp dưới
1.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức
Từ thực tiễn công tác tổ chức ngời ta nhận thấy, một tổ chức đợc thiết kế hợp lý, khoa học, có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, có mục tiêu rất cụ thể, không chồng chéo, trùng lắp các hoạt động của bộ phận này với bộ phận khác... cha chắc tổ chức đó đã đạt
đợc các mục tiêu dự kiến nếu nhân tố con ngời - đội ngũ cán bộ, nhân viên hoạt động trong tổ chức - không có trình độ chuyên môn cần thiết, thiếu nhiệt tình sáng tạo; cán bộ không đủ năng lực quản lý điều hành. Để một tổ chức hoạt động hiệu quả, có năng suất
và chất lợng tốt, cần tìm ra các yếu tố chủ yếu, giữ vai trò quyết định tác động đến hoạt
động của tổ chức ấy.
Những yếu tố sau đợc xem là những yếu tố chủ yếu tác động đến hoạt động của tổ chức:
a) Nguồn nhân lực của tổ chức
Nguồn nhân lực của tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên hoạt động trong tổ chức.
Để tổ chức hoạt động có hiệu quả nhất thiết phải sử dụng và phát triển nguồn nhân lực có trong đơn vị. Việc phát triển nguồn nhân lực thờng bao gồm các nội dung công tác sau: bồi dỡng, đào tạo cán bộ, nhân viên, những tri thức và kinh nghiệm phù hợp với công việc họ đang làm và sẽ làm; sắp xếp, bố trí sử dụng cán bộ phù hợp với khả năng của họ; định mức lao động cho cán bộ, nhân viên; kịp thời động viên khen thởng thành tích công tác cũng nh cảnh báo, ngăn chặn những khuynh hớng tiêu cực; tạo bầu không khí làm việc thân thiện, quan hệ lành mạnh và có tính xây dựng trong tổ chức.
b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức đợc thiết kế phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức.
Sự phân công, sắp xếp các bộ phận, các yếu tố cấu thành tổ chức, quyền và trách nhiệm của từng chức danh trong cơ cấu tổ chức đó đều là những yếu tố trực tiếp tác động đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Bởi vậy, khi thiết kế xây dựng tổ chức phải đặc biệt chú ý các vấn đề sau:
- Xác định thật rõ nhiệm vụ, phạm vi hoạt động, thời gian có hiệu lực của các bộ phận thành viên; tránh sự chồng chéo, trùng lắp chức năng hoạt động giữa các bộ phận
đó.
- Xác định đúng, đủ số ngời hoạt động trong từng bộ phận cấu thành tổ chức,
đồng thời giao nhiệm vụ rõ ràng, giao quyền và đòi hỏi trách nhiệm tơng xứng với quyền đợc giao cho các thành viên của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức phải tạo điều kiện cho việc tiếp nhận, xử lý thông tin giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Thông tin phải luân chuyển, phản hồi và thông suốt từ ngời lãnh đạo, quản lý đến nhân viên và ngợc lại.
c) Cơ chế hoạt động và thủ tục giải quyết công việc
Cơ chế hoạt động và các thủ tục giải quyết công việc của tổ chức thực chất là các quy định đặt ra bảo đảm cho toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả, thực hiện cho đợc các mục tiêu của tổ chức. Những quy định này có thể là do cơ quan cấp trên định ra, nhng cũng bao gồm cả những quy định có từ khi thiết kế tổ chức. Những quy định hoạt động của tổ chức tác động trên hai phơng diện. Thứ nhất,, nó tác động trong nội bộ tổ chức,
đến các bộ phận và nhân viên cấu thành tổ chức. Thứ hai, nó tác động đến các đối tợng bên ngoài tổ chức nh: đến công dân và các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học...
Nếu những quy định về cơ chế hoạt động, về thủ tục mang tính hành chính của tổ chức không đúng, không hợp lý thì khó có thể hy vọng tổ chức đó hoạt động có hiệu quả.
d) Phong cách của ngời quản lý, lãnh đạo trong tổ chức
Trong bất kỳ tổ chức nào, ngời lãnh đạo, quản lý, đều luôn luôn có xu hớng in dấu ấn sâu đậm lên tổ chức - nơi họ sống và công tác. Họ là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về hoạt động của tổ chức và chịu trách nhiệm trớc cấp dới về đời sống và sự tiến bộ của họ.
Nhìn chung, nội dung hoạt động quản lý bao gồm: ra quyết định quản lý; tổ chức thực hiện quy định và kiểm tra đánh giá việc tổ chức thực hiện quyết định. Để làm đợc nh vậy, ngời quản lý (lãnh đạo) cần phải:
- Phân công nhiệm vụ, quyền hạn cho các bộ phận cấu thành một cách hợp lý, rõ ràng.
- Bố trí sắp xếp cán bộ phù hợp với phẩm chất, năng lực và sở trờng của họ.
- Ra các quyết định mang tính nội bộ về trách nhiệm, quyền hạn xử lý công việc, cách thức xử lý công việc nhằm tạo ra một bộ máy làm việc hiệu quả nhịp nhàng, ăn khớp giữa các bộ phận.
đ) Môi trờng làm việc của tổ chức:
Môi trờng làm việc của tổ chức là kết quả của sự bố trí, sắp xếp các bộ phận, các yếu tố cấu thành tổ chức. Nếu sự sắp xếp các bộ phận bên trong của tổ chức hợp lý, khoa học; việc bố trí sử dụng cán bộ nhân viên phù hợp với năng lực, sở trờng của họ thì
tổ chức đó sẽ tạo ra môi trờng làm việc tốt. Môi trờng làm việc này là kết quả trực tiếp của các mối quan hệ tạo ra trong tổ chức, nó không ngừng vận động, biến đổi theo cả
hai chiều thuận và nghịch. Nó không nhất thành bất biết.
e) Cơ sở vật chất, phơng tiện làm việc của tổ chức
Cơ sở vật chất, phơng tiện làm việc là yếu tố cấu thành cơ cấu tổ chức. Tổ chức không thể hoạt động bình thờng nếu thiếu các điều kiện vật chất tối thiểu nh: trụ sở làm việc, phơng tiện thông tin hỗ trợ, tiền lơng và các loại phí chi trả cho cán bộ, nhân viên...
Đầu t cơ sở vật chất cho tổ chức là đầu t điều kiện khách quan tất yếu để tổ chức thực hiện mục tiêu của nó.