I. 4.2.2.3 Tổ chức lực lượng giao hàng
I.4.2.3 Đào tạo thành viên của hệ thống phân phối
Hệ thống phân phối trong thời gian đầu mới được xây dựng cần phải có sự huấn luyện đào tạo và sau một thời gian hoạt động cũng cần phải được đào tạo lại để bổ xung những kỹ năng đã bị mất và cập nhật các kỹ năng mới.
+ Mục đích của đào tạo
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 28 -
- Giúp cho các thành viên hiểu rõ được các công việc phải làm và phương thức để hoàn thành công việc giúp nâng cao hiệu quả của công việc.
- Đào tạo là công cụ động viên các thành viên tích cực tham gia hoàn thành công việc, tạo ra các mối liên kết giữa các thành viên. Các thành viên có thể trao đổi kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau.
- Đào tạo giúp các thành viên có thể bắt nhịp với tốc độ làm việc của các thành viên khác từ đó giảm khả năng bỏ việc của các thành viên.
- Đào tạo sẽ giúp các thành viên làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất, phòng ngừa các lỗi có thể xảy ra gây tổn thất. Đào tạo ở đây là đào tạo tất cả các thành viên trong hệ thống phân phối bao gồm cả chủ nhà phân phối, những nhân viên điều hành nhà phân phối, đào tạo nhà bán buôn, nhà bán lẻ, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý bán hàng…
- Đào tạo giúp tăng cường được mối quan hệ của các thành viên trong hệ thống phân phối và hơn thế nữa là mối quan hệ với khách hàng.
+ Các phương pháp đào tạo
- Đào tạo trên công việc: Người đào tạo sẽ giải thích cho người được đào tạo về cách thức thực hiện công việc. Sau đó, người đào tạo sẽ làm mẫu cho người được đào tạo. Tiếp đến người đào tạo để cho người được đào tạo làm thử rồi người đào tạo sẽ uốn nắn dần để người được đào tạo hoàn thiện được các kỹ năng cần thiết.
- Đào tạo bằng thảo luận nhóm: Có một số vấn đề phát sinh được nêu ra học viên sẽ phải cùng nhau tìm phương án giải quyết.
- Đào tạo thông qua các phim tình huống hoặc nghiên cứu các tình huống:
Các đoạn phim tình huống được chiếu và người được đào tạo sẽ hiểu các phương thức hoàn thành công việc trong các đoạn phim tình huống.
- Đào tạo bằng cách giải thích cho học viên cách làm việc - Đào tạo bằng việc mời các giảng viên về giảng
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 29 -
- Đào tạo bằng việc đóng vai: một người đóng vai khách hàng, một người đóng vai nhân viên bán hàng, giám sát bán hàng hay chủ cửa hàng.
+ Quy trình đào tạo
SƠ ĐỒ I.4QUY TRÌNH ĐÀO TẠO [5, 187]
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 30 -
Xác định nhu cầu đào tạo Xác định đối tượng đào
Xác định các mục tiêu ỗ ầ
Xác định người đào tạo Thời gian đào tạo
Xác định nơi đào tạo Xác định nội dung đào
Xác định phương pháp Xác định chỉ tiêu đểđánh
Phương thức đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Lập chương trình đào tạo
Đánh giá kết quả Thực hiệnđào tạo Thực hiện đào tạo
Thực hiệnđánh giá
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 31 -
Xác định đối tượng đào tạo: không chỉ có nhân viên bán hàng, phụ trách bán hàng các cấp mới cần phải đào tạo mà ngay cả các thành viên khác trong hệ thống phân phối của doanh nghiệp cũng cần phải được đào tạo để họ có những thông tin cần thiết phục vụ cho việc bán hàng và điều hành hoạt động kinh doanh của mình. Tuỳ từng thời gian cụ thể mà đối tượng được đào tạo sẽ có thể khác nhau.
Xác định nhu cầu đào tạo: đối tượng cần được đào tạo đang yếu ở điểm nào.
Để có thể xác định chính xác nhu cầu đào tạo cho các thành viên trong hệ thống phân phối, chuyên viên làm công tác đào tạo phải ghé thăm nhà phân phối, cửa hàng, thậm trí phải đi làm việc cùng nhân viên thuộc hệ thống phân phối như giám sát bán hàng, nhân viên bán hàng. Họ phải quan sát các thành viên trong hệ thống phân phối làm việc hàng ngày từ đó tìm ra được điểm yếu. Các chuyên gia phải lập ra các bảng câu hỏi để phỏng vấn các thành viên trong hệ thống phân phối từ đó tìm ra các điểm yếu của các thành viên. Thông thường, chuyên viên đào tạo phải tìm được những điểm yếu có ảnh hưởng quyết định tới hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống, đó chính là nhu cầu đào tạo.
Xác định mục tiêu cho mỗi lần đào tạo: mỗi lần tổ chức đào tạo, cần phải xác định một số mục tiêu của đào tạo. Các mục tiêu đa phần phải là mục tiêu định lượng (có thể dễ dàng đo đếm được).
Xác định người đào tạo: người thực hiện công tác đào tạo không nhất thiết phải là người của doanh nghiệp. Người đào tạo được quyết định dựa trên mục tiêu của lần đào tạo đó. Thường thì đào tạo về chuyên môn, doanh nghiệp sử dụng người trong nội bộ công ty thực hiện vì những người này đã có kinh nghiệm thực tế làm việc tại công ty.
Xác định nơi đào tạo cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng của đào tạo.
Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo kết hợp với đi tham quan để giảm sức ép của đào
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 32 -
tạo. Người được đào tạo không những không cảm thấy nặng nề mà còn cảm thấy được động viên.
Nội dung đào tạo phải được gắn kết với nhu cầu đào tạo cũng như mục tiêu của đào tạo. Nội dung đào tạo không được quá dài làm hiệu quả của đào tạo giảm.
Xác định phương thức đào tạo: đào tạo theo phương thức nào, đào tạo, huấn luyện trên công việc, đào tạo bằng đóng vai, đào tạo bằng nghiên cứu các tình huống…
Đánh giá hiệu quả của đào tạo sau mối một lần đào tạo cần phải đánh giá hiệu quả của đào tạo. Người tổ chức đào tạo phải đánh giá được kết quả của đào tạo, sử dụng phương pháp gì để đánh giá? Ví dụ mục tiêu sau đào tạo là cải thiện kỹ năng bán hàng, nâng cao tỷ lệ thành công khi ghé thăm khách hàng. Phương pháp đánh giá: so sánh tỷ lệ ghé thăm thành công của mỗi nhân viên, tỷ lệ ghé thăm thành công trung bình của toàn bộ nhân viên bán hàng trực thuộc hệ thống trước và sau khi được đào tạo.