BIỂU II. 6 THỊ PHẦN CÔNG TY ICP
II.3 Phân tích về hoạt động của các kênh phân phối của Công ty
II.3.2 Phân tích hoạt động của kênh gián tiếp
II.3.2.1 Phân tích hoạt động của tổng thầu Miền Bắc
Do nhà máy của công ty ICP nằm tại khu công nghiệp Sóng thần I, thuộc huyện Dĩ An, tỉnh Bình Dương để đảm bảo phân phối hàng hoá cho các tỉnh phía Bắc, công ty chọn công ty Cổ phần Hạnh Hà, địa chỉ tại 88A Trần Quang Khải, Hải phòng làm tổng thầu phân phối hàng hoá. Tổng thầu có nhiệm vụ nhập hàng và chuyển hàng cho các nhà phân phối khi các nhà phân phối đặt hàng, chiết khấu lại cho các nhà phân phối theo đúng chính sách công ty đưa ra, không được bán hàng trực tiếp cho các cửa hàng.
Điểm mạnh của tổng thầu đó là giúp cho hàng hoá được vận chuyển xuống nhà phân phối nhanh hơn. Có lượng hàng tồn kho tại tổng thầu đảm bảo không bị hết hàng mỗi khi nhà phân phối cần, đặc biệt là khi nhà máy ở xa thị trường tiêu thụ. Trong giai đoạn đầu khi công ty mới đi vào hoạt động, doanh số còn chưa nhiều thì duy trì tổng thầu là một phương án giúp cho công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí như chi phí vận chuyển, chi phí kho bãi, chi phí nhân viên bán hàng, giao nhận, thủ kho, kế toán do tổng thầu ngoài việc bán hàng cho công ty ICP, họ còn bán hàng cho một số công ty khác như công ty sữa Hà nội (HANOIMILK), công ty Massan (sản phẩm nổi tiếng là nước tương, nước mắm mang nhãn hiệu CHINSU).
Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay, duy trì hoạt động của tổng thầu có rất nhiều bất cập đó là:
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 70 -
+ Công ty đã không chủ động kiểm soát được thị trường cũng như việc phân phối hàng hoá cho thị trường. Sự phát triển của hệ thống phân phối nhiều khi không đi theo định hướng mà công ty đã đặt ra. Do tổng thầu là đơn vị kinh doanh độc lập nên tổng thầu không đầu tư để bán các sản phẩm mới, sản phẩm bán chậm cho công ty. Họ chỉ mua các sản phẩm bán nhanh, các sản phẩm đã được tiêu thụ mạnh trên thị trường như XMEN active 200ml, XMEN sport 200ml, các sản phẩm bán chậm, sản phẩm mới họ không mua để tránh rủi ro không bán được hàng, tồn đọng vốn. Việc tồn kho của tổng thầu có sự bất hợp lý trong tỷ trọng tồn kho của từng chủng loại hàng hoá. Có những chủng loại hàng hoá tồn kho tới 6 tháng bán hàng, có chủng loại hàng tồn kho vài ngày bán hàng chính vì vậy tình trạng hàng cần thì không có, hàng có thì không cần đã xảy ra. Một số mặt hàng do công ty ép tổng thầu mua hàng, mà hàng lại bán chậm nên đã dẫn đến tình trạng hàng hoá bị lưu kho lâu. Do tài chính của tổng thầu dành cho kinh doanh mặt hàng của công ty hạn chế và việc công ty ép tổng thầu tồn một số mặt hàng bán chậm đã làm tổng thầu bị đọng vốn, không có vốn để quay vòng. Khi tổng thầu muốn nhập các mặt hàng mà thị trường đang cần thì lại thiếu vốn để nhập hàng dẫn đến mặt hàng cần thì không có.
+ Duy trì thêm một thành viên của kênh phân phối đã làm công ty bị tốn thêm chi phí cho trung gian phân phối. Nếu như ở thời điểm mới bắt đầu tung hàng ra thị trường doanh số bán trung bình mỗi tháng chỉ vài trăm triệu thì chi phí cho tổng thầu không lớn, công ty có thể tiết kiệm được chi phí. Nhưng trong giai đoạn hiện tại, doanh số trung bình lên tới 6-8 tỷ đồng thì chi phí cho tổng thầu lại trở nên rất lớn. Công ty chiết khấu cho tổng thầu 4.25% doanh số mua vào của tổng thầu. Với mức doanh số hiện nay thì số tiền cắt cho tổng thầu lên tới 250 – 350 triệu đồng/ tháng.
+ Việc giao hàng và vận chuyển hàng cũng bộc lộ rất nhiều những yếu kém.
Tổng thầu chưa xây dựng được kế hoạch giao hàng cho các nhà phân phối ổn định và hợp lý. Có những lúc hàng được các nhà phân phối đặt dồn dập khiến cho
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 71 -
tổng thầu giao hàng không kịp làm một số nơi hàng bị thiếu. Có những thời điểm không có nhà phân phối nào đặt hàng dẫn đến các phương tiện vận chuyển của tổng thầu phải nằm chờ đợi.
II.3.2.2 Phân tích hoạt động của nhà phân phối
Với số lượng 31 nhà phân phối nằm rải rác tại 27 tỉnh thành phố của Miền Bắc, hệ thống phân phối của công ty ICP được xem là một hệ thống tương đối đầy đủ về mặt số lượng nhà phân phối. Hiện nay chỉ còn một số tỉnh miền núi, biên giới là chưa có nhà phân phối đó là các tỉnh Lai Châu, Lạng Sơn, Bắc Kạn, Cao Bằng và thành phố trẻ Móng Cái. Các tỉnh thành phố lớn có từ 2 nhà phân phối trở lên để phục vụ. Trừ Hải phòng, hiện tại chỉ có một nhà phân phối. Như vậy số lượng nhà phân phối ở Hải phòng còn ít so với tiềm năng cũng như số lượng khách hàng nằm tại khu vực này.
Để tuyển chọn nhà phân phối đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của công ty trong thời điểm hiện nay đồng thời có thể phát triển cùng với sự phát triển của công ty, công ty đã đề ra các tiêu chuẩn để tuyển chọn nhà phân phối như sau:
+ Tiêu chuẩn 1:vốn kinh doanh
Nhà phân phối kinh doanh sản phẩm của công ty phải có vốn lưu động để dự trữ tồn kho tối thiểu là 12 ngày bán hàng (tính trung bình của 3 tháng gần nhất) đối với nhà phân phối ở Hà nội, Hải phòng và 15 ngày bán hàng (tính trung bình của 3 tháng gần nhất) đối với các nhà phân phối ở tỉnh, và có vốn lưu động để mua các sản phẩm mới, để dự trữ hàng thực hiện các chương trình khuyến mại, khuyến mãi… số vồn này bằng 25% doanh số trung bình của 3 tháng gần nhất. Thường các nhà phân phối tại Hà nội số vồn này là 140.000.000 đồng + 75.000.000 đồng = 215.000.000 đồng ~ 220.000.000 đồng. Đối với nhà phân phối bán buôn và siêu thị do doanh số lớn hơn thì số vốn này phải lớn hơn. Đối với nhà phân phối ở các tỉnh, công ty yêu cầu các nhà phân phối tỉnh phải tồn kho 15 ngày bán hàng. Doanh số trung bình của các nhà phân phối ở tỉnh
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 72 -
khoản 200.000.000 đồng. Như vậy, số vốn lưu động của nhà phân phối tỉnh sẽ khoảng (15/26) x 200.000.000 đồng + 25% x 200.000.000 đồng = 115.000.000 đồng + 50.000.000 đồng = 145.000.000 đồng ~ 150.000.000 đồng
+ Tiêu chuẩn 2:đội ngũ lãnh đạo, đội ngũ nhân viên bán hàng
Nhà phân phối phải tuyển dụng nhân viên có đủ trình độ để quản lý và điều hành hoạt động. Cán bộ quản lý nhà phân phối có thể sử dụng chung với các ngành hàng khác mà nhà phân phối đang kinh doanh.
Kế toán và thủ kho cũng có thể dùng chung với các ngành hàng khác mà nhà phân phối đang kinh doanh.
Nhà phân phối phải có một nhân viên hỗ trợ kinh doanh riêng cho ngành hàng của công ty ICP.
Tuỳ theo địa bàn, công ty sẽ có số lượng nhân viên bán hàng cụ thể. Nhân viên bán hàng do công ty trả lương và ký hợp đồng lao động.
+ Tiêu chuẩn 3: phương tiện vận chuyển, tài sản cố định khác phục vụ cho kinh doanh sản phẩm của công ty.
Ở địa bàn tỉnh có nhiều huyện xa như Nghệ An, Thanh Hoá… công ty yêu cầu nhà phân phối phải có xe tải để chở hàng. Xe tải nhà phân phối có thể dùng chung với các ngành hàng khác mà nhà phân phối đang kinh doanh.
Nhà phân phối phải có kho diện tích khoảng 70 – 100 m2 để chứa hàng, nếu diện tích nhỏ thì phải có giá để hàng để đảm bảo không chất quá số thùng quy định cho từng chủng loại sản phẩm.
Ngoài ra nhà phân phối cần phải có 01 máy vi tính, phòng làm việc cho nhân viên rộng 12m2, bàn, ghế làm việc, quạt, bảng trắng, …
+ Tiêu chuẩn 4: kinh nghiệm quản lý cũng như tầm nhìn của chủ nhà phân phối
K hoa kinh tế và quản lý tốt nghiệp luận văn thạc sỹ
H ọc viên Nguyễn Kim Cương - 73 -
Đây là tiêu chuẩn rất quan trọng vì công ty không thể phát triển, rồi lại thay nhà phân phối khác. Tuy nhiên, hầu hết các nhà phân phối hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu này:
Chất lượng của các nhà phân phối còn rất nhiều vấn đề hoàn thiện. Hiệu quả hoạt động của các nhà phân phối còn rất thấp. Các nhà phân phối lượng hàng tồn kho còn lớn dẫn đến ứ đọng vốn, làm giảm hiệu quả kinh doanh của nhà phân phối.
Việc sắp xếp bố trí hàng hoá tại kho nhà phân phối chưa hợp lý dẫn đến tình trạng một số mặt hàng có hạn sử dụng gần không được tiêu thụ trước những mặt hàng có hạn sử dụng xa. Hàng hoá sắp xếp tại các kho quá cao làm bẹp thùng, làm giảm tính thẩm mỹ khi mang hàng đi bán. Có trường hợp do xếp hàng quá cao, làm vỡ hàng dẫn đến hư hỏng hàng. Hơn thế nữa, việc sắp xếp kho bất hợp lý đã làm cản trở việc xuất kho. Phải mất nhiều thời gian để xuất hàng cho nhân viên giao hàng làm giảm hiệu quả công việc. Có thể thấy những vấn đề này qua số liệu của nhà phân phối GH là nhà phân phối bán hàng cho khách hàng nằm trên địa bàn quận Từ Liêm, Cầu Giấy, Đống Đa.