1.2.2.1. Các bộ phận phòng ban chức năng:
Có thể nói trong mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp, bộ máy quản lý nói chung có thể có một ho c nhiều cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý có các ặ
(7) Trờng Đại học kinh tế quốc dân, Giáo trình phân tích lao động xã hội, Nhà xuất bản Lao động – Xã
hội, Hà Nội – 2002.
(8) Bộ Khoa học và Công nghệ, Trờng nghiệp vụ quản lý, Giáo trình quản lý khoa học và công nghệ, Nhà xuất bản Khoa học – Kỹ thuật, Hà Nội – 2007.
bộ phận phòng ban có chức năng nhiệm vụ khác nhau để trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý. Cơ cấu, số lợng các phòng ban cũng nh định biên lao
động đợc tổ chức phù hợp với chức năng nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.
Do vậy việc củng cố nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận phòng ban là hết sức cần thiết có tác động đến hiệu quả chung của cả doanh nghiệp.
Trong quá trình tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, yêu cầu phải xác định
đúng và đủ số lợng các bộ phận, phòng ban phù hợp với chức năng nhiệm vụ chung, tức là phải đảm bảo thiết lập đợc một cơ cấu hợp lý các bộ phận phòng ban chức năng trong bộ máy quản lý để cho bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả nhất. Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng và chứa đựng các yếu tố về con ngời, điều kiện nơi làm việc và các mối quan hệ công tác khác nhau. Do vậy khi phân tích các bộ phận phòng ban phải phân tích một cách tổng hợp các vấn đề liên quan để từ đó c những nhận xét đánh ó giá một cách khách quan và chính xác nhất.
1.2.2.2. Mối quan hệ của bộ máy quản lý:
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, không những các bộ phận phòng ban chức năng phải có những mối quan hệ với nhau mà các cán bộ nhân viên cũng phải có các mối quan hệ với nhau. Các mối quan hệ đó rất đa dạng và phong phú, đan xen nhau theo từng cấp quản lý, các mối quan hệ đó có thể phân chia thành các mối quan hệ dọc và mối quan hệ ngang.
- Mối quan hệ dọc: trong doanh nghiệp đó là mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với các bộ phận cấp trên nh Ban Giám đốc và với các bộ phận phòng ban chức năng cấp dới tại các đơn vị trực thuộc, hoặc rộng hơn đó là mối quan hệ của cả doanh nghiệp với các cơ quan quản lý nhà nớc cấp trên, với các đơn vị cấp dới. Trong các bộ phận phòng ban là mối quan hệ giữa nhân viên cấp trên với nhân viên cấp dới của mình phụ trách.
- Mối quan hệ ngang: trong doanh nghiệp đó là các mối quan hệ cùng cấp
giữa các phòng ban chức năng với nhau, giữa các nhân viên trong phòng với nhau trong quá trình làm việc. Ngoài doanh nghiệp đó là các mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác.
Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào quy định các mối quan hệ công tác càng cụ thể thì việc phối hợp thực hiện công tác càng đem lại hiệu quả cao, ngợc lại nếu doanh nghiệp không xây dựng và quy định cụ thể các mối quan hệ công tác này sẽ dẫn đến tình trạng thiếu thông tin gây khó khăn trong quá
trình thực hiện công việc.
1.2.2.3. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của mỗi doanh nghiệp nói chung đều có chức năng nhiệm vụ cụ thể đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.
Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý là rất quan trọng và nó là yếu tố quyết định đến quá trình tổ chức bộ máy quản lý. Cơ sở để thiết lập các điều kiện vật chất, kỹ thuật và con ngời cho mỗi bộ phận phòng ban trong mỗi doanh nghiệp chính là khối lợng công việc tơng ứng với các yêu cầu của chức năng nhiệm vụ. Do vậy việc xác định rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận phòng ban không những là điều kiện để thiết lập các mối quan hệ trong công tác mà còn là cơ sở để định biên lao động phù hợp và trang bị các yếu tố vật chất, kỹ thuật cần thiết, để tổ chức và phục vụ nơi làm việc đợc tốt. Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ ngời lãnh đạo mới có thể quy định phân cấp quyền hạn và trách nhiệm cho cán bộ cấp dới trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Nh vậy có thể thấy việc xác lập và quy định chức năng nhiệm vụ đối với mỗi bộ phận phòng ban là hết sức quan trọng không những đối với từng lĩnh vực phòng ban mà còn đối với cả công tác quản lý doanh nghiệp nói chung. Nếu chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban đợc xác định càng đầy đủ, rõ ràng, không chồng chéo sẽ làm cho các phòng ban hoạt động nhịp nhàng thống nhất, bộ máy quản lý của công ty sẽ gọn nhẹ phát huy hiệu
quả góp phần quan trọng vào việc hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
1.2.2.4. Yếu tố con ngời trong bộ máy quản lý
Yếu tố con ngời luôn đợc xác định là một trong những yếu tố quan trọng nhất có tính chất quyết định đến kết quả hoạt động của tổ chức nhất là trong lĩnh vực lao động quản lý càng thể hiện rõ nét. Bởi vì ngời lao động chính là chủ thể quản lý quyết định các phơng pháp, tác động lên đối tợng quản lý để đạt đợc hiệu quả cao nhất. Vì vậy, đối với mỗi doanh nghiệp, việc tuyển chọn, đào tạo bồi dỡng đợc một đội ngũ lao động quản lý có trình độ, năng lực đáp ứng đợc các yêu cầu công việc là mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp đều hớng tới. Trong điều kiện của nền kinh tế thị trờng cạnh tranh và hội nhập hiện nay đòi hỏi không những ngời cán bộ quản lý phải có đầy
đủ những phẩm chất cần thiết, những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có kiến thức về kinh tế thị trờng, kiến thức trong quản lý kinh tế, ngoại ngữ, vi tính để thực hiện công việc tốt hơn. Ngời quản lý phải năng
động sáng tạo, có tầm nhìn chiến lợc sâu rộng và đặc biệt phải có tính quyết
đoán, tận dụng đợc tối đa thời cơ, lợi thế của doanh nghiệp trên thị trờng.
1.2.2.5. Trình độ trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ trang bị thiết bị cho bộ phận quản lý có
ảnh hởng đến hiệu quả của công tác quản lý trong doanh nghiệp. Công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc nếu đợc thực hiện tốt, các bộ phận phòng ban
đợc trang bị hệ thống máy móc thiết bị và công nghệ quản lý hiện đại sẽ hỗ trợ và có tác dụng trực tiếp nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Ngày nay, việc bố trí phục vụ nơi làm việc đợc nghiên cứu một cách khoa học và có hệ thống hợp lý hơn nhằm tạo điều kiện cho ngời lao động có những điều kiện làm việc tốt nhất theo khả năng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình HĐH
đa khoa học kỹ thuật và công nghệ mới vào trong công tác quản lý không
những đòi hỏi các doanh nghiệp phải có tiềm năng về vốn, yêu cầu trình độ của ngời lao động mà còn phải có các điều kiện cơ sở vật chất nhất định. Do
đó mà mỗi doanh nghiệp tuỳ theo điều kiện của mình để có những biện pháp
đầu t trang bị cho bộ máy quản lý phù hợp nhằm đem lại hiệu quả tổng thể cao nhất cho doanh nghiệp.